商务信函写作能力文档格式.docx

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　　典型的商务信函包括三部分：

开头部分、正文部分和结尾部分。

　　1）开头部分：

（1）信头（Letterhead）是指发信人的地址和写信日期。

正式信函的信头一般印制机构或公司的名称、地址、电话号码、传真号、电子邮件地址等，也有信头是临时打印的。

收信人一看信头就知道信函来自何方，何时发出，便于回信。

（2）Yourref:

Le/x;

　　ourref:

bL/Rp

　　一般的商务信函都有编号，便于查询，也有信函不加编号。

信函编号臵于信

　　（3）日期（Date）英文书信的日期一般在信的右上角，信头之下。

年份应完全写出。

正式信函中的月份一般要用英语的全称，如January,February等。

月份在非正式信函中可以缩写，如一月Jan.。

信函日期有两种：

英式的按日、月、年次序书写，如：

12thDecember,20XX；

美式的按月、日、年次序书写，如：

november21,20XX

　　（4）收信人地址（InsideAddress）写在信的左上角，从信纸的左边的顶格写起，低

　　于写信人的地址和发信的日期一、两行。

　　致某公司某人的信内地址写法如下：

　　收信人姓名

　　头衔

　　机构的名称

　　街道号码及名称

　　城市名、州名称及邮编

　　所在的国家名称

　　例如：

　　2）正文部分：

（1）称呼（salutation）：

指对收信人的称呼用语，自成一行，写于低于信内地址的

　　一、两行的位臵。

它是正文的开头，起着礼貌的问候作用。

一般而言，在称呼后用姓氏，如：

Dearmr.Richard,DearDoctorsmith,etc.写给姓名未知的人时用Dearsir/madam，或者gentlemen/Ladies

（2）bodyoftheletter：

此部分是信函中最重要的部分，它传递中心思想，表达发信人的意愿、建议和要求。

书写正文时应使用完整的句子且层次分明。

一封商业信函的正文一般包括以下三个基本部分：

　　简要说明：

　　开头：

写此信的背景。

　　细节：

举出具体的事实和数字。

　　对应：

所期望的行动。

　　3）结尾部分：

（1）结束客套语（complimentaryclose）：

通常，书信的正文结束的客套语应与开头相对应。

如英文的开头称呼是Dearsir（敬启者）不称呼对方的姓名，则结尾的客套语应是Yoursfaithfully（拜上）

（2）签名（signature）：

无论是亲手书写还是由秘书打印的书信，发信人均在信函的结尾的落款处签字。

正式的信函若无签字不仅会严重的失礼，而且失去法律的效力。

私人信函无本人签字则失礼。

　　（3）抄送（cc）：

有抄送对象则写，若无，则不必写这项。

抄送通常臵于落款的左下端。

　　（4）附件（enclosureorencl.）：

有则写，若无，则不必写这项。

附件臵于抄送的下

　　方。

　　（5）再启（postscript,orp.s.）：

如果信写好后正要寄发时，突然得到某种相关的信息，或想起一件重要的事需要在信中提及，那么，则在信的底端写上附言或再启。

　　商务信函的格式（重点掌握）

　　商务信函有不同的类型的格式，其中常用的格式有两种：

缩进式和齐头式。

后一种是现代商函中都采用的格式。

现分别介绍如下：

　　1.缩进式（Indentedformat）：

在此格式中，日期和结束的敬语从纸张的中间写起；

每一段开始缩进四至五个空格。

例如：

　　2.齐头式（Full/blockformat）：

这种格式现在使用的范围十分广泛，因为它快捷、效率高，而且能反映进行的商业活动的积极方式。

由于能节省打字的时间，信件的所有内容都从左边开始。

　　练习题：

　　bankofchinahopestoenterintobusinessrelationshipwithnewYorkbank.bothsideshavedecidedtomeetinhotspringhotel.butnowthemanagerofbusinessdepartmentofbankofchinacan’tgoforitbecauseofunexpectedaccidents.pleasewriteaformalbusinesslettertoexplainthistothedelegatefromnewYorkbankandcancelit.

