进出口贸易部管理工作制度V6.docx

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进出口贸易部管理工作制度V6

公司各部门，各项目经理部：

根据集团公司相关要求，并结合国际工程分公司的实际情况，制定《进出口贸易部管理工作制度》，现下发给你们，请遵照执行。

进出口贸易部

管理工作制度

编制单位：

中国二十冶国际工程分公司

编制日期：

2014年

第一章目的

第一条为有效开展质量、环境和职业健康安全管理工作，根据《GB/T19001－2008idtISO9001:

2008质量管理体系—要求》、《GB/T24001－2004idtISO14001:

2004环境管理体系—要求及使用指南》、《GB/T28001-2001职业健康安全管理体系规范》标准和集团公司2009B版《质量、环境和职业健康安全管理手册》、《程序文件》和集团公司物资管理部管理工作制度的要求，制订本部门《管理工作制度》。

目的是明确本部门质量、环境和职业健康安全管理职责，并将管理职责落实到各岗位，同时对本部门主管及相关程序文件中的有关要求作出具体的规定，以便更好地指导本部门的管理工作。

第二章适用范围

第二条适用于本部门在质量、环境和职业健康安全管理体系运行中所有的管理工作。

第三章进出口贸易部管理目标

第一节采购业务

第三条主要物资采购招标率100%。

第四条供应商评审率100%。

第五条用于工程物资进货验收率100%。

第六条危险化学品采购情况检查覆盖率不低于80%。

第七条各类报表收集、汇总、上报及时率100%。

第二节进出口业务

第八条进出口物流业务招标率不低于95%。

第九条报关资料申报正确率、及时率均达100%。

第十条核销、退税资料申报正确率、及时率均达100%。

第三节网络管理业务

第十一条公司网络出现问题时，应及时处理，由内部原因引起的网络中断必须在4小时内予以修复。

第十二条定期检查视频会议系统，确保其运行故障率低于2%。

第四节其它

第十三条对各业务系统管理工作检查及时率100%。

第十四条控制职业危害，做好职业健康安全保健工作。

第十五条办公用各类有毒有害废弃物按公司规定处理，严格执行公司节能规定。

第四章管理职责

第五节进出口贸易部组织机构及岗位设置

第十六条进出口贸易部组织机构如下：

进出口贸易部组织结构

第十七条进出口贸易部由公司副经理分管。

设部门经理1人，部门副经理1人，主办若干人。

第六节进出口贸易部职责

第十八条负责国际工程公司所有国内、外项目设备、材料的采购工作。

第十九条负责二十冶集团公司承揽的国外项目的部分设备、材料的采购工作。

第二十条负责配合公司市场部在投标过程中的设备、材料、海运物流费等的市场询价工作。

第二十一条负责按照集团公司物资管理部的要求，对物资采购工作进行规范管理，并及时制作、上报各种报表。

第二十二条负责二十冶集团公司和国际工程公司承揽的国外项目的设备材料的进出口物流工作，包括但不限于：

船公司（或货代）的选择、船期确定、货物包装指导、货物进出仓管理、货物进出港管理、装箱及装船监督等。

第二十三条负责二十冶集团公司和国际工程公司承揽的国外项目的设备材料的进出口报关工作，包括但不限于：

报关单据制作、商检单据制作、对外承包工程批量商检办理等。

第二十四条负责二十冶集团公司和国际工程公司承揽的国外项目涉及的所有贸易项下以及非贸项下的外汇申报、结汇、核销手续的办理。

第二十五条负责二十冶集团公司和国际工程公司承揽的国外项目的设备材料的出口退税手续办理。

第二十六条负责扩展国际工程公司的国际贸易业务。

第二十七条负责公司电脑、电话、网络的日常管理工作。

第二十八条负责与本部门强相关的16个程序相关职责的实施。

（1）文件控制程序

（2）施工技术文件管理程序

（3）记录控制程序

（4）环境因素识别与评价工作程序

（5）法律法规管理程序

（6）管理方案控制程序

（7）信息交流工作程序

（8）人力资源管理程序

（9）物资采购管理程序

（10）污染物控制程序

（11）资源和能源管理程序

（12）施工现场安全防护控制程序

