办公规范管理制度.docx

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办公规范管理制度

办公规范管理制度

第一条为规范公司办公管理，特制订如下规定。

第二条办公仪表规范

着工装，左胸适当位置佩戴公司徽章，其它应遵守员工守则

四、

五、七条相关规定，违反规定的，除由综合管理部通报批评外，每次罚款___元；各部门负责人应认真配合，督促属下员工遵守本规定。

员工___月累计违反规定人次超过三人次，该负责人亦应罚款___元。

第三条办公室规范

1、办公桌。

案头用品整齐放置，保证办公桌整洁无杂物。

2、座椅。

靠背、坐椅一律不得放任何物品，人离开时椅子调正。

3、文件柜。

保持文件放置整洁无杂物，顶上不得堆置文件。

4、节约办公资源，严禁铺张浪费。

第四条语言规范：

1、交往语言。

您好、早晨好、早、再见、请问、请您、劳驾、关照、谢谢。

2、电话语言。

您好、请问、稍等、谢谢、再见。

3、接待语言。

您好、请稍候、请坐、对不起、请登记、与我联系、打扰一下、好的、行。

第五条行为规范

1、坚守工作岗位、不串岗、脱岗、离岗。

2、上班时间不看报纸、玩游戏或做与工作无关的事。

3、办公桌上应保持整洁并保持办公室安静。

4、上班时间，不要在办公室化妆。

5、接待来访和业务洽谈在接待室或会议室进行、会私客不超过___分钟。

6、不用公司电脑上网聊天或做与工作无关的事，不要随意使用其它部门电脑，私客不经领导允许不准用公司电脑。

7、未经部门经理批准，不得索取、打印、复印其他部门资料。

8、严格遵守考勤制度，不得代人打到。

10、严禁在办公室吸烟，违者罚款___元。

11、请假要有假条，特殊情况，事后补假条。

12、因故外出，必须请示部门经理，各部门全体外出，必须向人力资源部通报。

13、无工作需要，不得擅自进入机房，财务室、会议室、接待室。

14、不得私自索要赠品，违者罚款___元。

本规范由人力资源部实施监督与检查。

办公软件使用规范及管理制度

（___年___月试行）

一、员工使用办公软件操作行为准则：

1、全体同事，自行在手机上设置个人真人头像，不能用卡通和各种图案代替。

2、全体同事，只能发布与工作有关信息，不得乱发无关言论图片和链接。

二、如何使用办公软件进行外勤人员的外勤考核。

1.办公软件在线时间8：

20～18：

40必须在线

2.有声音或红点提醒，至少___小时查看一次，及时回应3.有公司指令在规定时间内不回复___元/次处罚

考勤（指销售和工程人员）

1.8：

30～18：

30上下班前必须提交考勤签到2.自觉养成习惯

3.每月工作日不能遗漏，缺一次___元

外出拜访客户考勤

1、每到一客户处，使用外勤签到功能，同时关联客户或标注客户名称，选择发送范围为全公司范围可见，并@人事和@部门经理，拜访几个客户就做几次外勤签到。

根据有效的外勤签到来确定拜访客户数。

2、只有通过外勤签到定位并拍照发送成功后，核实无误的才能作为一次拜访客户。

三、员工如何使用办公软件进行工作日报。

当日工作日志22：

00前完成

周工作日志每周日22：

00前完成

月工作日志本月最后一日22：

00前完成

