信息终端管理制度.docx
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信息终端管理制度
信息终端管理制度
一、目的
信息资产是集团固定资产的重要组成部分，相比较于其他资产类别，在使用和管理要求上具有特殊性。
为规范信息资产的使用行为，在《总部固定资产管理制度》框架下特制订此制度。
二、适用范围
云商集团总部、下属独立公司。
三、管理角色及职责
1、直接责任人
资产使用人为直接管理人，对资产实行完全的管理责任。
使用中应主动避免资产损坏风险并且一旦由于保管不善造成资产损坏或遗失，按照相关制度进行赔偿。
2、间接责任人
资产使用人的部门负责人和各中心兼职资产管理员为间接管理人。
负责对资产使用人的使用行为进行监督，出现违规行为必须及时制止。
当资产由于人为原因造成损坏或遗失，承担间接管理责任和区域责任制（办公或其他公共区域内的无主设备由其距离最近的部门负责人承担临时保管和损坏、遗失赔偿责任，确认无人使用后2个工作日内归还至信息仓库）。
3、资产管理部门：
总部数据中心地区管理部资产管理组是信息资产的直接管理部门，负责对直接责任人、间接责任人落实该制度的情况进行监督、检查，出具相应的管理规定和依据该制度出具处理意见。
四、信息终端使用及管理规范
1、资产使用行为规范
为避免信息资产的使用风险，针对资产的直接责任人（即使用人，下称使用人）的使用行为进行明确的规范，内容如下：
（1）员工必须遵守信息资产的业务办理规范，按《总部信息终端配置标准》和业务办理规范办理资产领用、归还等业务，业务办理规范详见下文。
（2）使用人自将设备实物领出信息仓库的同时，即开始承担直接保管责任和损坏、遗失的赔偿义务。
自设备归还至信息仓库的同时，该责任和义务即随实物转移至接收人。
（3）一旦办理资产领用后，领用资产严禁借他人使用。
如因办公需要，任何资产使用人的变动，必须提前完成资产转移或者调拨流程。
（4）办公信息终端仅限于在总部园区内使用，由于工作需要需带离园区，在带离前和带回后通过自由流程向资产管理部门进行报备。
（5）确保在安全的环境下使用，避免设备进水、摔落、屏幕划伤等人为损伤。
（6）确保设备内配件完好，严禁私自拆卸。
（7）保持设备干净、清洁定期对脏污进行清理，严禁在设备上黏贴不干胶、卡通贴画等装饰物。
（8）严禁私自撕毁资产卡片号。
（9）原则上每名员工只能参照《总部信息终端配置标准》申请1台办公设备，如因办公需要，申请超标准的设备或多台设备，均必须完成超标申请流程。
超标申请需求必须真实，虚假申请一旦发现员工本人和其部门负责人均将承担相应的责任。
设备使用期间违反上述行为规范，将参照本制度第五章的相关规定进行处罚。
2、业务办理规范
信息资产业务是指当员工出现工作调动、离职或新员工入职，涉及信息终端使用需求变更时，必须按照规定办理相关的资产变更业务。
流程要求如下：
（1）新员工、实习生电脑领用
①代领人收到短信通知后，2个工作日内需要到信息仓库办理领用，超过领用期限，信息仓库将进行拆机处理。
②信息仓库将按照《总部信息终端配置标准》配发对应岗位员工的办公信息终端，如果配发的标准不满足需求，领用后再完成相应的线上流程新领设备。
《总部信息终端配置标准》详见附件。
（2）离职
部门负责人提交离职申请流程后，员工即可到信息仓库办理离职归还手续。
①员工到信息仓库归还设备前，须登录资产管理平台对个人名下设备及实际使用设备进行自查，确保帐实一致。
如果出现差异，及时联系财务规划中心资产管理部进行核实并处理。
②归还的设备要求无人为损伤，各配件完好、无人为污渍，如有违反参照使用行为规范进行处理。
③部门负责人负责监督离职员工在最后工作日内归还所使用的办公信息设备。
最后工作日前未归还信息设备，按照本制度第五章相关规定对部门负责人进行处理。
