山东档案整理规程.docx

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山东档案整理规程

山东省地方标准

DB37/T251—1998

工业企业文件材料整理规程

1998—02—06发布1998—02—10实施

山东省技术监督局发布

前言

随着《中华人民共和国档案法》的深入实施和企业自身的发展，近年来，企业的档案工作有了明显的进步，取得了显著成绩。

档案工作在为企业生产、经营及加强各项服务方面，做出应有的贡献。

随着社会主义市场经济的发展，企业改革不断深化和完善。

档案工作作为企业管理的重要组成部分，越来越显现出其重要性。

制定本标准，旨在加强档案基础工作，强化档案基础管理，更有效地为企业管理和技术进步服务，使我省企业档案工作逐步走上规范化标准话管理轨道。

本标准包括管理文件材料整理、产品文件材料整理、科学技术研究课题文件材料整理、基本建设项目文件材料整理、设备仪器文件材料整理的内容。

本标准包括八个附录（ABCDEFGH），都是标准的附录。

本标准由山东省档案局提出；

本标准由山东省档案局业务指导处、青岛市档案局负责起草；

本标准主要起草人：

唐建立李庆奇黄绪臣李勤王金荣王秀生袁俊玲徐胜王红兵王清华张华珍

山东省地方标准

工业企业文件材料整理规程DB37/T251—1998

1范围

本标准规定了工业企业管理活动即党群工作、行政管理、生产技术管理及产品、科学技术研究（以下简称科研）、基本建设、设备仪器文件材料的形成、积累、鉴别、组卷和案卷编目的基本程序和一般要求。

本标准适用于工业企业文件材料的整理，其他类型企业和科技事业单位亦应参照使用。

1      引用标准

下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而成为本标准的条文。

在标准出版时，所示版本均为有效。

所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。

GB/T3792.5—85档案著录规则

GB/T11822—89科学技术档案案卷构成的一般要求

GB826—89发文稿纸格式

GB/T11821—89照片档案管理规范

DB37/T180—93工业企业档案分类编号规则

DB37/T181—93工业企业档案案卷格式

DA/T15—95磁性载体档案管理与保护规范

DA/T2—92科学技术研究课题档案管理规程

GB/T9704-1999国家行政机关公文格式

国家行政机关公文处理办法

2        定义

本标准采用下列定义

3.1案卷由互有联系的若干文件组成并放入卷夹、卷皮、或卷盒内的，装订或装订的档案保管单位。

3.2组卷是将拟归档的文件材料按其内容或形式的联系组成保管单位的整理过程。

3.3案卷编目是指固定保管单位内文件材料排列的顺序和位置，揭示保管单位内文件材料的内容和成份的工作。

3.4产品文件材料是指产品在计划决策、设计、试制、鉴定、生产等全过程中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形成的历史记录。

3.5科研课题文件材料是指在科研课题研究活动中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同的历史记录。

3.6基本建设项目文件材料是指基本建设工程从计划决策直至建成使用的全过程中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

3.7设备仪器文件材料　　是指设备仪器在购置（自制）、安装、使用、维护维修过程中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

