岗位职责档案办公用品公章.docx
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岗位职责档案办公用品公章
一、职位名称：
行政主管
四、职位要求：
大专以上文凭，熟练运用人力资源六大模块，懂ISO体系文件运作。
五、岗位职责：
1、公司人力资源之能力提升培训计划的拟定及推行实施；
2、公司各项安全、后勤工作的管理及监督；
3、负责公司5S工作的推行与监督：
4、负责协助公司ISO品质体系的推行与稽核工作。
1.首先要具备专业能力。
作为一个行政主管，你必须掌握一定的人力资源管理方面的专业知识和专业能力。
这些能力是你作为一个行政主管所应具备的最基本的能力，也是在日常的工作中所运用到的最基本的知识。
一般包括：
（1）负责制定公司人事管理制度，起草有关人事工作管理的初步意见，设计人事管理工作程序，研究、分析并提出改进工作意见和建议。
（2）负责合理配置劳动岗位控制劳动力总量。
组织劳动定额编制，做好公司各部门车间及有关岗位定员定编工作，结合生产实际，合理控制劳动力总量及工资总额，及时组织定额的控制、分析、修订、补充，确保劳动定额的合理性和准确性，杜绝劳动力的浪费;负责按用人标准配备齐全各类人才，做到人尽其才，合理调配员工到最适当的岗位上，做好人才挖掘，引进工作。
（3）负责人事考核、考查工作。
建立人事档案资料库，规范人才培养、考查选拔工作程序，组织定期或不定期的人事考证、考核、考查的选拔工作;负责保存员工的人事档案，做好各类人力资源状况的统计、分析、预测、调整、查询和人才库建立等工作。
（4）具体负责办理招聘，劳动合同签订或续签，以及职务任免、调配、解聘、离退休的申请报批手续。
（5）负责落实劳动安全保护，参与公司劳动安全，工伤事故的调查，善后处理和补偿。
（6）负责做好公司员工劳动纪律管理工作。
定期或不定期抽查公司劳动纪律执行情况，及时考核，负责办理考勤、奖惩、差假、调动等管理工作。
（7）负责编制培训大纲，抓好员工培训工作。
在抓员工基础普及教育的同时，逐步推行岗前培训与技能、业务的专业知识培训，专业技术知识与综合管理知识相结合的交替教育提高培训模式及体系。
2.具备一定的管理能力。
管理能力对于一个主管而言，与专业能力是相对的。
管理能力是一项综合能力，需要有指挥能力，决断能力，沟通协调能力，专业能力，工作分配能力等等。
管理能力的培养不仅仅是我们在书本上学到的一些基本知识，更多的是在我们的工作当中不断积累的经验，因此，就要求我们在工作中要不断的进取、探索、创新。
3.善于做好上下级的沟通工作。
所谓沟通，是指疏通彼此的意见。
即跨部门间的沟通和本部门内的沟通（包括你的下属你的同事和你的上级）。
公司是一个整体，你所领导的部门是整体中的一分子，必然会与其他部门发生联系，沟通也就必不可少。
沟通的目的不是谁输谁赢的问题，而是为了解决问题，解决问题的出发点是公司利益，部门利益服从公司利益。
部门内的沟通也很重要，下属工作中的问题，下属的思想动态，甚至下属生活上的问题，作为主管你需要了解和掌握，去指导，去协助，去关心。
反之，对于你的主管，你也要主动去报告，报告也是一种沟通。
4.要有很强的工作判断能力。
培养一个人的判断能力，首先要有良好的职业道德品质，这是工作判断的基础，对于世事的对错，才能有正确的判断，才能明辨是非。
其次，作为一个主管，应该有清晰的判断，或者说是决断。
其实工作的判断能力是上述几项能力的一个综合，主管能力的体现是其工作判断能力的体现。
5.要在工作中不断的学习，不断地充实自己。
当今的社会是学习型的社会，当今的企业也必须是学习型的企业，对于我们每个人也必须是学习型的主体。
不仅仅要学习书本上的知识，更重要的是要学会在社会实践中不断地汲取经验，不断地自我提高。
你只有不停的学习，你才能更好的、更快的进步，才能跟上、赶上社会的发展，才能不断的突破。
只有不断地学习才不会固步自封，才会在工作中不断地创新才会给自己和企业带来更丰厚的收获。
6.要具备良好的职业道德。
道德，是我们每个人都应该遵守的法律之外的规范规则。
是一个人用来约束自己行为的一条准绳。
但丁有一句话：
智慧的缺陷可以用道德弥补，但道德的缺陷无法用智慧去弥补。
而对于工作中人，不管是员工，还是主管，职业道德是第一位的。
良好的职业道德更能体现出一个人的文化素养和自身涵养。
也能约束一个人避免在工作中犯一些不该犯的错误。
.档案管理
1
归档范围:
1.1
由公司总部接收和发出的正式公文
1.2
公司总部接收和发出的重要文书，主要指及总部及下属公司各类规划、年度计划、规章制度、统计资料、财务审计报告及报表、劳动工资报告及报表、经营情况报告及报表、公司级会议记录、领导报告、决议、合同、协议、项目方案、通告、传真电报等