　　答案：

　　篇二：

商务信函段落写作

　　1.您是一家大型的连锁零售公司，希望与一家能够提供适合青年人消费市场的各类毛衫的制造商合作。

您在参观对方公司上个月在伦敦举办的男士毛衫展销会的展台时，对展销的一系列毛衫很感兴趣。

因为您公司的订单经常是很大的，所以希望能够得到净价20%的优惠。

希望如果对方觉得对以上条件感兴趣，并且能够一次性供货1000件，则请将对方公司将产品目录和价目表寄予您。

（alargechainofretailers大型连锁零售公司stand展台awiderangeof各类的theteenagemarket青年人市场netprice净价）

　　Dearsirormadam,

　　weareinterestedintheselectionofsweatersthatweredisplayedonyourstandatthemenswearexhibition,Londonlastmonth.

　　wearealargechainofretailersandlookingforamanufacturerwhocouldsupplyuswithawiderangeofsweatersfortheteenagemarket.

　　Asweusuallyplaceverylargeorders,wouldyoupleaseletmeknowifyoucouldgiveusa20%discountoffnetprices?

Iftheseconditionsinterestyou,andyoucouldsupplyover1000garmentsatonetime,wouldyoupleasesendusyourcurrentcatalogueandprice-list?

　　welookforwardtohearingfromyou.

　　bestregards,

　　2.敬启者：

　　感谢贵方5月6日的询盘。

今天寄出我方报价，并且另外邮寄了附有插图的目录和样品。

　　按照贵方要求，我方报盘如下：

　　产品名称货号包装数量装运用美元成本加保、

　　运费含3%佣金悉尼

　　阿迪达斯n20XX每箱20双150双十月每双358耐克n20XX每箱20双150双十月每双398希望此报盘能令贵方满意。

我方预计加拿大方面将有一个大的订单到来，这会引起价格猛涨。

　　期盼收到贵方及早的回电。

　　谨上

　　琳达.摩尔

　　深圳远征贸易公司

　　Dearsirs,

　　wethankyouforyourinquiryofmay6.wearesendingyouourquotationtoday,andthelatestillustratedcatalogueandsamplesseparately.

　　Asrequested,wearemakingyouanofferasfollows:

　　hopeyouwillbesatisfiedwiththisattractiveoffer.weareanticipatingalargeorderfromcanada,andthatwillcauseasharpriseinprice.

　　wearelookingforwardtohavingyourearlyreply.

　　Yourssincerely,

　　Lindamoor

　　shenZhenYuAnZhengTRADIngco.

　　3.替马林撰写致mr.holladay的电邮:

收到对方查询xL/2空气净化器;

对对方提出的问题的回答如下:

　　1.（如一次性购买30台）单价为每台hK$2,500

　　2.保质期为售出之日起一年

　　3.可以在订购后10内送货

　　4.因为是新品不能够给任何折扣

　　Dearmr.holladay:

　　ThankyouforinquiringaboutourxL/2airpurifier.Theanswerstoyourquestionsareasfollows:

　　1.Thecostperunit（ifyouordered30units）wouldbehK$2,500.

　　2.Theguaranteeisforoneyearfromthedateofpurchase.

　　3.wecoulddeliverwithin10daysofyourorder.

　　4.unfortunatelywecannotgiveadiscount,becausethisisanewmodel.

　　pleaseletusknowifwecanbeoffurtherhelp.

　　sincerely,

　　maLin

　　salesmanager

　　4.主题：

订货

　　感谢对方20XX年5月20日的来函。

鉴于报价深受欢迎，现拟选购各种颜色、式样、品种的衬衫如下：

　　大号2000打

　　中号4000打

　　小号2000打

　　因为售季将至，希望全部货物能够于7月1日前发货。

届时将予以开出全额货品的信用证。

请确认订货，并来函告知装运时间表。

　　subject:

Anorder

　　Dearsir:

　　Thankyouforyoure-mailofmay20.

　　sincethepriceyougiveisquitefavorable,wewouldliketoorderthefollowingitemsconsistingofvariouscolors,patternsandassortments:

　　Large2000dozens

　　medium4000dozens

　　small2000dozens

　　Asthesalesseasonisapproaching,couldyoupleasesendthetotalorderquantitybyJuly1?

AtthattimewewillopenaL/cforthetotalpurchasevalue.

　　wouldyoupleaseconfirmtheorderande-mailashippingschedule.

　　5.请替李先生回复陈小姐3月10日的电邮：

　　鉴于第105号订单非常紧急,请于4月10日前送到我们的在沈阳的工厂。

　　Dearmisschen,

　　Thankyouforyoure-mailofmarch10.

　　sinceno.105isaveryrushorder,socouldyou