4管理文件材料整理

4.1管理文件材料形成积累

4.1.1企业依据本标准附录A、B、C、D的规定，结合实际，制定文件材料归档范围。

4.1.2企业各部门应当根据本部门职责和文件材料归档范围形成、积累文件材料，并妥善保管。

4.1.3建立并严格执行文书处理制度，及时办理文件的登记、传阅、催办、归档。

4.1.4各种会议和专项活动形成的文件材料，待会议和专项活动结束后，及时收集归档。

4.1.5发文符合GB826要求，责任签署完备、齐全。

4.1.6文件材料质地良好，字迹清晰、耐久。

4.1.7企业各部门应当指定专人负责文件材料的收集积累工作，并根据文件材料的有机联系进行预立卷。

4.1.8企业档案部门负责各部门文件材料形成积累的监督、指导工作，并定期进行专兼职人员培训。

4.2文件材料的鉴别

4.2.1归档文件材料必须完整，能够反映本单位各项活动及其全过程。

4.2.2归档文件准确，反映本单位各项活动的真实面貌。

4.2.3鉴别文件材料保存价值，确定文件材料是否归档。

4.2.4划分归档文件材料保管期限。

保管期限分为永久、长期、短期三种。

4.3案卷的组合

4.3.1组卷原则遵循文件材料形成的规律与特点，保持文件材料的有机联系，便于保管和利用。

4.3.2组卷要求

4.3.2.1党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理文件材料分别组卷。

涉及两个以上职能的文件材料，固定与一个二级类目中。

4.3.2.2将文件材料按其形成或针对的年度分开。

一般管理性文件材料按形成年度；跨年度的请示与批复按复文年度；跨年度的计划、规划归入针对的第一年；跨年度的总结归入针对的最后一年；非诉讼案件的材料归入结案年；法规性文件归入公布或批准年。

4.3.2.3同一案卷内文件材料的保管期限应当基本相同。

4.3.2.4独立项目形成的管理性文件材料，归入该项目整理组卷。

4.3.2.5一般管理活动中形成的声像等文件材料，按GB/T11821、DA/T15要求整理组卷。

4.3.2.6一般管理性文件材料的案卷，案卷装具及卷内表格应当符合DB37/T181要求。

4.3.3组卷方法

一般采取以问题特征为主，结合其他特征组卷。

4.3.3.1会议文件材料，按一会一卷或一会数卷。

4.3.3.2工作计划、总结等文件材料，一般按文件名称或责任者组卷。

4.3.3.3统计报表、名称等文件材料，按问题结合时间组卷。

4.3.3.4非诉讼案件的材料，按问题或人名组卷，可一案一卷或一案数卷。

4.3.3.5报刊文摘等材料，按名称或期号一期一卷或数期一卷。

4.3.3.6人民来信，按信件作者或信件所反映的问题组卷。

4.3.4卷内文件材料的排列

卷内文件材料一般按其所反映问题的重要程度结合时间顺序排列。

4.3.4.1同一责任者、同一问题的文件材料，按其形成时间顺序排列。

4.3.4.2同一责任者、同一相关问题的文件材料，按问题的重要程度再按其时间顺序排列。

4.3.4.3同一问题、几个责任者的文件材料，按责任者的隶属关系或习惯顺序排列。

4.3.4.4几个相关问题、几个责任者的文件材料，按问题的重要程度再按其责任者的隶属关系或习惯排列。

4.3.4.5会议文件材料，按其重要程度或会议程序排列。

4.3.4.6密不可分的文件材料应当排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；转发件在前，原件在后；印件在前，定稿在后；复制件在前，原件在后；非诉讼件案件的结论、决定性文件材料在前，依据性文件材料在后。

4.4卷内文件材料的修整

4.4.1同一案卷内文件材料的规格应当基本一致。

4.4.2对大于标准幅面尺寸（260×185mm或197×210mm）的文件材料，向内折叠成标准幅画。

4.4.3对规格小不易装订的文件材料，应当平行或阶梯式托裱在标准幅面白纸上，并按自左至右、自上而下的顺序在被托裱文件材料的右下角自“1”起编写固定号，托裱纸底部加注“此页共×张”标记。

4.4.4对装订可能出现压字现象的文件材料，应当逐页在其装订位置托裱装订边条。

4.4.5修补、托裱破损的文件材料。

4.4.6不装订的案卷，应当以每份文件材料或反映同一问题的文件材料为单位装订成件，印件与定稿，转发件与原件，正件与附件装订在一起，没有文件材料题名或题名不能准确反映文件材料内容的，重新拟定题名，外加“[]”号。

