企业档案知识管理doc331Word下载.docx

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　　过去知识的来源并不丰富和直接，而随着因特网的普及，世界的知识已经融汇在网络中，随时随地可以取得和应用；

　　过去知识主要以书报、文稿为主，而现在有文字、图象、语音、图形多种形式表现，又以纸质、电子、光碟等多种媒体表现。

　　（3）知识处理与传播已经网络化

　　过去靠面对面培训，靠电视、广播。

而现在网络平台已经深入到企业和家庭，知识已经紧紧地围绕在我们身边。

　　（4）知识的产权化

　　虽然大量知识已共享，但作为企业竞争的核心知识正在产权化，以保护创新知识的企业。

企业也正以自己的创新知识获取企业的最大利润。

　　（5）知识管理成为主要的手段，也成为企业的核心管理

　　知识经济时代的管理重点已经转移到知识管理上，因为企业的利润增长来源主要是企业掌握了别人不具备的知识（产品技术知识、商业推广知识、高效工艺知识、商业模式知识等），而掌握和拥有知识的过程就是知识管理过程。

　　2、传统档案管理及存在的问题

　　档案管理已经是老话题，可以说从人类有组织以来，档案管理就存在了，但旧时，没有我们现时的技术物质条件，也就没有现时的管理思想。

所以看待以前传统档案及问题，我们只能是从现时代的角度。

　　2.1传统档案管理的重点在收集、保存资料，记载“历史”

　　传统档案管理多以发生的人事、事件、过程、记载、文件、书报、物品存档为管理对象，管理手段主要就是用媒体（主要是纸质或实质）记录下来，并分门别类地存放在档案室中。

　　这个阶段由于技术手段的限制，管理的重点就在“收集”、“管理”、“编目编册”、“保存”、“借阅”等工作上。

同时非常强调资料的完整性、安全性，所以过去只有少数的人员能借阅。

　　事实上，传统的档案管理起到的最大作用就是记载历史，使得后人在需要的时候等着或引用历史资料时，档案才产生作用。

　　2.2传统档案管理由于历史局限存在许多问题

　　问题一：

传统档案收集整理需要大量的专业人才，也需要耗费大量的时间。

　　特别是对大型企业来讲，这个问题特别突出。

因为大型企业，档案资料的来源是多方面的，有技术的、有人事的、有财务的、有政策的、有管理的，甚至有设施、设备、工具等的。

若要收集上来，就得有专门人员去催办、去委托审查、还要进行编目编册。

等档案放到架上，已经成了“历史”，对当时工作没有很大的帮助作用。

　　问题二：

传统档案的保存占据较大的空间，还不能保证存量增长的需求

　　特别是大型企业或组织，档案资料经过几十年的积累，已经不勘重负，而现在更是“档案爆炸”,面对如此情况，传统档案管理已经无能为力。

　　问题三：

传统档案的借阅必须到档案室现场，还要在书“山”文“海”中捞“针”

　　虽然也有一些索引查阅的工具，但依然要耗费人们大量的时间去找寻一份资料。

更可能的是这样的资料已被借出他用。

　　在远地工作的人员要查阅档案更是难上加难，无法满足大企业“身”处多地的需要。

这也就是以往科研开发、企业规划、文案编辑人员效率低下的主要原因。

　　问题四：

传统档案的安全性没有可靠的保障

　　因为多是纸质记录，时间长以后，被虫咬、被鼠啃是常有的事，如果只有“孤本”，那就可能难免“绝迹”。

另外，还有火情、雨情、盗情等干扰，致使档案管理人员夜不能眠。

　　3、信息时代档案管理及存在的问题

　　进入信息时代，档案管理有了重大改观。

主要的原因就是计算机和因特网的技术支持。

并且随着技术的改善，管理的思想也在信息化的浪潮中发生了转变。

　　3.1信息时代档案管理的重点在资料保存和查阅

　　由于电子化、信息化手段的应用，档案资料大都可以进行数字化处理，并按数字化文稿进行管理，且以现在的磁盘、光盘存贮量，这已经有效地解决了传统档案管理中存在的“保存”问题，丢失“安全性”问题，还解决了“借阅难”的问题。

