合伙人秘书重点工作说明修改.docx
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合伙人秘书重点工作说明修改
合伙人秘书工作三大特性
独立性：
秘书工作是一项服务工作，其工作的内容，特别是在业务工作的内容在某种程度上与其服务对象——合伙人的工作内容有很大的联系。
为此，秘书工作范围对内涉及公司各个层面的人员，对外涉及与合伙人相关的客户的联系，联系广泛，许多工作的开展又必须依赖于其他人员对自己工作的支持。
但是，这并不意味着秘书工作就应该与大家保持一团和气，而应该保持工作的独立性：
1、独立思考，具备对负责的各项事宜有独立思考和判断的能力；
2、独立工作，能独立开展各项工作，有效支持合伙人工作；
3、独立的人际关系，自己的人际关系应保持相对独立，不能与其他员工过于密切，使服务领导产生不安全感。
原则性：
原则性是指合伙人秘书虽然以合伙人为中心开展工作，但应时刻谨记秘书是公司的一员，忠诚于公司就是忠于工作，忠于公司的原则就是忠诚于自己的原则。
因此，服务合伙人时要坚持原则，在对其他员工是也要坚持原则。
1、以公司文化导向为原则
2、以公司制度底线为原则
3、以坚持公司利益为原则
保密性：
公司合伙人为公司核心层领导，掌握着公司经营管理中的大量相对秘密的信息和文件。
因此作为合伙人秘书就应该具备高度的保密性。
1、重要信息保密性
2、重要资料保密性
3、客服信息的保密性
不传谣，不造谣。
合伙人邮件收发、整理
一、邮箱的分类
合伙人邮箱分为两类：
工作邮箱（OA邮箱、对外公众邮箱）和私人邮箱。
工作邮箱：
秘书每天定时收集，对邮件进行筛选、整理，在约定的时间将信息反馈给合伙人，由合伙人审阅。
私人邮箱：
秘书不能进入查阅资料，主要是合伙人私人信息、工作上不便于秘书知晓的信息的收发，由合伙人自行查阅、处理。
秘书有责任提醒合伙人查看私人邮箱。
二、邮件信息的分类
根据邮箱的分类，所有邮件信息应该分为两类，即保密信息和公开信息。
职能副总邮件信息分类
职能部门
邮件性质
事项
主要内容
分送邮箱
计算机副总
公开
工作汇报
工作计划、战略
OA邮箱
财务部副总
公开
一般工作汇报
工作计划、战略（不涉及财务的）
OA邮箱
保密
与财务、工资相关的邮件
收款、协作费、工资
私人邮箱
人力资源部副总
公开
工作汇报
工作计划、战略（不涉及招聘、人员、绩效的）
OA邮箱
保密
工作汇报
招聘、人员、绩效的
私人邮箱
行政部副总
公开
工作汇报
工作计划、战略、方案
OA邮箱
客户部副总
公开
项目信息
入围信息、标书、客户信息、客户反馈意见
OA邮箱
保密
报价
报价信息
私人邮箱
合伙人邮件信息分类
邮件性质
序号
事项
主要内容
分送邮箱
保
密
1
职能口信息
a人力资源部：
招聘、人员、绩效、征求意见稿
b内审部：
检视结果
c客户部：
报价
私人邮箱
2
私人事项
所有有关的私人信息
私人邮箱
3
其他保密信息
涉及公司机密、员工隐私的
私人邮箱
公
开
1
公告/通知
发文制度、开会通知、公司有关事务的通知等
OA邮箱
2
职能口信息
a客户部：
入围信息、标书、客户信息、客户反馈意见
b内审：
工作安排、配合、制度
c行政部：
调查表
OA邮箱
3
委员会信息
委员会相关的资料，会议记要等
OA邮箱
4
项目管理信息
工程进度汇报、收款信息、合同、函
OA邮箱
5
人员管理信息
公司人员信息
OA邮箱
6
公司事务性信息
工作流等、发文制度
OA邮箱
7
公司外部信息
行业信息、客户信息
工作邮箱
注：
1、秘书应该与合伙人沟通，明确哪些事项是保密事项。
最好以表格的方式进行。
2、秘书应代合伙人草拟一通知，将上述分类及信息的处理要求发给公司员工，让他们明确哪些该发私人邮箱、哪些该发工作邮箱。
三、电子邮件的整理
