电算化会计的组织与实施 授课内容.docx

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电算化会计的组织与实施授课内容

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目录

【学习目标】4

3.1电算化会计工作的规划与组织4

3.1.1电算化会计工作的规划4

1.电算化会计工作规划的意义4

2.电算化会计规划的分类5

3.电算化会计规划的内容5

3.1.2电算化会计工作的组织6

3.2电算化会计系统的建立7

3.2.1电算化会计硬件配置7

1.单机系统8

2.多机系统8

3.多用户系统8

4.计算机网络系统8

3.2.2电算化会计软件配置8

1.会计软件的来源及其选择8

2.商品化会计软件的选择9

3.2.3电算化会计人员配置10

1.基本会计岗位11

2.电算化会计岗位11

3.2.4电算化会计规范的确立11

3.3电算化会计的日常管理12

3.3.1电算化会计日常管理制度的建立12

1.岗位责任制12

2.电算化会计操作管理制度14

3.电算化会计硬件、软件和数据管理制度14

4.电算化会计档案管理制度15

3.3.2电算化会计日常管理的实施15

1.电算化环境下会计工作的新要求15

2.完善电算化会计的日常管理制度16

3.4电算化会计系统的安全管理16

3.4.1日常安全管理的内容与措施16

1.安全接触控制17

2.软件与数据文件的控制17

3.系统文档资料的控制18

4.系统后备控制18

5.系统环境安全控制19

6.计算机犯罪及预防19

3.4.2计算机病毒及防治20

1.计算机病毒的破坏性20

2.计算机病毒的传播途径20

3.计算机病毒的防范20

【本章小结】22

【本章习题】23

【本章实训】25

【学习目标】

●了熟悉电算化会计系统的实施过程；

●理解电算化会计工作的规划与组织工作的内容。

●熟悉电算化会计日常管理的工作及其要求。

●理解电算化会计系统安全控制的必要性。

●掌握电算化会计系统的内容与安全控制的基本要求。

开展电算化会计工作是一项系统工程，不仅同财务部门有主要联系，还涉及单位（或系统）的其他部门。

必须以系统的观点，充分考虑内部的实际情况，合理进行人、财、物的配置，与单位整体发展规划相一致。

为此，电算化会计的组织和实施工作应由单位负责人或总会计师亲自组织领导，主持拟定本单位会计电算化工作规划，协调单位内部各部门，才能共同搞好会计电算化工作。

3.1电算化会计工作的规划与组织

电算化会计工作的规划与组织，是针对建立电算化会计信息系统的全过程，包括工作规划的制定、实施队伍的组织、硬件的购置、系统软件的配置、会计软件的取得（开发、购买、赠送），新旧系统的转换等内容而进行的一系列工作准备。

认真的做好规划和组织实施，对电算化会计信息系统的安全稳定运行，提高系统效率，具有重要的意义。

3.1.1电算化会计工作的规划

电算化会计工作规划，是对拟实施电算化会计的单位在一定时期内所要达到的目标以及如何有效地、分步骤地实现这一目标而做的安排。

1.电算化会计工作规划的意义

开展电算化会计工作是一项复杂的系统工程，做好规划工作有着重要的意义。

从基层单位的角度来说，主要有以下几个方面：

⑴有利于科学、合理安排人力、物力、财力，避免不必要的浪费，有效地建立电算化会计信息系统。

根据企业的发展方向和目标，建立电算化会计工作规划，从经济的可行性、技术的先进性与组织上的保障性，对计算机硬件的购置、系统软件的配置、人员的安排及资金的使用进行充分的论证，做出了合理的安排，这样可以提高各种资源的使用效率，避免不必要的资金浪费。

