经济合同管理制度.docx

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经济合同管理制度

第1章总则

第1条为加强公司经济合同管理，减少失误，提高经济效益，根据《合同法》及其他有关法规的规定，结合我公司的实际情况，制订本制度。

第2条公司各部门对外签订的各类经济合同均适用本制度。

第2章职责分工

第3条本公司经济合同管理实行业务对口、统一管理制度。

第4条工程部是公司经济合同管理的综合管理部门，负责经济合同审批程序的审核；合同专用章的管理；经济合同的签署和委托授权书的管理；建立公司经济合同管理台账。

第5条公司各部门为经济合同管理的参与方。

负责与自身业务相关的合同主办、合同会签、合同的履行、变更及解除、合同纠纷处理。

第6条涉及价款的经济合同应有财务部参与审查；涉及专业技术的合同,应有专业技术部门参与审查。

第7条公司聘请律师事务所律师担任法律顾问，协助公司相关部门开展与经济合同管理相关的工作，具体职责如下：

1）参与制订、修改公司经济合同管理制度；

2）应公司要求，对管理人员及员工进行法律知识培训；

3）应公司要求，参与重大合同谈判；

4）应公司要求，就合同的订立、变更和解除出具法律意见书；

5）应公司要求，就履行合同过程中出现的纠纷和纠纷解决方案，出具书面的法律意见书；

6）应公司要求，代理公司进行诉讼或仲裁。

第3章资格调查

第8条公司各业务部门应对合同标的物的供应商、价格及变化趋势、质量、供货期和市场分布等方面进行综合分析论证，掌握市场情况，合理选择合同协议对方。

第9条公司实行经济合同资格调查报告制度。

公司各业务部门应当采取实地调查、委托调查、间接调查等方法对拟签约对象的民事主体资格、注册资本、经营范围、资金运营、技术和质量指标保证能力、市场信誉、产品质量等方面进行资格调查。

第10条审查被调查对象的身份证件、法人登记证书、资质证明、授权委托书等证明原件，必要时，可通过发证机关查询证书的真实性和合法性，关注授权代理人的行为是否在其被授权范围内，在充分收集相关证据的基础上评价主体资格是否恰当。

第11条获取调查对象经审计的财务报告、以往交易记录等财务和非财务信息，分析其获利能力、偿债能力和营运能力，评估其财务风险和信用状况，并在合同履行过程中持续关注其资信变化，建立和及时更新合同对方的商业信用档案。

第12条对被调查对象进行现场调查，实地了解和全面评估其生产能力、技术水平、产品类别和质量等生产经营情况，分析其合同履约能力。

第13条与被调查对象的主要供应商、客户、开户银行、主管税务机关和工商管理部门等沟通，了解其生产经营、商业信誉、履约能力等情况。

第14条调查结束后7个工作日内，由调查人员编制完成《合同对象资格调查表》（附件1），报告应当对签约方的相关资格进行评估，对没有调查出结果的项目进行说明，以作为签约部门的参考。

第15条对于负责调查的部门和人员，如果因其个人失职而导致调查信息不实造成损失，应当追究其相关经济责任。

第4章合同谈判

第16条初步确定合同对象后，企业内部的合同承办部门将在授权范围内与对方进行合同谈判，按照自愿、公平原则，磋商合同内容和条款，明确双方的权利义务和违约责任。

第17条合同承办部门应当收集谈判对手资料，充分熟悉谈判对手情况，做到知己知彼；研究国家相关法律法规、行业监管、产业政策、同类产品或服务价格等与谈判内容相关的信息，正确制定本企业谈判策略。

第18条合同承办部门关注合同核心内容、条款和关键细节，具体包括合同标的数量、质量或技术标准，合同价格的确定方式与支付方式，履约期限和方式，违约责任和争议的解决方法、合同变更或解除条件等。

第19条对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，合同承办部门应当组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判，充分发挥团队智慧，及时总结谈判过程中的得失，研究确定下一步谈判策略。