（一）、私人邮箱的整理
1、合伙人私人邮箱由合伙人负责整理，原则上合伙人秘书不允许参与。
2、特殊情况，经合伙人授权后可帮助整理。
（二）、工作邮箱的整理
1、邮件查收
A、例行收集——每天早上收集（固定时间根据合伙人的工作习惯进行安排，具体时间由合伙人秘书自行掌握）
B、非固定时间收集---临时通知收件。
2、邮件清理
将收件箱中的邮件清理、过滤，该存档的存档，删除不必要的邮件。
A、秘书对每封邮件应先进行存档（垃圾邮件除外），每半月清理一次合伙人邮箱及合伙人存档邮件，可列表进行。
邮件发送人
发送时间
邮件内容（概要）
删除处理意见
仅删除邮件□
删除邮件及存档□
B、垃圾邮件、广告、重复发的邮件。
直接删除
（三）、邮件存档文件夹分类
根据合伙人邮件的类型建立相应的文件夹。
如下表所示
电子文档分类表（表四）
序号
文件夹名称
涉及内容
存放位置
备注
1
合伙人工作邮件-项目信息
一切与项目相关的
D盘-合伙人料理-合伙人邮件料理
2
合伙人工作邮件-公司管理
合伙人会议纪要、管委会邮件、预算会邮件等
D盘-合伙人料理-合伙人邮件料理
3
合伙人工作邮件-秘书传递
合伙人秘书向合伙人发送的邮件
D盘-合伙人料理-合伙人邮件料理
4
合伙人工作邮件-公司制度及发文
公司制度及发文
D盘-合伙人料理-合伙人邮件料理
5
合伙人工作邮件-客户邮件
客户发送给合伙人的邮件
D盘-合伙人料理-合伙人邮件料理
合伙人工作邮件可按需要暂保存在秘书文件夹，每半月与合伙人确认一次邮件信息保存情况，确认哪些邮件不必保存，可以删除，哪些邮件需要转存至合伙人电脑。
（详细处理方法见：
“邮件清理”）
（五）、邮件信息的处理
1、工作邮箱的邮件分为两种：
“需合伙人回复的邮件”和“只需合伙人知晓的邮件”
1）、需合伙人回复的邮件
a、秘书通过电话或短信告知合伙人（若规定了回复时间的，要在电话和短信中说明）;
b、请示合伙人回复方式：
①由合伙人直接回复邮件；②由合伙人告知秘书回复内容，委托秘书回复邮件。
2）、只需合伙人知晓的邮件：
将邮件进行列表每天送合伙人查阅，合伙人根据自己的判断选择处理方式，秘书按合伙人要求对邮件进行相应处理。
如下表：
发送人
主题
邮箱类型
合伙人意见
XXX
XXXXXXXX
OA邮箱
删除邮件□
存档□
XXX
XXXXXXXX
工作邮箱
删除邮件□
存档□
2、合伙人不在公司时，秘书应填制“邮件收件备忘录”，避免秘书遗漏邮件信息。
收件时间
发件人
主题
需否回复
是否向合伙人汇报
合伙人料理计划
如何就合伙人工作计划进行提醒，可以设计工具
由于现在合伙人本人没有一个全面的计划，所以秘书无整理出合伙人料理的计划，但秘书要督促、协助合伙人梳理工作，整理出计划。
一、日程安排的沟通
每周一上午与合伙人沟通本周内需提醒事项；每个工作日早上9点与合伙人沟通当天日程安排或在前一天下班前沟通次日日程安排，用备忘本记录；秘书还可在前一天下班的时候，向合伙人询问第二天的工作安排。
合伙人不在公司，日程中事项或特殊情况除外，秘书应电话或短信联系，沟通合伙人的工作安排。
每天两次工作提醒：
中午下班前和晚上下班前。
合伙人秘书与合伙人定时沟通的目的：
1、秘书要知晓合伙人的工作安排及行程安排。
2、秘书能及时反馈出合伙人的动态信息。
二、预约机制
根据与合伙人的约定进行预约：
（大多数合伙人沟通后，具体操作时由合伙人秘书与合伙人单独约定并公告）
1.公司内部：
1）秘书根据合伙人的时间来安排来约见，按预约人预约时间先后排序。
2）紧急事项秘书可先向合伙人请示，合伙人同意后秘书安排预约人提前约见。
3）合伙人正在预见相关人员，但有特别紧急事宜时，合伙人秘书应电话、短信或纸条的方式向合伙人汇报，由合伙人安排是否马上预见。
2.公司外部：
