基层主管的职责定位.docx
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基层主管的职责定位
基层主管的职责定位
●特征
●角色
●责任
●应具备的能力
●基层管理的五大职能
基层主管
●一线的管理人员
●员工与中高层管理者之间的桥梁
●面对的挑战:
●上级的管理者
●同级的其他主管
●员工
●顾客
一.基层主管的特征一
●一.具备积极的心态
具有积极的心态才有积极的人生,才能使部门充满活力.
如何培养积极的心态
●举止像你希望成为的人
●心怀必胜的信心,有积极的想法
●用美好的感觉.信心和目标去影响你的员工
●使员工感觉她是重要的,是被需要的.
●要心存感激
●要学会称赞员工
●要用新的观念武装自己
●要心胸宽广,放弃小事
●要培养奉献精神
●永远不要消极的认为某事是不可能的
基层主管的特征二
●对自己正确的定位
●管理者是引导别人去做事情,官员是凭权威让人不得不做事情.
基层主管是管理者而不是官员
基层主管的特征三
●勇于承担自己的责任
部门业绩不好,你的员工出了问题,首先是基层主管的责任,我们必须对自己所在部门的绩效负责,对我们的员工负责,对上级负责,对顾客负责.
基层主管的特征四
●具备一定的能力:
基层主管要胜任自己的工作,必须具备一定的能力.通常应具备:
处理有关人的问题,概念方面的问题和专业方面的问题.
二.基层主管的角色
●一般管理者的角色可分为:
●人际关系角色
●信息角色
●决策角色
人际关系角色
●与人相处且促使整个团体能够通力合作的技能
●管理者需要扮演:
领导者.联络人和形象人物的角色
●领导者:
对内领导和激励部属,甄选.训练部属,给部属分配任务,并给部属分配任务.
●联络人:
指管理者要与各部门进行沟通与协调,建立与维持良好的人际关系.
●形象人:
对外则代表公司或部门.
信息角色
●管理者的信息角色可分为三类:
监听者.传播者和发言人.
对外相对程度上进行资料收集者,也可能代表机构的发言人,对内则可发挥对上层和下属传递信息的作用.
决策角色
●管理者的决策角色包括:
创业者.问题处理者.资源分配者和谈判者.
管理者担负着发动创新及改革的任务,引入新观念.新方法.新设备等,管理者要处理重要或非例性的问题,如紧急事故或危机处理;管理者决定对部门内部的财务或非财务(人.财.时间.设备)的分配以实现目标;要负责与其他组织或个人举行重要的及非日常性的谈判.
基层主管角色的自我认知
●下属的基层主管
●上司的基层主管
●同事的基层主管
作为下属的基层主管
●下属的产生:
一个人的事情太多,就会忙不过来,这时就需要找一个“替身”,或叫做“代理人”.这样就产生了一个下属.
●显然,作为下属,我们只是上一层管理者的“替身”,由于它忙不过来,由我们代他完成相应部分任务.作为基层主管要明确自己的“身份”.
小资料:
作为下属的基层主管的职业准则
●我的职权来自上级的任命.
●我是上司的代表,我的言行是一种职务行为.
●我要坚决服从并严格执行上级的决定.
●我必须在我的职权范围内行事.
小资料:
基层主管的角色错位
●错位一:
把自己看成是民意代表.当公司利益与员工利益发生冲突时,以民意代表的身份出线,与上级交涉.
●错位二:
把自己看成是“领主”.认为在自己的一亩三分地上,一切必须自己说了算,自己部门的利益不能受到丝毫的损耗.
●错位三:
向上错位.自己的事情还没有办好,却热情地替古人担忧,替上司操心.
●错位四:
把自己看成自然人.不把自己看成是上司的替身,把自己看成是一个自然人,我行我素.
作为上司的基层主管
●管理者:
主要职责是引导员工实现我们的目标.
