万科物业票据管理办法文档格式.doc

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黄珊

更改

卞在广

审核

秦芝莉

批准

生效日期

2008年11月4日

1、目的

规范票据管理，加强财务监督，防范财务风险。

2、适用范围

适用于公司各部门

3、职责

3.1公司财务管理部负责票据的印制或购买（停车场收费发票除外），以及票据的领用登记、检查票据的使用、保管以及核销情况。

3.2财务管理部各核算负责人负责具体检查及核对票据的使用、保管情况。

3.3收费票据使用人按要求开具票据，保证票据的安全完整并及时交财务核销。

4、方法与过程控制

4.1各部门应于每年1月份根据上一年度票据的使用情况，就本年度的票据种类和月领用量填写《票据领用审批单》报公司财务管理部审批（含部门自购发票），经财务管理部经理批准备案后方可办理登记领取手续。

4.2各部门根据财务管理部审批的票据种类和月领用量，在限额内填写《票据领用审批表》一式两联经公司财务部稽核会计审核后，到财务管理部办理领用手续，部门须保管《票据领用审批表》第二联。

部门出纳根据《票据领用审批表》上实际领用票据种类和数量在部门《票据领用核销登记表》上进行登记，相关岗位领用时也须办理登记手续。

4.3各部门内部应根据不同岗位的票据使用情况，分别规定岗位领用票据的种类和数量，以及岗位每次票款上交的限额或期限。

4.4收据的管理。

4.4.1公司各部门必须使用公司统一印制的正式收据，不得私自印制或购买收据（特殊情况需报公司财务管理部审批并备案）。

4.4.2每本收据使用完后，须将现金缴款单的复印件和转账收讫的银行回单复印件（亦可在招行网上系统将入账记录进行打印）粘贴在收据上并与收据收费总额核对一致。

同时，在收据封面上粘贴收据核销清单，清单上须注明收据的起止号、起止日期、收费总金额及作废单据号并在收据核销清单上盖部门公章，经财务管理部各核算负责人审核签字确认后，由票据发放人进行核销。

票据发放人须将已核销过的收据整理整齐并归档。

4.4.3公司财务管理部核算负责人核销收据时，须保证收费金額及时存入银行、各项填写要素填写整齐、作废联次齐全并盖作废章。

4.4.4各部门财务需在收据使用完毕后及时将每本收据的第四联，即物业服务中心留存联装订成册归档备查。

4.5发票的管理。

4.5.1发票按不同用途分为服务费发票、水电费发票、停车场专用发票以及由广东省财政部监制的其他非税收通用票据（污水处理费收据）等。

4.5.2服务费发票、水电费发票以及其他非税收通用票据（污水处理费收据）统一由公司财务管理部负责申购。

各部门财务可到公司办理领取手续（其他非税收通用票据不需申领，由公司统一开具）。

停车场专用发票视情况可由各物业服务中心自行负责申购。

4.5.3发票必须严格按照税务部门要求开具，要规范，不得涂改。

每本发票用完后要在发票的封面填写发票的起止号、起止日期、开票总金额并注明作废号码及份数，交回公司财务核销（物业服务中心自行申购的停车场专用发票除外）。

4.5.4所有的现金收款须开具收据。

以收据的财务联作为收费的原始凭证，作为记账凭证的附件，备用联装订成册留存物业服务中心归档备查。

需换开发票的，须凭收据客户联原件才能换开，并在发票上注明“已开收据”、收据号、和开具时间。

通过托收方式收取的，发票上须注明“银行托收”。

4.6停车场专用发票的管理。

4.6.1停车场发票由物业服务中心财务到税务局直接购领。

4.6.2物业服务中心财务应设立停车场发票登记本，停车场管理员领取发票时必须办理登记手续。

4.6.3停车场管理员交回发票存根时，物业服务中心财务应按发票总额开具收款收据并在收据注明每本发票的起止号码，同时在《发票领用核销登记表》上将该号码核销。

4.6.4物业服务中心财务须把停车场发票的存根联摆放整齐，及时到税务局将用完的停车场发票存根进行核销。

4.6.5物业服务中心财务人员离职或交接时，停车场发票的实存数量要保证与发票领购本的数量相符。

4.7食堂餐票的管理。

4.7.1为了统一管理，公司印制了三种餐票，一是《内部员工固定就餐票》（面值8.00元/张）主要用于定期在公司内部食堂就餐的职员，二是《内部员工临时就餐票》（面值4.00元/张）主要用于业务检查临时在公司内部食堂就餐的职员，三是《外卖就餐票》（面值由使用部门报公司财务管理部备案）主要用于对公司职员以外的外卖。