④信息仓库每月将梳理离职流程提交后超1月未归还信息设备的离职人员，梳理情况将定期通过邮箱反馈至其部门负责人，部门负责人负责在2个工作日内需落实其资产情况并进行回复。
（3）借用
①只允许集团内部临时借用，借用时间不能超过1个月。
如有特殊情况完成相应的续借手续。
②固定资产借用需求必须真实有效并提供必要的说明文件或附件，如项目使用需上传项目经理提交的项目立项流程，截图中需包括项目名称、项目编号、项目开始结束时间、参及项目的人员明细。
③借用人对所借用资产负有管理责任和赔偿义务，借用电脑的使用规范和领用资产一致。
④申请人所借用的设备仍必须满足总部信息终端配置标准，如有特殊需求需审批部门签批同意。
⑤借用信息资产应该在到期前进行归还，如有特殊情况需要及时联系资产管理专员办理相关延期手续。
超期未归还信息仓库将安装本章第五章的相关规定进行处罚。
（4）调动
①员工公司间的岗位调动时必须以《总部信息终端配置标准》为依据，达到电脑更换条件时才能够进行更换。
②员工跨公司间的岗位调动，在岗位调动前必须将电脑归还至信息仓库后再按新公司的规定办理领用手续。
（5）报废
①用户凭帮客的鉴定单提交资产报废申请，流程流转至资产管理专员时提交信息内部领用申请。
在领用新电脑的同时归还报废电脑，电脑报废前必须将重要文件进行销毁。
（6）更换
①除岗位调整之外需要更换现有物资的使用需求，必须以《总部信息终端配置标准》为依据，达到电脑更换条件时才能够进行更换。
3、资产管理要求
（1）盘点制度
信息资产的盘点采用自盘和统盘的方式。
自盘包含个人自查、部门自盘、中心自盘三个方面。
统盘主要是指年度集团范围内的统一盘点。
①个人自查
个人自查是指使用人在日常使用期间，除要按照本制度对设备本身承担管理职责和赔偿义务外，还必须关注资产管理平台中个人名下及在使用设备的一致性。
要求使用人在日常使用中即有资产管理的责任意识，原则上每周进行自查，发现差异及时反馈至财务规划中心资产管理部。
无论是在财务抽盘、年度大盘、办理资产相关业务过程中发现资产差异的，地区管理部会联合财务针对差异进行调查，由于个人自查不到位或者本人已经发现有差异但未反馈的，参照本制度第五章的相关规定进行处罚。
②部门自盘
部门自盘是指由部门负责人组织部门内的员工对自己所使用设备及资产管理平台名下资产的一致性进行检查，部门负责人应承担组织、监督、检查的职责并具备极强的资产管理意识。
原则上部门负责人应每月组织部门内员工对资产进行检查。
无论是在财务抽盘、年度大盘、办理资产相关业务过程中发现资产差异的，如果经查实部门内员工资产差异是由于自盘不到位或者本人已经发现有差异但未反馈的，部门负责人承担连带的管理责任，参照本制度第五章的相关规定进行处罚。
③中心自盘
中心自盘是指由各中心兼职资产管理员组织的中心内员工对自己所使用设备的盘点，原则上每季度组织盘点一次，中心第一负责人监督其落实，要求每季度举行一次。
发现差异及时查明原因，并反馈至财务规划中心资产管理部。
如果由于自盘不到位或者发现资产差异未及时反馈造成的，除差异本人承担主要责任以外，其部门负责人、中心第一负责人承担连带管理职责，参照本制度第五章的相关规定进行处罚。
④集团年度统盘
集团年度统盘是指由财务规划中心资产管理部组织指定相关人员，对集团总部的资产情况进行的统一盘点。
集团年度统盘是检查个人自查、部门自盘、中心自盘落实情况的总要手段。
（2）区域责任制
区域责任制是指部门负责人对距离其办公地点最近的无主资产负有管理责任，一旦发现应及时归还信息仓库，部门负责人对责任区域内的无主资产承担和自己使用的资产相同的管理职责和赔偿义务。
（3）低值易耗管理责任制
资产的直接使用人除对固定资产本身具有直接管理责任外，还对资产使用配套的相关低值易耗品有直接保管责任。
出现损坏、遗失，按低值易耗的采购价格进行赔偿。
五、违规行为及处罚规定
1、个人使用违规行为处罚规定