●领导者:
基层主管必须发挥你的职位影响力和个人影响力,把下属凝聚在一起,把本部门建设成一个高效的团队.
●教练员:
基层主管有责任对下属进行培育和教导,使他们能够在工作中提升自己,使他们能够学会高效率地工作.要记住,员工工作能力的70%是在你的训练下获得的.
小资料:
影响力
●个人影响力:
是指通过个人魅力,使员工自愿地去做某事.
●职位影响力:
是指通过职位权力,使员工不得不做某事.
作为同事的基层主管
●客户是我们的“衣食父母”,在企业内部,其他管理者也是我们的“衣食父母”.
●为什么现实中我们不把同事看成客户?
●1.没把同事看成我们的衣食父母.
●2.我们总把自己定位成“管”与“被管”的角色,没把自己定位成为别人“服务的角色”
●3总认为自己的职责的价值最大,别人为我服务是理所当然的
●把同事看成客户,就是要从以自己的职责和权限为中心安排工作,转变为以内部客户的需求为中心安排工作,让内部客户满意.
三.基层主管的责任
●对公司的职责
●对部门的职责
●对员工的职责
●对其他部门的职责
●对客户的职责
●对社会的职责
对公司的职责
●公司的目标经过层层分解,会变成部门的目标,基层管理者作为部门的负责人,要对完成目标负责.完成部门目标是对公司的贡献.
对部门的职责
●基层管理者是对部门绩效负责的人.当目标确定后,基层管理者的主要任务就是承上启下,带领员工完成目标.
对员工的职责
●基层管理者需要为员工提供工作指导和训练,使他们免受不公正待遇,确保他们的工作环境的安全.适宜,给他们提供发展自我.提升自我的机会.
对其他部门的职责
●企业内各个部门之间的相互依赖.通力合作是普遍存在的,一个部门的目标和行为要与其他部门协调一致.当为了组织的整体利益不得不牺牲本部门的某些利益时,应从全局出发进行系统思考.
对顾客的职责
●提供给顾客(内.外)更好的产品与服务,是企业中每个部门存在的理由,基层管理者的存在就是为了让这一点做得更好
对社会的责任
●任何部门都有责任维护生态环境.社会道德和法律法规.
四.基层主管应具备的能力一
●理解上级指令,分解工作任务的能力.
1.理解是有效执行的第一步.
2.需要从全局出发考虑问题,需要与上下级进行有效沟通.
3.合理分解任务需要有较高的计划和决策技巧.
理解指令
工作安排原则
●公平:
员工特别需要知道某一安排似乎偏向某人的原因.
●明白:
要让员工明白为什么要这样安排
●联系:
工作安排和职工的条件相联系
●远虑:
员工关心今天的工作与收入,主管关注今后的工作进行长远考虑
●弹性:
工作安排要具有一定的弹性
基层主管应具备的能力二
●发掘和解决问题的能力:
在自己的职权范围内可以解决的问题,应充分调动员工的积极性,共同解决问题;在自己职权范围外的问题,应将问题整理后报告上司,请求上级给与支持.
解决问题只是救火,应事前作好预防问题发生的准备工作,但问题一旦发生,应及时采取有效措施解决问题.
基层主管应具备的能力三
●指导他人活动的能力:
管理者是通过别人来完成任务的.为了保证员工能够有效地完成各自的任务,有责任和义务对员工进行培训与指导.
员工的工作效率低下,工作方法不科学,责任心不强,缺乏工作热情和积极性,缺乏创新精神和创新能力,这些不都是员工的错,是基层主管的错,是基层主管没有对他们有效的培训与指导.
基层主管应具备的能力四
●专业技术能力:
基层主管与其他管理者不同,主要体现在三个方面:
1.“兵头将尾”,2.工作富于操作性.3.工作具有较高的技术要求.
专业技术是指对某一特定业务活动的了解和熟练程度,这些活动是指方法.制造过程.程序.使用工具.或技术等相关的有用的活动.