　　这个阶段，由于信息管理思想的影响，管理的重点就在“数字化”上了。

考虑得最多的是将原档案、现档案电子化、数字化存贮、查阅。

这确实保障了档案资料不断增长的需要，加速了收集、整理、成册的步伐，也保证了随时随地查阅的要求，但并没有脱离传统档案管理的程式，也没有解决以往的“收集”“整理”中存在的问题。

　　3.2信息时代档案管理由于“信息管理”思想的局限性而存在许多问题

　　信息时代档案管理首先是把档案全看成信息，按照信息的“收集、编号、存贮、查询”进行管理，这就带来以下问题：

　　问题一、收集整理依然是档案管理者的事，这需要大量的专业人才，也需耗费大量的时间。

　　与传统档案管理一样，档案得不到及时地、实时地应用。

等整理编号完毕，已经成为“历史”。

而还有更严重的问题，即信息管理人员、档案管理人员不具整理的能力，致使档案规范化的质量受到影响。

档案的分类仍然按过去的档案管理的分类方法，最多再加进一些信息管理的规则。

这都脱离了实际工作规律或习惯，致使需要的人找不到，或很难找到与工作实际相关的信息。

　　因为实际工作的人员，他们并不是档案管理者，他们不知道档案的编目分类方法（其实也不必知道），他们查找起来就显得非常麻烦。

如果第一次找不到、第二次找又很麻烦，以后就不去找了。

事实上，这也是众多档案管理实施信息化以后的现状。

最后，档案信息系统依然是档案管理者自己的系统。

　　问题三、档案中有信息类、有数据类、也有知识类，它们的管理肯定是不同的，但在信息时代的档案管理中都成了信息，这是不对的。

　　就说知识类的档案，如新收集到的冶炼工艺方法，它是知识，是随实践变化的，需要在实践中优化、提高、创新，那它就要及时地送到其它地方去应用、实践、检验，并再修正、存入系统，循环往复，得到最后的最佳工艺。

这个过程决不是采用信息管理方式能做到的。

信息时代的档案管理没有真正理解网络化带来的革命

　　那就是网络化把全球联成了地球村。

档案管理不再是孤立地由档案管理者处理的事情。

因为，档案管理者在信息竞争、知识竞争的激烈状态下，没有能力、也没有时间去响应员工对档案的及时（或实时）需求。

只有依靠大家来处理，否则，众人不用再等待档案管理者的结果，已经跑到其它地方去找资料了。

久而久之，档案管理信息系统还有什么实际存在的价值。

一句话，档案管理的革命性变化是要使大家都成为档案的产生者、处理者、应用者。

　　4、知识经济时代档案管理就是知识资源管理

　　说到知识资源管理，就不得不说一说知识管理。

概括来讲，企业知识管理一方面是管理企业知识，即知识的管理，它通过一定手段把知识的产生、沉淀、规范、传递、应用等过程管理起来，使企业员工快速掌握知识，具备更强的工作能力，并发挥这些能力，促使企业工作质量和效率水平得到提高，进而取得利润。

所以说企业知识是企业利润的核心来源，知识管理实际也就是企业核心利润源的管理。

另一方面是管理本身要知识化，也即知识地管理，它要求在管理工作中给管理者提供或配备恰当的知识，使管理者既有能力、又高效率地开展管理，所以这样的知识管理是管理者工作素质水平的有力保障，也就是企业核心素质的管理。

