外贸部管理规章制度.docx
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外贸部管理规章制度
外贸部管理规章制度
【篇一：
外贸部规章制度】
外贸公司管理规章制度大纲为加强公司的规范化管理，完善各项工
作制度，促进公司发展壮大，提高经济效益，根
据国家有关法律、法规及公司章程的规定，特制订本公司管理制度
大纲。
一、公司全体员工必须遵守公司章程，遵守公司的各项规章制度和
决定。
二、公司倡导树立“一盘棋”思想，禁止任何部门、个人做有损公司
利益、形象、声誉
或破坏公司发展的事情。
三、公司通过发挥全体员工的积极性、创造性和提高全体员工的业
务水平，不断完善公
司的经营、管理体系，实行多种形式的责任制，不断壮大公司实力
和提高经济效益。
四、公司提倡全体员工刻苦学习科学技术和文化知识，为员工提供
学习、深造的条件和
机会，
努力提高员工的整体素质和水平，造就一支思想新、作风硬、业务
强、技术精的员工队
伍。
五、公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理，鼓励员工发挥才智，
提出合理化建议。
六、公司实行“岗薪制”的分配制度，为员工提供收入和福利保证，
并随着经济效益的
提高逐步提高员工各方面待遇；公司为员工提供平等的竞争环境和
晋升机会；公司推行岗位
责任制，实行考勤、考核制度，评先树优，对做出贡献者予以表彰、
奖励。
七、公司提倡求真务实的工作作风，提高工作效率；提倡厉行节约，
反对铺张浪费；倡
导员工团结互助，同舟共济，发扬集体合作和集体创造精神，增强
团体的凝聚力和向心力。
八、员工必须维护公司纪律，对任何违反公司章程和各项规章制度
的行为，都要予以追
究。
员工守则
一、遵纪守法，忠于职守，爱岗敬业。
二、维护公司声誉，保护公司利益。
三、服从领导，关心下属，团结互助。
四、爱护公物，勤俭节约，杜绝浪费。
五、不断学习，提高水平，精通业务。
六、积极进取，勇于开拓，求实创新。
办公室管理制度
为完善公司的管理机制，建立规范化的管理，提高管理水平和工作
效率，使公司各项工
作有章可循、照章办事，特制订本制度。
业务管理制度
一、业务文件由业务本人拟稿，由经理审核、签发。
属于秘密的文
件，核稿人应该注“秘
密”字样，并确定报送范围。
秘密文件按保密规定，由专人印制、报
送。
二、已审核、签发的文件由业务员按不同类别编号后归档。
三、外来的文件由接件人负责签收，并于接件当日报送经理；属急
件的，应在接件后即
时报送。
四、外发的文件经经理审核、签发后在当日下午五时统一安排发送，
传真等文件在审核
后可立即发送，并由业务本人按不同类别编号后归档。
五、所有人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司
保密事项。
六、严禁擅自为私人打印、复印材料，违犯者视情节轻重给予罚款
处理。
七、各业务所用的专用表格，由公司制定格式，所有业务按统一格
式使用表格。
八、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。
九、所有员工要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。
考勤制度
一、为加强考勤管理，维护工作秩序，提高工作效率，特制定本制
度。
二、公司员工必须自觉遵守劳动纪律，按时上下班，不迟到，不早退，工作时间不得擅
自离开工作岗位，外出办理业务前，须经经理同意。
三、周一至周六为工作日，周日为休息日。
工作时间为9:
00-12:
0013:
30-17:
30
18:
00-20:
30三个时段
四、严格请、销假制度。
员工因私事请假须写请假条报经理批准，
并扣除请假期间基本
司补写请假条。
五、上班时间开始后5分钟至30分钟内到班者，按迟到论处；超过
30分钟以上者，按
旷工半天论处。
提前30分钟以内下班者，按早退论处；超过30分
钟者，按旷工半天论处。
六、
1个月内迟到、早退累计达3次者，扣发5天的基本工资；累计达3次以上5次以下者，扣
发10天的基本工资；累计达5次以上10次以下者，扣发当月15天的基本工资；累计达10