4.5案卷的装订

4.5.1选用线绳或不锈蚀的材料做装订材料。

4.5.2拆除案卷内文件材料上易锈蚀的金属物。

4.5.3用线缝装订案卷，采用三孔一线装订法，使文件材料下齐、右齐，装订位置在文件材料左侧中部，距左端12mm，装订长度160mm，结头系在案卷背面。

4.5.4案卷可采取装订和不装订两形式。

装订的案卷采用卷夹或软卷皮，采用软卷皮的案卷要装盒；不装订的案卷采用盒装，将单份文件顺序排列在卷盒内。

4.6  案卷编目

4.6.1编写页号

4.6.1.1装订的案卷，统一在有书写内容的每页材料正面的右下角，背面的左下角从“1”起依次标注页号。

不装订的案卷，也可以件为单位从“1”起依次编写，并按要求在文件的右上角加盖档号章，填写章格式与尺寸见图4：

4.6.1.2两张以上小幅面文件材料托裱在同一页纸上，按1页编写页号。

4.6.1.3案卷封面、卷内目录、备考表不编写页号。

4.6.2填写卷内文件目录。

4.6.2.1顺序号以卷内文件材料排列的先后顺序填写。

4.6.2.2文号填写文件制法机关的发文字号。

4.6.2.3责任者填写对文件内容负有责任的团体和个人，即文件的署名者。

4.6.2.4题名即文件标题，一般应当照实抄录。

自拟标题的外加“[]”号。

4.6.2.5日期即文件形成时间。

填写时可省略“年”、“月”、“日”字样，在表示年、月的数字右下角加“．”号。

4.6.2.6页号装订的案卷填写文件材料首页上标注的页号，最后一份文件材料的页号填写其起止页号，用“首页号/末页号”表示。

不装订的案卷以件为单位编写页号的，填写每份文件的页数。

4.6.2.7卷内文件目录排列在文件材料首页之前。

4.6.3填写卷内备考表。

4.6.3.1本卷情况说明填写卷内文件材料的件数和页数以及在组卷或案卷使用过程中需要说明的问题（卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁）。

案卷归档后发生或发现的问题，有档案管理人员填写并签名、标注时间。

4.6.3.2立卷人由立卷人签名。

4.6.3.3检查人由案卷质量审核人签名。

4.6.3.4立卷时间填写立卷完成日期。

4.6.3.5卷内备考表排列在文件材料尾页之后。

4.6.4填写案卷封面。

4.6.4.1档号填写档案分类号、年度号、和案卷顺序号。

4.6.4.2缩微号填写缩微时确定本卷的编号。

4.6.4.3档案馆（室）号填写档案行政管理部门确定本档案馆（室）的编号。

4.6.4.4案卷题名一般包括本卷文件材料的主要责任者、内容和名称。

4.6.4.5编制日期填写卷内文件材料的起止日期。

4.6.4.6保管期限与密码按有关规定确定后填写。

4.6.5填写案卷脊背。

4.6.5.1采用软卷夹装订的案卷，填写该卷分类号、年度号和案卷顺序号。

4.6.5.2采用软卷皮装订的案卷，必须装盒，盒的脊背填写该盒案卷的分类号、年度号、起止案卷号。

4.6.6         编目中的数字使用阿拉伯数字。

4.7编制检索工具。

各大类分别编制检索工具。

4.7.1编制档案分类目录。

4.7.1.1档案分类目录格式见图2。

4.7.1.2填写档案分类目录。

4.7.1.2.1类别：

填写一级类目标识或名称。

4.7.1.2.2序号：

依据本大类案卷排列顺序依次填写。

4.7.1.2.3档号：

同4.6.4.1

4.7.1.2.4案卷题名：

同4.6.4.4

4.7.1.2.5编制时间：

同4.6.4.5

4.7.1.2.6卷内件数：

填写本卷文件材料的总份数。

4.7.1.2.7卷内页数：

填写本卷文件材料的总页数。

4.7.1.2.8保管期限与密码：

同4.6.4.6

4.7.1.2.9备注：

填写对本卷应当说明的问题。

4.7.2编制文件级著录卡片。

按GB/T3792.5编制。

4.7.3编制文件级书本式目录。

4.7.4编制各种专题目录。

4产品文件材料整理

5.1产品文件材料的形成积累

5.1.1产品文件材料的形成积累，应当作为产品研制、生产、创优工作的重要组成部分，列入产品开发工作程序、有关管理制度，纳入有关部门职责范围和有关人员的岗位职责。

5.1.2产品开发工作计划中，应当明确文件材料的归档计划；检查产品开发工作，同时检查文件材料形成积累工作；产品鉴定，档案部门应当审查已形成的文件材料，并提出审查意见。