（13）劳动保护工作程序

（14）危险化学品管理程序

（15）消防管理工作程序

（16）纠正和预防措施管理程序

第七节各管理岗位职责

第二十九条部门经理岗位：

（1）负责本部门全面管理工作。

（2）积极开拓市场，组织并调动整个部门完成公司下达的各项经济指标。

（3）监督参与大批量商品订货的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况。

（4）检查购进物资是否符合质量要求，对公司的物资采购和质量要求负全面责任。

（5）认真监督检查各采购员的采购进程及价格控制。

（6）负责针对新签国际工程项目，组织各方及时制订适合该项目的国际物流、通关、核销退税等流程。

（7）认真监督检查采购物资装箱、报关、发运情况。

（8）定期将采购、发运任务完成及未完成情况逐项列出报表，呈公司领导审阅，以便于公司领导掌握全公司的采购项目执行情况。

（9）责与集团公司物资管理部的对口管理工作。

（10）完成公司领导交办的其他任务。

第三十条部门副经理岗位：

（1）协助部门经理进行本部门业务管理工作。

（2）协助部门经理完成公司下达的各项经济指标。

（3）完成领导交办的其他任务。

第三十一条采购岗位：

（1）采购人员须注重职业道德修养，严格遵守采购纪律，积极按公司的采购规范和要求做好采购工作。

（2）熟悉和掌握公司所需各类物资的名称、型号、规格、单价、用途和产地。

（3）负责配合公司市场部在投标过程中的设备、材料的市场询价工作。

（4）采购人员在工作中应能够吃苦耐劳，多跑、多对比，精通采购业务，选择供应商时至少货（价）比三家，降低采购成本。

（5）对审批后的采购计划组织实施，确保项目施工过程中的物资供给。

（6）负责采购物资的接收与移交，保证物资在数量、质量上与采购合同相符，配合相关人员做好验收记录，并办理入、出库手续。

（7）及时收集整理好各种合格证、检验证书等，交相关人员留存或报监。

（8）按采购工作的规范和流程进行有效工作，采购单据和报账程序必须符合财务要求。

（9）对于国际工程项目的采购物资，配合物流人员将包装要求、装箱单格式、唛头格式、进仓通知等发送给供货商，并随时与其保持沟通，确保无误。

（10）完成领导交办的其他任务。

第三十二条国内物流岗位：

（1）负责根据项目物流需要进行公开邀请招标，选择国内地面、国际运输服务提供商（船公司或货代）。

参与投标者不得少于三家，选择其中价格、服务、能力等综合竞争力最强者作为中标单位。

（2）负责根据业主要求及备货情况及时联系船公司或货代确定船期。

（3）负责办理国际货物运输保险。

（4）检查货物的包装和唛头是否符合采购合同和国际贸易运输要求。

（5）对于仓库集中装箱货物，负责及时将进仓通知（内容应包括但不限于：

收货仓库名称、地址、联系人和送货时间等）通知采购人员或项目部国内物流对口人员；对于在厂家装箱的物资，及时联系供货商和船公司或货代，提箱到厂家装箱，并对全过程进行跟踪管理，确保全部货物按时、安全地运抵交货仓库或码头。

（6）供货商送货时要负责协调仓库或码头及时、安全收货，并协助验收人员对到货进行验收。

（7）负责根据实际发货情况制作装箱单（中英文对照），经部门经理或副经理审核后，及时EMAIL或传真给业主和项目部。

（8）完成领导交办的其他任务。

第三十三条国外物流岗位

（1）负责根据项目物流需要，在项目所在国进行公开邀请招标，选择该项目的国外短驳物流提供商。

参与投标者不得少于三家，选择其中价格、服务、能力等综合竞争力最强者作为中标单位。

（2）负责国外进口清关、港口至工地短驳物流的全部工作。

（3）负责在货物抵达现场后同项目部办理书面交接手续，原件存档后，要及时通过EMAIL或传真将复印件发回国内。

（4）负责破损、丢失货物的保险索赔工作。

（5）完成领导交办的其他任务。

第三十四条通关岗位：

（1）负责办理货物进出口的通关手续。

（2）通关人员必须具有高度责任心，认真准备通关资料，随时与采购、物流、核销退税等岗位进行沟通，以便同采购合同、实际装箱单、增值税发票信息等保持一致，力求达到通关资料零差错。