接到客户预约电话（接听时注意礼仪）后，记录下相关要素（客户姓名、身份、来访时间、会谈内容等），再根据合伙人目前状态，当面、电话、短信告知，并将合伙人确定的时间告知客户。
三、出差行程料理
1、出差前的准备
a、合伙人要出差或者外出参会时，秘书应该主动与合伙人沟通相关事项要素，如出差地点、停留时间、对方单位、主要工作、会议内容、费用承担情况等，根据这些要素制定计划；
b、秘书应该注意将合伙人出差或外地开会的联系人、联系电话随身携带，最好存入手机，有任何情况，随时保持联系
c、如外出会议时间长或是需要缴纳较大费用时，秘书要提前做好财务借款手续。
d、秘书知晓合伙人出差日程后，应在其出差前一天发出公告。
如：
合伙人杨平即将参加在北京举办的全国优秀工程造价咨询企业评选会，在明确各要素后指定计划如下：
（一）出差地：
北京
（二）主要工作内容：
全国优秀工程造价咨询企业评选会
（三）会议时间：
20日下午14：
00-23日上午11点整
（四）主办方：
建设部
（五）费用承担情况：
建设咨询公司
再按照以上情况，列出详细工作计划，可参见下表：
日期
摘要
秘书工作
备注
19日
收集会议信息
预订往返机票，安排司机送机，具体约定早上几点到杨总家接人送到机场
确定所有杨总携带文件材料全部备齐，与主办方确定就餐、酒店等安排，将航班信息再次发送到杨总手机以提醒
20日
上午8点航班，理论抵达时间10点整，中午14点整开始会议，当晚下榻主办方安排的酒店
与司机联系，确认杨总顺利登机；理论抵达时间给杨总发短信确定平安到达，并提醒下午安排
21日
全天会议、在建设部X楼
主办方安排午餐、晚餐等
22日
全天会议、在建设部X楼
主办方安排午餐、晚餐等
23日
上午11点继续会议，下午15：
00航班返回成都
安排司机接机，与司机保持联系，关注杨总是否顺利回蓉
2、出差途中
在合伙人出差途中，秘书应和合伙人保持联系，随时反馈工作信息。
3、返程后的工作
A、报销
合伙人返程后应秘书尽快（七天内）将票据整理好，报销差旅费等。
B、文件的整理
合伙人返程后，秘书应将相关的资料归类存放。
四、会议料理
（一）、合伙人参加会议：
1、收到会议通知后，明确合伙人参会时间、会议主题、主持人、是否需要准备相关材料等
2、秘书应第一时间告知合伙人会议安排（如日常安排有其他重要事项时，秘书应及时提醒），如合伙人告知不能参会时，应立刻告知会议组织者或寻求第二解决方案。
（二）、合伙人组织会议：
1.首先，与合伙人沟通会议组织的几大要素：
主题、会议时间、会议地点、参会人员、物资准备要求、可否请假等。
2.根据要求，发出会议通知，并将反馈信息整理后交合伙人处。
同时，准备会议室、会议签到表、会议物品资料（PPT、文件资料、板擦、白板笔……）等，确保会前一个小时所有物资准备到位。
3.会前半小时进行参会提醒和确认，反馈给合伙人（若是重要的会议因增加提醒的频率）
4.如需秘书作会议记录的，会议开始后进行记录，并在规定时间内完成会议纪要，提交合伙人审批。
5.不需会议纪要的，会议开始后确定所有物品无差，退出会场并按会议需要安排好订餐等服务。
备注：
外部会议流程参照“出差”。
五、接待料理
（一）、客户来访，合伙人确认接见后，应将客户带到合伙人办公室或者其他洽谈室，或通知前台安排好洽谈室，如带入合伙人办公室的，秘书应该立刻泡茶端入合伙人办公室，并随时注意合伙人与客户会谈时有无其他需求。
（二）、需要安排客户就餐的接待：
应与合伙人沟通接待的档次规格、选择中餐或者其他餐点，是否安排菜品等等，根据要求订座、点菜等。
如需住宿的，根据合伙人确定的档次预订宾馆，办好相关手续。
如有招待费用产生，秘书应预先将“接待授权单”交由合伙人填写，并时候提醒合伙人及时报销。
信函草拟
包括对内下发的文件、对内上传的报告请示、对外发送的函等。
秘书接到任务后，首先明确性质，即属于以上三种中的哪一种，分别按流程处理：