5.1.3产品文件材料客观反映产品研制、生产的全过程，数量齐全，内容完整、准确。

产品归档的主要内容见附录E。

5.1.4文件材料的编写符合有关标准，质地优良，字迹清晰、耐久，各项签署手续齐全、完备，并按有关规定确定密码。

5.1.5档案部门负责产品文件材料形成积累的监督、指导工作

5.2文件材料的鉴别

5.2.1产品文件材料完整性的鉴别。

每一型号产品的文件材料应当完整成套。

在一套材料中不能缺项，在一份文件材料不能缺页。

5.2.2产品文件材料准确性的鉴别。

产品文件材料记载和反映的内容，应当同产品开发的实际过程相一致；蓝图与底图一致；底图与变更一致。

蓝底图的更改符合有关标准要求。

5.2.3产品文件材料保存价值的鉴别。

根据有关规定鉴别文件材料的保存价值，确定是否归档。

5.2.4根据有关规定确定产品文件材料的保管期限。

保管期限分为永久、长期、短期三种。

5.3  案卷的组合

5.3.1组卷原则遵循产品文件材料的形成规律及特点，保持文件材料的有机联系，便于保管和利用。

5.3.2组卷方法

5.3.2.1产品开发文件材料，一般按计划决策、设计、试制、鉴定、生产等阶段分别组卷。

各个阶段的文件材料较少时，可以合并组卷；文件材料较多时，可以按问题、结构（部件或组件）或专业、系统分别组卷。

5.3.2.2文字材料一般按其所反映问题的有机联系结合时间组卷。

5.3.2.3机械产品的图样材料按产品设计、工艺设计、工装设计分别组卷。

5.3.2.4产品文件材料较少或图样材料与文字材料密不可分时，文字材料与图样材料可以混合组卷，一般文字材料排列在前，图样材料排列在后。

5.3.2.5图样材料按图样目录排列，没有图样目录的，按其所反映对象的隶属关系和有机联系排列。

5.3.2.6密不可分的文字材料依次排列在一起。

即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

5.3.3组卷要求

5.3.3.1产品开发过程中形成的管理文件材料，归入产品文件材料组卷。

5.3.3.2产品文件材料组卷时，文件材料的保管期限应当服从内容的完整，即价值服从成套性。

5.3.3.3产品换代、改型，以基础产品为基础，保存一套完整的基型产品文件材料，换代、改型产品可只保存更改部分的文件材料。

5.3.3.4开发新产品采用的标准图、通用图，可不划归新产品文件材料保存，但应当在相应的目录中标注所采用图样的名称及编号。

5.3.3.5以技术转让、出卖成果为目的，以及研制单位不进行正常生产的新产品，其文件材料归科研档案进行整理。

5.3.3.6产品开发活动中形成的声像等文件材料，按GB/T11821、DA/T15要求进行整理。

5.3.3.7产品文件材料组成的案卷，案卷装具及卷内表格应当符合DB37/T181要求。

5.4卷内文件材料的修整

5.4.1同一案卷内文件材料的规格应当基本一致。

5.4.2规格小不易装订的文件材料，如表格、原始记录、合格证等，应当平行或阶梯式托裱在标准的白纸上，并按自左而右、自上而下的顺序在被托裱的文件材料的右下角自“1”起编写固定号，托裱纸底部加注“此页共**张”标记。

