公司内部控制制度Word文件下载.docx

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风险2未能及时传达客户变更信息导致公司经济损失

风险3销售单价低于统一报价销售而未经过总经理审批

风险4销售合同签订未经公司领导签名或加盖公章而可能导致的经济损失

风险5《发货通知单》未经财务部签名确认而发货

风险6应收款未能及时收回导致收入流失

4.销售管理关键环节控制

关键环节1岗位职责分工及权限范围明确规范

关键环节2销售与发货控制流程规范严密

关键环节3应收款有效管理，及时催款

关键环节4往来款项定期核对，如有出错及时改正

5.岗位职责分工

管理控制岗位

主要职责

总经理

◇审批公司销售制度、规定及政策

◇审批公司销售任务

◇审批公司产品统一报价

◇审批销售订单合同及低于统一报价的订单

业务经理

◇制定公司销售制度、规定及计划、政策

◇制定公司销售任务

◇负责超出业务员权限的销售谈判

◇审核销售订单合同

◇审核确认《发货通知单》

◇审核客户退货申请

◇跟催货款

业务员

◇负责客户谈判及意向合作的达成

◇签订销售合同

◇跟进订单各项进度

◇开具发货通知单

◇每月底与客户核对当月货款

◇跟进货款收回情况

◇建立客户信息档案

财务

◇制定公司财务制度及其实施细则

◇核算销售成本、收入

◇制定每月应收账款报表，及监督业务部向客户催收应收账款

◇销售发票的开具及审核

采购

◇瓶采购组负责对业务部订单的瓶采购及调配，发外蒙砂工作

◇外加工部根据业务部订单下推委外加工，并跟进生产进度

◇配套组根据业务部订单采购相应配套

◇安排产品入库

质检

◇检查来货产品，并将质量问题反馈给相关人员

◇合格货物交予仓库

仓库

◇负责货物的入库、出库及物流管理

◇按财务签名的《发货通知单》上的数量发货

◇对超出三个月未发货的货物书面报告给对应业务组

◇做好每季度、每年度的盘点工作

6.销售、采购与发货控制

6.1销售流程

寻找客户及洽谈

业务

打

板

财务

签订合同

备份、对账单玻璃瓶

丝印部

采购下单

配套部

入库

款到后发货

货到后付款

追款

对账

发货

6.2销售合同管理制度

6.2.1目的：

为规范销售合同的管理，避免合同协议风险，特制定本制度。

6.2.2适用范围：

适用于公司业务部、门市部。

6.2.3新客户分类：

对于新客户，由业务主管填写《新客户登记表》交李总签名确认后交财务备案。

业务部根据客户类别按照客户编码规则录入K3系统。

如客户类别需变更，则在季度考核前1个月书面申请变更客户性质。

6.2.4销售合同格式：

公司销售合同采用统一的标准格式和条款，由业务经理拟定，总经理审批。

销售合同内容应至少包括供需双方全称、签约时间，产品名称、单价、数量及金额，运输方式、运费承担、交货期限、交货地点及验收方式应具体明确，付款方式及付款期限，违约责任及赔偿条款等。

6.3销售合同的审批、变更与解除

6.3.1业务员与客户洽谈达成合同意向，拟定合同交业务经理/主管审核，审核后交总经办审批或盖章。

6.4合同签订后，由业务员将合同正本存档，副本送交财务部等相关部门。

6.4.1合同履行过程中，因缺货或客户的特殊要求等，业务部或客户提出变更合同申请，由双方共同协商变更，重大合同应经总经理审核后方可变更。

6.4.2根据合同规定的解除条件，产品销售的实际情况和客户的要求，业务部与客户协商解除合同。

6.4.3销售合同的变更、解除一律采用书面形式，开头形式一律无效。

6.4.4在销售合同执行过程中，若客户有任何合同信息的变更，业务部要第一时间以书面形式通知相关部门并得到相关部门的确认。

若因业务部通知不及时而导致公司经济损失的，将追究其责任，扣罚损失成本的20%。

6.5采购管理制度

6.5.1目的：

为规范公司采购工作流程，确保采购货品与销售合同货物一致，避免或减少因工作失误导致库存增加致使公司经济损失。

6.5.2适用范围：

适用于公司所有采购工作。

6.5.3采购管理规定：

6.5.3.1瓶采购组根据业务部下推的采购申请单查看库存，若库存有货则不需安排生产，若无库存或库存不足则安排厂商生产或者调配，货物完成后发出《收料通知单》安排入库。

6.5.3.2瓶采购组根据采购申请单要求安排玻璃瓶进行蒙砂工艺，查看库存，若库存有货则不需安排生产，若无库存或库存不足则安排蒙砂厂生产，填写《委外加工出库单》，经采购主管及仓储部主管签名确认后方可安排出库。

《委外加工出库单》一式四联，经加工商签名后，红联留加工商，蓝联留财务部，白联留仓储部，黄联留业务部。

6.5.3.3货物蒙砂完成后，玻璃瓶外加工组安排蒙砂瓶进行喷涂、丝印等工艺，在蒙砂及深加工阶段质检人员要严格把关，及时反馈生产情况，如出现异常情况不能按时交货要立即查明原因后与业务员沟通。

