电网建设项目档案管理办法.docx

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电网建设项目档案管理办法

电网建设项目档案管理办法

第一章总则

第一条为加快推进AA公司电网建设项目档案管理的标准化和规范化工作，确保电网建设项目档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

根据《中华人民共和国档案法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）和《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2号），结合公司电网建设项目档案管理实际，制定本办法。

第二条本办法所称电网建设项目档案是指电网建设项目在立项、审批、采购（含招投标）、勘测、设计、施工、调试、监理、竣工验收及试运行全过程中形成的应当归档保存的文字、图表、声像等不同形式和纸质、光盘等不同载体的全部文件材料。

第三条本办法适用于AA公司、区域电网公司和省（自治区、直辖市）电力公司（下称省电力公司）等作为项目法人的所有新建、扩建、改建输变电工程的档案管理。

第四条电网建设项目档案管理应纳入电网建设管理程序、工作计划及合同管理。

在签订项目设计、施工及监理等合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交项目档案的责任。

第五条电网建设项目档案管理工作要与项目建设同步进行。

项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交要与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。

项目竣工验收应同时包括对项目档案的验收。

第六条各建设项目都应统筹安排项目档案管理所需资金，明确必要的整理经费和设施、设备购置费。

第七条电网建设项目档案管理必须严格执行国家保密法规和AA公司保密工作相关规定。

第二章职责与分工

第八条项目法人负责组织、协调和指导各参建单位整理项目文件，按照“统一领导、分级管理”的原则，管理好所建电网建设项目的全部档案。

项目法人根据工作需要，可委托建设管理单位全权负责档案管理工作。

项目建设各参建单位（部门）负责做好各自职责范围内的电网建设项目档案管理工作。

第九条电网建设项目法人、建设管理单位、设计、监理、施工、调试、采购（含招标）、物资供应及运行单位均应建立项目档案管理机构，明确管理职责，将项目档案工作纳入有关领导、相关部门及工作人员的职责范围、工作标准或岗位责任制中，采取有效措施，抓好组织落实，做好项目档案的形成、积累、整理和归档工作，确保项目档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

第十条AA公司办公厅是公司系统电网建设项目档案管理的业务主管部门，在业务上接受国家档案局、国资委档案管理部门的监督、检查和指导，主要职责如下：

（一）宣传和贯彻落实国家档案局、国资委等关于建设项目档案管理的规定、办法。

（二）制定公司系统电网建设项目档案管理工作标准、制度并组织实施。

（三）对公司系统电网建设项目档案工作进行监督、检查和指导。

（四）组织公司系统电网建设项目档案管理业务学习、培训工作。

（五）组织公司系统重大建设项目档案竣工验收工作。

（六）组织报送国家重点建设项目档案登记表。

（七）负责公司总部作为项目法人的电网建设项目档案的管理或委托建设管理单位管理。

第十一条各区域电网公司、省电力公司的电网建设项目档案工作接受AA公司办公厅和所在省（自治区、直辖市）档案局的指导，主要职责如下：

（一）宣传、贯彻落实国家档案局、国资委、AA公司和所在省（自治区、直辖市）档案局关于建设项目档案管理的规定、办法。

（二）制定职责范围内电网建设项目档案管理工作标准、制度并组织实施。

（三）对职责范围内电网建设项目档案工作进行统一领导、组织协调、监督、检查和指导。

（四）报送国家、省重点建设项目档案登记表。

（五）组织或协助组织重大建设项目档案竣工验收和达标投产、工程创优档案管理的检查考核工作。

（六）负责区域电网公司、省电力公司作为项目法人的电网建设项目档案的管理或委托建设管理单位管理。

各区域电网公司、省电力公司所属单位要完成职责范围内的建设项目档案管理工作和上级单位指定的相关工作。

第十二条发展策划部门负责建设项目的立项、审批、投资计划、项目核准、建设用地预审、规划选址、可研报告审查及审批、建设用地地质灾害危害性评估报告、压覆矿产资源调查评估报告、建设用地评价报告等文件材料的收集，经整理后向项目法人移交、归档，并同时向建设管理单位移交。

