清华紫光档案软件单机版使用手册Word格式文档下载.doc

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1.1 系统简介与特点 1

1.1.1 系统简介 1

1.1.1.1 系统整体概述 1

1.1.1.2 系统功能模块的划分 2

1.2 系统运行环境 4

1.3 系统基础操作 4

1.3.1 系统登录和退出 4

1.3.2 系统界面说明 5

2 业务流程 6

2.1 总体流程 6

2.2 各子业务的流程 8

2.2.1 分类整理 8

2.2.2 集中整理 10

2.2.3 档案利用 10

2.2.4 档案销毁 10

3 系统安装、配置及数据备份和恢复 11

3.1 软件的安装配置 11

3.2 数据备份 16

3.3 数据恢复 16

4 各功能模块的使用 17

4.1 系统维护 17

4.1.1 权限管理 19

4.1.1.1 机构与用户管理 19

4.1.1.2 数据权限 23

4.1.2 数据维护 24

4.1.2.1 日志管理 24

4.1.2.2 回收站管理 25

4.1.3 数据转换 25

4.1.4 档案设置 35

4.1.4.1 全宗管理 35

4.1.4.2 档案库管理 37

4.1.4.2.1 添加档案类型 37

4.1.4.2.2 删除档案类型 39

4.1.4.2.3 修改档案类型 41

4.1.5 字段维护 42

4.1.5.1 添加字段 42

4.1.5.1.2 创建库 49

4.1.5.1.3 界面定义 51

4.1.5.2 文件库管理 70

4.1.5.2.1 字段维护 71

4.1.5.2.2 创建库 71

4.1.5.2.3 录入界面定义 71

4.1.5.2.4 创建文件库 71

4.1.5.3 分类表维护 72

4.1.5.3.1 增加节点 73

4.1.5.3.2 增加子节点 73

4.1.5.3.3 删除节点 73

4.1.5.3.4 修改节点 74

4.1.5.3.5 连接符维护 74

4.1.5.4 报表维护 75

4.1.5.4.1 报表编辑器功能介绍 76

4.1.5.4.2 报表设计 78

4.1.5.4.3 套用模板 89

4.1.5.4.4 报表模板设计 90

4.1.6 数据字典维护 90

4.1.6.1 代码库管理 90

4.1.6.2 主题词维护 91

4.1.6.3 综合信息库维护 92

4.1.6.4 编研库管理 93

4.1.7 口令修改 93

4.1.8 参数设置 93

4.1.8.1 字段对应设置 93

4.1.8.2 立卷设置 96

4.1.8.3 档号设置 98

4.1.8.4 排序设置 100

4.1.8.5 文件存储配置 101

4.1.8.6 流水号设置 105

4.2 文件管理 107

4.2.1 文件收集 109

4.2.1.1 概述 109

4.2.1.2 业务操作 111

4.2.1.2.1 文件数据的增删改 111

4.2.1.2.2 立卷 112

4.2.1.2.3 数据范围的选择 114

4.2.1.2.4 数据检索 117

4.2.1.2.5 电子原文的挂接 121

4.2.1.2.6 数据的批量修改 124

4.2.1.2.7 文件打印 127

4.2.1.2.8 个性设置 129

4.2.1.2.9 数据的转出 131

4.2.2 文件立卷 132

4.2.2.1 自动组卷 132

4.2.2.2 手动组卷 136

4.2.2.3 调整案卷及卷内文件顺序 139

4.3 档案管理 140

4.3.1 数据管理 141

4.3.1.1 目录树的维护 142

4.3.1.1.1 添加、删除、修改档案类型节点 142

4.3.1.1.2 添加、删除、修改分类节点 144

4.3.1.1.3 添加、删除、修改数据节点 145

4.3.1.2 档案数据的增删改 147

4.3.1.3 数据范围的选择 150

4.3.1.4 数据检索 150

4.3.1.5 批量修改 154

4.3.1.6 档案目录打印 156

4.3.1.7 加入专题 160

4.3.1.8 复制到鉴定库 161

4.3.1.9 个性设置 162

4.3.1.10 数据转入转出 164

4.3.1.11 人名索引 167

4.3.2 综合管理 170

4.3.3 档案统计 175

4.3.4 鉴定销毁 178

4.4 开发利用 181

4.4.1 档案检索 181

4.4.2 借阅管理 183

4.4.2.1 借阅登记 184

4.4.2.2 归还管理 189

4.4.2.3 借阅设定 194

4.4.3 统计年报 195

4.4.3.1 建立年报报表 195

4.4.3.2 年报报表的应用 197

4.4.4 档案编研 198

4.4.4.1 创建专题库 198

4.4.4.2 档案编研操作 201

4.4.5 光盘制作 203

清华紫光综合档案管理系统使用手册（单机版）

1概述

1.1系统简介与特点

1.1.1系统简介

1.1.1.1系统整体概述

清华紫光综合档案管理系统是清华紫光电子档案事业部研制和开发的具有自主知识版权档案管理系统，该系统统主要分为两大部分：

档案业务部分和系统设置部分。

其中档案业务部份包括：

文件管理、档案管理和开发利用三部份，涵盖了档案业务中的收集整理、日常管理和信息开发利用工作，主要针对档案管理人员或各部门的兼职档案员，这部份功能系统设计得简单实用、方便快捷，档案管理人员可以通过这些功能，根据定义好的管理规则和规范，自动或辅助手工实现档案的各项业务工作。

