深圳市铭晨社工服务中心行政管理制度Word文件下载.docx
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2.2.6员工下班或外出离开公司时,要求桌面整洁,将重要资料锁入抽屉,座椅推进办公桌。
2.3工作纪律
2.3.1每天提前几分钟到岗,做好工作前的准备;
2.3.2员工上班必须配戴工作牌,洽谈工作时,也须配戴工作牌。
2.3.3工作牌应正面朝外戴于胸前,保持干净、完整,不得放置于衬衣口袋内或用外衣遮挡。
发现破损或遗失,应及时申请更换和补发。
工作牌遗失,每次收取工本费5(待定)元。
2.3.4员工因公外出,须填写《公出单》,由部门负责人签字审批后交考勤负责人(前台综合文员统一管理),如果部门负责人不在可由人力资源部负责人代签;
总干事、副干事外出请知会人力资源部。
2.3.5员工因私外出,须提供《请假卡》,具体详见公司相关考勤规定。
员工因公外出返回公司后,由人力资源部前台综合文员在《公出单》上登记返回时间。
2.3.6员工着装要求整洁,有重要会议或会见客户及对外相关活动,要求员工着机构统一服装。
2.3.7员工着装要求大方得体、正式庄重,与办公环境协调
2.3.8工作语言要求:
2.3.8.1同事见面问候:
“你好!
”“早上好!
”“下午好!
”“晚上好!
”
2.3.8.2请求同事帮助:
“xxx请求你给与支持!
”“能请你帮个忙吗!
2.3.8.3回报同事支持:
“谢谢!
有你的支持真好!
2.3.8.4接听电话(三声之内):
“您好!
铭晨社工,请问有什么可以帮到您?
2.3.8.5同事不在场:
“抱歉他不在,方便我帮您转达吗?
2.3.8.6客户咨询电话:
“您说的事情很关键,我将马上与同事协商,XX分钟后回复您”
2.3.8.7同事之间产生不同观点的冲突:
“我有一个想法,你可以参考一下”“我倒是这么想,你看有没有参考意义”
2.3.8.8提倡鼓励同事,赞美同事如:
“你一定行!
”“你太棒了!
只有你才能做到”“有你做同事是我的荣幸!
2.3.8.9提倡交流与个人技能提升和机构经营改善有关的信息
2.3.8.10不给自己设置框框,勇于挑战自己。
2.3.9内部沟通:
机构提倡各个部门、岗位之间建立和谐、顺畅的工作关系。
员工可以通过以下公开的渠道开展同事间、部门间的沟通协作。
2.3.9.1例会:
部门内部工作信息交流、业绩辅导、任务分配、建议提供、机构信息通告。
2.3.9.2总干事信箱(szmingbai@):
个人建议、疑惑咨询、投诉、征求意见。
2.3.9.3公告栏:
发布机构动态、机构新闻、制度规章、人事任命、操作规定等。
2.3.9.4真情园地:
鼓励同事、感谢同事、生日祝贺、新婚祝贺、员工活动等情感表白园地。
(待建)
2.3.9.5铭晨社工简报:
每月1期,反映社工专业活动,典型个案,社工知识,双工联动模式等。
2.3.9.6员工大会:
每年一次,机构高层的开放日直接面对全员的一次交流会。
3.0电话及传真管理
3.1分类及配置
3.1.1机构电话为市内电话。
3.2基本要求
3.2.1公务电话应长话短说、言简意赅,私人电话不得超过3分钟。
3.2.2电话用语
3.2.3.1“您好!
