现成软件采购管理程序新Word文档格式.docx

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版本

1

A

V1.0

（A-新增，M-修改，D-删除）

1.目的

为规范XXX公司现成软件采购流程，特制定此程序。

2.范围

本程序适用于XXX公司的现成软件的采购。

3.职责

采购供应中心:

负责采购过程的统筹管理工作。

需求部门:

采购需求的提出，供应商的监视和考核。

4.术语

无

5.程序

5.1采购预算

5.1.1需求部门应根据“质量优先，经济节约”的原则制定“XX项目成本计划”。

5.1.2“XX项目成本计划”的审批过程应保留相关记录。

5.2采购需求

5.2.1需求部门应根据“XX项目成本计划”发起“物资申请”电子流，用来描述：

（1）采购的内容；

（2）采购的要求；

（3）采购的预算；

（4）时间的安排。

5.2.2“物资申请”应详细说明采购的需求说明，确保采购计划的准确安排。

5.3分类管理

5.3.1按照类型的不同将需采购的现成软件分为成品软件和外包软件。

具体划分标准如下：

成品软件：

已开发且通常可得到的，但公司未进行完整生存周期控制的软件。

外包软件：

委托第三方开发的软件。

5.3.2按照使用方式的不同将需采购的现成软件分为部分使用和全部使用。

5.3.3对需采购的现成软件按照对产品质量影响程度区分为：

轻微、一般、重大。

具体影响程度如下：

轻微：

现成软件只作为产品附加功能或者工具使用，对产品主要功能模块无影响。

一般：

现成软件在产品主要功能模块中使用，但不是核心功能。

重大：

现成软件在产品主要功能模块中起到核心功能的作用。

5.4质量控制

5.4.1在供应商评定阶段，定期或合同项目验收后对项目产品或服务打分评定而定量分析该产品或服务质量状况，为后续与供应商合作提供指导依据。

后评估阶段的质量控制是对供应商产品质量管理工作的总结。

通过系统地对供应商合作、服务情况、产品质量、性能、价格、延展性、兼容性等指标打分和评定，定量评定供应商合作质量。

后评估阶段的牵头部门为公司采购部门，需求部门、实施部门、产品使用部门为必要的配合部门。

5.5供应商审核

5.5.1采购供应中心实施供应商选择时，要对选取或参与投标的供应商，应对其能力进行审查。

具体可参见5.7。

5.5.2合同履行时，需求部门应制定供应商的《供应商考核计划》，定期对供应商所提供的服务进行考核，记录于《供应商考核表》，并要求供应商每月提供服务月报，用来说明服务过程指标的达成情况。

具体可参见5.9。

5.5.3供应商具体管理过程参照《供应商管理规定》执行。

5.6采购方案

5.6.1采购供应中心应根据采购需求编制“采购方案”，采购方案应包括：

（1）需求说明

（2）采购方式

（3）发布媒介

（4）资质要求

（5）评审方法

（6）评审小组

（7）风控措施

（8）合同要求

（9）评价准则

（10）采购进度

（11）其它

5.6.2“采购方案”编制完成后，采购供应中心应组织相关部门进行会议评审。

5.6.3“采购方案”的评审过程应保留相关记录。

5.7供方选择

5.7.1供方选择前采购供应中心应组织编制“采购文件”，详细说明采购的要求。

5.7.2采购供应中心应严格执行相关法律法规以及中国移动通信集团公司的相关要求实施供应商的选择，其选择的途径包括：

（1）公开招标；

（2）邀请招标；

（3）比选；

（4）单一来源采购；

（5）竞争性谈判；

（6）询价；

（7）其它。

5.7.3对于选取或参与投标的供应商，应对其能力进行审查，包括:

（1）法定的资质；

（2）特定的荣誉；

（3）过程的经验；

（4）经济的实力；

（5）技术的实力；

（6）现场的环境。

5.7.4对于能力审查通过的，由采购供应中心纳入《合格供方名单》，并根据“采购方案”中的要求，成立评审小组，选择合适的供应商。

5.7.5以上具体管理过程参照《供应商管理规定》执行。

5.8合同签署

5.8.1采购供应中心组织完成供应商选择后，应与供应商签订合同，约定相关内容。

5.8.2除以上内容外，应根据项目的实际特点与供应商约定相关附属要求，以便于供应商更好的理解采购需求。

5.8.3为满足相关法律法规的要求，采购供应中心应与所有供应商签订《质量协议》。

5.9合同履行

5.9.1需求部门应建立与供应商的沟通渠道，监管合同内容的落实情况，对于偏离合同内容的事项提供整改意见，并进行跟进。

5.9.2对于服务类合同，需求部门应制定供应商的《供应商考核计划》，定期对供应商所提供的服务进行考核，记录于《供应商考核表》，并要求供应商每月提供服务月报，用来说明服务过程指标的达成情况。

5.9.3对于产品类合同，必要时，采购供应中心可组织项目组成员对供应商的生产过程进行审核，并记录于《供应商现场审核记录表》，对于未通过审核的供应商，应暂停生产，并提供整改意见，并进行跟进。

5.10合同变更

5.10.1合同的变更来源包括：

（1）履行违约；

（2）质量事故；

（3）需求变更。

5.10.2合同的变更应由采购供应中心组织评审小组评审，制定“合同变更说明”，报管理层审批。

采取的方式包括：

（1）降低质量；

（2）提高质量；

（3）终止合同。

5.10.3“合同变更说明”的审批过程应保留相关记录。

5.11合同验收

5.11.1产品交付前，采购供应中心应组织需求部门进行验收，确保产品的质量符合采购需求，并记录于《采购验收单》。

只有需求部门确定合格的产品，才能进行放行入库。

5.11.2服务交付前，需求部门应依照合同内容进行验收,确保服务的质量符合采购需求，并由需求部门编制“采购验收报告”。

5.12供方管理

5.12.1服务交付完毕，对于验收不合格或甲/乙双方后期无合作意向的供应商，由采购供应中心从《合格供方名单》中剔除。

5.12.2对于《合格供方名单》内的供应商，采购供应中心应收集相关部门《供应商考核表》每年应进行评审，对于年度平均分低于60分的，判定为评定不合格的，应从《合格供方名单》内剔除，并在《合格供方名单》内进行记录。

6.相关文档

《供应商管理规定》

7.相关记录

《XX项目成本计划》

《物资申请》

《采购方案》

《采购文件》

《合格供方名单》

《供应商考核计划》

《供应商考核表》

《供应商现场审核记录表》

《合同变更说明》

《采购验收单》

《采购验收报告》

附件一：

流程图