财务会计档案管理办法.docx

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财务会计档案管理办法

　　新能源有限公司财务会计档案管理办法第一条为加强新能源有限公司（以下简称公司）的财务会计档案管理，更好地为公司经济活动服务，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》的规定，按照统一管理、分级负责的原则，制定本办法。

　　第二条财务会计档案是记录和反映公司经济业务的所有历史资料和证据，具体包括以下专业材料：

　　一、会计凭证：

包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等；

　　二、会计账簿：

包括总账、明细账、以及各种备查账簿等；

　　三、财务报告：

包括月度、季度、年度以及其他特殊业务时点的财务报告；财务报告由会计主表、附表、附注及文字说明与分析，审计报告及其他财务报告的一种或几种组成。

　　四、其他会计资料：

银行对账单、银行存款余额调节表、评估报告、借款担保以及其他财务会计相关合同、各项财务统计资料、财产清查资料、税务相关资料、产权资料、项目竣工决算相关资料以及其他应当保存的会计专业资料等。

　　第三条公司财务会计档案的管理工作包括：

整理、分类、装订、归档、保管、查阅、销毁等内容整理、分类、装订管理由资产财务部负责。

　　第四条会计档案的整理、分类：

一、整理工作要根据不同类别档案的特点定期并及时进行。

　　二、分类工作要依第二条中的标准进行归纳立卷，并顺序编号。

　　三、整理、分类工作要保证会计档案不遗漏、错乱。

　　第五条财务会计档案的装订：

一、会计凭证的装订：

一般每月装订一次，当月业务量大的，分次装订，装订好的凭证按年分月妥善保管、归档。

（一）会计凭证装订前应做好以下准备工作：

　　1.分类整理，按顺序排列，检查日期、编号是否齐全，确定装订成册的本数；

　　2.摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅并保持数字完整；附件较多的可单独装订，记账凭证需注明附件单独装订，见**字样。

　　3.整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。

　　4.检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否齐全；

　　5.记账凭证上有关人员（如财务主管、审核、记账、制单、出纳等）的印章是否齐全。

　　6.所有原始收、付款凭证都要求加盖现金收讫或现金付讫印章；报销类发票等原始票据加盖附件印章。

（二）会计凭证装订时的要求:

　　1.装订凭证应符合标准要求，装订时尽可能缩小固定针眼所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅；

　　2.凭证外面要加封面，封面纸用浆质与硬度好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；

　　3.装订凭证厚度一般不应超过4厘米，保证装订牢固、美观大方。

　　（三）会计凭证装订后的注意事项：

　　1.每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；

　　2.在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。

　　二、会计账簿的装订:

（一）各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。

账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。

（二）账簿装订后的其他要求：

　　1.会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象。

　　2.会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。

　　3.封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、分类明细账。

　　4.会计账簿按保管期限分别编制卷号，总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。

　　（三）财务报告的装订:

财务报告编制完成并及时报送后，留存的报告按月装订成册谨防丢失。

　　1.会计报告装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订；

　　2.会计报表装订顺序为：

封面、会计报表、编制说明、其他内容、封底；

　　3.按保管期限编制卷号。

　　（四）其他文字资料的装订：

按资料署名日期的先后顺序排列装订。

　　第六条公司设立档案管理部门前，财务会计档案由资产财务部保管，公司依据业务发展情况设立档案管理部门后，财务会计档案的保管采取分时段负责制。

　　一年以内的财务会计档案由资产财务部指定专人负责，出纳人员不得保管财务会计档案。

一年以上的财务会计档案应移交档案管理部门管理，但涉及未了结债权债务的财务会计档案可仍由资产财务部保管。

　　一、移交手续：

财务会计档案在资产财务部内部移交或由资产财务部向档案管理部门移交时，均须按以下要求办理：

（一）填写《财务会计档案移交清册》

　　（格式见附件1）；

（二）在账簿使用日志栏填写移交日期；

　　（三）交接双方按《清册》与附交档案核查无误后签章；

　　（四）财务会计档案在资产财务部内部移交时由资产财务部负责人监交，由资产财务部向档案管理部门移交时，由两个部门分管领导共同监交。

　　二、保管要求：

（一）财务会计档案管理人员要填写《财务会计档案保管清册》

　　（格式见附件2），对财务会计档案实施科学管理。

做到妥善保管、存放有序、方便查阅，严防损坏、散失和泄密。

（二）财务会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适当的防火器材，配备并定期更换防鼠药；

　　（三）采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和堵塞鼠洞；

　　（四）财务会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀；

　　（五）财务会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，防止潮湿；

　　（六）设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案查阅登记簿。

　　第七条保管期限：

公司财务会计档案的保管期限，根据不同类别的档案、特点，分为5年、15年、25年和永久四种。

　　一、永久保管：

年度财务报告、财务会计档案保管清册、财务会计档案销毁清册、涉及外事的会计凭证及会计账簿、产权资料等。

　　二、保管期限为25年：

银行印鉴章、借款担保以及其他财务会计相关合同、财产清查资料、项目竣工决算相关资料等。

　　三、保管期限为15年：

原始凭证、记账凭证和汇总凭证，各类总账和明细账，各类辅助账簿，财务会计档案移交清册、税务相关资料等。

　　四、保管期限为5年：

银行余额调节表，银行对账单，月度、季度财务报告，其他财务会计资料。

　　第八条公司财务会计档案查（借）阅实行审批和登记管理。

　　查（借）阅人须首先逐项填写《财务会计档案查（借）阅/复制登记簿》

　　（附件3）并按如下程序报批：

一、财务会计档案原件原则上不得借出，确有特殊需要，必须报经公司财务总监同意后由总经理批准。

　　二、公司内部财务人员查阅，须经资产财务部负责人批准，公司内部非财务人员查阅，须经财务总监批准。

　　三、公司外部来员查阅，必须持有查阅单位说明原因的公函或文件并出示来员身份证件，资产财务部负责人校验后，报财务总监批准。

　　四、查阅财务会计档案时，任何人不得拆散原卷册，不得撤换财务会计档案原件，不得在档案中作任何标记。

　　五、需要复制财务会计档案时，必须经财务总监同意。

　　第九条公司电算化会计档案的管理电算化会计档案是指采用电子计算机进行会计核算而形成的会计凭证、会计账簿、财务报告和其他财务会计资料以及保存上述资料的软（硬）盘、光盘等磁性介质。

　　包括存储在计算机硬盘中的记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算方式）等会计数据。

　　一、电算化会计档案应当保存打印出的纸质会计档案，并同时保存磁盘、光盘等介质。

　　二、电算化会计档案的保管期限、查阅、移交、销毁，参照前述有关规定办理。

　　三、电算化会计档案管理要作好防磁、防火、防潮、防尘等工作。

　　对于重要的会计电算化档案，应准备双份，并放在两个不同的地方。

　　四、磁性介质保存的会计档案数据，要定期检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏而使会计数据丢失。

第十条公司财务会计档案的销毁

　　一、公司财务会计档案保管期满，需要销毁时由会计档案管理部门提出销毁意见，经鉴定审查后，编造《财务会计档案销毁清册》

　　（附件4）。

　　二、编好《财务会计档案销毁清册》后报请销毁时，须填制《财务会计档案销毁审批表》

　　（附件5）并经财务总监及公司总经理审批同意。

　　三、保管期满的会计档案中有未了结的债权债务问题须将与之相关的材料单独抽出，另行立卷，由档案管理部门负责管理。

　　四、销毁档案前，应按《清册》所列项目逐一核对，并由档案管理部门和资产财务部共同派员监销。

　　五、档案销毁后，由监销人员在《清册》上共同签字，并形成监督情况书面报告，随《清册》及《审批表》归入档案备查。

　　第十一条涉及并购、分立、解散及改制等事项引起公司主体变更的财务会计档案管理。

　　一、公司因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的财务会计档案，应当由新能源公司代管或移交有关档案馆代管。

法律、行政法规另有规定的，从其规定。

　　二、公司分立后原公司存续的，其分立前财务会计档案应当由分立后的存续公司统一保管；分立后原公司解散的，其财务会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管。

公司分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。

　　三、公司因业务移交其他公司办理所涉及的财务会计档案，应当由原公司保管，承接业务公司可查阅、复制与其业务相关的财务会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接公司保存，并按规定办理交接手续。

　　四、项目公司成立前形成的财务会计档案，应当在项目公司成立后移交，并按规定办理交接手续。

　　五、公司之间交接会计档案的，交接双方应当办理财务会计档案交接手续。

　　交出财务会计档案的公司，应当编制财务会计档案移交清册，列明应当移交的财务会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。

　　交接财务会计档案时，交接双方应当按照财务会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的财务部门负责人负责监交。

交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在财务会计档案移交清册上签名、盖章。

　　第十二条每年年底，财务部门要会同档案部门对当年财务会计档案进行统计，填制财务会计档案备查表（附件1）。

　　第十三条本办法由资产财务部起草、修订，经总经理办公会审批后发布。

　　第十四条本办法由资产财务部负责解释，自印发之日起施行。

　　附件：

1.财务会计档案移交清册

　　2.财务会计档案保管清册

　　3.财务会计档案查（借）阅/复制登记簿

　　4.财务会计档案销毁清册

　　5.财务会计档案销毁审批表

　　6.财务会计档案备查表附件1财务

　　会计档案移交清册公司名称：

　　年度分类号案卷号案卷标题张数记帐凭证号码保管

　　期限备注

　　移交人签字：

年月日接收人签字：

　　年月日移交部门负责人（监交人）签字：

　　接收部门负

　　责人（监交人）签字：

　　年月日年月日说明：

本清单一式二份，移交人一份、接收部门存档一份。

　　附件2财务会计档案保管清册公司名称：

卷

　　号类别案卷名称开始保管日期案卷本数及页数保管期限

　　存放地点保管人备注附件3财务会计档案查（借）阅//复

　　制登记簿公司名称：

　　序号日期部

　　门

　　申请人事

　　由经办人审批人批准人备注

　　附件4财务会计档案销毁清册公司名称：

　　建册日期：

　　序号类别案卷号案卷名起止日期案卷本数及页数

　　应保管期限已保管期限备注

　　监销

　　人：

　　销毁日期：

附件5财务会计档案销毁审批表

　　公司名称：

　　档案卷（册）数档案卷数销毁会计档案意见备注

　　年月日财务工作分管领导意见（签名）

　　年月

　　日公司负责人意见（签名）

　　附件6财务会计档案备查表

　　公司名称：

　　资料档案合计年初数

　　本年增加数

　　本年减少

　　数

　　本年年末数

　　本年借阅档案情况本年复制

　　档案情况本年末未归还档案情况内部（次）外部（次）自用（次）

　　外调（次）内部借阅未还（本）外部借阅未还（本）合计（本）

　　公司负责人：

　　填表人：