1.3
总部职员及下属公司委派人员人事档案、委任书
1.4
各类证书
1.5
以上内容的电子档案
2
档案管理由综合管理部指定专人负责，规范编码，设立卷宗。
密级档案
必须保证安全
3
档案的借阅与索取
3.1
专业经理以上级借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档
3.2
部门总经理借阅机密级以下密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档
3.3
总裁可直接提档所有档案
3.4
公司其他人员借阅绝密级文件需由总裁签准，需借阅其他密级档案时,需经部门负责人批准,并办理借阅手续
3.5
借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总裁批准方可复制，一般内部档案由综合管理部总经理批准方可摘录和复制。
4
档案的销毁：
4.1
任何组织或个人无权随意销毁归档的档案材料
4.2
若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总裁批准后方可销毁，一般内部档案，经综合管理部总经理批准后方可销毁
4.3
经批准销毁的档案，档案人员要认真填写、编制销毁清单,由专人监督销毁
5.公文打印管理
5.1
本制度所指公文为公司对外的请示、报告及其它文书，对内的以总部或部门名义发布的各类正式文件
5.2
公司公文的打印工作由综合管理部负责
5.3
各部打印的公文、文件须经本部门负责人签字，交综合管理部统一打印
5.4
各部门打印的公文、文件一式两份交综合管理部统一存档
办公用品的管理
1
办公室用品的采购:
1.1
综合管理部制定每月办公用品计划及预算，报总经理批准，并负责采购
1.2
负责采购人员要做到价格合理、数量适中、品种满足工作需要
2
办公用品入库
2.1
采购人员购入的物品必须附有合格证及入仓单，仓库保管员收票时要
当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数
目,如发现实物与入仓单数量、规格不符，应向交货人提出并通知有关负责人
2.2
库房物资存放必须按分类、品种、规格、型号分别设帐
.2.3
物资入库后，应当日入帐。
所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算
准确，不得随意涂改
2.4
物资出库须填出库单，经综合管理部总经理批准后方可出库
2.5
库房物资一般不可外借特殊情况由综合管理部总经理批准
3
办公用品发放
3.1
综合管理部按计划分发给各部门，由部门负责人指定专人领发
3.2
计划以外办公用品领用，须经综合管理部总经理批准方可领用
3.3
新聘人员办公用品，综合管理部根据部门提供的名单，负责为其配备
公章管理
一、公司印章指公司行政章、合同章及财务章，公章由公司财务办公室负责管理，未经总经理批准不得随意交由他人管理和使用。
因故需临时交接，须经总经理批准并严格办理交接手续；
二、一般性介绍信及身份证明，须经综合管理办公室负责人或公章主管人员审核后，方可盖章，以备查；
三、对加盖公章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要骑年盖月，字组端正，图形清晰；
四、公章禁止带出院外使用，如因特殊需要，必须经总经理批准，用后立即带回；
五、公章一律不得用于空白介绍信、空白纸张、空白单据等。
如遇特殊情况时，必须经总经理同意。
公章一般应在上班时间内使用，如无特殊情况，下班后停止使用公章；
六、公章管理人员必须认真负责，严格遵章守纪，秉公办事。
没有总经理及相关负责人的签字，不得随意盖章；
七、公章管理人员应妥善保管公章，不得随意乱放。
下班时间和节假日期间应采取防盗措施；
八、盖章后出现的意外情况由批准人负责，如公章管理人员违规盖章造成的后果由直接责任人负责；
九、公章使用流程：
1.使用流程：
1）合同章使用流程：
办公室登记编号后，由部门相关人员自行保管，并对合同章的使用负责。
使用时部门经理批准，并在使用登记台帐上作好使用记录; 2）公司公章使用流程：
A申请人所在部门经理或主管上级向办公室提出申请; B印章保管人员审阅、了解用印内容; C印章保管人员对申请人资格进行核准并在《百信公章使用登记表》上登记，由印章保管人盖戳; 3）财务章使用流程：
同公章使用流程。
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