基层主管应掌握的技术能力包括:
专业性的知识;对专业性问题的分析能力和对专业工具与专业技术的熟练使用.
基层主管应具备的能力五
五.基层管理的五大功能
●计划
●组织
●指导和训练
●控制
●协调
1.计划
缺乏计划的管理工作将会:
●不是人推动工作,是工作推动人,很被动,一天到晚不知在忙什么.
●没有目标,没有步骤,工作不分主次,往往捡了芝麻丢了西瓜.
●墨守成规,琐事缠身,无法发展新业务.
●工作混乱,人.财.物不能有机结合,无法高效地实现目标.
计划的基本内容
●一份计划书必须对以下七各方面描述:
1.何故(Why)?
制定计划的原因.目的以及目标.
2.何事(What)?
为实现目标应该做什么事情?
那些事情最重要?
3.何处(Where)?
在那里做?
有哪个部门作?
4.何时(When)?
何时开始做?
何时完成?
总共分几个阶段?
每个阶段要完成那些事情?
达到什么目的?
5.何人(Who)?
确定谁来承担主要责任?
谁来进行指导?
谁来协助?
那些人可以作候补人选?
6.如何做(Howtodo)?
采用什么方法?
使用何种设备和工具?
按照什么程序进行?
可能会遇到什么问题?
7.需要消耗多少资源(Howmuch/many):
需要多少资源?
需要多少资金?
2.组织
●制定计划的目的是实现计划,就需要相应的资源
●组织是获取和安排工作所必需的资源
●包括:
人力
物力
设备
财力
信息
知识和技巧
基层主管的组织职能
●为本部门进行人力安排
●把自己的部门建设成一个高效的团队
●妥善保管和配置本部门所需要的资源
●创造一种内部环境,使每个人都能高水平的完成工作
●明确每个职工的位置和作用,并使每个职工都明确这一点.
●改进工作方法和程序
3.指导和训练
●管理是“设计并维持一种良好环境,让人在群体中高效的完成既定目标的过程”.
●管理者:
设计并维持这种良好环境的人.
●管理重点:
引导员工完成部门的目标.
●基层主管必须对员工进行必要的指导和训练,帮助员工掌握相关的知识和技能,共同实现部门目标
4.控制
●控制:
为实现目标,将实际执行情况与标准之间进行比较来发现偏差,分析偏差产生的原因并纠正偏差的管理活动.
●为什么要控制?
控制与计划是双胞胎.有了目标.程序与方法,有了进行活动所必需具有的资源,业务活动就可以进行.但如果员工不能按规定做事,如果不能有效地控制成本与质量,如果不能防止欺诈行为的出现,目标就无法实现,这就需要控制.
如何有效控制
●设立标准:
●衡量实际表现:
通过观察.测量.评估等方法,对实际的执行情况进行衡量,以了解工作的现状.
●发现并分析偏差:
通过将执行情况与标准进行比较,找出偏差,并分析偏差产生的原因,为纠正偏差提供理论依据.
●纠正偏差:
找出纠正偏差的方法,并采取行动纠正偏差.
有效控制需注意的问题
●正确的信息:
不正确的信息会导致组织采取不正确的行动.
●适时:
及早发现偏差,防止问题扩散和严重化.
●可操作性:
控制系统要有可操作性,不能搞得太复杂,让人搞不清楚.
●经济:
控制的成本不能太高,不能高于因此得到的收益.
5.协调
●为顺利执行岗位工作,对某一特定问题与相关人员的沟通,彼此交换意见,借此保持双方的和谐与均衡.
●包括:
与上级
与相关单位
部门内部
基层主管还应掌握的其他管理技巧
●技巧2:
沟通
●技巧3:
时间管理
●技巧4:
培育与教导部属
●技巧5:
激励
●技巧6:
授权
●技巧7:
问题解决
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