铭晨社工”
3.2.3.2“**正在电话中,有什么可以帮到您,请您留下您的联系方式,我们将尽快为您服务。
3.2.3.3“**不在座位上,。
。
同上句”,同事不在请代为留言及转告;
3.3费用管理
3.3.1进行总额控制,加强月度费用监督管理。
4.0办公及劳保用品
4.1办公用品
4.1.1办公用品分个人办公用品和公用办公用品
4.1.1.1个人办公用品分易耗性个人办公用品(笔类/胶水/涂改液/纸类/回形针/订书针/橡皮擦等)和耐耗性个人办公用品(文件夹/文件栏/剪刀/介刀/计算器/订书机/打孔器/起钉器/直尺);
4.1.1.2公用办公用品分易耗性公用办公用品(纸类/打印墨水/炭粉)和耐耗性公用办公用品(文件夹/办公设施等)。
4.1.1.3易耗性办公用品:
使用周期短或一次性消耗的办公用品;
4.1.1.4耐久性办公用品:
长期使用的办公用品;
4.1.2易耗性个人办公用品实行岗位定额使用制,12元/月(待定),特殊岗位例外,如文控等可按工作需要适当增加。
4.1.3易耗性公用办公用品按月度计划申购领用。
4.1.4耐耗性办公用品实行限量使用制。
原领用的未核销收缴时,不发放同类用品。
员工离职,须退还所领用的耐耗性办公用品,如有损坏,由人力资源部视具体情况要求给予赔偿。
公用耐耗性办公用品由部门负责人指定专人领用及保管。
4.1.5个人办公用品实行月度计划申购制。
由人力资源部综合文员每月度30日前进行次月办公用品需求分部门统计,人力资源部负责人审核,总干事审批,然后购买。
特殊情况视情况而定。
4.2劳保用品:
指用于公司清洁、环境维护等需要的日常用品,劳保用品不得用于私人用途。
4.3员工领用办公及劳保用品时须按申请计划领用,在指定日期以部门为单位领用,领用时填写《办公用品登记表》。
4.4办公用品管理人员(综合文员负责)详细填写物品出入库登记表,定期进行盘点。
5.0员工制服管理:
5.1发放对象:
社工人员。
机构办公室人员不发放工作服。
5.2制服标准:
(待定)
5.3.1新员工入职之日起,由人力资源部根据岗位不同发放制服。
5.3.2制服费用:
每人元,财务部分两期从员工工资中扣除,从入职后的第2个月开始扣,并由财务部出据收据给员工。
工作满3年后(不含3年),全部退还制服费。
5.3.3制服破损或磨损后,可向人力资源部申请更换,以旧换新,如未到相应的退还制服年限,需按照成本价支付款项。
如丢失及人为损坏,由个人负责赔偿成本价后,方可领用新的制服。
5.3.4制服退还:
员工离职时,工作服需清洗干净退还给公司,财务部会根据相应折旧标准予以扣除折旧额,退还员工制服费。
5.4制服折旧:
(待讨论)
5.5制服采购及管理
5.5.1由人力资源部提出采购申请计划,总干事审批后执行。
5.5.2前台负责员工制服的入库及保管,凭入库明细单及发票办理报销手续。
6.0名片管理
6.1名片印制资格
6.1.1部门负责人以上员工;
6.1.2对外联系较多的部门主管以上员工;
6.1.3公关人员、社工、外勤行政人员;
6.1.4对有业务需要联络,但频率不是很多的,可使用公司名片,由人力资源部根据工作需要统一印制、分配。
6.2员工填写《名片印制申请单》,由部门负责人及人力资源部负责人审核。
特殊情况,报人力资源部负责人审批。
由相关部门于三个工作日内印制完毕并交付使用。
6.3名片版本的设计和更换(待定)。
6.4员工离职,其名片由人力资源部负责收回、销毁。
7.0邮寄管理
7.1公务邮寄分包裹、速递等。
7.1.1包裹:
名片等一般物品类;
7.1.2速递:
合同(协议)、委托书、重要文件、凭证及其它等资料,可用速递处理;
7.2人力资源部(前台)应做好速递的登记工作。
8.0安全管理
8.1树立安全防范意识,共同做好保卫工作,是每一位员工的义务和责任。
一旦发现异常情况,应及时查问并报人力资源部。
8.2严禁精神病人,酗酒人员等情绪不正常人员进入办公与经营区域;
严禁携带枪支、弹药、刀械、危险品人员进入公办公与经营区域。
8.3出入办公区域的来客实行登记制度,严禁闲杂人员进入办公场所。
8.4员工下班时要求关闭空调、电脑、电源等,锁好文件柜、保险柜和各办公室的门,关好窗户。
财务人员要严格遵守现金保管制度。
8.5员工须妥善保管机构专用钥匙,不得擅自转交他人。
使用机构的贵重物品,如有损坏或遗失,须照价赔偿。
私人贵重物品不得存放在机构,如丢失,机构不负责任。
8.6注意防火、防盗。
不能擅接电线。
除楼梯口外,公司内禁止吸烟。
吸烟区严禁乱扔烟头。
如发现事故苗头或闻到异味,必须立即查找处理并及时报告人力资源部。
8.7员工必须熟记火警电话、讯号,熟悉走火通道及出口位置,掌握灭火器具的使用方法。
在救火过程中听从消防中心的指挥。
如发生火警,无论程度大小,必须采取以下措施:
8.7.1保持镇静,不可惊慌失措;
8.7.2呼唤附近的同事援助并报机构领导;
8.7.3直拨火警电话:
119,清楚说出火警地点、燃烧物质、火势情况及公司名称、本人姓名;
8.8在不影响人员安全疏散的情况下,把火警现场的所有门窗关闭,将电源切断,采取有效措施进行补救。
切记不可使用电梯,一定要从楼梯上下。
8.9定期检查各类电器使用情况;
定期检查办公与经营区域消防设备。
8.10严禁携带易燃易爆及有毒物品到机构。
9.0执行监督
9.1人力资源部负责行政制度的执行与监督,有权视执行情况予以处罚,如出现疏于检查、处罚不公、徇私舞弊等现象,将追究人力资源部相关人员责任。
9.2人力资源部负责办公纪律执行与监督。
对违纪行为纳入该员工考核,视情节轻重给予相应的行政处罚。