电梯维保行业管理软件系统ERP操作手册2.docx
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电梯维保行业管理软件系统ERP操作手册2
管理轻松一点、决策更胜一筹
电梯维保行业管理软件系统ERP
操作手册
一、登陆..........................................................3
1、用户登录..........................................................................................................3
2、系统登录..........................................................................................................3
二、基本操作......................................................4
1、常用图标..........................................................................................................4
2、【单据的“增加”“删除”“修改”操作】.............................................................6
三、存货管理.....................................................10
1、物品档案(电梯档案、配件档案、材料档案,工具档案。
。
。
)..............10
2、普通出库单....................................................................................................13
3、普通入库单....................................................................................................13
4、库存盘点单....................................................................................................14
5、报表................................................................................................................17
四、销售管理模块.................................................17
1、合同管理........................................................................................................17
2、结算单............................................................................................................18
3、相关报表........................................................................................................20
3、发票登记........................................................................................................20
五、采购模块.....................................................22
1、供应商档案....................................................................................................22
2、采购合同单....................................................................................................22
3、采购收货单....................................................................................................23
4、采购退货单....................................................................................................24
5、采购发票........................................................................................................25
六、人事工资模块.................................................25
1、人事档案........................................................................................................25
2、员工借款登记................................................................................................26
七、售后服务模块.................................................27
1、保养计划........................................................................................................27
2、保养登记........................................................................................................28
3、报修单登记....................................................................................................28
4、维修单登记....................................................................................................28
八、质量管理.....................................................29
1、质检登记........................................................................................................29
2、相关报表........................................................................................................30
九、应收应付.....................................................30
1、收款单............................................................................................................30
2、付款单............................................................................................................31
3、其它应收应付管理........................................................................................32
十、系统维护.....................................................33
十一、审核中心...................................................34
一、登陆
1、用户登录
所有用户使用本系统时都必须经过身份验证和帐号确认,才能进行本系统操作。
服务器:
SQL服务器名称或者IP地址。
(服务器名称是:
ufserver)
数据库:
软件所使用的数据库。
(hz2013)
用户名:
操作用户的名称。
(sa)
口令:
操作用户进入本系统的口令。
(741852)
2、系统登录
选择部门名称;
选择用户名;
;
按确定即可登陆,输入密码
二、基本操作。
1、常用图标
增加:
新增一个单据。
.
修改:
对保存后没有审核的单据进行修改。
删除:
对保存后没有审核的单据进行删除。
撤消:
对增加、修改、删除操作后且没有保存操作前,对其操作的撤消。
保存:
对所做的操作进行保存.在新增保存后会得到一个单号。
查找:
查询满足条件的记录。
设计:
设计打印单据的样式。
预览:
预览单据格式。
打印:
设置打印项
引入:
在新增的条件下引入单据。
(所引入的单据必须是经过审核传递清除的单据).
打开:
打开已有的单据。
(所打开的单据必须未经过审核并没传递过的单据)
首条:
跳至所开单据的第一条。
上条:
跳至当前单据的上条记录。
下条:
跳至当前单据的下条记录。
末条:
跳至所开单据的最后一条。
退出:
退出当前模块
库存:
显示当前库存报表。
分布:
查看当前库存分布。
帐目:
查看当前供需帐目。
审核:
审核当前单据。
反审核:
对当前单据进行审核撤消。
传递:
对已经审核的单据进行传递,传递至下一个审核部门。
导出:
对列表、报表、单据导出至EXCEL文件。
批量录入:
为减少重复工作.快速建立数据。
附件:
为各模块添加各种文件.图档。
2、【单据的“增加”“删除”“修改”操作】
操作说明:
“”―填写单据头,右键的单击:
增单据加点菜上单击表格
中击点单菜在.