（1）员工在信息仓库未按秩序办理相关的资产业务，第一次将在集团内进行通报处理，两次及以上每次通报人事负激励20元。
（2）在个人使用的信息设备上黏贴不干胶、卡通贴画或不爱惜设备，出现脚印、油污等非正常使用造成的污渍，责令责任人清理干净恢复原状，并负激励50元。
如果需要维修商恢复，责任人还必须承担相应的维修费用。
（3）员工在未报备的情况下将设备私自带离公司，第一次进行通报处理，两次及以上负激励20元。
（4），设备进水、摔落、屏幕划伤等人为损伤责令责任人修复，如果需要维修商恢复，责任人还必须承担相应的维修费用；如果设备无法修复，按照公允价值进行赔偿。
（5）设备遗失，按照公允价值进行赔偿。
（6）员工私自撕毁资产卡片号，第一次进行通报处理，两次及以上负激励50元。
（7）私自拆卸、替换配件，责令其恢复原状，如果需要维修商恢复，费用由责任人承担，并在集团内进行通报处理。
（8）将个人设备在未完成线上流程的情况下私下及他人交换、或借他人使用，第一次进行通报处理，两次及以上负激励50元。
（9）在进行超标申请的期间，违背真实需求、谎报数据，当事人及部门负责人负激励20元并在集团内进行通报处理。
2、违反业务要求的行为处理
（1）离职员工，未在最后工作日归还所使用的信息终端，对其部门负责人负激励50元，并进行通报处理。
（2）借用资产超期信息仓库通过短信通知后仍未归还未归或办理延期手续，对其员工本人及部门负责人负激励30元并进行通报，仍未归还按资产的公允价值变卖给员工，价款在工资中进行扣除。
（3）离职、调动、更换归还到信息仓库的设备，有非正常使用造成的污渍，责令责任人清理干净，如果需外部单位进行清理，责任人还需承担清理费用。
另外，归还的信息仓库有人为损坏或配件遗失，如果需要维修商恢复，费用由责任人承担，并在集团内进行通报处理，无法修复的按设备的公允价值进行赔偿。
（4）报废的设备责任人在归还至信息仓库前或者在拷贝资料后，必须将重要资料进行删除。
如果造成资料泄露造成公司损失，视其损失大小追要求责任人进行赔偿。
（5）员工在信息仓库办理相关资产业务时，不按秩序协助资产管理专员做好配件回收工作，对责任人负激励10元作为处罚。
3、违反管理要求的行为处理
（1）员工在使用电脑期间，每周需要对名下资产及资产管理平台进行核查，不一致的及时沟通财务规划中心资产管理部进行处理。
经核实，由于责任人未及时自查造成的差异，对其本人和部门负责人负激励10元/次并责令改正。
（2）部门自盘要求部门负责人在每月开展一次，盘点结果及时反馈至中心兼职资产管理专员。
经检查部门负责人未按要求开展自盘工作，对部门负责人负激励10元/次并责令改正。
（3）中心自盘要求由各中心兼职资产管理员组织、中心第一负责人监督每季度组织一次，各中心资产管理员协调财务规划中心资产管理部对差异情况进行处理。
经检查各中心未按要求开展自盘工作，对中心第一负责人负激励30元/次并责令改正。
（4）距离无主资产最近的部门负责人对该资产具有保管责任和赔偿义务及个人资产一致。
如确认无人认领，该部门负责人及时归还至信息仓库。
发现部门负责人对距离其最近的无主资产不管不顾，对其进行负激励20元并进行通报。
4、低值易耗赔偿方案
资产的直接使用人除对固定资产本身具有直接管理责任外，还对资产使用配套的相关低值易耗品有直接保管责任。
出现损坏、遗失，按低值易耗的采购价格进行赔偿。
主要的低值易耗品赔偿价格如下：
商品名称
赔偿价格
鼠标
40
键盘
35
线
20
电源线
8
内存条38g
345
内存条34g
200
苹果网络转接器
340
手绘板
2900
耳机C310
380
一拖二电源线
15
转接头
150
移动硬盘3T
1050
笔记本电源适配器
240
1608电源适配器（代用）
60
在上述清单外的设备，按我司供应商采购报价进行赔偿。
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