5.4.3大于A4规格的文件材料，应当折叠为297*210MM统一幅面。

图样材料采用“手风琴”式折叠法，图面朝里，标题栏外露。

图样材料采用装订形式，应当留出装订位置。

5.4.4对装订可能出现压字的文件材料，应当逐页在装订位置托裱装订边条。

5.4.5修补、托裱破损的文件材料。

5.4.6案卷采用不装订形式的，应当以每份文件或反映同一问题的文件材料为单位装订成件（连续编号的图样材料为一件），没有文件题名或文件题名不能准确反映文件内容的，重新拟定文件题名，外加“[]”号。

5.5案卷的装订

5.5.1案卷采用装订和不装订两种形式。

装订的案卷采用卷夹，不装订的案卷采用卷盒。

5.5.2选用线绳或不易锈蚀的材料做装订材料。

5.5.3拆除卷内文件材料上易锈蚀的金属物。

5.5.4采用三孔一线装订案卷，装订方法同4.5.

5.5.5不装订的案卷，将单份文件顺序排列在卷盒内。

5.6案卷编目

5.6.1编写案卷页号

5.6.1.1以有书写内容的页面编写页号。

5.6.1.2页号位置正面在右下角，反面在左下角。

5.6.1.35.4.2中托裱的文件材料，托裱纸的一面为一页。

5.6.1.4页号从“1”起依次编写。

不装订的案卷也可以件为单位编写，每件的页号均从“1”开始，并在每件文件材料的右下角加盖档号章，填写档号章内容。

档号章格式同4.6.1.1.

5.6.1.5案卷封面、卷内目录（原有图样目录除外）、卷内备考表不编写页号。

5.6.2填写卷内目录

5.6.2.1卷内目录采用DB37/T181的格式。

5.6.2.2序号以卷内文件（连续编号的图样为一件）排列的先后顺序填写。

5.6.2.3文件编号填写文件的文号或图样的图号。

5.6.2.4责任者填写文件材料的直接编制党委或主要责任者。

5.6.2.5题名填写该份文件或图样的名称，一般应当照实抄录，自拟题名的外加“[]”号。

5.6.2.6日期填写文件材料的形成日期，填写时可省略“年、月、日”字样，在表示“年、月”数字的右下角加“．”号。

5.6.2.7页次填写每份文件首页的页号，最后一份文件填写首末两页的页号，用“首页号/末页号”表示。

不装订的案卷以件为单位编写页号的，填写每件文件材料的页数。

5.6.2.8卷内目录排列在文件材料首页之前。

5.6.3填写卷内备考表

5.6.3.1卷内备考表采用DB37/T181格式。

5.6.3.2卷内备考表填写卷内文件材料的件数和页数，以及在组卷和案卷管理过程中需要说明的问题（卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等）。