,填写明细信息或点击,把不需要的项删除,单据填。
―“”写完成后“”―打开要修改的单据(只包括未审核的单单据修改:
点击菜单上的―“修改完毕”据。
)―“”,“”―打开要删除的单据(单据删除:
点击菜单上的只包括未审核的单―“”―据删除完毕)―“”。
注意事项:
单据保存之后,必须要在“审核单据”里进行审核、各级部门依次传递完毕之后,才能使单据生效,否则库存和财务帐不会发生改变。
“”操作有两个作用:
为了录入方便和为操作的单据提供依据。
-单据操作
“”后窗口中没有自己要修如果改、删除的单据,则说明此单据已经审核过了不能进行删除,要修改或删除请在“审核中心”中将单据找回并进行反审核。
单据删除后那么单据的单号也将被删除。
即以后此单的单号将不存在。
如果单据在修改或删除过后,没有进行保存,修改删除操作无效。
(制单人为系统的登录人)单据是谁制单的,只能由谁打开删除。
如果制单人因某种原因辞职,而所经办的单据没有处理完毕,此时要想进行修改,请通过信息管理员将密码修改,然后本部门的主管,以制单人的身份登录,将其单据进行修改或删除。
【单据数据录入】
在所有的单据中都有表头数据项和表里数据项,在录入时如果能很好的掌握其输入方法,能大大提高工作效率。
表头项数据录入:
录入时可以用点击鼠标方法在使光标在不同的字段中移动,也可用键盘上的“TAB”键移动光标到不同的字段上。
然后进行字段内容输入,如果碰到字段的内容只能选择下拉框的内容时
,可用鼠标进行选择,也可通过光标的上下移动键进行选择。
开一张单据时在单据中窗口中首选显示的是当前系统日期。
更改日期有两种方法:
1.直接在“制单日期”栏中的日期编辑框中按照系统日期的格式输入新的日期。
2.选中在所有单据中都要进行制单日期输入,每打日期中的具体“年份”“月份”“日”,(选中后会出蓝底白字),然后通过点击制单日期的编辑框中的
”键,或者通过键盘中的上下光标键,来增加减少“年份”“月份“”“”“日”数目。
表里项数据录入:
“”,增加表项记录,将光标在表项里点击鼠标的右键,选择并点击光标将自动跳动到物品编码一栏下,直接输入物品编码,或者模糊查询得出物品编码,再用鼠标移动光标或者用“回车键”进行移动光标,到下一个字段下进行输入字段的内容。
“”删除表项记录,将光标放到每条记录前的上点击鼠标的左键,发现此记录从黑色的底,此时表示选中这条记录,点击鼠标右键,
,选中的明细删除。
”“选择并点击
三、存货管理
1、物品档案(电梯档案、配件档案、材料档案,工具档案。
。
。
)
功能介绍:
本模块用来记录您公司物品的编码、名称、规格、类型、标准成本、计划成本(进价)、销售价、最高库存、最低库存等资料,方便您对以后所发生的单据查询。
进入界面:
新增物品资料
一、输入基本信息:
单击工具栏上的“”按钮,光标将自动跳到基本资料页面中的物品编码一栏中。
然后输入物品编码等信息。
每一种物品类型的属性是不同的。
如果我们要增加电梯档案,鼠标要定位到电梯档案,再点击“增加”。
增加其他物品档案,则鼠标定位到其他物品类型。
二、物品类型:
物品的类型定义,属于什么类型的。
物品类型在系统选项中进行定义。
.
三、图片:
只有在“基本信息”输入完且保存后,且物品图片已经扫描好存放在某个位置后才能进行加载图片。
加载图片的步骤:
在“图片”选项框中选择图片
点击“”----打开图片)、的存放的位置(产品图样AB、C----
。
-----
:
指的是将图片从系统中删除。
:
指的是按比列放大或缩小图片去预览图片。
四、列表显示:
物品显示方式为列表。
.
五、报表【电梯档案查询】
凡是在报表里双击物品编码时,都会弹出一个显示物品相关信息的窗口,用户可以看到物品图片(如果加载了图片),附件(双击附件可看详细内容)。
修改物品资料
对物品内容进行,唯一物品编码不能更改外,其他内容都是可修改的,但
这个功能进是我们不建议修改。
(物品编码可通过物料管理模块里的行编码的转换).
删除物品资料
对物品资料进行删除,如果物品在系统单据中被引用,那么将不能删除。
2、普通出库单
功能介绍:
指的是非采购出库,例如:
借还出库。
(注意:
根据和众电梯内部流程,我们的普通出库单同时用来开销售出库,这里的普通出库单只记库存帐,当财务人员开结算单时,引入销售类型的出库单,并保存审核之后财务帐才记上。
)
操作说明:
常规操作:
包括了“增加”“修改”“删除”“打开”“保存”。
出库单经过审核传递完毕后,库存会自动减少。
?
出库单的签证号填好之后,在开结算单时会引入到结算单的明细里。
?
3、普通入库单
功能介绍:
指的是非采购的入库,例如:
借还入库。
库存盘点也是通过普通入库单进行调整的。
操作说明:
常规操作:
包括了“增加”“修改”“删除”“打开”“保存”。
普通入库单经过审核传递完毕后,库存会自动增加。
?
。
(详见库存盘点)当进行库存盘点时,如果有盘亏盘盈,则会进行盘点调整?
进入普通入库单后,操作过程是:
盘点调整是通过普通入库单进行调整的。
盘点调整单,会发现在普通入库单中的普通入库类型自动为“打开”单击”,备注中注明盘点调整。
“盘点调帐则该—仓库中,填入简写,普通入库单的单证号可自动生成:
在基础资料?
仓库的普通入库单的单证号便会自动生成
4、库存盘点单
功能介绍:
库存盘点可进行临时盘点、月末盘点、季度盘点。
库存盘点时首先进行盘点数的录入,然后进行【核对】(核对的方式有部分核对和全部核对),核对之后点击【审核】。
审核时软件会提示您系统自动生成一张普通入库单,然后您把该普通入库单审核掉,盘点结束。
当需要盘点的物品很多时,可以快速盘点,把事先准备好的excel数据(物品编码和盘点数量)复制好,然后鼠标右击明细行,选择【导入数据】,然后点击【从剪切板粘贴数据】,再【确定】,然后保存单据、核对、审核。
.
