发文管理制度及流程图3篇最新Word文档格式.docx
《发文管理制度及流程图3篇最新Word文档格式.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《发文管理制度及流程图3篇最新Word文档格式.docx(9页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
![发文管理制度及流程图3篇最新Word文档格式.docx](https://file1.bdocx.com/fileroot1/2022-10/9/00af9e82-e88c-47d4-9529-6a41c2c60e77/00af9e82-e88c-47d4-9529-6a41c2c60e771.gif)
会议纪要;
指导、布置和商洽工作的文件;
是报告情况、交流经验的重要工具,是具有法定效力和规范格式的公务文书。
4.职责
4.1综合部是行政公文管理归口部门,负责对本制度的拟定、实施、修订和完善。
4.2综合部设综合部人员负责公司行政公文的处理、传阅、归档等公文管理,并指导各职能部门及成员企业的公文处理工作。
4.3职能部门按本制度的规范做好相应的文件起草、审核等工作。
4.4成员企业设专人负责本单位的公文处理、督办及归档等行政公文管理。
5.管理制度内容
5.1公文的种类5.1.1决议:
适用于会议讨论通过的重大决策事项。
5.1.2决定:
适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
5.1.3公告:
适用于人事任免的公示,规章制度发布前的意见征集以及公司日常经营管理过程中的报道、告知事项。
5.1.4通告:
适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
5.1.5意见:
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
5.1.6通知:
适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的
事项,批转、转发公文。
5.1.7通报:
适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
5.1.8报告:
适用于向上级单位或政府相关部门汇报工作、反映情况、回复其询问。
5.1.9请示:
适用于向上级单位或政府相关部门请求指示、批准事项。
5.1.10批复:
适用于答复下级单位请示事项。
5.1.11议案:
适用于就有关重大问题的处理意见和建议,提请公司股东大会、董事会及监事会审议。
5.1.12函:
适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
5.1.13会议纪要:
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
5.2公文类型5.2.1公文类型:
可分为红头文件和黑头文件。
5.2.2发文权限:
5.2.2.1红头文件:
属于全局性的、重要的、方针政策性的文件,是公司最严肃、具有权威性的正式文件,具有强制性,须以公司名义行文。
如:
决定、决议、通知、通报等。
本制度所指的红头文件主要用于向上级单位的请示、报告,向下属单位做出指示、重要的通知、通告、通报及颁发各类经营管理制度。
5.2.2.2黑头文件:
属于在既定方针、政策范围内,各单位主管职权范围内的日常业务性文件,一般为黑头文件直接行文。
5.3行文关系5.3.1上行文:
指下级单位向所属上级单位的发文,如:
请示、报告。
行文方式有逐级行文、多级行文、越级行文三种。
5.3.2平行文:
指平行单位或不相隶属的单位之间的发文,如:
命令、决定、指示、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要。
5.3.3下行文:
是上级单位向所属的下级单位的行文,如:
函。
行文方式有逐级行文、多级行文、直达基层行文三种。
5.4公文密级分类按秘密等级划分,公文可分为绝密公文(绝密件)、机密公文(机密件)、秘密公文(秘密件)、内部公文(内部件)、公开公文(公开件)。
具体按公司保密管理制度分类及管理。
5.5公文用纸标准公文用纸幅面尺寸公文用纸张采用GB/T148中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为:
210mm×
297mm。
5.6公文格式5.6.1红头文件5.6.1.1版面要求:
图文区尺寸为156mm×
225mm(不含页码)。
公文用纸天头(上白边)为37mm±
1mm,公文用纸订口(左白边)为28mm±
1mm,版心尺寸为156mm×
225mm。
行间距28磅,一般每面排22行,每行排28个字。
5.6.1.2格式:
一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。
5.6.1.1.1份号:
公文印制份数的顺序号,涉密公文应当标注份号。
用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。
5.6.1.1.2密级和保密期限:
公文的秘密等级和保密的期限。
涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行。
5.6.1.1.3紧急程度:
公文送达和办理的时限要求。
根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”。
用3号黑体字,顶格编排在版心左上角。
5.6.1.1.4发文单位标志:
由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成。
发文单位标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm。
5.6.1.1.5发文字号。
由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。
联合行文时,使用主办单位的发文字号。
用3号仿宋体字,在发文单位标志下空二行位置,居中排布。
例:
番禺基金〔2016〕01号。
注:
上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。
5.6.1.1.6签发人:
上行文应当标注签发人姓名。