⑵有利于科学、合理地做好电算化实施中的各项衔接工作，控制建立电算化会计系统的整个过程，提高电算化会计信息系统的开发效益和运行效益。

以规划为工作的指导依据，便于有条不紊地开展电算化会计系统实施的工作，确保系统的顺利如期完成。

同时，电算化会计工作是一项系统工程，需要做好前后各期之间、电算化会计信息系统与其它管理信息系统之间、电算化会计信息系统内部各子系统之间的协调与衔接工作。

如果这些衔接工作没有做好，轻则造成系统资源的浪费和降低系统的运行效率，重则前期工作全部推倒重来。

制定电算化会计规划是做好这些衔接工作的措施与保证。

⑶有利于采用先进的会计软件和软件应用经验，避免低水平的项目实施，加快基层单位电算化会计事业的发展。

制定电算化会计规划的过程，本身就是对系统内资源条件、系统外电算化会计工作现状等情况的调查和分析的过程。

通过调查、专家咨询等手段，可以有目的选择先进的会计软件，吸收成功的软件应用经验。

避免低水平项目的实施，加快基层单位电算化会计工作与先进水平的接轨。

⑷为电算化会计工作的实施与考核提供了依据。

电算化会计工作对每一步具体实施工作做出了安排，为各项电算化会计工作的开展提供依据，同时也为考核各项工作的实施情况和结果，提供了考核标准。

2.电算化会计规划的分类

⑴按作用范围可分为：

电算化会计宏观规划和电算化会计微观规划。

宏观规划主要指国家电算化会计发展规划、行业电算化会计发展规划和地区电算化会计发展规划。

财政部管理全国电算化会计工作，负责研究制定会计电算化发展规划，并组织实施。

行业和地区电算化会计发展规划是在此基础上根据各自特点制定的，主要包括发展方针、政策、目标、制度保障、人才培训等。

微观规划主要是针对一个单位（企业）、一定时期的电算化工作所要达到的目标以及如何有效地实施这个目标而制定的具体实施计划。

包括单位电算化会计的总目标与阶段目标，实施队伍的组织，硬件及系统软件的配置，系统建立的进度安排，费用预算与系统安全使用的控制措施等。

⑵按规划的作用期分为∶长期规划、中期规划、短期规划

长期规划的作用期一般在5年以上，属于电算化会计发展的战略性目标，为电算化会计工作发展指出方向。

中期规划一般在3至5年之间，是根据长期规划的要求制定的阶段性规划。

短期规划的作用期一般在2年之内，是组织落实中期规划提出目标的一系列措施。

3.电算化会计规划的内容

电算化会计是一项系统工程，涉及单位内部各个方面，各单位负责人或总会计师应当亲自组织领导电算化会计工作，建立一个电算化会计组织策划机构，具体负责这项工作。

主持拟定本单位电算化会计工作规划，协调单位内各部门共同搞好电算化会计工作。

基层电算化会计规划的主要内容有以下几个方面：

⑴电算化会计工作目标。

企业单位可通过电算化会计，实现会计核算手段和财务管理手段的现代化，把财务管理和会计人员从繁重的手工劳动中解脱出来，进一步提高会计信息处理的准确性和时效性，做到会计事前、事中和事后的有效控制，更好的为企业领导提供管理和决策服务，为提高企业的经营管理水平、创造更高的经济效益服务。