（3）对于国家法定商检物资，及时向物资采购方具体办理商检的人员提供报检所需的全套资料。

（4）负责对外承包工程出口物资批量商检手续的办理。

（5）定期对通关情况进行汇总，并报部门经理。

（6）完成领导交办的其他任务。

第三十五条核销退税岗位：

（1）负责按需从外汇管理局领取外汇核销单。

（2）负责办理所有贸易项下以及非贸项下的外汇申报、结汇、核销手续。

（3）负责办理所有已出口货物的出口退税手续。

（4）定期对核销、退税情况进行汇总，并报部门经理。

（5）完成领导交办的其他任务。

第三十六条合同管理岗位：

（1）负责本部门各类经济合同签章手续、付款手续的办理。

（2）负责本部门合同文本的管理，建立合同台帐及合同档案。

（3）负责本部门合同信息输入电脑的工作，实行信息化管理。

（4）负责汇总本部门合同签订、执行情况，定期提交合同签订、执行情况报表。

（5）负责本部门合同的查询工作。

（6）负责公司各种外贸证照的申办及年检。

（7）完成领导交办的其他任务。

第三十七条公司网络管理员岗位（兼职）：

（1）负责公司网络、电话线路和设备的日常维护，及时处理解决运行中发生的故障，保证网络通信畅通。

（2）为新开通网络线路连接的用户提供接入服务。

（3）为终端用户计算机操作系统、应用软件和网络通信安装、调试提供服务。

（4）为保证网络畅通，负责对局域网进行监控，限制用户利用公司网络下载电影、游戏等与工作无关的大容量文件。

（5）负责公司主页的素材收集、整理，网页的制作、改版、更新、发布。

（6）完成领导交办的其他任务。

第五章工作程序

第八节文件控制

第三十八条部门经理负责《文件控制程序》相关职责实施的领导、组织工作。

第三十九条部门经理组织编制本部门分公司级文件和部门管理工作制度，并负责本部门文件发放的签发工作。

第四十条部门经理负责公司及外来文件的进一步签发工作，并形成签发记录电子版备查。

第四十一条如本部门编制的分公司级文件有需更改的内容，则以新文件代替原文件方式进行更换。

第四十二条JB0103《文件和资料控制清单》台帐；

第九节施工技术文件管理

第四十三条部门经理负责《施工技术文件管理程序》相关职责实施的领导、组织工作。

第四十四条采购岗位负责收集汇总本系统采用的材料标准、图集等，并建立清单，报分公司项目管理部，统一纳入分公司标准管理系统中。

第四十五条JB0201《现用技术标准清单》留存一份

第十节记录控制

第四十六条部门经理负责《记录控制程序》相关职责实施的领导、组织工作。

第四十七条本部门的记录分为体系运行记录和工作记录两类。

第四十八条部门经理负责确定本部门、本系统的体系运行记录和部门管理工作记录表式，录入《记录表式目录》。

第四十九条合同管理岗位负责相应的收集、分类、汇总、存档等工作。

第五十条记录的保存期限按合同、法规和档案管理规定期限保存。

记录保存期限为三年。

第五十一条超过保存期限需销毁的记录，由合同管理岗位负责填写《记录销毁申请表》，经部门经理批准后销毁。

第五十二条JB0302《记录表式目录》自存一份；JB0303《记录销毁申请表》自存一份。

第十一节环境因素识别与评价工作

第五十三条部门经理负责《环境因素识别与评价工作程序》实施的领导、组织工作。

第五十四条部门副经理根据分公司《重要环境因素及其控制计划清单》等要求对本部门重要环境因素进行控制。

第五十五条JB0402《重要环境因素及其控制计划清单》（收存）

第十二节法律法规管理

第五十六条部门经理负责《法律法规管理程序》相关职责实施的领导、组织工作。

第五十七条部门副经理负责本部门、本系统有关质量、环境和职业健康安全的法律法规及其他要求的搜集（各级政府及相关部门、走访、电话、报纸、书店、标准出版社、网上索取等）和汇总，填写JB0601《适用性法律法规文件控制清单》。