第20条必要时可聘请外部专家参与相关工作，并充分了解外部专家的专业资质、胜任能力和职业道德情况。

第21条对合同谈判的内容应当加强保密工作，严格责任追究制度。

第22条对谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，予以记录并妥善保存，作为避免合同舞弊的重要手段和责任追究的依据。

第4章合同编制

第23条合同的形式

1）在磋商过程中，电子邮件、传真或口头等方式协商的合同协议，最后应以签订正式合同确认书为准。

2）为避免合同协议风险，即使通过传真、信件、电报、电子邮件或书面方式协商一致的，最后也应集中归纳到一份纸面合同上，规避电子证据（电子邮件、电子数据、传真）的缺陷。

第24条合同协议的编制要求

1）公司对外发生经济行为，除即时结清方式外，应当订立书面合同。

2）合同文本一般由业务承办部门起草，法律顾问审核；重大合同或法律关系复杂的特殊合同应当由法律顾问参与起草。

3）国家或行业有示范合同协议文本的，公司可以优先选用，但在选用时，对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查，并根据公司的实际需要进行修改。

4）各部门应当各司其职，保证合同内容和条款的完整准确。

第25条合同协议内容

1）合同协议编制内容至少应该包含以下条款：

合同编号、日期、合同内容、合同范围、双方的权利和义务、协议期限、支付数额、支付方式、违约责任和不可抗力条款等。

2）合同内容和合同范围条款应明确，避免范围界定不明给公司造成经济损失。

3）双方的权利和义务条款要特别注明，避免给公司造成经济损失。

4）协议期限、支付数额和支付方式条款要详细具体地说明，确保合同的有效履行。

5）对于违约责任条款，第一不要遗漏，第二要全面，第三幅度可以高，但不要太高，因为太高会导致条款无效，失去约束力。

6）不可抗力条款尽量列举其具体范围、证明条件和通知期限。

第4章合同审查

第26条合同文本拟定完成后，企业应进行严格的审核。

审核人员应当对合同文本的合法性、经济性、可行性和严密性进行重点审核，关注合同的主体、内容和形式是否合法，合同内容是否符合企业的经济利益，对方当事人是否具有履约能力，合同权利和义务、违约责任和争议解决条款是否明确等。

第27条对影响重大或法律关系复杂的合同文本，应当执行会审制度，合同承办部门及时组织财务部门、内审计人员、法律顾问、业务关联的相关部门进行审核，内部相关部门应当认真履行职责。

第

第28条合同审核程序

1）承办部门应填写《合同会审单》（附件2）。

《合同会审单》需明确合同主体、客体、关键条款、金额、付款方式等主要内容，对合同中的特殊条款应进行特别说明，对金额较大或者付款方式特殊的应当附预算及定价政策说明，填写完成后提交承办部门主管、分管副总审核。

2）承办部门将合同文本连同《合同会审单》一并提交技术部门、财务部门、合同主管部门进行经济性、可行性的审核，各部门负责人审核无误后进行签批。

3）原则上凡以公司名义对外签署的合同应履行法律审查程序。

合同承办部门可视合同的重要性与律师事务所接洽，由法律顾问出具书面的法律意见书、进行合法性审核，并将有关内容载入《合同会审单》；对于专业性较强或条款复杂的合同，应由合同承办部门组织专家评审，由权威部门出具书面意见。

法律意见书和权威部门书面意见应作为《合同会审单》的重要附件。

4）合同承办部门应当慎重对待审核意见，认真分析研究，对审核意见准确无误地加以记录，必要时对合同条款作出修改并再次提交审核。

5）合同承办部门将修订后的合同文本、法律意见书等相关材料附件等连同《合同会审单》一并提交分管副总、总经理审阅。

6）对同意签署的合同，由法人或法人授权受托的责任人签署《合同会审单》。

7）审批后的《合同会审单》一份交由工程部作为合同专用章请印及授权委托书签署的依据，并由工程部依据公司档案管理的有关规定进行统一管理；另一份由经办部门妥善保管。

第5章合同签署

第29条企业经审核同意签订的合同，按照规定的权限和程序与对方当事人签署合同。

第30条公司对外签订的合同实行授权委托制。

合同可由法定代表人或总经理签署，也可由法定代表人书面授权的主要责任人签署。

第31条公司严格保管合同专用章。

合同经编号、审批及企业法定代表人或由其授权的代理人签署后，方可加盖合同专用章。

用印后保管人应当立即收回，并按要求妥善保管，以防止他人滥用。

保管人应当记录合同专用章使用情况以备查，如果发生合同专用章遗失或被盗现象，应当立即报告公司负责人并采取妥善措施，如向公安机关报案、登报声明作废等，以最大限度消除可能带来的负面影响。