⑵机构及人员配置规划。

企业单位的规模不同，电算化会计系统建立的规模大小也不同，应根据自身业务的特点，决定保留原有手工会计机构，还是设立专门的电算化会计机构和相应的系统维护人员。

⑶计算机及其他硬件设备购置规划。

计算机及其他硬件设备是电算化会计系统的物质基础。

不同单位应根据会计业务量大小、管理水平现状和单位今后发展规模因素，制定计算机及其他硬件设备购置规划。

⑷软件配置规划。

软件配置主要考虑的是电算化会计软件的选择，这是电算化会计系统的核心组成部分。

软件的配置也将会影响到计算机及其他硬件设备购置和费用预算。

会计软件的配置主要有购置通用会计软件和定点开发专用软件两种方式。

在目前通用软件发展日趋成熟的情况下，对大多数中小企业而言，选用通用软件不但可缩短电算化会计系统的实施周期，还可保证系统的成功率。

⑸费用预算计划。

根据前述几部分规划的内容，即可编制费用预算，预测电算化会计系统实施的全部投资费用和以后运行的费用。

3.1.2电算化会计工作的组织

电算化会计组织策划机构还应对电算化会计实施后的工作组织机构进行考虑。

各单位原有的会计组织机构，是在手工核算模式下设计的；实施电算化会计以后，整个会计工作的业务流程图、核算方法、内部分工和对会计人员的业务要求将会发生很多变化。

需要各单位结合自身的经营规模、管理模式、会计业务、发展情况等因素，对原有的组织机构进行相应调整，以适应电算化会计工作的需要。

通常电算化会计的组织机构有以下几种方式：

⑴分散管理方式。

分散管理的组织方式是电算化会计管理初期普遍采用的管理模式。

这种形式下，电算化会计系统的计划、组织、使用和维护等，几乎全部工作由会计部门独立完成，单独配备计算机等设备，并配备一定的专业人员。

分散管理的优点：

一是注重会计部门在实施电算化会计工作的重要性，充分调动该部门的积极性；二是根据会计部门的需要便于各部门确定电算化会计实施的进程，系统开发的实用性强，投资少，见效快。

但这种模式也存在很大的缺点是：

忽略了电算化会计系统只是企业管理系统中的子系统，如果各部门仅从各自的目标出发，不考虑相互之间的联系，将会造成数据共享性差，系统效益不高。

各部门均配备计算机专业人员，也使得人力资源闲置和浪费。

⑵集中管理方式。

成立单位信息中心，将电算化会计的管理、开发和使用维护均放在该部门。

在这种形式下，会计部门只定期按规定向信息中心提供核算和管理所需的数据。

会计部门的组织机构一般不作大的调整，除少量业务由计算机处理外，许多工作仍由手工处理。

这种形式的最大优点是有利于单位在管理系统构建中的统一领导、规划和组织，提高数据共享程度。

但是也存在不足：

一是各部门对信息中心容易产生依赖思想；二是信息中心与会计部门工作协调不好，会影响电算化会计系统开发周期和系统运行的质量。

⑶集中管理下的分散组织方式。

这种方式是在克服集中管理的弊端，并在网络技术的基础上形成的。

单位信息中心负责统一管理、总体规划和系统维护等工作，会计部门设置计算机网络终端，负责收集、整理、输入及系统运行的管理，在企业管理系统的总体规划指导下制定电算化会计工作规划并分步实施。

