公司内部控制制度Word文件下载.docx
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风险2未能及时传达客户变更信息导致公司经济损失
风险3销售单价低于统一报价销售而未经过总经理审批
风险4销售合同签订未经公司领导签名或加盖公章而可能导致的经济损失
风险5《发货通知单》未经财务部签名确认而发货
风险6应收款未能及时收回导致收入流失
4.销售管理关键环节控制
关键环节1岗位职责分工及权限范围明确规范
关键环节2销售与发货控制流程规范严密
关键环节3应收款有效管理,及时催款
关键环节4往来款项定期核对,如有出错及时改正
5.岗位职责分工
管理控制岗位
主要职责
总经理
◇审批公司销售制度、规定及政策
◇审批公司销售任务
◇审批公司产品统一报价
◇审批销售订单合同及低于统一报价的订单
业务经理
◇制定公司销售制度、规定及计划、政策
◇制定公司销售任务
◇负责超出业务员权限的销售谈判
◇审核销售订单合同
◇审核确认《发货通知单》
◇审核客户退货申请
◇跟催货款
业务员
◇负责客户谈判及意向合作的达成
◇签订销售合同
◇跟进订单各项进度
◇开具发货通知单
◇每月底与客户核对当月货款
◇跟进货款收回情况
◇建立客户信息档案
财务
◇制定公司财务制度及其实施细则
◇核算销售成本、收入
◇制定每月应收账款报表,及监督业务部向客户催收应收账款
◇销售发票的开具及审核
采购
◇瓶采购组负责对业务部订单的瓶采购及调配,发外蒙砂工作
◇外加工部根据业务部订单下推委外加工,并跟进生产进度
◇配套组根据业务部订单采购相应配套
◇安排产品入库
质检
◇检查来货产品,并将质量问题反馈给相关人员
◇合格货物交予仓库
仓库
◇负责货物的入库、出库及物流管理
◇按财务签名的《发货通知单》上的数量发货
◇对超出三个月未发货的货物书面报告给对应业务组
◇做好每季度、每年度的盘点工作
6.销售、采购与发货控制
6.1销售流程
寻找客户及洽谈
业务
打
板
财务
签订合同
备份、对账单玻璃瓶
丝印部
采购下单
配套部
入库
款到后发货
货到后付款
追款
对账
发货
6.2销售合同管理制度
6.2.1目的:
为规范销售合同的管理,避免合同协议风险,特制定本制度。
6.2.2适用范围:
适用于公司业务部、门市部。
6.2.3新客户分类:
对于新客户,由业务主管填写《新客户登记表》交李总签名确认后交财务备案。
业务部根据客户类别按照客户编码规则录入K3系统。
如客户类别需变更,则在季度考核前1个月书面申请变更客户性质。
6.2.4销售合同格式:
公司销售合同采用统一的标准格式和条款,由业务经理拟定,总经理审批。
销售合同内容应至少包括供需双方全称、签约时间,产品名称、单价、数量及金额,运输方式、运费承担、交货期限、交货地点及验收方式应具体明确,付款方式及付款期限,违约责任及赔偿条款等。
6.3销售合同的审批、变更与解除
6.3.1业务员与客户洽谈达成合同意向,拟定合同交业务经理/主管审核,审核后交总经办审批或盖章。
6.4合同签订后,由业务员将合同正本存档,副本送交财务部等相关部门。
6.4.1合同履行过程中,因缺货或客户的特殊要求等,业务部或客户提出变更合同申请,由双方共同协商变更,重大合同应经总经理审核后方可变更。
6.4.2根据合同规定的解除条件,产品销售的实际情况和客户的要求,业务部与客户协商解除合同。
6.4.3销售合同的变更、解除一律采用书面形式,开头形式一律无效。
6.4.4在销售合同执行过程中,若客户有任何合同信息的变更,业务部要第一时间以书面形式通知相关部门并得到相关部门的确认。
若因业务部通知不及时而导致公司经济损失的,将追究其责任,扣罚损失成本的20%。
6.5采购管理制度
6.5.1目的:
为规范公司采购工作流程,确保采购货品与销售合同货物一致,避免或减少因工作失误导致库存增加致使公司经济损失。
6.5.2适用范围:
适用于公司所有采购工作。
6.5.3采购管理规定:
6.5.3.1瓶采购组根据业务部下推的采购申请单查看库存,若库存有货则不需安排生产,若无库存或库存不足则安排厂商生产或者调配,货物完成后发出《收料通知单》安排入库。
6.5.3.2瓶采购组根据采购申请单要求安排玻璃瓶进行蒙砂工艺,查看库存,若库存有货则不需安排生产,若无库存或库存不足则安排蒙砂厂生产,填写《委外加工出库单》,经采购主管及仓储部主管签名确认后方可安排出库。
《委外加工出库单》一式四联,经加工商签名后,红联留加工商,蓝联留财务部,白联留仓储部,黄联留业务部。
6.5.3.3货物蒙砂完成后,玻璃瓶外加工组安排蒙砂瓶进行喷涂、丝印等工艺,在蒙砂及深加工阶段质检人员要严格把关,及时反馈生产情况,如出现异常情况不能按时交货要立即查明原因后与业务员沟通。