案卷归档后发生或发现的问题，由档案管理人员填写并签名、标注时间。

5.6.3.3立卷人由立卷者签名。

5.6.3.4检查人有案卷质量审查者签名。

5.6.3.5立卷时间填写立卷完成的日期。

5.6.3.6卷内备考表排列在文件材料末页之后。

5.6.4填写案卷封面

5.6.4.1案卷封面采用DB37/T181格式。

5.6.4.2案卷题名案卷题名的内容包括本卷文件的主要制发机关、内容、名称或产品的名称、型号及其组件、部件的代号和名称。

5.6.4.3编制单位填写文件材料的形成单位或主要责任者。

5.6.4.4编制日期填写卷内文件材料的起止日期。

5.6.4.5保管期限与密级按有关规定填写。

5.6.4.6档号填写档案分类号和案卷顺序号。

5.6.4.7档案馆（室）代号填写档案行政管理部门确定本档案馆（室）的编号。

5.6.4.8缩微号填写缩微时确定本卷的编号

5.6.5填写案卷脊背

5.6.5.1案卷脊背采用DB37/T181格式。

5.6.5.2案卷脊背填写档号及案卷题名。

档号从左至右横排填写，案卷题名从左至右竖写，首行空两个字。

5.6.6编目中数字使用阿拉伯数字。

5.7编制检索工具

5.7.1编制档案总工具

5.7.1.1档案总目录格式见图1。

5.7.1.2填写方法

5.7.1.2.1总登记号以案卷为单位按档案接收时间的先后顺序填写。

5.7.1.2.2登记日期填写档案归档时间。

5.7.1.2.3档号同5.6.4.6。

5.7.1.2.4案卷题名同5.6.4.2。

5.7.1.2.5编制单位同5.6.4.3。

5.7.1.2.6数量填写本卷文件材料的件数、页数。

5.7.1.2.7保管期限与密码同5.6.4.5。

5.7.1.2.8备注填写本卷的变化情况。

5.7.2编制档案分类目录

5.7.2.1档案分类目录格式见图2。

5.7.2.2填写方法

5.7.2.2.1类别填写大类类目标识或名称。

5.7.2.2.2序号依据本类案卷排列的顺序填写。

5.7.2.2.3其它项目同档案总目录。

5.7.3编制底图档案目录

5.7.3.1底图档案目录格式见图3。

5.7.3.2填写方法

5.7.3.2.1类别同5.7.2.2.1。

5.7.3.2.2项目填写产品的种类或型号。

5.7.3.2.3底图编号填写底图图号。

5.7.3.2.4题名填写底图的全名。

5.7.3.2.5编制单位、时间填写底图的形成单位和时间。

5.7.3.2.6图幅填写不同图幅底图的数量。

5.7.3.2.7保管期限、密级同5.6.4.5。

5.7.3.2.8备注填写针对底图需要说明的问题。

5.7.4编制案卷级著录卡片。

按GB/T3792.5编制。

5.7.5编制有关专题目录。

6      科学技术研究课题文件材料整理

6.1科研课题文件材料的形成积累

6.1.1科研课题文件材料的形成积累，作为科研课题研究工作的重要组成部分，列入科研工作程序、科研管理制度，纳入科研部门职责范围和有关人员的岗位职责。

6.1.2企业下达科研计划，应当同时下达归档计划；检查科研工作，同时检查文件材料的形成积累工作；科研课题成果鉴定，档案部门应当审查已形成的文件材料，并提出审查意见。

6.1.3几个单位联合或委托外单位进行的科研课题，主持或委托单位应当在协议、合同等文件中明确对科研课题文件材料形成、整理和移交归档的要求和责任。

6.1.4部门分管负责人或有关人员调动工作时，应当做好科研课题文件材料的清理移交工作。

6.1.5科研课题文件材料客观反映科研课题立项准备、研究实验、总结鉴定、成果申报奖励、推广应用等研究活动的全过程，数量齐全，内容完整、准确。

科研课题文件材料归档的主要内容见附录F。

6.1.6科研课题文件材料质地优良，字迹清晰、耐久，责任签署手续齐全、完备，并按有关规定确定密级。

6.1.7企业档案部门负责科研课题文件材料形成积累的监督、指导工作。

6.2文件材料的鉴别

6.2.1科研课题文件材料完整性的鉴别。

一项科研课题，从立项准备开始，直至成果推广应用各个阶段形成的文件材料必须完整，不能缺项或缺张少页。

负成果的文件材料也应当完整成套。

6.2.2科研课题文件材料准确性的鉴别。

科研课题文件材料必须准确和真实，要同它所记载和反映的对象与过程相一致，相互之间在内容上也要相一致，如底图与兰图一致，成果报告与实验记录一致。

6.2.3根据归档制度有关规定，鉴别科研课题文件材料的保存价值，确定是否归档。

6.2.4根据有关规定，划定文件材料保管期限，保管期限分为永久、长期、短期三种。

6.3案卷的组合

6.3.1组卷原则遵循科研课题文件材料的形成规律和特点，保持文件材料的有机联系，便于保管和利用。

6.3.2组卷方法

6.3.2.1科研课题文件材料按科研课题研究阶段，即科研课题立项