这种方式系统实施后，会计核算工作基本上转由计算机完成。

因此需要对原有的会计组织机构进行调整。

这种形式有利于单位管理信息系统的建立，调动会计部门的积极性。

电算化会计子系统能结合财务工作的特点和需要，在统一的管理和规划下使系统实用性更强。

这种组织形式是一种较合适的组织形式。

那么，何种电算化会计工作组织形式是最好的？

没有绝对通用的模式。

组织机构的设置应考虑以下因素：

一是单位管理模式和组织机构设置。

如果在单位中已经设立了信息中心或类似的机构，可考虑将计算机管理、维护、数据存储和会计部门业务分开，有利于数据的安全性。

二是业务规模和性质。

单位会计业务量大，就需要将数据收集、整理、输入等工作根据业务性质进行细分。

反之则可统一交由会计部门处理。

三是现有技术条件和人员状况。

技术条件和人员素质是制约电算化会计系统实施的关键因素之一，要注意充分挖掘潜力，可按照部门具有的技术条件和人员划分职能。

3.2电算化会计系统的建立

电算化会计系统包括计算机硬件系统、计算机系统软件、会计软件、会计人员和会计制度规范等几个部分。

如图3-1所示。

图3-1电算化会计系统的组成

3.2.1电算化会计硬件配置

硬件配置是指电算化会计所需硬件系统的组成模式。

硬件主要包括计算机主机、外部输入输出设备、网络服务器、网络传输设备等。

硬件设备的选择关系到电算化会计系统的工作效率、准确性、可靠性和安全性等问题，所以要根据自身工作需要，按照规划要求选择硬件配置模式。

硬件配置模式主要有单机系统、多机系统、多用户系统和计算机局域网络系统等几种。

1.单机系统

单机系统是指整个系统中只配置一台微机以及相应的外部设备，在单机结构中，所有数据集中输入和输出，同一时刻只能供一个用户使用。

采用这种系统的优点在于开发容易、周期短、见效快、投资规模小，操作简单。

但由于同一时刻只能供一个用户使用，其工作效率低，而且可靠性差，一旦计算机发生故障会使整个系统工作中断，也不利于计算机之间数据共享。

它适用于会计业务量小、核算方法简单的中小企业。

2.多机系统

又称为多机松散系统，整个系统中配备多台微机，每台微机都配备相应的输入输出设备，各微机之间不直接发生数据联系，形成松散的多机系统。

此系统数据输入、处理和输出分别在不同的微机上完成，缓解了输入输出的瓶颈问题。

但由于多台微机间不发生直接联系，要依赖磁盘传递会计数据，数据共享性差，系统的整体效率较差。

此系统适用于会计业务多，会计机构设置比较分散，没有实现联网的单位。

3.多用户系统

又称局域网络（LAN）系统，整个系统配置一台计算机主机和多个操作终端，主机与终端通过传输媒体（如同轴电缆、双绞线、光纤等）连接，数据通过各终端输入，主机对数据进行集中处理，处理结果可直接返回终端用户。

这种分散输入、集中处理的方式，能较好的实现数据共享，提高系统效率和安全性。

但系统开发的周期长、费用高，一旦主机发生故障会造成整个系统的瘫痪。

多用户系统主要适用于会计业务量大，地理位置相对集中，有一定维护能力的大型企业。

4.计算机网络系统

专指广域网（WAN）络系统，通过通信媒体把地理上分散的、具有独立功能的多个计算机系统连接在一起，并配以相应的网络软件，以达到系统内数据通信和资源的共享。

网络通讯不仅是世界范围计算机应用的潮流，也是电算化会计系统发展的潮流。

通过计算机网络系统，能以较低的费用、方便、快捷的实现数据共享。

缺点是工作站容易被病毒感染和受恶意侵害。

此系统主要适应于跨地区、跨国的大型集团公司。

3.2.2电算化会计软件配置

1.会计软件的来源及其选择

会计软件从其提供方式可分为商品化会计软件和非商品化会计软件。

配置会计软件是电算化会计的基础工作，选择会计软件的好坏对电算化会计的成败起着关键性的作用。

配置会计软件主要有选择通用会计软件、定点开发、通用与定点开发会计软件相结合三种方式，各单位应根据实际需要和自身的技术力量选择配备会计软件的方式。

⑴对于电算化会计系统建立初期应尽量选择通用会计软件。

选择通用会计软件的投资少，见效快，在软件开发或服务单位的协助下易于应用成功。

小型企业、事业单位和行政机关的会计业务相对比较简单，尤其值得选择投资较少的通用会计软件。

⑵定点开发会计软件包括本单位自行开发、委托其它单位开发和联合开发三种形式。

大中型企业、事业单位会计业务比较庞大、业务核算与管理一般都有其特殊需要，在取得一定会计电算化工作经验以后，也可根据实际工作需要选择定点开发的形式开发会计软件，以满足本单位的特殊需要。

⑶大中型企业事业单位在电算化会计初期选择通用会计软件，电算化会计工作深入后，通用会计软件不能完全满足其特殊需要的单位，可根据实际工作需要适时配合通用会计软件定点开发配套的会计软件，选择通用会计软件与定点开发会计软件相结合的方式。

