HR工作指引.docx
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HR工作指引
润德车业HR工作指引
行政人事部
二0一六年三月
第一部分管理部分
一、公司管理架构:
董事长兼总经理
执行总经理
总经理助理
财务经理
客服经理
装饰经理
行政人事经理
销售副总
售后服务站长
二、各部门员工编制:
部门
编制
部门员工
销售部
根据业务需要
展厅经理:
销售顾问
网销主管
市场主管:
市场专员
供需保障主管:
信息员、二网人员
售后服务部
服务站第二负责人
服务经理:
服务顾问
车间经理:
机修组、钣金组、喷漆组
备件经理:
备件员
索赔员
信息员
客服部
客服专员
装饰部
装饰工
行政人事部
行政人事专员、保洁、保安
财务部
会计、出纳、收银
三、职能职责:
1、销售部
部门负责人:
销售副总
直接上级:
总经理
直接下属:
展厅经理、网销主管、市场主管、供需保障主管
部门职责:
(1)、组建营销团队
(2)、执行公司的营销政策
(3)、组织展会、行业交流会等销售活动
(4)、客户接待、合同签订
(5)、确保营销数据的及时准确报送
(6)、客户信息的收集、整理
2、售后服务部
部门负责人:
服务站长
直接上级:
总经理
直接下属:
服务站第二负责人
部门职责:
(1)、售后团队的建设
(2)、客户车辆的保养及维修
(3)、保持和厂家相关人员沟通和交流的渠道畅通
(4)、了解客户服务需求信息,进行有效跟踪,做好售前、售后指导和服务工作
(5)、处理客户投诉
(6)、维护客户关系,开发新客户
3、客服中心
部门负责人:
客服经理
直接上级:
总经理
直接下属:
客服专员
部门职责:
(1)、负责客户回访、客户管理及数据分析
(2)、及时发现客户问题并让客户得到正确和满意的回复,提高客户满意度,遇到不能解决的问题按流程提交相关人员或主管处理,并跟踪进展直至解决。
(3)、落实部门协调和各项推广活动的配合
(4)、客户流失率分析与报告
4、装饰部
部门负责人:
装饰经理
直接上级:
总经理
直接下属:
装饰工
部门职责:
负责客户车辆的装饰美容。
5、行政人事部
部门负责人:
行政人事经理
直接上级:
总经理
直接下属:
行政人事专员、保安员、保洁员
部门职责:
(1)、负责制定公司人力资源规划。
(2)、公司日常行政管理制度和规章的制定以及后勤事务的监督管理。
(3)、开展工作分析,建立、完善部门和岗位职责说明书。
(4)、负责员工招聘管理工作和组织绩效管理工作。
(5)、负责公司文化的建设和文化活动的组织。
(6)、开展员工培训、关注员工发展,做好人才的考察、培养。
(7)、负责薪酬、福利管理工作。
(8)、领导交办的其他事项
6、财务部
部门负责人:
财务经理
直接上级:
总经理
直接下属:
会计、出纳、收银
部门职责:
(1)、负责公司日常财务核算,参与公司的经营管理。
(2)、根据公司资金运作情况,合理调配资金,确保公司资金正常运转。
(3)、搜集公司经营活动情况、资金动态、营业收入和费用开支的资料并进行分析、提出建议。
(4)、组织各部门编制收支计划,编制公司的月、季、年度营业计划和财务计划,定期对执行情况进行检查分析。
(5)、严格财务管理,加强财务监督,督促财务人员严格执行各项财务制度和财经纪律。
(6)、负责全公司各项资产的登记、核对、抽查的调拨,按规定计算折旧费用。
(7)、货物进出帐务及成本核算。
(8)、单据及费用支付的审核和帐务处理、应收帐款帐务处理、各类财务报表的制作。
第二部分人事工作规范
一、招聘
人员需求申请:
各部门根据年度岗位定编计划或实际业务增长情况,对于需增编(或职缺替补)提出书面的《人员需求申请表》,报行政人事部审核,总经理审批同意后方可增员。
发布招聘信息:
行政人事部根据公司及岗位要求,发布招聘信息,并收集、整理应聘人员资料,安排面试。
初试:
初试人员应先填写《求职申请表》,由行政人事部进行初步面谈,并做好相关记录,对于初试合格者,行政人事部根据实际情况安排复试。