第32条合同各页码之间应当加盖骑缝章、使用防伪印记、使用不可编辑的电子文档格式等。

第33条按照国家有关法律、行政法规规定，需办理批准、登记等手续之后方可生效的合同，企业应当及时按规定办理相关手续。

第5章合同的履行、变更及解除

第17条公司实行合同履行控制制度，合同承办部门应当按照合同约定全面履行自己的义务，并随时督促对方当事人及时履行其义务。

第18条合同承办部门一经发现对方有不履约行为，应当及时采取应对措施，并向部门负责人汇报，填写《合同履约评审表》并呈报总经理；在履行合同过程中，如需公司先履行，经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的，经部门负责人批准后立即中止履行，并及时书面上报总经理。

（一）经营状况严重恶化；

（二）转移财产，抽逃资金，以逃避债务；

（三）丧失商业信誉；

（四）有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。

第19条在合同履行过程中，合同承办部门定期填写《合同履约评审表》（附件4），跟踪记录合同的履约情况，对本公司履行的合同，承办部门还应当取得对方对公司履约行为符合约定的确认。

第20条在常年合同特别是常年业务、采购合同履行过程中，合同承办人员应定期与合同对方对帐，以便财务部门及时确认双方债权债务。

第20条公司应当按照相关内部控制规定严格执行合同履行结果验收制度。

第21条公司财务部应当根据合同条款审核执行结算业务。

凡未按合同条款履约的，或应当书面合而未签订的，或验收未通过的业务，财务部有权拒绝付款。

第22条对合同已订立，但发现有显失公平、条款有误或对方有欺诈行为等情形，已经或可能导致公司利益严重受损，合同业务经办部门有责任及时向合同管理部门、总经理报告，并采取合法有效措施，制止危害行为的发生或扩大。

必要时可以请求仲裁机构或人民法院对原合同予以变更或解除。

第23条凡未按合同条款履约的，或符合签订合同条件而未签订合同的，或验收未通过的业务，财务部门有权拒绝付款。

第24条在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。

公司收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在合同规定的期限内或在合理期限内作出书面答复，避免消极拖延发生重大损失。

第25条存在下列情形之一的，公司可以单方解除合同：

（一）因不可抗力致使不能实现合同目的；

（二）在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；

（三）对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；

（四）对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的；

（五）双方合同中约定的解除条件成就或约定的单方解除权行使条件出现的；

（六）法律规定的其他情形。

第26条变更或解除合同的，合同承办部门应当填写《合同履约评审表》，按照合同签订程序报原审批人员批准。

法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应依法及时办理。

第27条变更或解除合同的协议正式签订后，协议文本除业务经办部门自行保管外，应当随《合同会审单》《合同履约评审表》一并提交工程部备案。

第28条合同承办部门应当在合同结算后根据《合同履约评审表》的记录情况，及时总结合同执行的过程，将表现良好的合作对象列入公司合格合同对象数据库。

第6章合同违约处理

第29条合同签订后进入执行阶段，业务经办人员应随时跟踪合同的履行情况，一旦发现对方出现拖延履行义务或履行义务不符合约定、资不抵债、破产、丧失商业信誉、隐瞒真实情况，或公司自身可能无法履行或延迟履行合同等影响合同全面顺利履行问题时，应及时填写《合同履约评审表》，报告总经理处理。