目前，作为一些好的通用会计软件均具有二次开发的功能。

无论采取何种方式配置会计软件，都要注意：

（1）会计软件的合法性要求。

其会计业务处理的规范和功能要符合有关财税法规和财经制度的规定，符合财政部提出的《会计核算软件基本功能规范》及其它管理规定的要求。

（2）会计软件的安全性要求。

电算化会计将手工方式条件下会计信息的载体由纸介质为主，转变磁介质或光学介质等为主；传统的门锁保管财务数据的形式转变为网络密码、功能权限的管理方式。

对会计软件在数据输入、处理、输出过程中，会计数据的隐蔽性，会计数据遭破坏后的恢复性等方面，要有足够的安全保障。

2.商品化会计软件的选择

从其通用性的角度来讲，商品化会计软件也称为通用会计软件，非商品化会计软件则属于专用会计软件。

根据财政部《会计电算化管理办法》的规定：

“在我国境内销售的商品化会计核算软件应当经过评审。

”评审通过后核发《商品化会计核算软件评审合格证》，取得《商品化会计核算软件评审合格证》的商品化会计核算软件，才能在国内的销售。

经过多年来市场的考验，我国的商品化会计软件其系统功能已经比较成熟。

选择商品化软件见效快、投资少、安全可靠、维护有保障，是初期实施电算化会计的单位较理想的选择。

就目前整个会计软件市场来看，商品化软件品牌多、版本多，各种软件的功能、价格、适用性各不相同。

用户在选择商品化会计软件时要考虑以下因素：

⑴软件功能。

一个成熟的商品化会计软件，其功能应符合财政部制定的《会计核算软件基本功能规范》的要求。

具有以下几方面的功能：

一是主要功能。

包括账务系统的初始化、正确处理会计业务流程，完成会计凭证填制、会计账簿登记、会计报表的生成与输出等工作。

各品牌的商品化会计软件虽然对业务处理的具体方式、界面和格式不相同，但主要处理功能和基本操作顺序是比较一致的。

二是辅助功能。

这是为主要功能服务的一些附加功能，包括提示功能、帮助功能、引导操作功能、快捷键功能、全屏编辑功能、辅助计算器等一些有利于用户使用软件系统的功能。

这些辅助功能使系统操作起来更加方便。

三是服务功能。

包括重建文件索引，整理被破坏的数据秩序，复制会计数据档案，恢复会计信息系统文件以及清理存储空间等功能。

这是有别其他软件系统的特殊功能之一，它能保证电算化会计系统的正常安全运行。

四是控制功能。

包括输入数据的正确性控制，输出内容范围的控制，数据顺序和方式控制，使用权限的控制等系统控制能力。

这一功能履行内部控制在电算化会计系统中的任务，制约系统按规范的、正确的会计工作流程开展工作，并防止非法的或错误的输入输出发生。

控制功能越丰富，系统安全性越高，系统的正常运行就越有保证。

本单位会计业务的特点。

首先要考虑单位的行业特点。

商品化会计软件具有广泛的通用性，适合于不同的行业和部门使用，但是也存在一定的侧重点。

有的适合于在流通企业，有的更适合于工业企业，有的则是行政事业单位专用。

因此首先要根据商品化会计软件功能的侧重，结合单位的行业特点进行选择。

其次要考虑单位规模大小和会计业务数据量的多少，企业会计核算的流程来进行选择。

同一品牌的软件，也区分不同的软件品种，有适合于中小企业使用的版本，也有适合于大中型企业使用的版本。

选择适合本单位规模和特点的会计软件，主要是避免不必要的投资。

当然，还要结合企业一定时期的发展目标进行考虑。

如果仅考虑财务核算的电算化，那么使用小企业版本即可；如果在今后还将在企业中推行物流管理、生产制造等ERP模块，则可考虑直接选用高版本，分模块逐步实施。

⑵软件技术性能。

首先商品化会计软件所需的硬件和软件环境。

从目前计算机和软件产业的发展速度来看，这已经不是商品化会计软件应用的“瓶颈”。

其次是会计软件数据的安全性和可靠性。

软件开发选用的数据库系统是数据安全性和可靠性的基本保障。

再次还应考虑会计软件的运行速度、可移植性、维护性、界面的友好性和操作的方便性。

⑶售后服务质量。

目前商品化会计软件的市场竞争日趋白热化，销售利润不高。

我国会计人员的计算机应用水平不高，其自身无法排除会计软件运行过程中发生的故障，主要还得依靠会计软件的开发经营单位承担日常维护工作。

所以应用单位不宜单纯以价格的高低来选择商品化会计软件，要重视开发经营单位所提供的售后服务。

这些服务包括培训用户，在实施二次开发方面所提供的服务等。

⑷费用。

商品化会计软件的购置费用主要包括软件价格、实施费用（包括安装调试、初始化设置、培训等）、年服务费、其他配套费用（如系统软件、杀毒软件、办公软件等）和升级费用、二次开发费用。

