学生档案管理系统用户操作手册Word下载.doc

学生档案管理系统用户操作手册Word下载.doc

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6．操作命令一览表 8

7．程序文件（或命令文件）和数据文件一览表 9

8．用户操作举例 10

1．引言

1.1编写目的

为了帮助用户更好地了解和使用软件，提高用户与软件的亲和度。

用户手册讲述了怎样安装、配置和使用该学生档案管理系统。

用户操作手册是从总体上详细说明用户对个模块功能的使用方法，以及输入规则和格式。

在用户使用过程中起到了关键性的指导作用。

1.2项目背景

鉴于目前学校学生人数剧增,学生信息呈爆炸性增长，计算机成本日益下降的前提下,学校对《学生档案管理》的自动化与准确化的要求日益强烈的背景下，由兰州理工大学提出，由面向对象软件工程课程设计四组开发，兰州理工大学全体师生为最终的项目用户，全国高等院校都是潜在用户。

此项目与《教务管理系统》和《库存管理系统》有相似性，部分代码可以重用，有较高的参考意义，降低了项目的开发难度。

1.3定义

档案管理系统：

学籍管理是帮助教学人员、行政人员对人事档案的管理软件。

1.4参考资料

1.项目《库存管理系统》资料

2.互联网《学生档案管理系统》资料

3.项目开发计划书

4.需求规格说明书

5.概要设计说明书

6.详细设计说明书

7.测试计划

2．软件概述

2.1目标

开发此学籍管理系统软件，以供管理人员及学生进行学籍管理，方便管理人员随时添加、查询、修改等。

促进学生档案管理工作的规范化、无纸化、科学化，提高工作效率；

降低学生档案管理维护费用，提高行政工作效率，为学校领导决策提供支持，该系统的设计目标应尽量达到人力与设备的节省，并且提高处理数据的速度。

2.2功能

学生管理系统可大致分大致实现以下功能：

用户管理：

每个学生都有独立的用户账号和密码，新生入学需要添加用户，毕业生需要删除用户，以及学生本人对密码的修改。

权限管理：

管理员和学生各自拥有权限和操作界面。

非管理人员任何人不能擅自修改学生档案信息和院系信息。

院系信息：

管理员有权对年级信息、学院信息、专业信息、班级信息进行增加、删除、修改等基本操作。

学生只能对年级信息、学院信息、专业信息、班级信息进行查询。

学生信息：

学生信息又可分为基本信息、学籍信息、家庭信息、获奖信息、处分信息。

管理员有权对学生信息进行增加、删除、修改等基本操作。

学生只能对个人信息进行查询。

2.3性能

时间特性:

无论是客户端和管理端，当用户登录，进行任何操作的时候，系统应该及时的进行反应，反应的时间在5秒以内。

系统应能监测出各种非正常情况，如与设备的通信中断，无法连接数据库服务器等，避免出现长时间等待甚至无响应。

适应性:

系统应具有十分的灵活性，以适应将来功能扩展的需求。

系统设计要求能够体现扩展性要求，以适应将来功能扩展的需求。

系统安全性需求:

系统有严格的权限管理功能，各功能模块需有相应的权限方能进入。

系统需能够防止各类误操作可能造成的数据丢失，破坏。

防止用户非法获取网页以及内容。

3．运行环境

3.1硬件

微机若干：

CPU：

Intel奔腾处理器或以上

ROM：

1G或更高内存

硬盘：

500G

大型服务器一台

3.2支持软件

Windows系列操作系统

MySQL5.7.3.0数据库

4．使用说明

4.1安装和初始化

安装：

需要提前安装MySQL5.7.3.0数据库。

创建一个连接，连接名：

5438、主机名或IP地址：

127.0.0.1、端口：

3306、用户名root和密码root。

初始化：

创建连接后，运行已初始化的.SQL文件。

4.2输入

4.2.1数据背景

1.登录：

设初始管理员，用户名admin，密码0；

学生账号及后续管理员账号，有初始管理员进入管理员界面注册。

2.密码：

密码由管理员注册时设置，一般设置初始密码为0。

3.院系信息：

由管理员添加、修改和删除。

4.学生档案信息：

有管理员添加、修改和删除。

5.输入的频度是根据根据管理员输入的频度确定。

4.2.2数据格式

1.长度——int（4）char（20）varchar（50）

2.格式基准——文本，整型，数字等

3.标号——标记或标识符；

4.顺序——各个数据项的次序及位置；

5.标点——用来表示行，数据组等的开始或结束的空格、斜线、星号、字符组；

6.词汇表——给出允许使用的字符组合的列表，禁止使用字符组合的列表；

7.省略和重复——给出用来表示输入元素可省略或重复的表示方式；

8.控制——给出用来表示输入开始或结束的控制信息。

4.2.3输入举例

为每个完整的输入形式提供样本，包括：

1.控制或首部——用来表示输入的种类和类型的信息，标志符输入日期，正文起点和对所用编码的规定；

2.主体——输入数据的主体，包括数据文卷的输入表述部分；

3.尾部——用来表述输入结束的控制信息，累计字符总数；

4.省略——可为空的数据输入数据是可省略的；

5.重复——非标识列输入数据是可以重复的。

4.3输出

4.3.1数据背景

年级管理：

年级编号、年级名称、总负责人、考务负责人、教务负责人、后勤负责人和学籍负责人都有管理员编辑。

学院管理：

学院编号、学院名称、学院院长和学院介绍都由管理员编辑。

专业管理：

专业编号、专业名称、隶属学院、系主任、专业介绍都有管理员编辑。

班级管理：

班级编号、班级名称、隶属专业、隶属学院、班主任都由管理员编辑。

基本档案：

学号、姓名、曾用名、身份证号、性别、照片、国籍、民族、籍贯、政治面貌、出生年月、健康状况、婚姻情况、联系电话、家庭电话、家庭地址和邮编都有管理员编辑。

学籍信息：

年级、学院、专业、班级、学历、学位、CET4和CET6通过情况都有管理员编辑。

家庭信息：

姓名、关系、职业、工作地点、健康状况和备注都有管理员编辑。

获奖信息：

日期、获奖理由和奖项都有管理员编辑。

处分信息：

日期、处分理由和级别都有管理员编辑。

使用频度：

定期备份；

媒体：

打印，光盘，磁盘；

质量管理：

合理性检查，出错纠正的规定；

支配：

输入数据是保留还是废弃，分配权限。

4.3.2数据格式

给出对每一类输出信息的解释，主要是：

首部——输入数据的标志，输出日期和输出编号；

主体——输出信息的主体，包括分栏标题；

尾部——包括累计总数，结束标记。

4.3.1输出举例

1.定义——每项输出信息的意义和用途；

2.来源——是从特定的输入中抽出、从数据库文卷取出、或从软件的计算过程中得到；

3.特性——输出的值域、计量单位、在什么情况下可缺省等。

如图4.4，输入学院编号或名称，输出学院信息。

4.4出错和恢复

1.弹出密码错误提示框，表明用户名和密码不匹配。

措施：

请重新输入密码登录，用户名和没密码不能为空。

2.弹出连接数据库失败提示框。

检查数据库是否运行，或重启数据库。

3.发现数据库数据丢失。

系统具有数据库备份功能，有效防止数据丢失。

打开数据库最后的备份，还原数据库数据。

4.数据库没有响应。

重启数据库，或重启计算机。

5.发现权限错误，表明系统存在漏洞。

及时关闭服务器并联系系统管理员。

6.发现无法修改数据。

检查数据类型是否合法。

7.弹出找不到数据提示框，表明查找出错。

检查查找信息是否正确，并确保数据库数据真实存在。

4.5求助查询

启动数据库：

右键点击数据库图标，选择running，点击start。

关闭数据库：

右键点击数据库图标，选择running，点击stop。

重启数据库：

右键点击数据库图标，选择running，点击restart。

5．运行说明

5.1运行表

输入与测试用例

期望输出

提示

运行目的

输入不匹配的用户名和密码

显示密码错误

密码错误

登录系统

输入未注册的用户名

显示用户不存在

用户不存在

输入匹配的用户名和密码

显示登录成功

登录成功

输入不一致的新密码和确认密码

显示密码不一致

新密码和确认密码不一致

修改密码

输入学生学号

显示学生档案信息

查询学生档案

5.2运行步骤

5.2.1运行控制

对系统的按钮和提示操作。

5.2.2操作信息

运行目的：

对系统信息进行添加、删除、修改和查询操作。

操作要求：

若干微机，数据库，MySQL5.7.0，操作系统windowsXP及以上。

启动方法：

图标启动。

预计运行时间：

响应时间不超过1秒。

操作命令格式及说明：

其他事项：

无。

5.2.3输入/输出文件

数据备份会生成.SQL文件。

恢复数据库，导入最近的.SQL文件。

6．操作命令一览表

登录按钮：

用户管理按钮：

显示用户管理功能按钮

院系管理：

显示院系管理功能按钮

学生管理：

显示学生管理功能按钮

查询账号信息按钮：

查询登录用户的账号信息

修改密码按钮：

修改登录用户的密码

注册管理员按钮：

注册新管理员

注册学生按钮：

注册新学生

注销学生按钮：

注销毕业学生

班级管理按钮：

编辑班级信息

学院管理按钮：

编辑学院信息

专业管理按钮：

编辑专业信息

学生档案录入：

输入学生档案

学生档案修改：

修改学生档案

学生档案查询：

7．程序文件（或命令文件）和数据文件一览表

文件名

功能用途

Login.java

登录界面

Jdbc.java

数据库操作

Administrato.javar

管理员操作界面

Student.java

学生操作界面

Reply

提示框

AddGrade.java

添加年级

DeleteGrade.java

删除年级

EnquireGrade.java

查询年级

ModifyGrade.java

修改年级

AddSchool.java

添加学院

DeleteSchool.java

删除学院

EnquireSchool.java

查询学院

ModifySchool.java

修改学院

AddMajor.java

添加专业

DeleteMajor.java

删除专业

EnquireMajor.java

查询专业

ModifyMajor.java

修改专业

AddClassroom.java

添加班级

DeleteClassroom.java

删除班级

EnquireClassroomjava

查询班级

ModifyClassroom.java

修改班级

AddStudentArchives

添加学生档案信息

EnquireStudentArchives

查询学生档案信息

ModifyStudentArchives

修改学生档案信息

8．用户操作举例

如图8.1所示为登录界面，输入用户名和密码，并选择权限。

图8.1登录界面