第五十八条JB0601《适用性法律法规文件控制清单》台帐

第十三节管理方案控制

第五十九条部门经理负责《管理方案控制程序》相关职责实施的领导、组织工作。

第六十条各岗位负责公司管理方案中涉及本岗位职责的实施工作。

第十四节信息交流

第六十一条部门经理负责《信息交流工作程序》相关职责实施的领导、组织工作。

第六十二条各岗位负责与本岗位业务相关信息的收集、传递。

第十五节人力资源管理

第六十三条部门经理负责《人力资源管理程序》相关职责实施的领导、组织工作。

第六十四条每年底由部门副经理提出下一年度本部门、本系统的培训需求，并填写《培训需求申请表》，经部门经理审核后，报人力资源部。

第六十五条JB1004《培训需求申请表》自存一份、报人力资源部一份；

第十六节物资管理

第六十六条部门经理负责《物资采购管理程序》实施的领导、组织工作。

第六十七条采购岗位负责按公司《物资管理办法》填写合格供方的JB1301《供方评价/复评表》（JB1304《供方业绩评价表》），并建立JB1302《合格供方管理台帐》。

第六十八条部门经理不定期对各项目本程序实施情况进行检查，检查的内容包括：

供方的评审（复评）情况，供方的选择情况，采购计划的编、审与实施，招标采购文件、记录的管理，采购合同的管理，物资的进货检验、业主提供物资的管理及定期检查情况等。

填写《程序实施情况检查表》，汇总后报公司主管副经理。

第六十九条

JB0301《程序实施情况检查表》自存一份、受检项目一份；

JB1301《供方评价/复评表》自存一份，报集团公司物资管理部一份；

JB1302《合格供方管理台帐》台帐；

JB1304《供方业绩评价表》自存一份，报集团公司物资管理部一份；

4.10污染物控制

4.10.1部门经理负责《污染物控制程序》相关职责实施的领导、组织工作。

4.10.2本部门的废弃物：

废打印墨粉、废色带、废磁盘、废计算器、废日光灯、废涂改液、废电池、废复写纸、废办公纸等。

4.10.3按公司指定存放点，进行分类存放，以保护办公环境，保障人身健康。

4.11资源和能源管理

4.11.1部门经理负责《资源和能源管理程序》相关职责实施的领导、组织工作。

4.11.2按照公司有关定额发料、降低材料消耗的规定执行。

4.12施工现场安全防护控制

4.12.1部门经理负责《工程产品质量改进控制程序》相关职责实施的领导、组织工作。

4.12.2采购岗位负责按照公司《物资管理办法》中的相关规定，采购安全防（支）护设施物资。

4.13劳动保护

4.13.1部门经理负责《劳动保护工作程序》相关职责实施的领导、组织工作。

4.13.2采购岗位负责按照公司《物资管理办法》中的相关规定，采购劳动保护用品。

4.14危险化学品管理

4.14.1部门经理负责《危险化学品管理程序》相关职责实施的领导、组织工作。

4.14.2采购岗位负责按照公司《物资管理办法》中的相关规定，采购危险化学品。

4.15消防管理

4.15.1部门经理负责《消防管理工作程序》相关职责实施的领导、组织工作。

4.15.2采购岗位负责按照公司《物资管理办法》中的相关规定，采购消防设施和器材。

4.16纠正和预防措施管理

4.16.1部门经理负责《纠正和预防措施管理程序》相关职责实施的领导、组织工作。

4.16.2各岗位收集本系统的质量、环境和职业健康安全管理体系不符合信息。

4.16.3部门经理不定期组织对各岗位本程序相关职责实施情况进行检查，填写《程序实施情况检查表》，并保存记录。

4.16.4记录

JB3001《纠正/预防措施记录表》自存一份；

5.相关和支持性文件

5.1公司QES-SC-2009B《质量保证手册》

5.2公司CX-2009B《程序文件》

5.3《中华人民共和国建筑法》

5.4《中华人民共和国合同法》

5.5公司《物资采购管理办法》（国际发[2013]62号文）

6.记录目录