应结合单位的资金实力和实施目标综合考虑。

3.2.3电算化会计人员配置

财政部制定的《会计电算化工作规范》要求：

实施电算化会计的单位要根据内部牵制制度要求和本单位的工作需要，设置会计工作岗位。

实现会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。

1.基本会计岗位

基本会计岗位可分为：

会计主管、出纳、各单项会计核算、稽核、会计档案管理等工作岗位。

这些岗位及职责与手工会计的各岗位相对应。

2.电算化会计岗位

电算化会计岗位包括直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位。

可根据实施单位的情况设立以下专业岗位。

⑴电算化系统主管。

负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，要求具备会计和计算机知识，以及相关的电算化会计组织管理的经验。

系统主管又称为系统管理员、账套主管，一般由会计主管兼任，采用中小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位。

⑵数据录入。

数据录入员负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表，和进行部分会计数据处理工作，要求具备会计软件操作知识，达到会计电算化初级知识培训的水平。

各单位应要求基本会计岗位的会计人员兼任软件操作岗位工作。

⑶凭证审核记账。

负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认；此岗位要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化初级知识培训的水平，可由主管会计兼任。

　　⑷电算化系统维护。

负责保证计算机硬件、软件正常运行，管理机内会计数据。

此岗位要求具备计算机和会计知识，经过电算化会计中级知识培训；采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件单位，应设立此岗位，此岗位在大中型企业中应由专职人员担任。

并注意系统维护员不应对实际会计数据进行操作。

　　⑸数据分析。

负责对计算机内会计数据进行分析，要求具备计算机和会计知识，达到电算化会计中级知识培训水平；采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件单位，可设立此岗位，可由主管会计兼任。

　　⑹会计档案保管。

负责各种会计档案资料保管工作以及数据资料安全保密工作。

此岗位要求具有较高的道德素质，专业素质方面具备一般会计知识和计算机基本操作技术即可。

实施电算化会计系统后，各方面的参与人员都要是同时具备计算机专业知识和会计专业知识的复合型人才。

对上述岗位可在保证会计数据安全的前提下交叉设置，各岗位人员要保持相对稳定。

由本单位人员进行会计软件开发的，还可设立软件开发岗位。

小型企事业单位设立电算化会计岗位，应根据实际需要对要求的岗位进行适当合并。

拟实施电算化会计工作的单位，应在工作开展之初就着手对会计人员进行电算化会计的培训。

可采取不同的形式开展岗前培训：

一是各级财政部门组织的初、中、高级电算化会计上岗证培训；二是软件开发经营商提供的岗位培训；三是社会其他培训机构或本单位自行组织的电算化会计培训。

目前就我国的状况看，电算化会计方面高层次的复合型人才还比较缺少，尤其是精通财务管理、掌握计算机网络方面前沿技术复合型人才更是短缺。

这是很多大中型企业提升企业信息化管理主要制约因素之一，对培养多学科技术优势复合型人才提出了更高的现实要求。

3.2.4电算化会计规范的确立

电算化会计的实施使原来手工方式下形成的相关管理制度变得不相适应。

为了保证电算化会计系统的顺利运行，在制订实施计划，配置好计算机硬件、系统软件和会计软件后，就要着手建立与之相适应的内部管理制度与控制措施。

财政部制定的《会计电算化工作规范》中也明确强调，“开展会计电算化的单位应根据工作需要，建立健全包括会计电算化岗位责任制、会计电算化操作管理制度、计算机硬软件和数据管理制度、电算化会计档案管理制度的会计电算化内部管理制度，保证会计电算化工作的顺利开展。

”通过相关规范的建立，可保障电算化会计系统正确、有序、安全的运行，防止浪费损失、营私舞弊等现象，促使各岗位人员之间密切协作、相互制约。

事实证明，建立并严格执行会计制度的单位，会计基础工作就比较扎实，会计工作在促进单位经济工作发展中的作用就更加明显。

财政部颁布《会计电算化管理办法》规定，采用计算机替代手工记账的单位，应当具备以下基本条件：

⑴使用的会计软件达到财政部发布的《会计核算软件基本功能规范》的要求。

⑵配有专门或主要用于会计核算工作的计算机或电子计算机终端，并配有熟练的专职或者兼