销售合同归档管理.docx

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销售合同归档管理

销售合同归档管理

篇一:

销售合同管理

篇一:

销售合同管理制度

（1）

销售合同管理制度

第一条、为了加强销售合同（以下简称合同）的规范管理。

保证合同的严肃性、有效性，规避销售风险，减少销售损失，降低销售成本，根据《中华人民共和国合同法》及其相关法规，结合本公司的实际情况，特制定本制度。

第二条、总则

1、本制度中的合同是指以销售本公司产品为标的的所有销售合同。

2、公司所有销售的产品必须签订销售合同。

3、合同的签署应坚持“规避风险，降低成本，实现效益最大化”的原则。

4、合同的执行实行营销业务员负责制，即每一合同由营销业务员全权负责管理。

负责合同的洽谈、起草、签订、履行（包括:

货物的生产、出库、运输、交付）以及结算（包括:

票据的传递、出口退税资料的传递等）。

5、主管销售的副总经理、经理以及公司财务部门有责任指导和监督合同的洽谈、签订、履行和结算工作，其他有关人员和部门应积极配合营销业务员履行合同。

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第三条、合同的洽谈

1、合同的洽谈工作由营销业务员负责完成。

2、营销业务员在洽谈合同时，应做到:

（1）遵循国家及行业的法律、法规及有关规定。

（2）遵循公司产品的种类及质量体系。

（3）遵循公司对各类产品的定价原则。

（4）尽快了解需方的需求、公司资信等基本情况。

（5）规避各类风险，尤其是合同回款的风险和汇率风险。

第四条、合同的起草

1、营销业务员负责合同的起草工作。

2、合同起草应遵循以下原则:

（1）合同应依据《中华人民共和国合同法》及有关国际贸易规则，完整、准确地表述各项条款。

（2）必须从供需双方的利益出发，明确合同供需双方的权利和义务。

（3）所有合同的合同号应按合同编号办法统一编写，同时应及时登记在《销售合同台帐》上。

第五条、合同的评审按公司规定相关管理制度执行第六条、合同的签订

1、对产品的要求确认后，由授权人代表公司与客户签订合同。

2、合同价格需符合定价会议所定产品出厂价格。

3、销售合同章由专人管理，只有当合同签署授权人签字后，才可加盖合同章。

4、合同为多页的，应加盖骑缝章。

第七条、合同的签订权限按公司相关制度执行第八条、

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合同的执行

1、合同的执行工作由营销业务员负责。

2、产品生产:

（1）对无现货的销售合同，营销业务员应严格按照合同的要求，及时填写《客户定单》，通知市场部物流专员。

物流专员结合生产情况及时合理下达《生产订单》送达生产单位备货。

对有现货的合同物流专员根据公司财务制度及时填写《产品发货详情单》，经财务部签字后组织安排发货。

（2）生产单位接到《生产订单》后，立即根据要求，保质保量地组织生产货物，并按时交付。

第九条、合同的修订

当合同的内容由于某种原因需要变更时，合同应及时修改。

如有必要，对变

更后的内容再次进行评审。

变更后的条款必须经过顾客书面认可。

第十条、合同的管理及保密

1、营销业务员、档案管理人员及其他人员必须对公司的销售政策和合同内容严格保密，违反者将按照公司有关制度进行处罚。

2、除公司财务部和业务往来银行有权索取相关业务合同外，其他任何部门取阅合同，须经销售经理批准。

3、营销业务员、档案管理人员平时应注意合同的存放，避免合同被他人偷阅。

4、销售合同每月由档案管理人员负责按合同编号整理归档，业务部门应保证合同的有效性、完整

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性。

附:

销售合同管理流程图销售合同管理流程图客户调查制度

第一条制定客户调查制度的目的:

（一）为规范宁夏西香记食品有限公司（以下简称公司）的客户调查管理行为，推行客户标准化管理，提升公司客户服务质量，增加客户满意度，与公司客户建立长期稳定的业务关系，增强市场竞争能力，特制定本制度。