次以上者，扣发当月的基本工资。
七、旷工半天者，扣发当天的基本工资；每月累计旷工1天者，扣发5天的基本工资，
并给予一次警告处分；每月累计旷工2天者，扣发10天的基本工资，并给予记过1次处分；
每月累计旷工3天者，扣发当月基本工资，并给予记大过1次处分；
每月累计旷工3天含（3
天）以上，扣发当月基本工资并予以辞退。
八、工作时间禁止打牌、下棋、上网聊天、玩游戏等做与工作无关
的事情。
如有违反者
当天按旷工1天处理；当月累计2次的，按旷工2天处理；当月累
计3次的，按旷工3天处
理。
九、员工病假期间凭病假证明发给基本工资。
十、经经理批准，决定假日加班工作或值班的每天补助30元；保密
制度
为保守公司秘密，维护公司利益，制订本制度。
一、全体员工都有保守公司秘密的义务。
在对外交往和合作中，须
特别注意不泄露公司
秘密，更不准出卖公司秘密。
二、公司秘密是关系公司发展和利益，在一定时间内只限一定范围
的员工知悉的事项。
公司秘密包括下列秘密事项：
1、公司经营发展决策中的秘密事项；
2、人事决策中的秘密事
项；
3、专有技术；4、客户信息、合作渠道和重要的合同、单据；5、
公司非向公众公开的
财务情况、银行帐户帐号；6、产品的具体材料成分，特殊制作工
艺，产品的生产成本；7、
经理确定应当保守的公司其他秘密事项；
三、属于公司秘密的文件、资料，应标明“保密”字样，非经批准，
不准复印、摘抄秘
密文件、资料。
四、公司秘密应根据需要，限于一定范围的员工接触。
接触公司秘
密的员工，未经批准
不准向他人泄露。
非接触公司秘密的员工，不准打听公司秘密。
五、记载有公司秘密事项的工作笔记，持有人必须妥善保管，原则
上不准带出公司。
如
外出需携带须经理同意，并妥善保管。
六、对保守公司秘密或防止泄密有功的，予以表扬、奖励。
违反本
规定故意或过失泄露
公司秘密的，视情节及危害后果予以处罚，直至予以除名，公司保
留追究刑事责任的权力。
差
旅费管理制度
结合本公司实际情况，本着既勤俭节约、开支，又要保证出差人员
工作与生活需要的原
则，制订本制度。
一、本制度适用于本公司因公出差支领旅费的员工。
二、出差旅费分交通费、宿费及特别费三项：
1、交通费系指火车、
汽车、飞机等费用。
2、膳宿费系指膳食费及宿费。
3、特别费系指因公支付邮电或招待
费等。
三、员工因公出差，应事先填明员工出差申请单，经经理审核批准
后出差，如因事情紧
急而未及时填表，须事先由部门负责人口头报告经理，等返回公司
后，应立即补办手续；员工出差报支表的处理程序如下：
1、出差
前依单填明姓名、出差事由、搭乘交通工具、
出差日期、预支金额，经经理审核批准。
2、出差人凭核准的预支金
额，填写借款单，向财务
部预支差旅费。
3、出差人返回后3日内应填写差旅费报销单，注明
实际出差日期、起始地点、
工作内容、报支项目、金额等，由经理审核批准，由财务部在报销
时冲销预支数。
四、差旅费标准：
宿费上限150元/日，伙食补助30元/天。
交通费
以经理核准的交通方
式依票据实报实销。
出差地交通工具原则上以公交车为主，特殊情
况可乘坐出租车，但回公
司后需向经理讲明。
五、公司员工出差期间，确因工作需要宴请时，需经经理核准，依
票据实报实销，同时
取消当日伙食补助。
六、市内外出工作无宿费补助，伙食补助为午餐补助，标准为15元，
交通费依票据实报
（交通工具同第五条）。
六、公司员工出差期间，因游览或非工作需要的参观而开支的一切
费用，由个人自理。
篇二：
外贸公司管理制度外贸公司管理制度办公行为规范
第一章总则
第一条为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确
要求，规范行为，创
造良好的企业文化氛围。
第二章细则
第二条服务规范：
1.仪表：
公司职员工应仪表整洁、大方。
2.微笑服务：
在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注
释对方，微笑应答，
切不可冒犯对方。
3.用语：
在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声
喧哗。
4.现场接待：
遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间（包括
