书信的行款礼仪文档格式.docx

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笺文一般由抬头、启词、正文、祝词、落款以及附言等几部分组成。

　　1.抬头。

它是对收件人的称呼，于信笺首行顶格书写，并且单独成行。

基层公务员在书写公务信函的抬头时，通常适用的称呼有如下几类：

一是以姓氏加上称谓词作称呼，例如“黄先生”、“耿同志”等，这类称呼显得较为自然；

二是以姓氏加上职衔作为称呼，例如“赵科长”、“林主任”等，这类称呼多用于关系一般的交往双方之间；

三是以字号相称，文人雅士多有字号，平辈之间采用字号称呼是较为正规、讲究的做法。

　　称呼之前，可加一些适当的形容词，如“尊敬的”、“敬爱的”等；

称呼之后亦可加一些适当的提称词。

提称词多用于以书面语言写成的信函中。

使用提称词应注意使之与称谓配合使用。

例如对尊长应用“尊鉴”，对平辈应用“惠鉴”，对晚辈应用“青鉴”，对女性应用“涉鉴”，等等。

　　2.启词。

启词是正文之前的开场白。

既可表示客气寒暄，也可提示写信原因。

启词应于抬头之下另行空两格书写，一般应单独成段。

　　公务信函的启词应力求篇幅简短，不可过于啰嗦。

采用“您好”一类的简略启词可使之成为正文首句，而不必单独成段。

　　3.正文。

正文是书信的主体部分，是写信者叙述的正事所在。

为方便阅读，正文可酌情分段，每段句首空两格，转行后顶格书写。

　　正文虽是公务信函的“主心骨”，但亦应力求简明扼要，以简单的语言说全、说清书信的主旨。

切忌啰啰嗦嗦、拖沓冗长，甚至词不达意、文不对题。

　　正文的语言要求平实朴素但不失礼貌优雅。

语言的朴实是基层公务员“人民公仆”形象的内在要求；

语言的优雅则不仅体现着一个人的修养，而且也体现着对交往对象的尊重。

如果语言过于粗俗、枯燥，不仅会使自己在交往对象眼中的形象受损，而且还会被怀疑不尊重对方。

　　4.祝词。

祝词即写信者在笺文结尾向收信者所表达的祝愿、钦敬、勉慰之语。

祝词一般包括两部分内容。

一是应酬语，即笺文结尾特以一两句话结束正文的语句。

应酬语应当简洁而自然。

有时亦可同时再用一些敬语，以示谦恭，如“草此”、“肃此”、“敬此”等。

二是问候祝福语，即出于礼貌而对收信人所作的不可缺少的祝颂或问候。

如“敬颂春安”、“即颂大安”、“祝您成功”等。

书写时应字斟句酌，具体对象具体对待。

　　祝词的书写格式要求较严。

如果祝词较多，可单独成行，空两格后书写。

也可将祝词分成两部分书写，其法有二：

一是将“敬颂”、“敬请”一类词单独成行，前空四格，而将“春祺”、“大安”一类词另行顶格书写；

二是将“敬请”、“敬颂”一类词置于正文末句之后，不另行书写，则

　　将“大安”、“春祺”一类词另起一行顶格书写。

　　5.落款。

落款包括署名和日期两部分。

署名应位于祝词之后另起一行的右方。

若有写信者领导或同事的附问或写信者对收信者领导或同事的致意，则应另起一行书写，或直接写于署名之后。

　　一般而言，日期应具体到年月日，有时可只写月日。

日期可写于署名之后，只空一格；

亦可另起一行，写于署名的正下方。

　　6.附言。

附言是写信者对正文的补充。

附言往往以“又”、“另”一类词引出，或不写引出词，而以“又及”、“再及”一类词结束。

　　附言应在署名与日期之后另起一行空两格书写，且不必分段。

附言力求简洁，无需另用信笺。

切勿在信笺的上下左右乱写附言，令人眼花缭乱而不知所云。