1、当日。

将当日工作日志发送给上级，今天到了哪里。

做了什么事。

拜访客户名称。

拜见谁。

谈了什么事情。

取得什么效果。

并@相关人员或部门，关联相关客户。

2、明日工作计划。

按5w1h原则写，确定明日工作计划。

（何因why）、对象（何事what）、地点（何地where）、时间（何时when）、人员（何人who）、方法（何法how）等六个方面提出问题进行思考。

计划第二天要拜访的客户，或者要做的事情）

3、工作心得体会。

通过今天的工作情况进行总结一下自己的看法及体会。

4、日志发送范围。

可以选择部门或者全公司，必须选择点评人，点评人一般为自己的直属领导。

格式：

今日总结

核心数据：

目标（来自于昨天的计划）：

。

完成：

。

重要工作：

目标：

奖励及处罚措施

1、有学习价值的日志，每条奖励___元特别贡献奖。

2、每月以日志得分为依据评选月度优秀员工，并给予嘉奖

3、每天22。

00前发出当天日志，遇特殊情况可延迟到第二日上班前补交。

逾时提交日志每月超三次者，每次贡献水果基金___元；

4、友情提示，办公软件里有企业内部___，部门主管可以建立自己部门企信群，在企信群里进行提醒督导。

四、如何使用办公软件工作日志进行点评及处罚。

一线人员由部门主管在当天24：

00前点评部门主管由部门总监在当天24：

00前点评

部门总监由副总/总经理在第二天12：

00前点评

1、日志点评只对管理层进行处罚，身为管理层必须具备榜样力量，身为管理层有责任及时对下属的工作进行点评与支持。

2、逾期点评或者不点评，___人/次处罚___元，按后台统计数据为准，叠加多人处罚。

及时点评的好处

1、主要体现在三点。

写的方便、看的方便、点评方便。

2、销售人员在见完客户之后，要把全部的沟通过程记录下来，这就需要一个销售日志进行过程记录，通过日志可以得到领导的经验指点。

要想得到好的结果，一定要对过程有一个有力的把控，否则结果会有些不可靠，等看到结果一切都晚了。

日志是一个很好的过程还原方式。

以往的日志效果往往不好，是因为写、看都不方便，反馈不及时，更谈不上大家的协同，___；而办公软件的强大日志，却可以轻松实现销售过程的即时管理。

3、从接到公司规定开始所有日志采用办公软件移动端进行汇报。

五、如何使用办公软件进行销售协同。

发指令

1.上级在线对下级进行及时做指令，指令必须写明具体的工作内容和完成的目标。

然后必须选择执行人（该指令由执行人执行），可以选择抄送范围（抄送范围内的人员都可以看到指令内容和完成情况），选择完成期限（完成期限前必须汇报结果，若工作完成则汇报完成情况，若未完成则说明原因）。

最后发指令人要对执行人的完成回复做点评。

可以打分（根据完成的好坏打分）。

2.领导派发任务，发出后开始倒计时提醒——请给我结果。

提交了结果并且领导评价后提醒才消失，办不了也给我个说法——责任的闭环管理。

发___

1.好的励志、管理类、国学类、心态类、营销类、技术类、好的解决方法、___等都可在___栏发送给全公司同事共享，大家共同激励、相互成长大有好处，在内部___群可以发遇到工作困难、个人问题、心态问题可愿意___出来，让大家庭所有成员共同想办法出主意一起探讨解决。