午餐时间）办公室内
应保证有人接待。
5.电话接听：
接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人
不能接听，离之最近
的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时
间太长。
第三条办公秩序
1.工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，
确保办公环境的安
静有序。
2.职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、接待
室、总经理室）或通
过公司内线电话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一
般不应超过三分钟（特殊
情况除外）。
3.职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作
区内的卫生保洁工
作，保持物品整齐，桌面清洁。
4.部、室专用的设备由部、室指定专人定期清洁，公司公共设施则
由办公室负责定期的
清洁保养工作。
5.发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑、建筑等）损坏或
发生故障时，员工应
立即向办公室报修，以便及时解决问题。
第三章责任
本制度的检查、监督部门为公司办公室、总经理共同执行，违反此
规定的人员，将给予
50-100元的扣薪处理。
本制度的最终解释权在公司。
人事管理制度
第一章人事制度
第一节招聘制度
一、用人原则：
重选拔、重潜质、重品德。
二、招聘条件：
合格的应聘者应具备应聘岗位所要求的年龄、学历、
专业、执业资格等
条件，同时具备敬业精神、协作精神、学习精神和创新精神。
第二节考勤管理制度
一、工作时间
公司每周工作五天半，员工每日正常工作时间为9小时。
其中，周一至周五：
上午8：
30－12：
00，下午12：
30－17：
30为工作时间，12：
00－12：
30为午餐休息。
周六，
周日实行单双休制度。
二、考勤
1.所有专职员工必须严格遵守公司考勤制度，上下班实行报道。
2.迟到、早退、旷工
（1）迟到或早退30分钟以内者，每次扣发薪金5元；30分钟以上1小时以内者，
每次扣发薪金10元；超过1小时以上者必须提前办理请假手续，
否则按旷工处理。
（2）月迟到、早退累计达五次者，扣除相应薪金后，计旷工一次。
旷工一次扣发一天
双倍薪金。
年度内旷工三天及以上者予以辞退。
3.请假.
（1）病假
a.员工病假须于前一天致电部门负责人，请假一天以上的，病愈上
班后须补医院就诊证
明。
b.员工因患传染病或其他重大疾病请假，病愈返工时需持区、
县级以上医院出具的康
复证明，经人事部门核定后，由公司给予工作安排。
（2）事假：
紧急突发事故可由自己或委托他人告知部门负责人批准，
其余请假均应填写
《请假单》，经权责领导核准，报人事部门备案，方可离开工作岗
位，否则按旷工论处。
事假
期间不计发工资。
4.出差
（1）员工出差前填好《出差申请单》呈权责领导批准后，报人事部
门备案，否则按事假
进行考勤。
（2）出差人员原则上须在规定时间内返回，如需延期应告知部门负
责人，返回后在《出
差申请单》上注明事由，经权责领导签字按出差考勤。
5.加班
（1）加班应填写《加班单》，经部门负责人批准后报人事部门备案，
否则不计加班费。
加班工时以考勤打卡时间为准，统一以《劳动合同》约定标准为基
数，以天为单位计算。
（3）人事部门负责审查加班的合理性及效率。
（4）公司内临时工、兼职人员、部门主管（含）以上管理人员不计
算加班费。
（5）公司实行轮班制的员工及驾驶员加班费计算办法将另行规定。
6.考勤记录及检查
（1）考勤负责人需对公司员工出勤情况于每月五日前（遇节假日顺
延）将上月考勤予以
上报，经部门领导审核后，报人事部门汇总，并对考勤准确性负责。
（2）人事部门对公司考勤行使检查权，各部门领导对本部门行使检
查权。
检查分例行检
查（每月至少两次）和随机检查。
（3）对于在考勤中弄虚作假者一经发现，给予100元以上罚款，
