各类物品采购工作流程(修改).doc

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各类物品采购工作流程

一、仓库补仓物品的采购工作流程：

仓库的每种存仓物品，均应设定合理的采购线，在存量接近或低于采购线时，即需要补充货仓里的存货，仓库负责人要填写请单”，且采购申请单内必须注明以下资料：

（1）货品名称，规格；

（2）平均每月消耗量；

（3）库存数量；

（4）最近一次订货单价；

（5）最近一次订货数量；

（6）提供本次订货数量建议。

经总经理签批同意后送采购部经理初审，采购部经理在采购申请单上签字确认，并注明到货时间，按仓库“采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经总经理批准后，采购部立即组织实施，一般物品要求之3天内完成。

如有特殊情况，要向主管领导汇报。

二、部门新增物品的采购工作流程：

若部门需添置新物品，部门负责人填写申请报告，经总经理审批后,连同“采购申请单”一并送交采购部，采购部经理初审同意后，按“采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经总经理批准后，采购部立即组织实施。

三、部门更新替换旧有设备和物品的采购工作流程：

如部门需更新替换旧有设备或旧有物品，应先填写一份“物品报损报告”给财务部及总经理审批。

经审批后，将一份“物品报损报告”和采购申请单一并送交采购部，采购部须在采购申请单内必须注明以下资料：

（1）货品名称，规格；

（2）最近一次订货单价；

（3）最近一次订货数量；

（4）提供本次订货数量建议。

采购部在至少三家供应商中比较价格品质，并按酒店采购审批程序办理有关审批手续，经总经理批准后，组织采购。

。

四、燃料的采购工作流程：

采购部根据营业情况与厨师长编制每日采购申购计划，填写采购申请单，以电话落单形式采购。

五、维修零配件和工程物料的采购工作流程：

   工程仓库日常补仓由工程部填写“采购申请单”，且采购申请单内必须注明以下资料：

（1）货品名称，规格；

（2）平均每月消耗量；

（3）库存数量；

（4）最近一次订货单价；

（5）最近一次订货数量；

 大型改造工程或大型维修活动，工程部须做工程预算，并根据预算表项目填写采购申请单（工程预算表附在采购申请单下面），且采购申请单内必须注明以下资料：

（1）货品名称，规格；

（2）库存数量；

（3）最近一次订货单价；

（4）最近一次订货数量；

（5）提供本次订货数量建议。

以上采购申请单经总经理签批同意后送采购部经理初审，采购部经理初审同意后，按“采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较，选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经会批准后，采购部立即组织实施。

六、厨房对不同存货，采取不同时期的采购申报计划：



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（1）日计划：

指需购进的各种基础性原材料食品，由厨房各档口负责人根据当天营业情况预测第二天的需要量，据此拟定需求，填制《原材料申购单》，报厨师长审核签字后，交采购部办理正式采购业务（没有厨师长签字确认不予采购）。

原材料申购单下单时间为每天晚餐20:

30-21:

00。

蔬菜、肉类、冻品、三鸟（鸡、鸭、鹅）海鲜水果等物料的采购申请，由各部门厨师或主管，根据当日经营情况，预测明天用量，填写每日申购单交采购部，采购部当日营业结束后以电话落单或第二天直接到市场选购。



（2）周计划：

指需购进的干货、调料，冻品、烟酒等由仓库报计划，由厨师长、副总经理预测下周需求量，拟定《采购申请单》和《原材料申购单》，交采购部办理采购业务。

下单时间为每周一下午3:

00-4:

30。

（3）月计划：

指需购进的厨房低值易耗品、印刷用品等，由副总经理预测下月需要量，并据此拟定需求，填制《采购申请单》厨师长、副总经理、总经理签字后，交采购部办理采购业务。

申报计划时间为每月25号。



七、采购工作流程中须规范事项：

1、所有的采购申请必须填写一式四联，采购申请单经部门负责人核签后，整份共四联交给会计，会计复核后送总经理。

2、采购申请单一共四联，在经审批批准后：

第一联作仓库收货用。

第二联采购部存档并组织采购。

第三联财务部成本会计存档核实。

第四联部门存档。

3、审核采购申清单：

收到采购申请单后、采购部应作出以下复查以防错漏。

（1）签置核对：

检查采购申请单是否部门负责人签置，核对其是否正确。

（2）数量核对，复查存仓数量及每月消耗，决定采购申请单上的数量是否正确。

4、邀请供应商报价。

八、货比三家工作流程：

每类物品报价单需要最少三家作出比较，目的是防止有关人员从中徇私舞弊，保证采购物品价格的合理性。

酒店采取三方报价的方法进行采购工作，即在订货前，必须征询3个或3个以上供应商报价，然后确定选用那家供应商的物品，具体做法是：

1、采购部按照采购申请单的要求组织进货，填制空白报价单，包括：

①填写空白报价单中所需要的物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、质量标准及交货时间，送交供应商（至少选择3个供应商），要求供应商填写价格并签名退回。

②对于交通不便或外地的供应商，可用传真或电话询价。

用电话询价时，应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名，职务等。

③提出采购部的选择意见和理由，连同报价单一起送交评定小组审批。

2、评定小组根据采购部提供的有关报价资料，参考采购部的意见，对几个供应商报来的货品价格以及质量，信誉等进行评估后，确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商，报会审核。

九、采购活动的后续须跟进工作

1、采购订单的跟催

当订单发出后，采购部需要跟催整个过程直至收货入库。

2、采购订单取消

（1）酒店取消订单：

   如因某种原因，酒店需要取消己发出之订单，供应商可能提出取消的赔偿，故采购部必须预先提出有可能出现的问题及可行解决方法，以便报会作出决定。

（2）供应商取消订单：

   如因某种原因，供应商取消了酒店已发出的订单，采购部必须能找到另一供应商并立即通知需求部门。

为保障酒店利益，供应商必须赔偿酒店人力、时间及其他经济损失。

3、违反合同：

   合同上应注明详细细则，如有违反，便应依合同上所注处理。

4、档案储存：

   所有供应商名片、报价单、合同等资料须分类归档备查，并连同采购人员自购物品价格信息每天须录入至采购部价格信息库。

5、采购交货延迟检讨

   凡未能按时、按量采购所需物品，并影响申购部门正常经营活动的，需填写采购交货延迟检讨书，说明原因及跟进情况并呈财务部及总经理批示。

6、采购物品的维护保养：

如所购买的物品是需要日后维修保养的，选择供应商便需要注意这一项，对设备等项目的购买，采购员要向工程部咨询有关自行维护的可能性及日后保养维修方法。

同时，事先一定要向工程部了解所购物品能否与酒店的现有配套系统兼容，以免造成不能配套或无法安装的情况。