2.所有同事收到同事的___要积极响应回复，结合自身认识体会给予建议或者认同，不要不理不睬，也不要只顾点赞，一句话不说。

发审批

1.外出人员先发请假审批，注明请假事项以及起止时间；

如果是外勤需注明外出事项、地点、时间、联系人、事由。

并@行政人员（如果是拜访客户，则需要在审批里关联客户）

外勤结束返回公司后用手机签到并补上照片证明，@行政人员所有审批交由直属上司审批

2.审批是高效率的管理，移动端除关机外基本无地域无时间限制，公司两级审批___分钟搞定。

公司交流上报的信息流被加速了，处理效率极大提高。

六、如何使用crm系统。

第三篇：

办公用品管理规范1范围

凡不属于固定资产范围的所有物品均按办公用品管理。

2采购

2.1申请。

行政文员根据办公需要，每月拟定《采购申请单》，常用办公用品的采购申请由行政人事部经理批准后执行。

项目地所需零星办公用品由部门经理批准，就近购买。

2.2采购由行政人事部指定专人负责统一购买。

特殊物品或项目地急需物品的采购，行政人事部可委托申购部门自行购买，购置情况应及时反馈行政人事部。

2.3验收入库

3台帐管理

3.1凡属于办公用品范围的物品应分类（按商品品名）建立物品管理台帐，以准确记录办公用品的入库、出库情况，随时掌握库存情况。

3.2办公用品管理台帐应包括。

品名、规格型号、单价、入库数量、购入日期、本月出库数量、库存量等信息。

3.3办公用品管理台帐为电子版，日常领用记录为纸质版，每月末要汇总本月领用数量并记入管理台帐出库栏。

4日常管理

4.1低值易耗办公用品，领用人需填写《办公用品领用申请单》，经行政人事部经理核准后，由行政文员进行登记发放。

4.2耐用办公用品（归还后尚可使用）借用应单独登记，归还时作相应记录。

4.3行政文员每季度对办公用品情况进行盘点，根据需要拟订购置计划。

确保办公用品不断档，满足工作需要。

4.4办公用品的使用要厉行节约，能重复使用的要重复利用，避免浪费。

第四篇：

办公秩序管理规范___有限公司

办公秩序管理规范

为树立企业形象，提高工作效率，优化工作环境，保障公司办公秩序，现结合公司实际情况，特制订本规范，本规范适用于公司各部门。

一、办公室行为、礼仪

1、所有员工必须按照《___商场员工着装及行为管理规范》要求着工装上班（上岗），并严格执行工牌佩戴要求及仪表仪容管理规范，保持衣冠整洁、举止端庄、行为文明，站、走、坐要符合规范。

（范本）

2、对待同事、来访者态度要自然热情，面带微笑，恰当地用好敬语，工作时间内必须讲普通话。

3、接听所有来电应在响铃三声内须有人接听，接听时做到语言亲切、简练，并注意使用礼貌用语。

4、禁止各种不文明的举动及在工作场所随地吐痰、扔果皮、纸屑、烟头或其他杂物，不乱涂乱画。

5、在通道、走廊里与同事相遇应点头行礼以示致意，遇到上司或客户要礼让，不能抢行。

6、不得随意进入专属办公室，应事先敲门，经允许方可进入。

二、办公室纪律

1、办公时间、办公区域内应保持肃静，不得大声喧哗，如需工作讨论，须在不影响其他同事的前提下进行。

办公时间不得串岗、闲聊，不得讨论与工作无关的内容。

2、任何员工在办公区或工作岗位上不得吃零食（或就餐）、聊天、玩手机

等，办公区域严禁吸烟，若吸烟请到指定吸烟区。

3、员工必须按时上下班打卡，不得迟到早退，工作时间内禁止私自外出，因工作需要必须请示主管领导同意，并办理外出审批手续，为保证下午正常工作，员工中午不得饮酒，午休不得超过规定时间。

4、及时清理办公用品，处理完毕的文件、资料及时销毁或存档，不得堆积在办公现场，办公区内应注意文件资料的保密，暂时离开办公桌时，需要把正在办理的文件翻转过来、电脑桌面需锁屏离开，其他人员不得随意翻阅不属于自己的文件、复印件、报告等。

5、薪酬职级在主管级（含）以上的管理人员，手机必须___小时处于开机状态；薪酬职级在主管级（不含）以下的管理人员，手机必须在早上7：

30—晚上21：

___处于开机状态。

6、如无特殊情况（或要求），参加各种会议、培训、业务研讨等，多人参加的活动、场合不得随意接听手机，并自觉把手机调为振动或关机。

7、员工对上级所布置的工作任务必须保质保量完成，不得推诿或打折扣，特殊情况报上级领导说明原因的除外。

8、办公室座机电话为日常办公使用，禁止拨打私人电话。

三、办公室物品摆放

1、办公台上应保持卫生整洁和办公用品的整齐，不得摆放其他与工作无关的杂物（如衣服、包、食品等），桌面允许摆放的物品有：

文件框、水杯、显示器（键盘、鼠标和鼠标垫）、台历、电话、笔筒、笔、小盆绿植。

2、文件框按摆放标准端正放置桌面相应位置，文件框数量可按需求增加。

3、办公时桌面可摆放临时文件，临时离开时，桌面文件及资料、笔记本等需要集中整齐摆放。

4、下班后桌面除指定物品外，其他物品应放入抽屉内。

5、临时离开座位无人时办公椅应归位。

6、台历摆放端正，不得乱写乱画。

7、所有办公设备、相关办公物资均不许张贴便签及告示贴。

四、办公室卫生

1、办公室需保持卫生干净整洁。

每个办公室必须做好卫生值日表（除总经办办公室由指定保洁公司负责清理外），办公室所有人员参与办公室卫生值日，每天下班前由当日值日人员负责办公室公共区域卫生清洁，并在当日下班离开前将垃圾带离办公区，放置在指定的垃圾回收点。