4.7.2餐票由部门出纳统一管理，食堂管理员领用时须在《票据领用核销登记表》上进行登记。

4.7.3食堂管理员交回就餐票存根时，物业服务中心财务应按就餐票总额开具收款收据并在收据注明每本就餐票的起止号码，同时在《票据领用核销登记表》上将该号码核销。

4.7.4物业服务中心财务人员离职或交接时，就餐票的实存数量要保证与《票据领用核销登记表》的数量相符。

4.8游泳次票

4.8.1为了统一管理，公司印制了《游泳次票》，面值不定，由使用部门根据需要报财务管理部批注备案后领用。

不同的收费标准可以用颜色区分，要求按收费标准大小依次使用为红色、黄色、蓝色、白色。

4.8.2各部门根据需要填写《票据领用登记表》一式两联到公司财务管理部领取，部门出纳根据《票据领用登记表》在部门《票据领用核销登记表》上登记，泳池管理员领用时办理登记手续。

4.8.3泳池管理员交回游泳次票存根时，物业服务中心财务应按游泳次票的总额开具收款收据并在收据上注明每本游泳次票的起止号码，同时在《票据领用核销登记表》上将该号码核销。

4.9《居家服务情况记录表》

4.9.1《居家服务情况记录表》由公司房管部统一印制，用于各服务中心的家政、维修服务。

4.9.2各部门根据需要填写《票据领用登记表》一式两联到公司财务管理部经稽核会计审核同意后到公司本部前台领取。

部门出纳根据《票据领用登记表》在部门《票据领用核销登记表》上登记，家政维修人员领用时办理登记手续。

4.9.3家政维修人员交回存根联和财务联时，物业服务中心出纳应按收费的总额开具收款收据并在收据上注明居家服务情况记录表的起止号码，并在核对的最后一联注明核对的起始号码并签字。

4.9.4《居家服务情况记录表》的第二联给客户交款人，第三联附在《月收费明细总表》后面存档。

4.9.5家政维修人员在每用完一本时须及时上交给物业服务中心出纳核销。

不允许家政维修人员同时使用两本（含两本）以上的《居家服务情况记录表》。

物业服务中心出纳须每半月检查《居家服务情况记录表》的使用情况并在封面上签字。

4.9.6物业服务中心财务人员离职或交接时，《居家服务情况记录表》的实存数量要保证与《票据领用核销登记表》上的数量相符。

5.0支票

5.0.1使用支票的审批流程依照公司报销制度，领用支票须填写《支票领用审批单》，凭审批后的邮件向公司出纳申请密码。

5.0.2部门出纳在购买支票后，须把购买的支票全部在《支票登记簿》上登记，经办人领用时办理登记所领用支票的时间、用途、金额并签收。

5.0.3作废的支票联次须齐全，退票须有退票理由书。

在作废的支票上注明“作废”标志并在《支票登记簿》对应的支票后备注注明已作废。

5.0.4物业服务中心财务人员离职或交接时，《居家服务情况记录表》的实存数量要保证与《票据领用核销登记表》上的数量相符。

5.0.5支票不得加盖预留印鉴及开具空白支票，不得透支（人民银行规定违反以上条款，每次可罚款1000元以下）。

5.0.6《支票登记簿》每月须经部门负责人或部门指定负责人签字确认。

6、任何票据使用时，都必须填写当天日期或加盖日期章。

7、对于当月使用完毕的票据，必须当月进行核销，不得跨月。

8、对于已领用超过三个月未能核销的票据，使用部门提出申请，并经部门负责人审核后报公司财务管理部核销。

对领用超过三个月未使用的票据，财务管理部有权对部门的核定额度进行核减。

9、由部门自行购买的发票，参照上述规定进行管理。

10、发生票据遗失必须向公司财务部报告，并提交情况说明和处理意见，情况严重的公司财务管理部有权追究相关负责人的责任。

11、相关支持表格。