（二）封文格式

　　封文，即写在信封上的书信内容。

国内邮寄信函、国际邮寄信函与托人代转的信函，其封文有着不同的具体格式内容。

　　1.国内邮寄信函。

在交付邮寄的国内信函信封上，应先在左上角写清收信者所在地的邮编。

然后另起一行书写收信者的详细地址。

收信者姓名应以稍大字体书写于信封的正中央。

信封的右下方，应写清寄信者的地址、姓名（有时可只写姓氏）以及邮编。

　　2.国际邮寄信函。

在交付邮寄的国际信函的信封上，收信者的姓名、地址和邮编应写在信封正面的中央偏右下方；

寄信者的姓名、地址和邮编则应写在信封正面的左上方或信封背面的上半部。

书写的具体顺序应是姓名、地址、邮编、国名。

书写地址时应自小而大，与国内写法相反。

书写时应尽量使各行文字左右对齐。

　　3.托带信函。

在托人带交的信封上，内容一般较为简洁。

信封左上角可视具体情况写上“专送”、“面交”等字样。

收信者地址、姓名写法不变。

如托带人知道收信者地址，可以不写地址而只写姓名。

信封右下角一般只注明写信者姓名，不必写其地址。

收信者和写信者的邮编均不必写。

　　不同的信函封文除了上述不同的格式要求外，还有许多普遍的规范和要求，基层公务员应当严格遵守。

　　一是信封款式。

信封有直式和横式两种。

直式信封以中间印有红色长方框的最为适宜；

横式信封则以纯白色为佳。

吊唁用的信函，当使用素色信封。

　　二是封文字体。

封文字体的书写，可用钢笔、圆珠笔、毛笔等，但切勿使用铅笔。

颜色则以深蓝色或黑色为佳，忌用红色、绿色等彩色笔书写。

写给长辈的信，应以端正的字体书写，以表尊敬。

　　三是封文称呼。

封文上的称呼是供邮递员或捎信人对收信者称呼之用，因此必须采用邮递员或捎信人所能接受的称呼。

“先生”、“同志”或其他以职衔所作的称呼是普遍适用的，但切勿采用表示亲友、辈分关系的称呼，如“姥爷”、“四叔”等。

　　四是邮编邮票。

为便于邮局作业，寄信人务必要使用带有邮政编码的标准信封。

书写要清晰工整，一字一格。

　　直式信封的邮票应粘于信封的左上角，横式信封的邮票则应贴在右上角。

邮票应贴得端端正正，给人以尊重、踏实之感。

寄航空、挂号等信函时，需加贴标签。

标签应粘贴端正。

　　二、回复与管理

　　对于公务信函的发送者而言，重要的是信函的撰写；

而对于公务信函的接收者而言，重要的则在于信函的回复和管理。

（一）回复信函

　　使用公务信函必然是有事要谈，有事要办。

公务信函在发出后能否及时无误地送到预定对象手中，是发信者最牵挂的事。

因此，基层公务员在收到公务信函后，务必要以适当的方式予

　　以及时回复，以示对对方的尊重。

　　1.回复及时。

基层公务员在收到公务信函后应尽快回复，切不可拖拖拉拉、懒散对待，甚至不予理睬和回复。

否则便会被视为官僚主义和不尊重他人的表现，导致发信者忧心忡忡，公务也不能及时办理。

　　2.回复方式。

公务信函的回复应遵循“照旧”原则，即以函复函。

如果因故改变回复方式，应向对方道明原因。

为尽早消除对方的担忧之情，可在收到重要信函后先挂电话告诉对方信函已收到，然后再及时复函。

　　复函时除对对方的提议、要求作详实答复外，还应告之所收到的是何时所发的信函，我方又是何时收到的。

这是为了防止有的信函“半路走失”却未能及时发现。

如果双方信函往来频繁，更有必要这么做。

如告诉对方：

“您于3月6日发出的信函，我在11日收到了。

”