2、如当日值日人员请假或者调休，提前跟办公室其他人员调换值日日期，非值日人员有义务维护保持办公室卫生整洁。

3、办公区域不得随意乱堆、乱挂各种物品，与办公无关的物品，不得带入办公现场，禁止办公室存放易燃___等危险物品。

4、如在公共场所或办公区域发现纸屑，杂物等应随手拾起来，以保持公司优美的办公环境。

五、办公室办公设备、设施使用

1、办公设备是公司按照统一的配备标准为员工正常业务、工作需要而配置的，主要有办公电脑、打印机、内外线电话等，如因特殊工作需求，需要配备其他办公设备时，必须由办公设备需求部门提出采购申请，并经公司总经办领导审批同意后，由行政部负责采购，按照“谁申请、谁负责”的使用、保管、管理原则。

2、公司配备的各项公用办公设备，实行“谁使用，谁负责”的个人负责制管理办法，设备使用人就是设备的管理人和责任人，责任人要对设备的安全使

用和完好负责。

3、办公电脑、电话、插座，等需自己妥善保管并设置___，若由于个人原因导致办公设备损坏，由个人承担修理。

4、办公设备属于公司固定资产，各部门配备的办公设备由使用部门负责，使用部门应爱护使用、认真保管，不得随意改变线路工技术设定，如发生人为损坏，追究个人使用责任；使用中，如发生办公设备故障，使用部门应当及时通知行政部，行政部负责办公设备的日常养护、清洁、维修事宜由，各使用部门禁止私自拆卸、维修。

5、禁止公司以外其他人员使用办公设备。

公司员工在未经许可或不熟悉正确使用程序下不得私自操作复印机、投影仪、专业摄影摄像器材等办公设备。

6、节约用纸，养成正反两面使用纸张的习惯，充分利用公司办公软件，如钉钉系统。

六、计算机的管理

1、使用时按部门编制配置，由行政部建立实物管理台帐、统一管理，使用部门负责具体保管、使用，人员调动，电脑移交原部门经理负责保管或交还行政部。

2、每台计算机必须指定专门人员操作，并负责对该机的管理，任何人员不得随意操作他人计算机；

3、严守计算机操作规程，以避免计算机系统遭受损害，非专职人维修人员不能拆、装计算机及相关设备。

4、严守公司___，不允许查看与本职工作无关的信息，不允许随便带外人上机操作

5、保持计算机设备的清洁，做好本部门信息的备份，防止信息丢失。

6、严禁在计算机上玩电脑游戏、聊天等。

7、资产清查时，财务部门协助行政部做好该项资产的清查工作。

七、办公室安全

1、办公区域装修和消防设施设计须符合国家消防设计规范要求，并配备灭火器、防毒面具、救生绳、缓降器等器材。

物业部每季度对办公区域消防设施进行至少一次联动测试，并保存测试记录。

2、各部门经理为本办公区域内第一安全责任人，行政部为办公区域内安全责任部门，品质管理部协助行政部做好日常安全检查工作，每周对消防器材配置、防火门及安全指示标志等情况的巡查不少于___次，每月对办公区域进行___次全面安全检查，国家法定节假期（日）放假前，对办公区域进行节日前消防安全检查，检查记录存档。

3、公司所以员工必须无条件参加各类安全知识培训，自觉提高安全意识。

4、办公室区域内禁止私接、乱拉电源线，电源处不堆放纸张等任何易燃物品。

5、禁止一个插座接用多个插头（或插板），防止使用电器的数量过多，超过负荷，引发火灾。

6、禁止电线受潮、受热、受腐蚀或碰伤、踩压，物业部每半年至少对所以办公区域内的电器设备、插座、电源线覆盖检查一次，防止电器设备的插头接线松动、电线破损、老化等现象的安全隐患发生。

7、安全、防火、卫生工作责任人要尽职尽责，发现问题及时处理并向有关部门报告，对于办公室中存在的问题不能够立即整个的，必须采取相关防范措施，确保办公室安全。

8、各部门针对本部门办公室区域内存在安全隐患的部位必须每日进行自查

自改，部门经理和当班值班人员为本部门当日防火责任人。

9、每个办公室必须安全检查值班制度，下班离开办公室时必须进行每日安全检查，做到关闭办公室区域内的所有电源、水源，并拔除所有电器设备插头（禁止只关电源不拔插头现象），锁闭好门窗。