第二条公司客户调查制度的基本原则是:

（一）根据客户情况的变化，不断加以调整客户关系管理，并做跟踪记录;

（二）客户关系管理的重点是维护现有客户，不断开发未来客户或潜在客户;（三）及时收集和整理客户关系资料，提供给销售公司经理和关联人。

利用客户资料对客户进行分析，使客户关系资料的作用得到充分发挥。

（四）建立客户管理档案，由客户管理档案员负责管理，制订严格的查阅制度。

第三条客户调查制度的内容包括:

（一）收集、分析、保存客户信息，填写《客户基本信息表》《客户清单》，积累有关客户与竞争对手的信息。

（二）定期对客户的情况进行分析，包括客户的构成、与公司的交易数量金额、货款回收、销售区域等。

（三）定期对客户进行回访，了解客户对公司产品质量、

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包装、运输方式、服务等方面的意见和建议。

（四）对客户的投诉意见进行整理，联系相关责任部门，对提出的处理意见或建议及时反馈给客户。

（五）制订客户计划，挖掘现有客户的合作潜力，开发新的客户，重点是终端大客户。

第四条、客户调查制度实施细则:

1、营销业务员与客户交谈过程中，注意了解客户家庭状况、个人信息、个人经历、兴趣爱好、业务专长、价值观念等做详细的调查，对此调查记录应严守保密。

篇二:

销售合同管理制度销售合同管理制度

一、目的

为了规范销售合同签订、加强销售合同管理、合理规避合同风险，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合本公司实际情况，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司销售合同/定单（包括一般要求合同、特殊要求合同以及由甲方主持签订的买卖合同、框架协议和代储代销协议等）的签订、审批、变更、保管等各项事项的规范和管理。

三、公司销售合同格式应至少包括但不限于以下内容。

1、供需双方全称、签约时间和地点。

2、产品名称、质量标准、单价（价格审批）。

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3、运输方式、运费承担、交货期限、交货地点及验收方法应具体、明确。

4、付款方式及付款期限。

5、免除责任及限制责任条款

6、违约责任及赔偿条款。

7、具体谈判业务时的可选择条款。

8、合同双方盖章生效等。

9、销售经理按月检查客户经理对违约赔偿事项的管理情况，并将结果汇总上报给主管销售副

总经理与总经理。

10、若客户不愿意签订销售合同，由客户经理填写《免签销售合同申请单》，报销售部经理审核，经主管销售副总经理和总经理审批后免除签订销售合同;销售订单应按“销售订单评审流程”中“xx条款”执行。

四、职责与权限

1、公司采用同一的销售合同模板,有市场销售部编制,总经理批准,经综合部备案后发行使用;

2、销售部主管业务员负责来自顾客方队产品的要求好而技术指标等，并依照销售合同模板具体拟定销售合同;

3、销售部负责销售合同的评审;

4、总经理或总经理授权代理人负责销售合同的签署。

五、实施程序

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一）销售合同的评审与签订1、销售合同在正式签订之前，必须进行合同评审。

合同评审主要是对顾客信用以及合同中规定的产品要求、技术指标、数量、价格、交货期、交货地点、付款条件、违约责任等所有涉及到的要素进行全面评价与审核，旨在降低销售风险。

1）一般要求的销售合同（成熟产品）由销售部主管业务员或部经理直接

进行评审;

2）特殊要求的销售合同（新产品）由销售部会同其他相关部门，包括研发部、工艺部、生产部、品质部、技术部等共同进行评审;

3）合同金额巨大或比较关键的销售合同评审，应在总经理和其他有关副总经理的主持下进行。

4）合同评审中如有异议，应及时与顾客进行沟通协商，在不损害公司利益的前提下，力争达成一致。

2、合同经评审后，无异议，方可正式签订销售合同。

1）销售合同必须使用公司标准模板（甲方主持签订的合同除外），统一编号，编号方式为:

sz+对方缩写+年月日-（1、2、3?