情节严重者作辞退处
理。
第三节人事异动
一、调动管理
1.由调入部门填写《员工内部调动通知单》，由调出及调入部门负
责人双方同意并报人事
部门经理批准，部门经理以上人员调动由总裁（子公司由总经理）
批准。
2.批准后，人事部门应提前以书面形式通知本人，并以人事变动发
文通报。
3.普通员工须在三天之内，部门负责人在七天之内办理好工作交接
手续。
4.员工本人应于指定日期履任新职，人事部门将相关文件存档备查，
并于信息管理系统
中进行信息置换。
5.人事部门将根据该员工于新工作岗位上的工作职责，对其进行人
事考核，评价员工的
异动结果。
第四节薪酬管理
一、薪酬
1.原则:
以贡献、能力、态度和责任为分配依据,遵循按劳分配、效率
优先、兼顾公平及
可持续发展的原则。
2.适用对象：
本公司所有正式员工。
3.薪酬组成：
基本工资（含工
龄工资、学历工资）、岗位工资、绩效工资、提成工资、
奖金。
（1）岗位工资根据工作岗位和岗位所需要的技能确定，不同岗位对
应不同的岗位工资级
别。
（2）工龄工资根据员工实际参加工作时间和员工在本公司工作的时
间来确定。
（3）学历工资根据员工所具有的学历水平来确定。
（4）绩效工资根据公司对员工考评结果确定。
4.工资制度
（1）年薪制。
适用于公司总裁、副总裁及其他经总裁批准的特殊人
才。
工资总额＝基本
工资＋年终奖金。
（2）提成工资制。
适用于从事营销的工作人员。
工资总额=岗位固
定工资+绩效工资+提
成工资+年终奖金。
（3）结构工资制。
适用于中基层管理人员、生产技术人员、职能人
员、后勤管理人员。
工资总额＝基本工资＋绩效工资。
（4）固定工资制。
工作量容易衡量的后勤服务人员。
（5）计时工资制。
适用于工作量波动幅度大的生产操作工人。
工资总额＝基本工资+绩
效工资+计时工资。
（6）新进人员工资：
试用期内一般定为招聘岗位工资等级内第一档工资的70%发放，试
用期内无浮动工资。
5.公司按实际工作天数支付薪酬，付薪日期为每月15日,支付上月
薪酬。
若遇节假日，
顺延至最近工作日发放。
试用期员工以现金形式领取，正式员工以
个人银行帐户形式领取。
6.薪酬调整根据公司实际发展情况，联系市场薪资水平与人力资源
供求情况实行“市场
【篇二：
外贸部管理制度】
外贸部管理制度
一、基本管理制度
1、工作时间管理
上班与下班时间按公司行政规定执行，上午8:
00-12:
00，下午
1:
30-5:
30，每周上班5天半。
（鉴于外贸部具有特殊的工作时间，
涉及到与国外买家沟通的时间差，经部门经理许可可适当调整作息
时间）
2、部门行政管理
（1）、为了确保公司对外通讯联系的通畅及避免公司电话费用的浪
费，公司员工上班时应尽量避免拨、接私人电话，严禁打电话聊天；
公司员工应避免、减少使用各种无关紧要的查询声讯电话；
（2）、上班时不翻阅与工作无关的书刊、杂志、报纸、网页，
qq/msn等聊天工具可使用，但不准上网聊天、玩游戏、看电影等做
其他任何与工作无关的事。
对工作态度恶劣，不服从管理，无理取
闹或消极怠工的员工，公司将予以重罚或辞退；
（3）、严守公司机密，谨言慎行，不得泄露公司有关产品策划、技
术、客户资源等机密性信息，否则追究法律责任；
（4）、注意个人卫生，保持台面整洁，垃圾及时处理，共同营造绿
色办公环境；
二、付费平台管理（公司暂提供的网络平台：
阿里巴巴）
1、按照团队分工合作的精神：
付费平台由外贸业务员自行更新及维护，要求每周更新及发布20个产品。
（试用期的外贸业务员要求每周发布50个产品）
2、客户区域划分：
不分区域，个人账号下的客户资料归个人跟进。
经理有权分配个人账号下未成交的客户资料。
三、展会平台管理
原则上公司提倡机会均等，每人可均想参与展会，但如经公司考核
某外贸人员工作不积极、态度不端正等原因，公司享有调配权，外
贸人员不得有异议。
展会所得客户资料归公司所有，公司按情况分
配给外贸人员跟进。
四、客户资料管理制度
各外贸人员跟进的客户，资料必须及时登记。
每月月底将客户资料
递交公司（所有客户资料的录入必须尽量详细，尤其在客户描述里，
进行该客户的详细说明，包括产品意向、实力分析，诚意度分析、
成交机会分析等）；
五、邮件管理制度