A、对内下发的文件：
根据合伙人的指示，明确下发文件的主题、相关背景等撰写草稿。
草稿完成后，立刻交合伙人审核，根据合伙人意见调整修改，直至合伙人满意，签字后，才能下发。
B、对内上传的报告请示：
根据合伙人的指示，明确对内上传文件的背景、目的、主要内容等撰写草稿。
草稿完成后，立刻交合伙人审核，根据合伙人意见调整修改，直至合伙人满意，签字后，传到上级领导的秘书处，并注意交接手续，跟进情况和结果，及时反馈到合伙人处。
C、对外发送的函：
根据合伙人的指示，明确函件主题、相关背景等撰写草稿。
草稿完成后，立刻交合伙人审核，根据合伙人意见调整修改，直至合伙人满意，签字后，交由总经理秘书传递总经理，总经理签字同意后，方能外发。
不论哪种性质的函件都必须做好复印备份工作，特殊要求不能复印保存的除外。
秘书应单独设计文件夹保存相关文字材料。
如：
告知函
XXXX：
您好！
在____________过程中，出现_______情况。
为了加强______管理，避免风险，请您：
1．
2．
此致
敬礼
年月日
合伙人文件底稿的整理、归档
一、合伙人文件底稿的分类
文件类别
事项（建立文件夹）
文件的收集
文件的整理
保密类
绩效资料（员工及支持口），合伙人及经理绩效资料、财务资料、人员管理资料。
合伙人收集，或其他员工提供。
原则上由合伙人自行收置，秘书在为合伙人整理资料时，如发现有此类文件没有归置，应替合伙人归置，如合伙人保密类文件夹是放在档案柜时，此类资料应反面向上，并提醒合伙人及时收置。
公开类
合伙人工作计划，营运计划，战略，会议纪要（公司例会及其它重要会议），管委会资料，工作交流传递表，公司发文及制度，公司性管理文件，预算资料、重要项目相关资料。
由合伙人收集，或其他员工提供
秘书在为合伙人整理资料时，应及时将资料分类归放。
卷内文件目录：
编号
内容
备注
二、文件的装订及归档
A、年度性资料，如：
合伙人工作计划，营运计划，战略，绩效资料（员工及支持口），合伙人及经理绩效资料，会议纪要（公司例会及其它重要会议），预算资料，可以在本年度结束后2个月后进行归档，如09年度（08.7.1-09.6.30）资料，可在09.8.31前归档。
B、非年度性资料，如：
管委会资料，工作交流传递表，公司发文及制度，财务资料，公司性管理文件，人员管理资料。
可以一年归档一次，于次年2月前进行归档。
如08资料（08.1.1-08.12.31），可以在09年2.28前归档。
C、重要项目相关资料。
项目完毕后，根据需要归入项目档案，或销毁。
D、合伙人资料归档时，秘书应先用档案夹将需要归档的资料装订，并向合伙人确认以下资料可否归档，或是延后归档。
具体档案编号办法见《》
合伙人电话及传真处理
一、电话信息的处理方式
电话信息的处理方式可分为两种：
合伙人可接电话和合伙人不可接电话。
1、合伙人可接电话时先转接到合伙人办公室，进行告知，合伙人同意接电后，由秘书转入。
2、合伙人不可接电话时先询问对方可否由负责经理或其他人接电，如不行，秘书要告知对方会立即转告合伙人进行回电，需要记录：
来电人、来电时间、来电内容、反馈时间。
此时立即短信联系合伙人，告知来电信息，并提醒立即回电
二、合伙人的移动电话的管理
合伙人参加重要会议，无法接听任何电话时，通常会将手机交由秘书保管，秘书在保管手机时应向合伙人确认来电是否可以接听。
若需要秘书接听来电，秘书需要对所有来电进行登记，告知对方合伙人现在的状况，并告知对方在适当的时候（如中场休息、吃饭时间）时进行回电。
来电需要记录时，需要填写来电记录表：
来电时间
来电人（单位）
来电号码
来电内容
需要反馈时间
三、合伙人传真管理
1、秘书每天应关注合伙人传真收发状况。
2、收到传真后，仔细查看传真类型，分别处理：
A.项目资料：
汇报合伙人后，传递到负责经理处，重要资料备份。