第十三条物资管理部门（招投标管理中心）负责对采购（含招投标）档案管理情况进行监督、检查；负责组织收集、整理环评、水保、设计、监理、施工、设备（材料）等采购（含招投标）过程中形成的文件材料及订货合同、协议，并组织相关单位向项目法人或建设管理单位进行移交。

第十四条基建、特高压管理部门负责职责范围内电网建设项目档案的组织协调和移交工作；督促相关单位收集、整理、移交施工及竣工验收过程中形成的文件材料；按规定向项目法人和建设管理单位分别移交建设项目的初设审查、初设审批等文件。

第十五条建设部门负责跨区电网建设项目档案统一管理和组织协调工作；负责明确项目建档名称；负责跨区电网建设项目前期评估（环评、水保、地灾、地震、文物、用地预审及批复）、竣工验收阶段（环保、水保验收、工程决算）文件材料的收集，经整理后向项目法人移交、归档，并同时向建设管理单位移交。

第十六条环评、水保工作部门负责收集、整理环评、水保及专项验收工作过程中形成的文件材料；负责向项目法人和建设管理单位分别移交环境影响报告书（表）及批复、水土保持方案报告书（表）及批复，竣工环境保护验收调查报告、竣工环境保护验收及批复、水土保持设施验收报告及批复，环保、水保合同、协议等文件材料。

第十七条财务、审计部门负责向项目法人和建设管理单位分别移交建设项目竣工决算报告、竣工决算审计报告。

第十八条调度部门负责向项目法人和建设管理单位分别移交建设项目投产送电调试调度方案、设备命名等文件材料。

第十九条建设管理单位受项目法人委托，负责项目档案的汇总，自行或组织有关单位对所有应归档项目文件材料按档案管理要求进行整理、组卷、编目。

负责建设项目档案的日常检查、指导。

负责项目档案专项验收和工程达标投产、工程创优项目档案检查的组织工作。

负责收集、整理职责范围内形成的工程建设规划许可、建设用地规划许可、施工许可、征地合同、协议、红线图、用地审批、土地使用证、合同、协议、安全文明施工策划及审批、工程建设过程中的所有声像、电子文件材料等。

负责组织、协调工程各参建单位收集、整理各自在工程建设全过程中形成的文件材料和工程竣工图、工程竣工报告、质量监督检查报告和记录、项目结算、工程竣工签证书、启委会文件等，并组织向项目法人及运行单位移交。

第二十条勘察、设计单位负责收集、整理勘察、设计阶段产生的可行性研究报告、工程选址报告、设计基础资料、初步设计、概算、审定概算、施工图设计、设计交底、变更文件、竣工图（含电子版）。

负责向建设管理单位移交上述文件材料。

第二十一条施工单位负责收集各自承包项目在开工前和施工过程中形成的施工组织设计、技术交底、安全措施，建筑、安装的开、复工报告，图纸会检、工程变更文件、施工记录、试验报告、原材料及构件质量证明、质量检查及评定、设备开箱文件、设备调试文件、设备出厂工艺等文件材料。

负责向设计单位提供竣工草图及全部变更设计文件，作为设计单位编制竣工图的依据。

负责将上述文件材料及竣工图按照档案管理要求，全部整理、组卷、编目，向建设管理单位移交。

第二十二条监理单位负责收集对建设项目质量、进度和建设资金使用等进行控制的监理文件。

负责完成监理大纲、监理规划、监理实施细则、监理月报、监理旁站方案及审批、监理旁站记录等文件的编制。

负责监督、检查项目施工全过程文件材料的完整、准确和系统。

负责审核施工单位、设计单位竣工文件、竣工图的完整、准确性。

按照文件材料归档范围和档案管理的要求整理、组卷、编目，向建设管理单位移交。

第二十三条采购机构（含招标代理机构）、物资采购供应单位负责收集、整理环评、水保、设计、监理、施工、设备（材料）等采购（含招投标）过程中形成的文件材料及订货合同、技术协议、设备监造大纲、设备监造计划、设备监造报告、设备监造记录等。