　　3.解释延误。

基层公务员在收到公函后，如果当时确实无法及时回复，则必须先电告对方，并致以歉意，向对方解释原因，然后再抽时间予以回复。

　　如果在回函时遇到困难，例如对方所提要求超出了本人力所能及的范围，切不可不予理睬、束之高阁，甚至在日后与对方见面时表示“并未收到”。

即使帮不了忙，也应尽早答复，并致以歉意。

要表现出坦诚的态度，以便早让对方另做安排。

（二）妥善管理

　　每一封公务信函都可算是各级行政机关开展公务的重要文件或资料，即使在回函之后也有一定的参考和保留价值。

因此，基层公务员必须加强对公函的管理。

　　1.严格保管。

基层公务员应当对收到的公函进行分类整理，妥善保存于安全之处。

按照常规，未经允许或批准，基层公务员不得将公函进行公开传阅或发表。

涉及党和国家机密的信函，更应严格管理，不得随意进行口头扩散或书面引用。

　　2.定期销毁。

对于那些没有保存价值的信函，基层公务员可予以定期销毁。

根据有关规定，销毁信函应经过鉴别和主管领导批准，并应登记在册。

销毁时应有专人在场监督，保证不丢失、不漏销。

销毁应当完全、彻底，不遗漏。

　　切勿将信函随便当作垃圾扔掉，或当废纸卖掉。

也不可随便挪作他用，如作物品的包装、孩子的玩耍之物等。

　　三、特殊的公函

　　除了上述一般的公务信函之外，基层公务员还会在工作中经常遇到一些有特定目的和使用场合的公函，例如祝贺信、感谢信、慰问信、邀请信等。

每一种特定公函都有相应的写作规范和使用要求，基层公务员应当予以严格遵守。

（一）祝贺函

　　祝贺函简称贺信，即在对方取得重大成绩、有了喜庆之事时向对方表示祝贺的信函。

　　1.格式要求。

祝贺信函一般由标题、称谓、正文、落款四部分构成。

标题即在首行正中位置书写的“贺信”两字。

称谓即被祝贺单位或个人的名称。

落款即发函者的署名及发函日期。

祝贺信函的正文由三部分构成：

一是以简要的篇幅向对方表示热烈祝贺，写清向谁祝贺、为什么祝贺等。

二是祝贺的内容，即所贺之事的重大意义。

三是发函者的希望和祝愿。

上级写给下级的可写希望、要求；

写给会议的，则可用“祝大会圆满成功”等话语。

　　2.注意事项。

祝贺信函的语言要充满热情、喜悦之意和温暖、愉快之感，并给人以鼓励和希望。

颂扬与赞美之词要恰如其分，不能过分夸大或拔高。

祝贺信函的发送要及时，要赶在有关活动的前边。

（二）慰问函

　　慰问函是机关单位或个人对某人、某集体表示慰问而写的信件。

在对方取得突出成绩时，或在对方遇到困难、遭到不幸时，均可以写慰问信表示慰勉、鼓励、安慰和同情。

慰问函的构成同祝贺信基本相同，在格式上也很相似，只是正文内容有所区别。

　　慰问函的正文由两部分构成：

一是慰问的背景和原因，并致以诚恳亲切、充满关怀之情的慰问之语。

二是对对方辛劳的工作或所受的遭遇表示深切的同情和慰勉，或对对方所取得的重大贡献和所具有的某种精神表示褒扬和嘉奖。

要根据不同对象用不同的写作素材及慰勉用语。

感情要真挚热情，充满亲切之情。

文字简练，篇幅须短小。

　　（三）邀请函

　　邀请函又叫请柬，也称请帖，是单位、团体或个人邀请有关人员出席隆重的会议、典礼，参加某些重大活动时发出的礼仪性书信。

它不仅表示礼貌庄重，也有凭证作用。

请柬一般由标题、称谓、正文、落款四部分组成。

　　标题即用大字书写的“请柬”两字，在第一行中间，或者占用一页，当作封面。

　　称谓即被请者的单位名称或姓名，另起一行或一页顶格书写，姓名之后写上职务、职称等，如“同志”、“先生”、“教授”、“经理”、“主任”等。

　　正文应写清活动时间、地点、内容、要求，并用“敬请参加”、“敬候光临”、“敬请届时光临”等语结束。

　　落款即发函者的署名与发函日期。

　　2.请柬的形式要美观大方，不可用书信纸或单位的信函纸草草了事，而应用红纸或特制的请柬填写。

所用语言应恳切、热诚，文字须准确