企业档案室管理制度Word下载.docx

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三、档案分类

（一）档案质量

1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。

2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。

破损的档案文件要进行修复处理。

3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。

4、档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。

5、档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。

（二）立档

1、档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。

2、跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷;

跨年度会议文件放在会议开幕年立卷;

跨年度的规划放在第一年立卷;

跨年度总结放在最后一年立卷。

3、档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后;

内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。

（三）分类

1、档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。

（如:

证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。

2、公司档案大致分为以下几类:

（1）证照类:

营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等;

（2）文件类:

分外来文件（政府职能部门的往来文件）和内部文件;

（3）制度类:

管理制度汇编;

（4）合同类:

分内部经营管理合同和业务合同两种。

（5）计划总结类:

分年度计划及总结等;

（6）会议纪要类:

办公例会纪要等

（五）档案编号

1、档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记目录表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照《档案登记目录表》条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。

四、归档及保存年限

（一）归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写《卷内目录》。

（二）归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。

定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，10年。

1、永久保存:

（1）公司章程、合同

（2）股东名册

（3）组织规程及办事细则

（4）董事会及股东会记录

（5）财务报表

（6）政府机关核准文件

（7）不动产所有权及其他债权凭证

（8）工程设计图

（9）公司规章制度

（10）其他经核定须永久保存的文书

2、10年保存:

（1）预算、决算书类

（2）会计凭证

（3）事业计划资料

（4）其他经核定须保存10年的文书

3、1年至5年保存:

（1）期满或解除之合约

（2）其他经核定保存5年的文书

4、1年以下暂时保存:

（1）结案后无长期保存必要者。

（三）公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。

（四）归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。

（五）按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。

全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。

五、档案日常管理

（一）借阅

1、借阅手续:

（1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。

（2）档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。

（3）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。

2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。

3、借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经办公室主任批准。

5、借阅人应于规定期限内归还。

如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。

（二）销毁

1、每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《档案销毁清册》，报公司负责人审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。

《档案销毁清册》需注明:

销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。

2、销前，按照清册清点;

销后，在清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

《档案销毁清册》需永久保管。

3、保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种:

未结清的债权债务;

未了事项;

正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。

应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。

（三）移交

1、需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。

《档案移交登记表》需注明:

移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。

2、移交前，按照清册清点;

移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。

（四）保密

1、档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作。

任何无关人员未经许可不得入内。

2、档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。

3、爱护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。

六、附则

（一）在本制度框架下，公司各部门可根据实际状况制订更为具体的实施细则，但不得与本制度发生冲突，经报行政部备案后，与本制度具有同等效力。

（二）本制度自印发试行之日起执行。

下面是马云的经典语录～～～不需要的朋友可以下载后编辑删除～～谢谢～～

马云经典语录大全

1、阿里巴巴公司不承诺任何人加入阿里巴巴会升官发财，因为升官发财丶股票这些东西都是你自己努力的结果，但是我会承诺你在我们公司一定会很倒霉，很冤枉，干得很好领导还是不喜欢你，这些东西我都能承诺，但是你经历这些后出去一定满怀信心，可以自己创业，可以在任何一家公司做好，你会想:

“因为我阿里巴巴都待过，还怕你这样的公司?

”

2、我们家保姆，我给她1200元，杭州市场价800元。

她做得很开心，因为她觉得得到了尊重。

而那些高层他们月薪四五万元，即使你给他加一万元丶两万元，他也不会感到什么。

但是你对广大员工增加一些，那么士气会大增。

3、自创业以来，阿里巴巴公司最初的18个创业者，现在一个都不少。

别的公司出3倍薪水，员工也不动心。

马云还说风凉话:

“同志们，3倍我看算了，如果5倍还可以考虑一下。

”对其中奥妙，马云是这样解释的:

“在阿里巴巴工作3年就等于上了3年研究生，他将要带走的是脑袋而不是口袋。

4、在点评《赢在中国》一位选手的时候，马云说道:

“你自己很善良，也很有激情，也很幽默，也会讲很多的故事，但你的团队离开你的时候，你要想到一点，我们需要雷锋，但不能让雷锋穿补丁的衣服上街去，让他们跟你分享成功是很重要的。

、要是公司里的员工都像我这么能说，而且光说不干活，会非常可怕。

我不懂电脑，5

销售也不在行，但是公司里有人懂就行了。

6、收购雅虎中国之后，整合问题又摆在马云面前。

这次马云非常果断，“什么都可以谈，只有价值观不能谈判”，这是马云收购雅虎中国时的核心原则。

一家公司一旦扩张到500人以上，仅仅靠财务丶人事上的管理很难继续成长，必须借助统一的价值观聚集人心，马云深谙这样的道理。

7、我们选择雅虎，是因为雅虎有世界最强大的技术，雅虎在中国7年的经验，无论犯的错误还是取得的进步，都是我们发展的资本。

8、人家问我你喜欢能干的员工还是听话的员工，我说Yes，就是既要听话又要能干，因为我不相信能干和听话是矛盾的，能干的人一定不听话，听话的人一定不能干，这种人要来干什么，不听话本身就不能干，对不对?

9、每一个人都很平凡，我马云也没什么了不起，这几年被媒体到处吹捧，其实自己很难为情。

我一点儿也不聪明，也没有先见之明，只是一步一步走来，刚开始创业时被4家公司骗得晕头转向，但是那些骗人的公司今天都已经不复存在了。

10、曾有人问马云，阿里巴巴最大的对手是谁，马云不假思索地表示:

是沃尔玛。

11、阿里巴巴从成立以来一直备受质疑，从8年前我做阿里巴巴的时候一路被骂过来，都说这个东西不可能。

不过没关系，我不怕骂，在中国反正别人也骂不过我。

我也不在乎别人怎么骂，因为我永远坚信这句话，你说的都是对的，别人都认同你了，那还轮得到你吗?

你一定要坚信自己在做什么。

12、蒙牛不是策划出来的，而是踏踏实实的产品、服务和体系做出来的。

13、这个世界不是因为你能做什么，而是你该做什么。

14、你的项目感觉是一个生意，不是一个独特的企业。

15、建一个公司的时候要考虑有好的价值才卖。

如果一开始想到卖，你的路可能就走偏掉。

16、人要有专注的东西，人一辈子走下去挑战会更多，你天天换，我就怕了你。

17、要找风险投资的时候，必须跟风险投资共担风险，你拿到的可能性会更大。

18、记住，关系特别不可靠，做生意不能凭关系，做生意也不能凭小聪明。

19、天不怕，地不怕，就怕CFO当CEO。

20、永远要相信边上的人比你聪明。

21、五年以后还想创业，你再创业。

22、上当不是别人太狡猾，而是自己太贪，是因为自己才会上当。

23、不要贪多，做精做透很重要，碰到一个强大的对手或者榜样的时候，你应该做的不是去挑战它，而是去弥补它。

24、这世界上没有优秀的理念，只有脚踏实地的结果。

25、一个好的东西往往是说不清楚的，说得清楚的往往不是好东西。

26、如果你看了很多书，千万别告诉别人，告诉别人别人就会不断考你。

27、做战略最忌讳的是面面俱到，一定要记住重点突破，所有的资源在一点突破，才有可能赢。

28、小企业有大的胸怀，大企业要讲细节的东西。

29、有时候死扛下去总是会有机会的。

30、诚信绝对不是一种销售，更不是一种高深空洞的理念，它是实实在在的言出必行、点点滴滴的细节。

30、公关是个副产品，由于你解决了以后会逐渐传出去，这才是最好的公关。

31、短暂的激情是不值钱的，只有持久的激情才