大酒店新的公文格式定稿.docx

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大酒店新的公文格式定稿

备忘录

由：

总经办领导批示：

至：

总经理总经办销售部财务部

工程部餐务部厨务部前厅部

客房部娱乐部人事部保安部

事宜：

关于酒店新的公文格式的相关事宜

呈报：

集团董事会

抄报：

酒店各部门

日期：

2011年12月12日

编号：

MGO【2011】003

关于酒店新的公文格式的相关事宜

酒店各部门经理：

为使酒店文件管理更具专业、规范、合理及方便操作，酒店对外、对内各类文件的类型、流通、格式、编号等统一规范，从12月13日起，酒店实行新的公文格式，新的公文格式说明如下：

一、总则

为规范酒店各类文件的管理，保证酒店各类文件流转及管理规范化，结合实际情况，制定本规定。

适用于酒店所有部门及人员。

二、行文规则

１、各部门严格按照文件种类性质行文；

２、部门报总经办文件，冠以姓名职务；

３、部门与部门相互递发的文件，一般情况下冠以部门的名称；

４、总经办下发文件，其种类用“决定、通知、备忘录”等；部门之间行文，其种类用“通知、备忘录”等；

５、部门报总经办文件，如需审批后发有关部门的，应标明抄送的部门；

６、部门之间重要行文，应抄报总经办；

７、部门之间可以联合行文；

８、所有发出文件，均须由承办部门负责人签发；

９、所有须总经办（总经理、副总经理）审批的文件，均须审批后执行；

１０、所有部门经理及主管级人事任免，均有总经办行文发出。

三、文件格式

文件一般由店标、事宜、呈送（报）人（部门）、抄报人、抄送部门、承办部门、日期、标题、文号、正文、附件等组成。

具体形式附后。

四、文件流通顺序

1、外部重要文件处理

对外文件、文稿处理

部门——总经办——副总——总经理审核——集团审批——发出

外来文件、文稿处理

总经办——副总——总经理——集团阅批——有关部门

2、内部文件处理

通告

执行部门——副总——总经理审批——颁布

董事长、总经理、副总指示

总经办——部门——执行反馈——总经办——副总——总经理——董事长

申请报告

部门——总经办——副总——总经理审批——部门

部门致部门

部门——部门

3、酒店合同、协议处理

部门——财务审核——总经理（副总）审批——集团审定——总经办盖章——存档

五、文件编号

文件编号由三部分组成，具体如下：

部门缩写/文件类别/年份/文件序号

1、部门缩写

总经理——GM副总经理——DGM值班经理——RM

总经办——GMO财务部——FD人事部——HRD

工程部——ED营销部——S&M娱乐部——RED

房务部——HSKP前厅部——FO餐饮部——F&B

采购部——PD保安部——SD

2、年份：

四位数字编写加[]号，

3、文件序号：

001开始的三位数

例如：

GMO[2011]001

即：

总经办2011年一号文件

六、文件的存档和销毁

１、已处理完毕的文件，总经办和部门要进行分类存档，做到查找方便，当年文件于次年1月31日前归档完毕；

２、对于无保存价值的文件，每年进行清理后经部门负责人审定后予以销毁，不得作为废纸处理；

３、涉及到财务、工程、人事、保安等技术档案（资料、报表、凭证、图纸等），有关部门每年整理档案，必要时交总经办长期保存。

４、以上条例由总经办负责解释。

附件一备忘格式

附件二通知格式

附件三签呈

附件四公函

附件四传真

附件五文件流转单

执行时间：

2011年12月15日起。

特此通知

总经办

2011年12月12日

附件一

备忘录

由：

××××领导批示：

至：

总经理总经办销售部财务部

工程部餐务部厨务部前厅部

客房部娱乐部人事部保安部

事宜：

呈报：

集团董事会

抄报：

××××××

日期：

2011年×月×日

编号：

（部门英文缩写，如MGO）【2011】001

（前四位为年份，后三位为部门发文编号）

（正文）

如有附文则标明《附件名称》

妥否，请批示。

或“特此通知”

（此处为亲笔签名）

×××∕职务

附件二

通知

由：

××××领导批示：

至：

总经理总经办销售部财务部

工程部餐务部厨务部前厅部

客房部娱乐部人事部保安部

事宜：

呈报：

集团董事会

抄报：

××××××

日期：

2011年×月×日

编号：

（部门英文缩写，如MGO）【2011】001

（前四位为年份，后三位为部门发文编号）

（正文）

如有附文则标明《附件名称》

妥否，请批示。

或“特此通知”

（此处为亲笔签名）

×××∕职务

签呈

日期：

20011年12月15日

部门编号：

S&M【2011】001

From：

营销部

TO：

CC：

主旨：

说明：

以上妥否，请领导批示！

会签：

部门经理：

副总经理：

总经理：

董事长：

公函

致：

由：

日期：

年月日

主旨：

部门/编号：

敬启者：

敬颂

商祺！

肥西钱江国际大酒店有限公司

2011年X月X日

FAX

呈：

由：

联络人：

收件人：

部门：

联系电话：

FAX.No传真号：

Subject事宜：

Page页码：

页

文件流转单

编号：

GMO[2011]001

发文部门/日期：

总经办/2011.12.15

内容：

关于…….通知