?

），编号不得重复。

2）签订销售合同时，必须贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。

3）销售合同经双方代表签字盖章后生效，合同一式四份，

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甲乙双方各执两份。

二）销售合同的汇总与保管

1、市场销售部人员负责销售合同的汇总和管理，并建立“销售合同管理台账”;

2、销售合同统一保管，按顾客、签订时间等进行分类分册保管;

3、销售部负责保管3年以内和未履行完毕的销售合同;

4、综合部档案室负责保管3年以上且已经履行完毕的销售合同。

三）销售合同的履行与跟踪

1、销售合同

依法签订，具有法律效力。

双方必须本着“守法、守信”的原则，严格履行合同所规定的权利和义务，确保合同的全面履行。

1）销售部人员负责将已签订合同/订单录入公司a6管理系统中;

2）销售部人员负责确认合同/订单中各项产品的完成方式，比如外购、开发、

生产、外包等等:

（a）需要外购的产品，信息传达给采供部采购人员，由其完成采购;

（b）需要生产的成品产品，与生产部门勾通并下生产计

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划单到生产部进行生产;

（c）需要外包的产品，由由市场销售部人员从档案室调出图纸，交予有资质的合格外协厂家进行生产。

3）销售部人员负责销售合同/订单中指定产品的交付和跟踪，以及使用情况的信息收集。

四）销售合同的变更与解除

1、客户提出变更、解除合同的要求时，销售部经理应从维护本公司利益的角度出发，采取恰当的处理方式，保证公司的合法权益不受侵犯。

2、销售合同的变更或解除，应按签订合同时规定的审批权限和程序执行，在双方协商达成一致后，应签订合同变更或解除协议。

合同变更或解除协议只作为原销售合同的附件，共同使用产生法律效力。

五）销售合同纠纷的处理

1、因客户原因造成合同变更与解除的，销售部经理必须要求其赔偿本公司损失。

2、因本公司过错造成客户要求变更与解除合同的，应主动承担责任，以免造成双方损失扩大。

3、因双方原因造成客户要求变更与解除合同时，应与对方积极协商，共同解决。

4、合同纠纷的处理原则:

1）在处理合同纠纷时，必须坚持以事实为依据、以法律为

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准绳，保障公司合法权益不受侵犯。

2）合同纠纷处理以双方协商解决为主、其他解决方式为次。

3）本公司员工在处理纠纷时，及时上报，积极主动，不互相推诿、指责。

5、合同纠纷的处理方法:

1）因对方责任引起的纠纷，应坚持保障公司合法权益不受侵犯的原则。

2）因本公司责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少双方损失。

3）因合同双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。

4）协商达不到预期要求时可依合同约定的纠纷解决方式进行诉讼或仲裁。

六、相关记录

1、《销售合同管理台账》

2、《销售合同》

七、合同的管理

1、销售业务员因书写有误或其他原因造成合同作废的，必须保留原件。

2、销售合同及相关档案属于公司机密文件，保管和借阅按公司《档案管理制度》机密文件要求执行.篇三:

手把手教

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你如何管理购销合同

手把手教你如何管理购销合同购销合同管理制度在购销合同环境下，充分考虑供需双方对所签订的每份合同或订单按规定的程序和要求进行评审，准确地理解供需方的要求，保证我公司能够完全履行所签订的购销合同。

（一）签订

1、签订合同必须维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，不得谋取私利，贯彻互惠互利、协商一致的原则。

2、用统一的销售合同文本，具体合同内容包括:

（1）供需双方全称、签约时间和地点。

（2）产品名称、单价、数量和金额。

（3）运输方式、运费承担、交货期限、地点及验收方法应具体明确。

（4）付款方式及付款期限。

（6）违约责任。

（7）违约解决方法。

（8）合同双方盖章生效。

3、区域经理在与客户洽谈时需了解客户的资格、信用，合同签定必须严格执行公司关于客户资信等级管理的有关规定。

4、造成经济合同不能履行或不能完全