货物完成后开具《委外加工入库单》。
6.5.3.4配套采购组根据订单要求采购相应配套,查询库存,若有库存则不需采购,若没有库存则安排厂商生产,如是新产品则安排打样,经客户确认后方可安排大货生产,如之前有生产过此类产品则直接下单生产。
货物完成后发出《收料通知单》,仓储部收到货物后与通知单上的物品核对,核对无误后送至质检部进行货品质量检查。
6.6发货管理制度
6.6.1目的:
为规范公司发货工作流程,确保销售合同准确执行,避免或减少公司损失,特制定本制度。
6.6.2适用范围:
适用于公司所有销售发货工作。
6.6.3各部门职责:
6.6.3.1业务部负责发货、退货的组织及全程跟踪工作。
6.6.3.2质检部负责检查来货质量。
6.6.3.3仓储部负责货物的清点、出库、入库及物流运输工作。
6.6.4发货管理规定:
6.6.4.1业务员根据正式签订的合同开具《发货通知单》,经业务经理/主管确认交财务部签名确认后交仓储部备货。
《发货通知单》一式四联,财务签名后的《发货通知单》的第三联留财务部,第四联业务部留底,第一、二联留仓储部,第一联交物流司机给客户签名确认后再交回给仓储部。
6.6.4.2仓储部按照财务签名确认的《发货通知单》清点货物,编制《出库单》,与《发货通知单》核对无误后安排货物出库并做好的记录。
6.6.4.3运输队根据仓储部提供的《出货单》出货,发车前电话通知业务员,如送货途中有任何异常造成延误或不能送货,要及时通知业务员与客户沟通,确保在合同规定的时间内将货物完好无损地送达客户指点地点,并取回客户确认签名的《发货通知单》、《出库单》。
《出库单》一式四联,红联留客户,蓝联留财务,白联留仓储部,黄联由业务员保管至客户对账完毕,对账后30天内与客户签名的对账单一同上交财务部。
对于付款后发货的在出库单上标注“货款已收”交财务部,对账单则不需交。
6.6.4.4对于进仓一个月后还未发货的货物,仓储部出一份书面报告交采购部,采购部将此种情况反馈给相应的业务组,并跟进,业务组收到反馈报告后在5天内给出合理答复。
6.6.4.5正常下单情况下,按照合同交货期为准准时发货,对于做好的货物超过三个月还未发货,扣罚相应业务组未发货货值的5%,超过六个月未发货再扣罚5%。
有收取客户30%以上定金则不扣罚,但若超出六个月还未支付剩余货款,则所收定金不退还。
业务组在时满六个月时作出处理意见,若未作出处理意见则扣罚相应业务组300元。
6.6.4.6货款支付
6.6.4.6.1对于付款后发货的客户,会计人员根据客户的汇款凭证或现金开具发票交业务员转交客户。
6.6.4.6.2对于货到后付款的客户,会计人员根据客户签名的《发货通知单》及《出库单》,结合销售合同对货品价格进行复核,计算总金额并开具收款收据,交出纳向客户收取货款,货款到账后财务根据回执开具发票交业务员转交客户。
第二章采购
1.目的:
为规范公司采购行为,加强对采购行为的监督与控制,防范采购过程中的差错与舞弊,减少公司损失。
适用于公司所有采购行为。
3.采购管理风险
风险1因工作失误导致公司损失
风险2采购未经适当的审批程序而直接订购,可能出现差错导致公司损失
风险3未查询库存直接下单导致库存增加
风险4验收程序不规范,造成账实不符或资产损失
风险5付款方式不恰当、支出有偏差,可能导致资金损失
风险6供应商选择不当,可能延误货期或产品质量出现问题而造成公司损失
4.采购管理关键环节控制
关键环节2明确规范采购方式、供应商选择及验收程序,确保采购行为透明
关键环节3明确规定付款方式和程序
◇审批公司采购制度、规定及政策
◇审批采购单及重要采购合同
采购主管
◇采购制度/规定及政策的制订
◇审核采购订单、入库单及采购合同
◇负责样品的打样及跟进工作
◇负责退货的处理工作
采购员
◇寻找供应商进行询价、比价
◇负责编制采购订单、入库单及采购合同
◇跟进采购订单从生产至货物入库的各项工作
◇瓶采购组负责纸箱的订购
◇外加工组负责委外加工订单的质检工作
业务
◇负责将销售订单下推采购申请单,并通知相应采购组负责订购物品
◇样品打板好,由采购部给业务员转交给客户确认并反馈客户意见给采购部
◇付款申请
◇审核采购合同及付款申请
◇对产品工艺计算单价及成本
◇核对供应商对账单并支付货款
◇检验来货质量
◇将来货质量反馈给相应采购组
◇负责物品的出、入库验收
◇负责物品的标识、保管及收发工作
6.采购、验收及付款控制
6.1采购流程
入库
待发
挑选
返工
订单跟进
签订采购合同
审批确认
合格品
不合格品
入库检验区
入库待检区
货到仓库
业务订单
采购订单
采购部
6.2