系统设置部分主要提供了一套系统的定制工具，可以针对不同行业的档案管理需求和规范，定制符合用户本单位使用的档案管理系统，可定制的内容包括：

系统权限的定制、档案管理架构的定制、档案整理规则的定制等。

这些工具主要针对项目实施人员、或对本单位档案业务熟悉的系统管理员。

系统设置部分功能强大，可以将用户单位的档案管理规范和制度通过定制实现，利用系统保障使用人员对规范和制度的执行，确保档案的业务流程有序地进行。

将档案业务和系统设置的功能分开，就可以针对不同的使用者，将档案业务部分的使用和操作做得简单方便，使非计算机专业的人员可以轻松掌握系统的正确使用方法，同时可以将用于专业人员的系统设置功能做成一个档案管理的平台，提供给专业人员一个功能强大的定制工具包，这样系统就实现了功能性、易用性以及实用性的完美结合。

知识资源管理是未来企、事业单位信息管理的重要组成部分，也是企业信息管理的基础，是未来的发展趋势和发展方向。

档案是一个单位知识资源的核心部分，也是知识资源管理的最基础部分。

因此，要实现本单位的知识资源的管理，首先要做好电子档案的管理，才能以档案管理为核心和基础，逐步扩大和延伸管理范围，最终实现知识资源的管理。

档案管理无论从人才储备、信息分类和组织、管理制度和方式、检索利用手段和信息收集的模式等方面都是未来知识资源管理所必须的。

清华紫光综合档案管理系统从设计时就考虑了知识资源管理发展趋势，因此在系统中功能更加侧重于文件的收集整理和开发利用、侧重于各种知识管理方式和结构的定制工具的提供，为进行知识资源管理提供了技术手段。

1.1.1.2系统功能模块的划分

系统功能模块图如下：

如上图所示，系统功能根据使用者的不同分为以下三个部份：

1.针对档案管理员的部份：

针对档案管理员的部份主要包括上述模块中的：

文件管理、档案管理、开发利用三个模块，主要提供给档案管理员和部门的兼职档案员对归档文件的录入、收集和整理，同时提供给档案管理人员对电子档案的管理、档案实体的辅助管理和对档案信息的开发利用。

针对系统维护人员的部份：

针对系统维护人员的部份主要指系统维护，是提供给系统维护人员（信息人员或档案人员）对整个系统进行定制和维护的工具包。

系统维护主要提供了以下工具：

系统权限的定制、档案管理架构的定制、档案整理规则的定制和数据及用户的维护设置工具。

本部份提供给对系统和档案业务熟悉的管理员使用，用于针对本单位情况建立档案管理系统的架构、对系统进行日常的维护和备份以及可以针对今后的发展和变化进行适应性修改。

系统特点

特点如下：

1.使用简单方便，完全按照档案管理的业务组织功能模块，并且使用方便快捷，在一个整体界面下面实现了所有功能，而不需要切换不同的模块和界面；

同时数据的展现形式更加形象直观，为资源管理器风格，用户对档案数据的结构和操作一目了然；

2.增加了文件管理子系统，可以对归档前的文件进行管理，这样不仅提供了各归档部门对自身文件的管理手段，而且实现了文档的一体化；

3.可以实现分散整理、集中整理和混合模式的归档文件整理流程，更加灵活和适应未来的变化；

4.用户的机构和权限管理功能更加强大和灵活，同时又不失管理的方便性，增加了角色的概念，可以通过角色归属方式进行方便的赋权操作；

5.应用和开发平台得到全面升级，新系统全面支持新的操作系统和数据库平台；

6.数据库的结构设计、数据的存储和查询效率得到了更好的优化和提高；

7.更加注重档案的收集整理和开发利用，可以根据规则实现自动整理，并为档案管理人员对档案信息的提炼提供了更好的工具；

1.2系统运行环境

系统环境配置：

市面兼容PC机，最低配置CPU（PⅢ666）、内存（256M）、硬盘（40G以上）；

推荐CPU（PⅢ1G以上）、内存（512M）、硬盘（40G以上）。

操作系统（Win98/2000/xp均可）。

在使用不同的操作系统时，硬件配置随操作系统的推荐配置。

以上配置也需要视实际情况而定，如：

电子文件较多时，硬盘空间应相对较大。

1.3系统基础操作

1.3.1系统登录和退出

系统的登录和退出都是标准的WINDOWS风格，只需要输用户名和密码就可以登录系统，用户名和密码是由系统的权限管理进行控制的。

不同角色用户登录系统以后所看到的用户界面是一致的，系统对用户的操作权限进行了控制，看到和访问的数据根据当前登陆的用户权限会各不相同。

系统的登录界面如下图所示：

1.3.2系统界面说明

登陆后点击窗口左上角的【业务面板】按钮，显示的系统主界面如下：

上图为档案系统的主界面，与OutLook的界面风格相同，主要分为功