　　4.1知识资源管理正成为企业管理的核心之一

　　从上述知识管理看到其作为企业的核心管理的作用和意义。

而企业知识大体上分为显性和隐性两大类知识。

显性知识就是已经记载下来、能看、能听或能读的知识；

隐性知识是存在于大脑中、行为中、数据中，未被记载下来的知识。

所谓知识资源狭义上的定义就是显性知识。

知识资源管理，也就是显性知识的管理。

当然，显性知识也是从隐性知识转变而来的。

　　正如前述，知识资源管理既然是知识管理的一重要组成部分，它当然是企业管理的核心之一。

并且可以说，知识资源对于企业、组织来讲，现实感到是最需要管理的，因为它们已经是、或大部份已经是企业的经营成果，它们代表了企业现实的知识资产，所以说，知识资源的管理其实质是对企业核心知识资产的管理。

　　4.2知识资源管理须遵从知识管理的规律

　　所谓知识管理的规律，就是推动知识运动的规律。

企业的知识管理符合下面的模型。

　　可以看到知识资源管理也要经历了这个管理运动的过程；

并且在企业中更有如下特点：

（1）“产生者”是企业各类工作岗位上的员工；

（2）“沉淀”在企业的环境中，供大家共享；

　　（3）“规范”（优化）是全体参与者共同的事，也必须经过大家形成共识，并经过专家加以确认；

　　（4）“应用”到工作中，支持需要它的员工进行实际工作，是知识资源管理的最主要目标；

　　（5）“创新”知识，是集体的创新，是让集体系统地、规模地改变工作的方式、方法，进而使企业工作步入新的境界

　　4.3档案知识管理必然上升到知识资源管理

　　档案知识是典型的显性知识，并且是经过一定规范化处理（格式化编目、编号）的显性知识，当然也是知识资源。

当我们认识到档案知识是知识资源，那么它的管理就要从知识资源管理的角度去认识、去推动。

　　4.3.1档案知识管理上升到知识资源管理是完全可能的

　　因为档案知识是知识资源，且是规范化处理后的知识资源。

按照知识资源的管理过程，它还将“应用”到工作中，并“创新”知识、“创新”工作，这才符合档案知识管理的规律，也才能“生存”下去，否则档案知识管理就会很快走到尽头。

　　4.3.2档案管理上升到知识资源管理也是现实必需的

　　因为通过上升，档案知识不在被看成信息，不再按信息管理的规律去管理，由此就能避开信息时代档案管理的问题。

具体一些：

（1）通过大家参与，形成共识的知识资源“规范”（优化）处理，避免了过去收集整理只是档案管理者的事；

（2）通过支持实际工作，知识资源结合实际分类“应用”，解决了过去“按档案方法分类，不切实际”的问题，也解决了“档案知识不能及时或实时应用”的问题

　　（3）档案知识管理真正按知识管理的方法、手段来进行，避免了“知识类档案”还按照信息类档案进行处理的错误方式。

　　综上所述，档案知识管理上升到知识资源管理既是可能的，也是必要的，所以说是必然的。

　　4.3.3知识资源管理还将给企业带来新的价值

　　传统档案管理在企业最大的价值是记载“历史”，而信息时代的档案管理最大价值是使“历史”数字化了。

这不是档案管理的本意，而本意都是要促进企业工作更有效益。

但过去的档案管理要么是受传统技术条件的束缚，要么是受信息管理思想的束缚，致使管理的本意无法实现。

　　今天到了知识经济时代，思想重新得到了解放，那就是使档案管理走向知识资源管理，这不仅给企业带来了档案管理本意的实现，还将带给企业新的价值：

（1）知识资源管理将提高决策质量和决策效率

　　我们知道，企业决策者的决策质量和决策效率，一方面取决于他是否充分拥有企业内外的知识和信息，另一方面取决于在他决策中是否具备决策的方法或能力。

而这些企业内外的知识与信息、决策的方法大都在企业档案知识与信息中。

如果我们按照知识资源的管理方法，及时地把相关的知识信息配置在决策的各个环节，让决策者很快、很及时地得到它们，那么决策的质量就可以保障，决策效率也有了保障。

（2）知识资源管理将提高员工学习效率、工作效率，降低人力资源成本

　　衡量员工的学习效率，主要看他是否快速的进入工作角色，并确保工作质量。

做到这一点，最主要的学习是对岗位经验（过去的工作记录，过去的工作成果，过