复试:
由行政人事部主持,部门负责人或总经理作面试官,经复试合格者,由行政人事部报总经理批准后安排其报到上班。
二、入职
所有新入职员工均需在行政人事部办理入职手续,即填写《员工入职履历表》并提交以下相关证件资料:
有效身份证,留存复印件
学历证,留存复印件
相关技术资格证,留存复印件
一张一寸免冠彩色近照
建立人事档案,并建立电子档,每月5日前行政人事专员将上月《人事档案》报送行政人事经理,抄送总经理。
三、转正
试用期为1-3个月,根据员工试用情况,确定具体转正时间。
试用期满前10日,由任职部门经理根据员工试用期间的实际工作表现(原则上以其工作业绩作为转正依据)进行试用期考核。
考核合格者,准予转正。
转正员工填写《转正申请表》,交部门负责人、行政人事部审核,行政人事部审核完毕后呈总经理审批后生效。
考核不合格者,由部门负责人提出对其进行:
延长试用期、调岗或辞退等处理。
四、异动
员工异动(晋升、调动、降职)填写《员工异动审批表》,由部门经理、行政人事部审核,总经理审批同意后办理相关交接手续。
五、离职
试用期员工提前3天提交《员工离职申请表》,经所在部门负责人批准,交行政人事部审核,报总经理审批同意后,方可办理离职手续。
正式员工需提前30天提交《员工离职申请表》,经所在部门负责人批准,交行政人事部审核,报总经理审批同意后,方可办理离职手续。
离职员工必须还清公司所有借款,并交还公司所有办公用品、业务资料,与工作交接人做好工作交接,与相关部门完成交接手续、审批同意后,方可离开公司。
六、劳动合同管理
新员工入职一周内与公司签订《劳动合同》,接触到公司商业机密的需与公司签订《保密协议》,并建立电子档案,每月5日前行政人事专员将上月《劳动合同管制表》报送行政人事经理。
七、社保管理
员工转正后为员工购买五险(养老、生育、工伤、失业、医疗),并制作《员工购社保情况表》,每月5日前将上月报表报送给行政人事经理、总经理。
员工离职并按公司规定交接完毕一切工作及手续后,为员工办理社保关系的转移。
八、考勤管理
作息时间:
根据汽车行业销售和售后服务的特殊性,因公司工作需要,每周工作六天,除正常的工作日5天外,需加班一天,此加班费已纳入工资。
为确保公司业务的正常运行,各部门实行轮班制和排班制。
夏季:
上午:
8:
40-12:
00
午餐:
12:
00-14:
00
下午:
14:
00-18:
00
冬季:
上午:
8:
40-12:
00
午餐:
12:
00-13:
00
下午:
13:
30-17:
30
打卡规定:
每日上下班应按作息时间规定打卡,并以打卡数据作为计薪依据。
考勤记录任何层级职员未经总经理同意不得擅自修改。
外出管理规定:
部门员工,不能按时打卡,须于两日内填写《未打卡说明》说明原因,经部门负责人签字确认,并于每月1日将《未打卡说明》报送行政人事部备案。
部门负责人因外出公办,不能按时打卡,须于两日内填写《未打卡说明》,经总经理签字确认,并于每月1日将《未打卡说明》报送行政人事部备案。
因工作需要出差,需填写《出差申请表》,经部门负责人(部门负责人需经总经理)审批后,交行政人事部备案。
出差至二网商家的,须随行携带《出差行程表》,每天由二网商家负责人签字确认,并于每月1月报行政人事部备案。
迟到、早退及旷工规定:
迟到10分钟以内(含)扣5元/次,迟到10分钟以上30分钟以内(含)扣20元/次,迟到30分钟以上按旷工半天处理。
公司严禁早退,如有早退,不足半天按旷工半天计,超过半天不足一天按旷工一天计。
上、下班不打卡,无打卡记录,又无相关手续者,一律按旷工处理。
虚填《未打卡说明》者,一律按旷工论处。
旷工1天,扣除2天工资。
月累计迟到、早退10次,月累计旷工5天,年累计旷工10天者,予以除名解除其劳动关系,并扣发年终奖。
以上考勤考核均在当月工资中扣除。
请假
员工因个人原因请假,应提前1天填写《请假条》(特殊情况除外),经部门负责人或主管领导审批后,交行政部备案。