由总经理指定法律顾问同业务经办部门负责人及时提出法律解决方案，并根据情况决定是否通知财务部停止付款或催收款项。

必要时由总经理报请董事会审核。

第30条针对合同对方违约的情形，可采取以下措施处理。

1．要求合同对方继续履行合同。

2．要求合同对方支付违约金。

3．要求定金担保。

4．违约金不足以弥补公司损失时，要求赔偿损失。

第31条公司自身违约的情形，应当由合同业务经办部门以书面形式报告总经理，经批准后履行相应赔偿责任。

第32条凡未经批准擅自放弃追索权者，公司应当追究其责任。

第7章合同纠纷处理

第33条合同在履行过程中发生纠纷的，应当依据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国民事诉讼法》等法律法规，在规定时效内，请法律顾问就纠纷的解决出具法律意见，由工程部将该情况书面说明和法律顾问提供的法律意见报送总经理审核。

重大事项由总经理报请董事会审核。

第34条如经审核认为可就纠纷进行协商并达成一致意见时，应当依照合同签订程序报原审批人员批准签订书面协议，由双方法定代表人签字并加盖单位印章或合同专用章后生效。

第35条纠纷处理过程中，任何部门或个人未经工程部审核、总经理同意，不得向合同另一方作出实质性答复或承诺。

第36条合同纠纷经协商无法解决的，或合同双方在一定期限（一般为一个月）内无法就纠纷的处理达成一致意思，或对方当事人无意协商解决的，可以依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决，经办人员应及时书面报告部门负责人和总经理，并拟定处理意见，工程管理部应当会同业务经办部门及办公室研究仲裁或诉讼方案，报总经理决定。

对方当事人涉嫌合同诈骗的，应立即报告公司总经理。

第37条公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人起诉的，相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报部门负责人及总经理。

第8章合同日常管理

第38条除有特别约定，公司对外签署的合同、协议一律使用合同专用章。

第39条合同专用章、法定代表人授权委托书由工程部设专人管理。

第40条各部门应设置合同管理人员，负责本部门的合同基础管理工作，合同基础管理工作包括如下内容：

1）合同档案管理。

各部门应当建立合同档案，妥善保管本年度对外签署的或正在履行的全部合同。

每一份合同包括合同正本、副本及附件，合同会审单，合同履行的情况记录，变更、解除合同的协议。

各部门应遵照公司档案管理的有关规定，对已经履行完毕的合同接受工程部的统一管理。

2）合同台帐管理。

合同承办部门应根据合同的不同种类，建立《合同管理台帐》（附件3）。

承办部门合同管理人员与工程部就合同台帐定期进行核对，并与财务部门就合同支付情况进行核对。

3）合同保密管理。

各部门应妥善保管合同原件，特别注意对涉密合同的保管，加强对合同管理人员的涉密教育。

第9章考核与奖惩

第41条公司全体职员应当严格遵守本办法，有效订立、履行合同，切实维护公司的整体利益。

公司工程管理部负责本制度执行情况的监督考核。

第42条对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施，使本公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，避免或挽回重大经济损失的，予以奖励。

第43条合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司将依法向责任人员追偿损失：

1）XX批准或超越职权签订合同；

2）为他人提供合同专用章或盖章的空白合同，授权委托书；

3）应当签订书面合同而未签订书面合同。

第44条合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司酌情向有关人员追偿损失：

1）因工作过失致使公司被诈骗；

2）公司履行合同未经对方当事人确认；

3）遗失重要证据；

4）发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的；

5）合同专用章、授权委托书遗失未及时报案和报告；

6）其他违反公司相关办法的。

第45条公司员工在签订、履行合同过程中触犯刑法，构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。

第10章附则

第46条本制度由工程部负责解释修订。

第47条本制度自颁布之日起实施。

附件1：

《合同对象资格调查表》

合同对象资格调查表（参考样式）

考察单位名称

考

察

内

容

基本情况

（成立日期、注册资金、企业性质、资质等级、营业执照等有关证书等）

技术情况

（人员组成、施工机械设备等、施工质量、获奖、拟派项目经理信誉、与业主配合、有否在建项目等）

经济情况

（固定资产、净资产、负债、流动资金）

其他

注：

以上各项需根据实际调查情况填列

参与考察人员意见