按照档案管理要求整理、组卷、编目，向项目法人或建设管理单位移交。

第二十四条调试单位负责完成其承包范围内系统调试大纲、调试方案、措施、调试报告的编制。

按照档案管理要求整理、组卷、编目，向建设管理单位移交。

第二十五条运行单位负责收集、保管建设项目在生产技术准备和试运行中形成的文件材料，按照档案管理要求整理、组卷、编目，向建设管理单位移交。

负责接收与运行、检修有关的项目档案。

负责运行、检修、技改等工作中形成文件材料的收集、整理、归档和提供利用等各项工作。

第三章归档范围、保管期限、归属与流向

第二十六条项目档案的归属与流向应有利于电网建设项目后续工作和管理，满足安全保管和有效利用的需要。

第二十七条项目文件材料的归档范围、保管期限、归属与流向，依据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002附录A），并结合公司系统电网建设项目档案管理的实际情况进行了划分，详见附录。

第二十八条项目法人应保存项目的全套档案也可委托建设管理单位或运行单位保存项目的全套档案。

建设管理单位与运行单位非同一单位时，建设管理单位除保存该项目形成的全套档案外应增加运行、检修等需利用的有关档案。

第二十九条建设管理单位与运行单位为同一单位时，运行单位保管两套项目档案。

若非同一单位时，建设管理单位保管项目法人委托保管的全套项目档案，并向运行单位移交与生产运行相关的两套项目档案。

第三十条根据本办法制定的项目文件材料的归档范围、保管期限、归属与流向，设计、监理、施工、采购（含招标）、物资供应、调试等单位除保管自身形成的档案，还应根据本办法的条款，适当增加项目档案的制作和移交份数。

第三十一条凡在大中城市规划区范围内建设的重大建设项目，建设管理单位应在项目竣工验收后3个月内按照国家档案局《城市建设档案归属与流向暂行办法》（档发字[1997]20号、建设部《城市建设档案管理规定》（建设部令第90号），向城市建设档案馆报送与城市规划、建设及其管理有关的项目档案。

第四章归档质量要求

第三十二条建设项目归档文件和案卷质量应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）的要求。

第三十三条建设项目所形成的全部项目文件应按档案管理的要求，在档案人员的指导下，由文件形成单位（部门）按照《供电企业档案分类表》（6～9类）进行整理。

第三十四条归档文件材料应齐全、完整、准确，符合其形成规律；分类、组卷、排列、编目应规范、系统。

第三十五条归档的文件材料应字迹清晰，图标整洁，签字盖章手续完备。

书写字迹应符合耐久性要求，不能用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、铅笔、圆珠笔、复写纸等）书写、绘制。

第三十六条归档的项目文件应为原件、正本。

凡本单位的发文、主送或抄送本单位的收文，都要求以原件归档；合同、协议及工程启动验收签证书等需双方或多方履行签字手续的文件，签字方均应以正本归档。

第三十七条各种原材料及构件出厂证明、质保书、出厂试验报告、复测报告要齐全、完整；证明材料字迹清楚、内容规范、数据准确，以原件归档；水泥、钢材等主要原材料的使用都应编制跟踪台帐，说明在工程项目中的使用场合、位置，使其具有可追溯性。

第三十八条各类记录表格必须符合规范要求，表格形式应统一。

各项记录填写必须真实可靠、字迹清楚，数据填写详细、准确，不得漏缺项，没有内容的项目要划掉。

第三十九条设计变更、施工质量处理、缺陷处理报告等，应有闭环交代的详细记录（包括调查报告，分析、处理意见，处理结论及消缺记录，复检意见与结论等。

第四十条外文或少数民族文字材料，若有汉译文的应与汉译文一并归档；无译文的外文材料应将题名、卷内章节目录译成中文，经翻译人、审校人签署的译文稿与原文一起归档。

第四十一条归档文件的纸张大小一般为A4幅面，装订边为2.5厘米。

小于A4幅面纸的应粘贴在A4纸张上。

第四十二条档案移交应通过档案信息管理系统进行，设计院的CAD竣工图应转换成版式文件通过档案信息管理系统进行移交；在移交纸质文件的同时，应移交同步形成的电子、音像。