审批权限:
三天以内(含)病假或事假,经部门负责人批准。
三天以上病假或事假,经部门负责人审核后,呈总经理审批。
未办请假手续而私自缺勤者,按旷工处理。
因突发疾病无法正常工作,请病假1天扣日工资50%。
请病假超过3天,需于返岗1个工作日内提交由医院开具的诊断证明。
请事假的请假期间不计工资。
员工请假必须做好相关工作交接。
出差
所有员工因工作需要或公司外派出差时,在出差前1天需填写《出差申请表》,并将出差情况真实、清楚地填写在《出差申请表》上,经部门负责人(部门负责人需经总经理)审批后,交行政人事部备案。
调休
因工作需要于每周一天的休息日加班的员工,于加班当月内可申请调休,原则上不接受逾月调休申请。
调休后公司将不给予加班工资。
员工调休需填写《调休申请表》,经部门负责人(部门负责人需经总经理)审批后,交行政人事部备案。
未报部门负责人(部门负责人需经总经理)审批或行政人事部备案,私自调休者,视为旷工。
福利休假
每周休息日:
每周轮休一天。
法定节假日:
元旦、春节、清明、五一、端午、中秋、国庆,按国家颁布规定并结合公司实际情况执行。
年休假:
工作满一年未满五年者可享受5天带薪年休假,满五年未满十年者可享受7天带薪年休假。
凡在一年之内请假(各种假期之和)时间累计超过20天或旷工一天以上者,当年不再享受年休假。
为确保部门及岗位工作正常有序运行,凡申请年休假者,须提前20天提交《年休假申请》,经部门经理同意、行政人事部审核、总经理审批同意后方可休假。
休假前必须做好工作交接,否则,按旷工处理。
婚假:
员工本人结婚,可享受婚假7天。
丧假:
员工直系亲属(父母、配偶、子女)死亡,可享受丧假5天;员工配偶父母死亡,经公司总经理批准,可给予3天以内的丧假(异地奔丧需扣除路途假)。
产假:
女员工生育,可享受产假98天,其中包含产前休假15天。
按照国家规定生育津贴(即产假期间工资)由人社局生育保险基金支付。
员工考勤的审核与统计
考勤工作由行政人事专员负责按月收集、统计数据。
上月轮休排班表于次月1日由各部门负责人签字确认后提交行政人事部备案。
员工考勤的审核统计工作以《考勤数据》、《请假条》、《未打卡说明》、《出差申请表》、《出差行程表》、《调休申请表》等为依据,由行政人事部负责收集整理。
每月考勤统计周期为当月1日至当月终止日。
九、培训管理
十、薪酬管理
第三部分行政工作规范
一、证照管理
公司证照由行政人事部保管并负责证照的年审、变更等工作。
如因工作需要,需外借证照应填写《证照外借登记表》,并及时归还。
二、印章管理
管理范围为公章、法人专用章、财务专用章、发票专用章等具有法律意义的印章。
1、印章的管理:
公章、法人专用章、财务专用章、发票专用章应分别管理,由总经理指定专人管理。
2、盖印章的有关规定和程序:
填写《用印申请表》,写明使用目的、盖印的数量等。
将《用印申请表》连同要盖章的文件送达相关领导审批方可用印。
原则上,印章不得外借,如确属必须外借,须由借章人员填写《借印申请表》,写明借章事由、时间等,经部门负责人审核、总经理审批同意后方可借出。
重要的文件、合同、信件如有超过一页时,应加盖骑缝章。
严禁在空白纸张上用印。
三、固定资产管理
固定资产的标准:
单位价值在500元以上或使用年限在1年以上的办公设备、家具及其他与经营活动相关的设施设备。
固定资产的分类:
1、电子设备:
包括显示器、主机、打印机、传真机、投影仪、复印机、电话等相关办公设备;
2、办公家具:
包括空调、电视机、饮水机、文件柜、保险柜、办公桌椅等;
3、其它:
一切与公司经营、办公有关的其它物品。
固定资产的管理:
固定资产的采购、领用、变更等,都由行政人事部统一管理。
分发到个人使用的固定资产,由个人管理。
固定资产核算:
1、财务部为公司固定资产的核算部门;
2、财务部设置固定资产账目;
3、财务部对固定资产的增减变动进行财务处理;