“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字,居右空一字,编排在发文单位标志下空二行位置。
5.6.1.1.7版头中的分隔线:
发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。
5.6.1.1.8标题:
由发文单位名称、事由和文种组成。
用2号华文中宋字体,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布。
5.6.1.1.9主送单位:
公文的主要受理单位,使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。
用3号仿宋字标识,编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个单位名称后标全角冒号。
5.6.1.1.10正文:
公文的主体,用来表述公文的内容。
公文首页必须显示正文。
用3号仿宋体字,编排于主送单位名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。
文中结构层次序数依次可以用“一、”“
(一)”“1.”“
(1)”标注。
5.6.1.1.11附件:
公文附件的顺序号和名称。
在正文下空一行左空二字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和附件名称。
如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:
1.XXXXX”);
附件名称后不加标点符号。
5.6.1.1.12成文日期:
署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。
联合行文时,署最后签发单位负责人签发的日期。
用3号仿宋体字即阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。
5.6.1.1.13印章:
公文中有发文单位署名的,应当加盖发文单位印章,并与署名单位相符。
印章中心线压在成文时间上,印章与正文应同处一页,如印章与正文未处于同一页,需标识“此页无正文”字体,不得在空白页上盖印章。
5.6.1.1.14附注:
公文印发传达范围等需要说明的事项。
用3号仿宋体,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
5.6.1.1.15版记中的分隔线:
版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0.35mm),中间的分隔线用细线(推荐高度为0.25mm)。
首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
5.6.1.1.16主题词:
从发文标题中选词标注,标注顺序为类别词、类属词、文种,最多不超过5个。
“主题词”三字用黑体,后标全角冒号;
词目用仿宋体字,词目之间空1字。
位于首条分隔线之下。
5.6.1.1.17主送单位:
行文的主要对象,使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。
用4号仿宋体字,位于主题词下一行,居左空1字,主送单位间用逗号隔开,最后要标注句号。
5.6.1.1.18抄送单位:
抄送单位与主送单位编排一致,位于主送单位下一行。
5.6.1.1.19印发单位和印发日期:
用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发单位左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),后加“印发”二字。
5.6.1.1.20页码。
公文页数顺序号。
用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;
一字线上距版心下边缘7mm。
单页码居右空一字,双页码居左空一字。
公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。
公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。
5.6.2黑头文件:
图文区尺寸为175mm×
270mm(不含页码)。
文件标题为小二号黑体,正文为小三号宋体,固定磅25磅;
页面上边距为“30mm”,下边距为“20mm”,左边距为“20mm”,右边距为“20mm”;
文件发文字号及正文为四号宋体,从左至右横写模排。
5.7行文规则5.7.1行文应当讲求实效,注重针对性和可操作性。
5.7.2行文关系根据隶属关系和职权范围确定。
一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的单位。
5.7.3向上级单位行文,应当遵循以下规则:
5.7.3.1原则上主送一个上级单位,根据需要同时抄送其他相关上级单位和同级单位,不抄送下级单位。
5.7.3.2各单位向上级主管部门请示、报告重大事项,应当经本单位负责人同意或者授权,属于本单位职权范围内的事项应直接报送上级主管部门。
5.7.3.3下级单位的请示事项,如需以本单位名义向上级单位请示,应当提出倾向性意见后上报。
不得原文转报上级单位。
5.7.3.4请示应当一文一事,不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
5.7.3.5除上级单位负责人直接交办事项外,不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文,也不得以本单位负责人名义向上级单位报送公文。
5.7.3.6受双重领导的单位向一个上级单位行文,必要时应当抄送另一个上级单位。
5.7.4向下级单位行文,应当遵循以下规则:
5.7.4.1主送受理单位,根据需要抄送相关单位。
重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位。
5.7.4.2涉及多个部门职权范围内的事务,部门之间未协商一致的,不得向下行文;
擅自行文的,上级单位应当责令其纠正或者撤销。
5.7.4.5上级单位向受双重领导的下级单位行文,必要时抄送该下级单位的另一个上级单位(转载于:
:
发文管理制