归档的电子文件应包括相应的背景信息和元数据，并采用《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）要求的格式。

第四十三条电子文件整理时应写明电子文件的载体类型、设备环境特征；载体上应贴有标签，标签上应注明载体序号、档号、保管期限、密级、存入日期等；归档的磁性载体应是只读型。

第四十四条移交的录音、录像文件应保证载体的有效性，内容的系统性和整理的科学性。

声像材料整理时应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、背景、作者等内容进行著录，并同时移交电子文件

第四十五条竣工图的编制要求

（一）凡新建、扩建、改建的建设项目，在项目竣工后都应编制竣工图。

（二）竣工图的编制工作由项目建设管理单位负责组织协调。

（三）竣工图编制单位依据设计变更通知单、工程联系单、设计更改等有关文件以及现场施工验收记录、调试记录等制作全套竣工图。

（四）竣工图编制深度应与施工图的编制深度一致；编制应规范、修改要到位，真实反映竣工验收时的实际情况；字迹清晰，整洁，签字手续完备。

签名真实，不得代签或打印，不得用印章代替签名。

（五）竣工图均应编制竣工图总说明。

对有修改内容的竣工图卷册，还应编制分册说明，其内容应包括修改原因、修改内容及提供文件材料的单位等

（六）按施工图施工没有变动的图纸，由设计单位在施工图上加盖竣工图章，并在蓝图目录上签署竣工图的编制日期。

竣工图图章样式及尺寸见图1。

图1竣工图图章样式及尺寸（单位：

mm）

竣工图图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。

（七）在建设过程中发生修改的施工图应重新编制竣工图，其标题栏中的设计阶段应由施工图阶段改为竣工图阶段。

图纸编号按原施工图图号，其中设计阶段代字“S”改为“Z”。

竣工图编制单位不需加盖竣工图图章。

（八）竣工图的审核由竣工图编制单位负责，由设计人（修改人）编制完成后，经校核人校核和批准人审定后在图标上签署。

竣工图审查合格后，移交施工单位和监理单位加盖竣工图章，进行复核、签字确认。

施工和监理单位加盖的竣工图章样式见图2。

图2施工和监理单位加盖的竣工图章样式及尺寸（单位：

mm）

竣工图章中的内容应填写齐全、清楚，不得代签。

竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。

（九）设备图如有修改，也应出修改图，确保最终版的设备图与实际相符。

（十）发生设计变更的施工图，由施工单位按照设计变更通知单、工程联系单等，将施工现场情况如实反映到图纸上，经施工、监理单位盖章签字后，提交设计单位制作正式竣工图纸。