4、财务部会同行政部对固定资产进行盘点,做到帐物相符。
固定资产的采购:
1、公司实施“谁使用,谁申购”的原则进行申购。
各部门要采购固定资产,需填写《固定资产申购表》,由部门经理、总经理审核;
2、经批准后,由行政人事部负责采购;
3、行政人事部收到固定资产后负责进行编号管理。
固定资产的领用:
行政部对固定资产做好编号工作后,发放给使用人,并填写《固定资产领用表》。
固定资产的变更:
1、因员工调动、离职等发生固定资产变更的,应与相关部门做好交接工作,行政部做好相应的调整。
2、在固定资产变更后,固定资产编号重新编号。
固定资产的报废:
使用人填写《固定资产报废申请表》,报部门经理、总经理审批同意后,行政部和财务部进行相应的调整。
固定资产编号 :
编号原则:
公司简称拼音首字母—使用部门—购置年月+编号
例:
南充润德行政部一台台式电脑:
RD-XZ-20160222001
固定资产盘点:
1、公司每年年中和年末对固定资产各盘点一次,由行政部和财务部共同执行,使用部门配合执行。
2、固定资产的盘点应填写“固定资产盘点明细表”,记录固定资产的数量、使用人、存放地点等,并与账面数核对,做到账物相符。
若有盘盈或盘亏,应查找原因与责任,报部门经理、行政部、财务部和总经理审批后,行政部和财务部进行相应的调整。
四、采购管理
日常行政物资采购:
由行政人事部负责,每月5日前,行政人事专员填写当月《行政物资采购申请明细表》,由部门经理审核,总经理审批。
总经理审批同意后,行政人事专员填写《借支单》,借出当月采购行政物资资金,在当月25日前完成所有采购,按财务要求报销并还清借款。
固定资产的采购:
公司实施“谁使用,谁申购”的原则进行申购。
各部门要采购固定资产,需填写《固定资产申购表》,由部门经理审核,总经理审批。
总经理审批同意后,由行政人事部负责采购。
五、行政费用管控及行政报表
1、《行政报表》主要统计公司行政类费用,以便更好的管控,做到合理利用、不浪费,包括:
行政物资采购费、固定资产采购费、水电费、电话费、招待费等。
2、《行政报表》由行政人事专员制作,并于每月10日前将报表报送给行政人事经理、总经理。
六、车辆管理
1、试驾车由销售部管理,行政部监督管理,销售部对试驾车辆的使用、登记、违章、保养、维修等进行核对、管理。
2、试驾车的管理按6S要求进行(注:
因本公司车辆年限问题除外)。
3、车辆使用人员在使用车辆前必须做好整车检查工作,一旦发现车辆划痕、碰撞、卫生、烟头等问题,应及时查找责任人。
如若没有找到责任人,则由车辆使用人承担本次维修费用的50%,行政人事部检查到车辆卫生等问题每次处罚最后一次车辆使用人50元。
4、每日下班前试驾车的最后一名使用者必须对车辆整体外观、新增划痕、碰撞、故障、异响、卫生等进行检查。
行政部检查到车辆有异常情况每次处罚最后一次车辆使用人50元。
5、外出办公事(特指超出南充市内的路程)需使用试驾车辆时,必须填写《派车单》,总经理审批同意后方可使用,并在行政人事部做好登记,写明外出原因、目的地、时间、责任人,不得出现信息记录错误、不详或偏差过大。
6、公车私用每发现一次,处罚当事人500元。
7、无证驾驶者处罚当事人4000元,部门第一负责人处罚2000元。
8、车辆在使用过程中出现不正常情况下当事人不负责(人为、使用者本身技术不合格的负全责)。
9、根据张总要求:
每月2-4号检查整车情况,每周四抽查一次整车情况,每天在上午11:
00抽查整车情况,如果抽查不符合上述规定和6S相关规定的,处罚部门第一负责人和部门负责人50元/次。
七、工作服管理
工作服由公司统一定制,员工自行购买。
入职满一年的员工,工作服费用公司报销50%。
八、员工食堂管理
员工食堂采用外包的方式,公司以10元/人的标准对外承包食堂,每日午餐费用由公司和员工各承担50%,员工部分在当月工资中扣除,每月扣除天数不超过26天。
午餐时间:
12:
:
-13:
00
员工就餐时,如实填写《员工用餐登记表》。
九、员工宿舍管理