注意事项:
第一点:
盘点日期要填真实盘点库存的日期,第二点:
盘点是分仓库盘点的,注意仓库不要选错。
操作说明:
常规操作:
包括了“增加”“修改”“删除”“打开”“保存”。
其中打开选项中有未调整盘点表、已调整盘点表快照库存盘点表。
.
录入盘点日期、仓库、盘点的物品(盘点物品应为库存中的实际物品)数?
量,金额。
”。
生成一张未调整盘点单。
录入完后,单击工具栏上的“保存?
旁的向下箭头选择“部分核对单击工具栏上的”“”或?
(建议选择部分核对)“全部核对”。
指的是你所录的盘点物品与帐上的同一物品进行核对。
核对?
完后其得帐上数,差数。
指的是你所录的盘点物品与帐上的所有物品进行核对。
如果?
在物品帐上有某物品帐目,而你进行盘点录入时又没有录入其盘点数量,则系统默认这种物品的盘点数量为零。
“”核对完后,如果想调整这张盘点表,只要单击工具栏上,则自动生?
成一张“已调整的盘点单”,核对且审核的盘点单据,将成为已调整盘点单。
在“普通入库单”中打开盘点单,会在备注中看到此库存盘点单号,盘点时?
间。
这张普通入库单经过审核记帐后,调整成功。
以后帐上的数目其实就是库?
存的实际数。
如果库存盘点后核对后,所有记录的差数为零,则表示无需调整。
所以盘?
点单在审核时会提示你无需调整。
所生成的调整单,只调整有差异的物品。
?
.
只有审核生成的普通入库调整单,才能使物品的库存数与帐上数相同。
5、报表
【进出存明细查询】是物品所有的进出库单据的明细查询。
【进出存汇总是按月】查询物品的期初、本期出入数,本期出入金、本期余数和余额。
【库存报表】是查询物品当前的库存情况。
【仓库进出存汇总按日期】是按日期查询查询物品的期初、本期出入数,本期出入金、本期余数和余额。
【单据状态查询】是查询所有单据目前所处的位置,审核情况,开单人。
四、销售管理模块
1、合同管理
功能介绍:
安装合同、维保合同、工程合同等其他合同都在这里进行登记。
操作说明:
常规操作:
包括了“增加”“修改”“删除”“打开”“保存”。
如图所示:
我们首先填表头信息:
选择客户、合同类型等其他相关信息然后填表项信息:
选择对应的设备编号,回款批次等信息。
合同新增保存之后,审核,系统会自动生成一张已经审核好的其他应收款单据,那么合同金额会挂到对应客户(工程名称)的账户上,就是形成应收款。
我们可以通过应收应付模块里的【客户应收总账】、【客户对账明细】这两个报表来查询客户帐的情况。
合同保存之后就会根据合同内容形成【收款批次提醒报表】、【合同到期提醒】。
.
2、结算单
功能介绍:
配件更换结算单、维修结算单、混合结算单都在这里进行登记,单据开好审核之后,客户相对应的应收款就会自动生成。
操作说明:
常规操作:
包括了“增加”“修改”“删除”“打开”“保存”。
如图所示:
点击增加,然后点击【引入“出库单”】,则相关信息都会引过来,然后再填写其他信息(选择对应的设备编号)
3、相关报表
3、发票登记
功能介绍:
客户付款之前会提出开发票的要求,用户可以在这里进行登记,然后打印出发票给客户。
操作说明:
常规操作:
包括了“增加”“修改”“删除”“打开”“保存”。
第一:
当合同回款时,点击增加,“引入”所要收取的款项明细,如图
(1)、图
(2).
第二:
当结算单回款时,点击增加,选择客户,填写发票号码,发票类别,然后明细选择【结算单回款】(如下图3),填写结算金额,保存。
图
(1)
图
(2)
图(3)
五、采购模块
1、供应商档案
供应商档案跟客户档案类似,不做特别说明
2、采购合同单
采购合同新增与之前的单据都类似。
.
3、采购收货单
当从供应商那里采购新的物品,新增一张采购收货单,审核之后,则库存会增加,应付款也会挂上。
当结算方式选择“现金”时,则系统会自动生成一张收款单并且已经审核。
.
4、采购退货单
5、采购发票
六、人事工资模块
1、人事档案
功能介绍:
该模块用来登记公司的员工信息,方便管理员工档案。
填写了出生年月则会生成“员工生日提醒”,填写了操作证审证日期则会生成“技术人员的操作证审证日。
期提醒”
2、员工借款登记
功能介绍:
用来登记内部员工向公司借款。
.
对应的报表:
在备注一栏,我们可以进行批注,在备注这一栏右击,选择“修改内容”,对于借款已经还款的记录我们批注“已归还”。
七、售后服务模块
1、保养计划
2、保养登记
保养登记引入保养计划。
3、报修单登记
4、维修单登记
维修人员外出维修回来填一下维修单,把维修的情况登记一下,方便了解电梯的情况。
.
八、质量管理
1、质检登记
功能介绍:
质检登记是用来登记每台设备的检验情况,新增质检登记,点击【引入年检到期电梯】,会把每个月的年检到期电梯引入过来,然后保存。
2、