B.会议、培训通知：
汇报合伙人后，按合伙人指示传递到相关部门或人员处。
C.其他资料：
汇报合伙人后，按合伙人指示传递到相关部门或人员处。
合伙人签字管理
一、合伙人签字时间的约定
合伙人签字时间约定表
签字周期
签字事项
建议处理时间
合伙人意见
（如不同意，请建议处理时间）
每天
1、项目资料
2、紧急的公司管理性资料
早上10：
00
下午14：
30、16：
30
每周
1、公司管理性资料（工作交流传递表、征询意见，及其它需要合伙人签字的与公司管理有关的文件）
2、人事方面资料
3、需要合伙人补签字资料
周二、周四上午10：
00
每月
1、合伙人收、支帐
2、员工月考勤
3、人员名单确认
1、收入支出确认：
财务出具后，第二个工作日上午10：
00
2、考勤确认：
每月26日早上10：
00
3、人员名单确认：
每月25日早上10：
00
备注：
突发紧急事项可优先办理，但需提醒对方在今后需要减少此类事项的发生。
签字交接表
签字交接表
日期
内容
交接人
接收人
备注
备注：
报销单、接受的重要文件必须签字交接。
二、各项业务的签字规定和流程约定
项目资料需要合伙人签字批准时，应首先由经理先批准，而后合伙人秘书经过检查后，再在以上约定的时间交给合伙人签字，签字后交给总经理秘书，总经理签完字后，由总经理秘书交由业务秘书进行办理。
三、特殊情况合伙人不能签字的处理方式
（一）、合伙人不在公司无法签字的处理方法
1、远距离出差的处理
询问需要合伙人签字的办理办法：
如请经理代签等，根据合伙人意见，秘书拟函，交由总经理及董事长批准。
2、一般外出的处理
经理签字后，若不紧急，则等合伙人回公司后处理。
3、特别紧急事项的处理
经理签字后，需发手机短信征询合伙人是否同意签字。
A、比如报告申请签字，格式应为：
XX报告申请出具，送审-------，审定-------，审减-------收费-------，与初稿的有无差异（若有，写明原因），经理已签字同意，可否出具？
B、函件签字，格式应为：
XX项目的XX事项需要办理签字，（若有金额体现，需要在短信中告知），经理已同意签字，可否盖章？
收到合伙人短信回复后方可办理，并于每周二上午10：
00统一办理补签字事项。
（二）、合伙人参加会议的处理方式
1、若不紧急，则等合伙人回公司后处理。
2、紧急事项，经理签字后，需发手机短信征询合伙人是否同意签字。
收到合伙人短信回复后方可办理，并于每周二上午10：
00统一办理补签字事项。
合伙人业务料理
一、业务流程料理
流程图1：
新项目编号流程：
流程图2：
合同申请盖章流程：
流程图3：
盖章申请流程：
流程图4：
报告签发流程：
流程图5：
档案归档流程：
流程图6：
开发票流程：
流程图7：
借款流程：
流程图8：
费用报销流程：
二、项目信息及信息汇总上报
1、每月25号需报送以下明细帐给合伙人查看
A、项目管理类：
开票明细、
B、收款明细
C、已开票未收款明细
D、未签合同明细
E、已签合同明细
2、需要报送给合伙人、责任合伙人查看的汇总表
A、责任合伙人项目基础信息表
B、合伙人项目基础信息表
C、合伙人专业人员配置表
D、建设咨询业务板块收入支出特征表
三、对项目的跟踪反馈
1、书面修改意见跟踪反馈
秘书在收到合伙人签署完毕的资料后，需要查看合伙人是否签署了意见，比如：
“请按格式修改”，或“XX处需要修改”等。
而秘书需要督促相关负责人员根据合伙人意见进行修改，并且再次检查是否符合要求，再交由合伙人。
2、合伙人交办的事项跟踪反馈
合伙人会交办一些基础的事项由秘书负责跟进。
如：
提醒负责人催款，签订合同，秘书需要记录这些事项，做到按时提醒，有结果时及时向合伙人反馈。
合伙人交办事项跟进表
合伙人
交办时间
交办事项
秘书提醒时间记录
最终反馈时间
升级会员 