10、节日期间必须加强办公室区域内安全检查频次，各部门办公室节日期间如留有人员值班，必须遵守办公室安全管理规定。

11、公司全体员工必须遵循商场《禁止燃放烟花爆竹管理规定》。

12、广场任意范围内发生安全事件或隐患必须第一时间向楼层管理人员或消防中控室报备（中控室电话：

___、监控室电话：

___）。

八、考核标准

1、公司全体员工凡是违反上述___项管理要求的，给予当事人___元/次的经济负激励，部门连续一个月内___次违反要求的部门经理经济负激励___元，并对当事人所在部门负责人给予公司范围内通报。

2、公司全体员工凡是违反上述___项管理要求的，给予当事人___元/次的经济负激励，部门连续一个月内___次违反要求的部门经理经济负激励___元，并对当事人所在部门负责人给予公司范围内通报。

3、各部门自查自改不到位的，在行政部联合品质管理部检查中发现的问题，给予当值人___元/次的经济负激励，部门连续一个月内___次联合检查不合格的部门经理经济负激励___元，并对当事人所在部门负责人给予公司范围内通报。

4、公司内全体员工凡是个人违反上述管理要求超过___次、部门经理超过___次被经济负激励的，纳入年终考核，取消评优、评先、晋级资格。

5、如存在以下情况之一，经查属实的，对当事人按___元/次予以经济负激励：

在办公区内吸烟的；下班后未按要求关闭电器、插座电源的；未按值班

要求开展有效值班检查的；未按制度有效落实值班检查工作的；人事经理/岗负责落实经济负激励，经济负激励作为奖金发放给问题发现人员，责任人应在___周内履行缴款义务，如未按期缴纳的从工资中双倍扣除，并全公司通报。

6、人事经理/岗须每周统计前一周办公区检查情况，每月汇总，并将手签经济负激励确认书、奖金发放确认书作为附件留存，人事经理未落实对相关责任人的问责决定，由品质管理部对人事部经理进行通报，并给予___元/次的经济负激励。

7、如相关责任人未按制度落实上述管理要求及值班人员检查不到位，导致发生安全隐患的，给予相关责任人___元/次经济负激励，并由当事人所在部门经理、副总经理在公司例会上进行述职；同时，纳入年终考核，取消评优、评先、晋级资格，并在公司范围内通报。

九、应急联络方式

1、消防中控室（突发紧急情况联系电话）。

___。

2、监控室电话（突发紧急情况联系电话）。

___。

3、总服务台电话（客诉联系电话）。

___。

3、安全隐患___电话。

___。

十、其他

1、本规范由公司人力资源部、行政部、品质管理部联合修订，并经总经办会议研究通过后实施。

2、本规范自签发之日起执行。

3、本规范试运行结束后，于___年___月___日起，正式执行。

___有限公司

___年___月二十七日

关于规范办公用品管理制度__通知

公司全体工作人员：

为了规范办公用品的管理和流程，减少铺张浪费，节约成本，提高办公效率，特通知如下：

一、办公用品的管理：

1.公司人事行政中心负责办公用品的全面管理。

2.非消耗性办公用品如有损坏应以旧品换新品，如有遗失应追究责任，由部门或个人赔偿或自购。

3.设立《办公用品领用单》，由人事行政部统一保管，以便于掌握办公用品的领用状况。

4.员工离职前应如数交回或转交所领用的非消耗性办公用品，由人事行政部确认。

二、办公用品的发放：

1.非消耗性办公用品（例如：

计算器、电话机、剪刀、订书机、胶棒、尺子、纸刀等）一般为公司内共同使用，于办公用品存放处领用，用完后自动归还办公用品存放处，以便他人借用；个别特殊的办公必需品须经部门主管申请，总经理签字同意后才可以为个人采购发放；

3.消耗性办公用品（例如笔记本、签字笔、铅笔、圆珠笔、橡皮、笔芯、回形针等）根据实际需要以个人为单位发放，但一切公司成员领取消耗性办公文具都需在《办公用品领用单》上填写领取的物品种类、数量、时间，并签字。

三、惩罚

违反上述管理程序的，视情况给予惩罚。

1.严禁将任何办公文具取回家私用，私用或带出公司者应按办公用品两倍的价格从当月工资中扣出。

2.公司办公用品应本着节约的原则，如有浪费者一经发现将在当月通报批评。

3.员工应自觉爱护各类办公用品，如有不正当或不合理使用而损坏应照价赔付。

四、本通知从下发之日起执行。