货物完成后开具《委外加工入库单》。

6.5.3.4配套采购组根据订单要求采购相应配套，查询库存，若有库存则不需采购，若没有库存则安排厂商生产，如是新产品则安排打样，经客户确认后方可安排大货生产，如之前有生产过此类产品则直接下单生产。

货物完成后发出《收料通知单》，仓储部收到货物后与通知单上的物品核对，核对无误后送至质检部进行货品质量检查。

6.6发货管理制度

6.6.1目的:

为规范公司发货工作流程，确保销售合同准确执行，避免或减少公司损失，特制定本制度。

6.6.2适用范围：

适用于公司所有销售发货工作。

6.6.3各部门职责：

6.6.3.1业务部负责发货、退货的组织及全程跟踪工作。

6.6.3.2质检部负责检查来货质量。

6.6.3.3仓储部负责货物的清点、出库、入库及物流运输工作。

6.6.4发货管理规定：

6.6.4.1业务员根据正式签订的合同开具《发货通知单》，经业务经理/主管确认交财务部签名确认后交仓储部备货。

《发货通知单》一式四联，财务签名后的《发货通知单》的第三联留财务部，第四联业务部留底，第一、二联留仓储部，第一联交物流司机给客户签名确认后再交回给仓储部。

6.6.4.2仓储部按照财务签名确认的《发货通知单》清点货物，编制《出库单》，与《发货通知单》核对无误后安排货物出库并做好的记录。

6.6.4.3运输队根据仓储部提供的《出货单》出货，发车前电话通知业务员，如送货途中有任何异常造成延误或不能送货，要及时通知业务员与客户沟通，确保在合同规定的时间内将货物完好无损地送达客户指点地点，并取回客户确认签名的《发货通知单》、《出库单》。

《出库单》一式四联，红联留客户，蓝联留财务，白联留仓储部，黄联由业务员保管至客户对账完毕，对账后30天内与客户签名的对账单一同上交财务部。

对于付款后发货的在出库单上标注“货款已收”交财务部，对账单则不需交。

6.6.4.4对于进仓一个月后还未发货的货物，仓储部出一份书面报告交采购部，采购部将此种情况反馈给相应的业务组，并跟进，业务组收到反馈报告后在5天内给出合理答复。

6.6.4.5正常下单情况下，按照合同交货期为准准时发货，对于做好的货物超过三个月还未发货，扣罚相应业务组未发货货值的5%，超过六个月未发货再扣罚5%。

有收取客户30%以上定金则不扣罚，但若超出六个月还未支付剩余货款，则所收定金不退还。

业务组在时满六个月时作出处理意见，若未作出处理意见则扣罚相应业务组300元。

6.6.4.6货款支付

6.6.4.6.1对于付款后发货的客户，会计人员根据客户的汇款凭证或现金开具发票交业务员转交客户。

6.6.4.6.2对于货到后付款的客户，会计人员根据客户签名的《发货通知单》及《出库单》，结合销售合同对货品价格进行复核，计算总金额并开具收款收据，交出纳向客户收取货款，货款到账后财务根据回执开具发票交业务员转交客户。

第二章采购

1.目的:

为规范公司采购行为，加强对采购行为的监督与控制，防范采购过程中的差错与舞弊，减少公司损失。

适用于公司所有采购行为。

3.采购管理风险

风险1因工作失误导致公司损失

风险2采购未经适当的审批程序而直接订购,可能出现差错导致公司损失

风险3未查询库存直接下单导致库存增加

风险4验收程序不规范，造成账实不符或资产损失

风险5付款方式不恰当、支出有偏差，可能导致资金损失

风险6供应商选择不当，可能延误货期或产品质量出现问题而造成公司损失

4.采购管理关键环节控制

关键环节2明确规范采购方式、供应商选择及验收程序，确保采购行为透明

关键环节3明确规定付款方式和程序

◇审批公司采购制度、规定及政策

◇审批采购单及重要采购合同

采购主管

◇采购制度/规定及政策的制订

◇审核采购订单、入库单及采购合同

◇负责样品的打样及跟进工作

◇负责退货的处理工作

采购员

◇寻找供应商进行询价、比价

◇负责编制采购订单、入库单及采购合同

◇跟进采购订单从生产至货物入库的各项工作

◇瓶采购组负责纸箱的订购

◇外加工组负责委外加工订单的质检工作

业务

◇负责将销售订单下推采购申请单，并通知相应采购组负责订购物品

◇样品打板好，由采购部给业务员转交给客户确认并反馈客户意见给采购部

◇付款申请

◇审核采购合同及付款申请

◇对产品工艺计算单价及成本

◇核对供应商对账单并支付货款

◇检验来货质量

◇将来货质量反馈给相应采购组

◇负责物品的出、入库验收

◇负责物品的标识、保管及收发工作

6.采购、验收及付款控制

6.1采购流程

入库

待发

挑选

返工

订单跟进

签订采购合同

审批确认

合格品

不合格品

入库检验区

入库待检区

货到仓库

业务订单

采购订单

采购部

6.2