编制单位

竣工草图

编制人

技术负责人

编制日期

监理单位名称

监理人

60mmX80mm

图3施工和监理单位加盖的竣工草图图章样式及尺寸（单位：

mm）

（十一）根据合同约定，单独支付竣工图设计费用的，应由设计院重新制作全套竣工图。

第五章归档时间及移交

第四十六条AA公司及其下属单位的项目建设职能部门，在完成各自职责范围内工作后1个月内，向项目法人和建设管理单位移交项目归档文件材料。

第四十七条建设管理单位在完成职责范围内工作后1个月内，向项目法人移交项目法人应当归档保管的项目档案。

在项目竣工投产后3个月内，向运行单位移交属于运行单位应当归档保管的项目档案。

第四十八条各施工、监理、调试、调度等单位在项目竣工投产后1个月内，根据档案管理要求，将整理规范的项目档案向建设管理单位移交。

第四十九条设计单位在完成可研、初设、施工图设计等工作并通过审查、审批后1个月内，将上述文件材料向建设管理单位移交。

在项目竣工投产后2个月内将竣工图提交施工、监理单位审核签章。

第五十条施工、监理单位在收到竣工图半个月内完成审核签署工作，由监理组织施工单位向建设管理单位移交。

第五十一条采购机构（含招标代理机构）、物资采购供应单位在完成环评、水保、设计、监理、施工、设备（材料）等采购（含招标）及签订合同、技术协议、设备监造协议等工作后1个月内，由物资管理部门（招投标管理中心）负责组织上述单位向项目法人或建设管理单位移交。

第五十二条运行单位在项目竣工投产后3个月内，向建设管理单位移交在生产技术准备和试运行中形成的文件材料。

第五十三条项目档案的移交工作应在竣工投产后3个月内完成。

建设管理单位应编制2份移交清册，分别与档案保管单位办理项目档案移交手续，交接双方按照移交清单认真核对、逐卷交接，完毕后双方在移交清册上签字，交接双方各存一份，以备查考。

第六章档案验收

第五十四条项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。

未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行项目竣工验收。

第五十五条国家重点工程和需创建国家、AA公司优质工程的建设项目，均应进行项目档案专项验收。

第五十六条项目档案专项验收的组织

（一）国家发展改革委组织验收的项目，由国家档案局组织项目档案的验收。

（二）国家发展改革委委托AA公司、省级政府投资主管部门组织验收的项目，由AA公司办公厅、省档案局组织项目档案的验收，验收结果报国家发展改革委、国家档案局备案。

（三）各区域电网公司、省电力公司组织验收的项目，由各区域电网公司、省电力公司的档案管理部门和省档案局负责组织项目档案的验收，验收结果报AA公司备案。

（四）AA公司办公厅、省档案局组织的项目档案验收应接受国家档案局、国资委的监督、指导。

AA公司、各区域电网公司和省电力公司应加强项目档案验收前的指导和咨询、必要时可组织预验收。

（五）验收组人数为不少于5人的单数，验收组成员应有三名副高级以上（含副高级）专业技术人员，必要时可邀请有关专业人员参加验收组。

验收组长由验收组织单位的人员担任。

（六）凡在城市规划区范围内建设的项目，项目档案验收组成员中应包括项目所在地的城建档案接收单位。

第五十七条项目档案专项验收申请应具备以下条件：

（一）项目主体工程和辅助设施已按设计建成，能满足生产或使用的需要；

（二）项目试运行各项指标考核合格或达到设计能力；

（三）完成了项目建设全过程文件材料的收集、整理、分类、组卷、编目工作。

第五十八条项目档案专项验收由建设管理单位提出申请，申请报告的主要内容应包括：

（一）项目建设及项目档案管理概况；

（二）保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；

（三）项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况；

（四）竣工图的编制情况及质量状况；

（五）档案在项目建设、管理、试运行中所起的作用；

（六）存在的问题及解决措施。

第五十九条项目档案专项验收前，项目法人或建设管理单位应组织设计、施工、监理、运行等单位的负责人及有关人员，根据国家有关项目档案验收的要求进行自检，并在项目投产后3个月内向项目档案专项验收组织单位报送项目档案验收申报表。

第六十条凡档案验收不合格的建设项目，验收组应提请项目法人或建设管理单位于项目竣工验收前，限期对存在问题进行整改，并安排项目档案的复查工作。

整改后复查仍不合格的，项目档案验收不予通过。

第七章附则

第六十一条本办法由AA公司办公厅负责解释和执行监督。

第六十二条各区域电网公司、省电力公司和相关直属单位可依据本办法制定实施细则。

第六十三条农网、城网及大型技改、水电厂、信息化建设、小型基建等建设项目的档案管理，参照本办法执行。

通讯工程、电力电缆等建设项目的归档范围参照附录2。

第六十四条本办法自颁布之日起实施。