会计档案分类标准Word格式.doc
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09历史预决算管理类
第五条会计档案分类对应的业务类型、分类号:
会计档案分类规则采用字母与数字相结合的方式,首个字母k为会计类档案第一个的拼音小写字母;
第二个字母为每个档案库分类的库号,最后一个字母是阿拉伯数字的的排序,三者组合构成分类号的唯一性。
档案库分类
业务类型
分类号
01凭证类(a)
凭证-10
ka1
凭证-11
ka2
凭证-12
ka3
凭证-13
ka4
凭证-51
ka5
内部往来凭证
ka6
凭证-14(附件)
ka7
销售单据
ka8
内部领用提货单
ka9
02工商税务资料类(b)
工商资料
kb1
抵扣联
kb2
退货折让
kb3
税务资料办理
kb4
存根联
kb5
开换增值税专用发票资料
kb6
03供应商对账/结算类(c)
供应商对账单
kc1
结算清单
kc2
退货确认书
kc3
拖机单
kc4
确认函
kc5
授权委托书
kc6
04客户对账/结算类(d)
收货单
kd1
验收单
kd2
客户对账单
kd3
05主数据类(e)
供应商选择
ke1
价格文件
ke2
会员资料
ke3
06会计报表账册类(f)
会计报表账册
kf1
07银行类(g)
银行对账单
kg1
银行开户/销户
kg2
08辅助台账类(h)
各类台帐
kh1
总部与分公司对账表
kh2
总部与分公司转账通知单
kh3
总部与分公司三方转账协议
kh4
固定资产盘点
kh5
其他现金盘点表
kh6
物流运费单
kh7
总账代结费用确认函
kh8
各类报告
kh9
各类签收件及交接清单
kh10
09历史预决算管理类(i)
预决算报表
ki1
第六条案卷编号与标识:
会计档案采用年度、月份、公司代码、分类号、保管期限和流水号(六位流水)来整理编目资料。
第七条会计档案档号生成规则:
公司代码+年度+月份+分类号+保管期限+流水号的模式生成档案号;
(1)分类号:
由会计档案首个字母和业务类型代码组合而成,如会计档案凭证类,分类号为:
ka1;
(2)保管期限:
分为3年、5年、10年、15年和永久。
在档案管理系统内分别对应字母为:
C、E、J、O和Z。
(3)年度:
采用四位阿拉伯数字标识;
(4)月份:
统一用01-12两位数标识;
(5)流水号:
采用六位流水号标识。
•盒号生成规则:
以库为流水编号,由年度+月份+分类号+保管期限+流水号生成。
因档号生成规则和盒号生成规则相同,所以为区分开来,在盒号的前面增加大写字母H来区分。
•如:
1001公司2月凭证-10
•档号为:
1001-2009-02-ka1-D-000001
•盒号为:
H-1001-2009-02-ka1-D-000001
第八条会计档案层级结构
会计档案--------------------一级
档案库-----------------------二级
盒号--------------------------三级
册号--------------------------四级
档号--------------------------五级
2.苏宁电器股份有限公司会计档案归档范围与保管期限
2.1.会计档案归档范围
一、说明
会计档案:
会计档案是会计凭证、会计帐簿、会计报表等会计资料以及财务管理过程中相关资料的总称,它是记录和反映经济业务的重要资料和证据。
具体会计档案归档范围参见下列附表:
凭证类档案的业务类型按凭证号码段来区分。
二、新增档案类型
对新增业务类型,需入档案系统归档的,主管部门为会计管理部,并由会计管理部提供相应的管理规定与规范,具体内容下发后,由档案管理部执行。
2.2.会计档案保管期限及密级分类
会计档案分为永久、定期两类。
定期保管期限分别为:
为1年、2年、3年、5年、10年、15年、25年五类。
各种会计档案保管期限从年度终了后的第一天算起。
针对上述每个保管期限,设定特定的标识,分别为:
大写字母A、B、C、E、J、O、Y,永久档案标识为:
大写字母Z。
附件会计档案分类表、保管期限及密级如下:
一级类目
二级类目
保管期限
标识
名称
k
会计档案
01
凭证类(a)
O
15年
E
5年
02
工商税务资料类(b)
Z
永久
J
10年
03
供应商对账/结算类(c)
Kc3
Kc4
Kc5
Kc6
04
客户对账/结算类(d)
05
主数据类(e)
C
3年
06
会计报表账册类(f)
07
银行类(g)
08
辅助台账类(h)
09
历史预决算管理类(i)
2.3.会计档案密级
会计档案密级分为公开、秘密、机密、绝密四类。
一、公开指在一定时期内所有财务资料。
二、秘密指涉及的内容在一定时期内不能为众多人所知,如果泄露将给企业的生产经营造成一定影响和损失的财务资料。
三、机密指涉及的内容在一定的时期内只能为相关的少数人所知,如果泄露将给公司造成严重影响和损失的财务资料。
四、绝密指涉及的内容在一定的时期内不对外披露的,只能为相关的极少数人所知,如果泄露将给公司造成重大影响和损失的财务资料。
档案管理系统内密级用对应的标识标明:
公开、秘密、机密和绝密,对应的标识为:
00、01、02和03以此标识来区分密级。
根据会计档案的业务类型,具体密级:
档案库
密级
01凭证类(a)
公开
00
02工商税务资料类(b)
秘密
开换增值税专用发票
03供应商对账/结算类(c)
机密
04客户对账/结算类(d)
05主数据类(e)
06会计报表账册类(f)
07银行类(g)
08辅助台帐类(h)
其他现金盘点
09历史预决算管理类(i)
绝密