见JB0302《记录表式目录》

进出口贸易部管理工作职责分配表

序

号

程序文件名称

部

门

经

理

部

门

副

经

理

采

购

岗

位

合

同

管

理

岗

位

物

流

岗

位

通

关

岗

位

核

销

退

税

岗

位

公司网络管理员岗位

文件控制程序

▲◆

△

◇

施工技术文件管理程序

▲

△

◆

◇

记录控制程序

▲

△

◇

◆

◇

环境因素识别与评价程序

▲

△◆

◇

法律法规管理程序

▲

△◆

◇

管理方案控制程序

▲◆

△

◇

信息交流工作程序

▲◆

△

◇

人力资源管理程序

▲

△◆

◇

物资采购管理程序

▲

△

◆

◇

污染物控制程序

▲◆

△

◇

资源和能源管理程序

▲◆

△

◇

施工现场安全防护控制程序

▲

△

◆

◇

劳动保护管理程序

▲

△

◆

◇

危险化学品管理程序

▲

△

◆

◇

消防管理工作程序

▲

△

◆

◇

纠正和预防措施工作程序

▲◆

△

◇

注:

领导职责：

主责▲相关△

主管职责：

主管◆相关◇

JB0302

记录表式目录

编号：

序号

表式编号

记录表式名称

备注

JB0103

文件和资料控制清单

JB0201

现用技术标准清单

JB0301

程序实施情况检查表

JB0302

记录表示目录

JB0303

记录销毁申请表

JB0402

重要环境因素及其控制计划清单

JB0601

适用性法律法规文件控制清单

JB1004

培训需求申请表

JB1301

供方评价/复评表

JB1302

合格供方管理台帐

JB1304

供方业绩评价表

JB3001

纠正/预防措施记录表

单位：

进出口贸易部编目人：

陈利民2013年5月31日

JB0103

文件和资料控制清单

单位（盖章）：

文件类别：

受控文件编号：

序号

文件与资料名称

文件编号

编制部门

适用性

批准人

发放

批准人

发放

记录号

发放

份数

发放

日期

发放人

备注

填表人：

年月日

JB0201

现用技术标准清单

编号：

序号

标准号

标准名称

备注

编制单位：

审核：

批准：

日期：

年月日

JB0301

程序实施情况检查表

编号：

被检查方

检查内容

检查记录：

检查人（签字）：

年月日

被检查方确认意见：

负责人（签字）：

年月日

注：

检查记录应形成闭环，被检查方应对检查出的问题进行整改并请检查人验证。

JB0302

记录表式目录

编号：

序号

表式编号

记录表式名称

备注

单位：

编目人：

年月日

JB0303

记录销毁申请表

编号：

申请销毁记录

名称及编号

申请销毁部门

申请销毁记录情况（页数、已保存时间）：

申请人：

年月日

部门（单位）负责人批准意见：

负责人（签字）：

日期：

JB0402

重要环境因素及其控制计划清单

序号

重要环境因素

分项工程/过程/工序/部位

环境影响

时态/

状态

环境目标及指标

控制

措施

主责单位

完成

时间

控制措施：

A.运行控制B.文件控制C.更新环境条件D.增加/更新/维修设施E.教育与培训F.建立管理方案G.记录控制H.建立应急准备和响应预案。

JB0601

适用性法律法规文件控制清单

单位（盖章）：

编号：

序号

适用性法律法规文件名称

文件编号

文件颁

发部门

公布

日期

生效

日期

信息来源

搜集部门

管理体系类别

备注

（说明：

本表中的“公布日期”指全

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