对客户的询盘，必须当天及时回复，如未回复视为自动放弃该客户
的跟进权，公司将把该客户转交其他外贸人员跟进。
除遇特殊原因，
可向部门领导说明；
六、会议
1、周会议：
每周六上午汇报这周所做的工作及下周的工作安排（开
发信、平台维护工作）
2、月会议：
每月月底召开会议
a、总结该月跟踪的客户、拿下的订单，下月的预计成交量；
b、工作碰到的难题、建议等。
【篇三：
外贸部规章制度】
外贸部规章制度
为加强公司的规范化管理，完善工作制度，提高部门工作效率，促
进公司发展壮大，根据国家有关法律、法规及公司章程的规定，特
制订如下本公司外贸部门管理规章。
一、管理制度大纲
1、外贸部门全体员工必须遵守公司章程，遵守公司的各项规章制
度和决定。
2、公司提倡全体员工积极相关学习科学技术和文化知识，努力提高
自身的整体素质和水平。
3、公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理，给公司提出合理化建
议。
鼓励员工发挥自己工作上和文娱方面的特长。
二、考勤制度
1、外贸部员工必须自觉遵守工作纪律，按时上下班，不迟到，不
早退，工作时间不得擅自离开工作岗位，外出办理业务前，须填写
人员去向表，并告知总经理。
2、周一至周六为工作日，周日为休息日。
工作时间为：
08：
00-12：
00；13：
00-17：
30两个时段。
3、严格请、销假制度。
员工因私事请假须写请假条报经理批准。
未
经批准而擅离工作岗位的按旷班处理。
事情紧急的需电话联系经理
批准，可事毕回公司补写请假条。
4、上班时间开始后5分钟至30分钟内到班者，按迟到论处；超过30分钟以上者，按旷班半天论处。
提前30分钟以内下班者，按早退论处；超过30分钟者，按旷班半天论处。
迟到早退每次罚款5元；旷班半天扣发半天基本工资，累犯者加重处罚。
罚款由受罚人上级领导报公司财务部执行。
5、工作时间禁止上网打牌、下棋、聊天、玩游戏、听音乐等做与工
作无关的事情。
上班时应尽量避免拨、接私人电话，严禁打电话聊
天；公司员工应避免、减少使用各类无关紧要的查询、声讯电话；
严禁私自拆、装公司内的各类通讯设备。
如有违反者每次罚款10元；累犯者依情加重处罚。
罚款由受罚人上
级领导报公司财务部执行。
6、外贸人员离职必须提前一个月向经理提出，经总经理同意后填写
离职申请单，若员工与公司签定合同的，则有关离、退职依照合同
或有关法律规定进行。
三、业务管理制度
1、一般业务文件由业务本人拟稿，本人印制；有价值文件由业务
员本人按类别归档；外来的文件由接件人负责签收，重要的文件于
接件当日报送总经理处；重要的外发文件审核后发送，并由业务本
人按类别归档。
公司所有图片均加密，发送前请由相关人员解密后
发送.
2、所有人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保
密事项，不得随意向人报价，不得在同行前透漏产品技术、价格等
信息。
3、外贸业务中所用的各类工作表格、传真格式等使用统一制定的模
板。
4、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。
5、所有员工杜绝浪费，努力降低办公材料消耗和办公费用。
四、邮件管理制度
1、各业务人员必须使用由公司统一分配的邮箱账号，不得使用私人邮箱与客户进行邮件往来。
暂未分配公司邮箱的统一用公司的qq号码邮箱以便邮件的保存.
2、所有发出邮件，在发送时，标记该邮件的目的，如报价等，收取
的邮件，如特别重要，必须标记目的后再次送入数据库；
五、通讯管理制度
1、在接到电话的时候必须用标准的中英文“你好,****！
”
2、如接到电话的时候负责人不在必须留下联络方式，并交与专门负
责人。
3、外贸部门的国际长途的控制必须在标准以内，除特别原因必须向
主管申请。
4、外贸部门可用msn、skype等网络电话免费软件为公司控制成
本。
5、使用通讯工具与客户的聊天记录必须随时保存，重装系统前必须
进行备份；
六、工作报告及会议制度
1、本周工作回顾，重点开发的客户以及重点跟进客户。
2、工作报告：
本周工作中发现的问题，建议，以及自身的想法、感受。
每周六17：
00前以邮件形式发到经理邮箱。
3、每周六晚上18：
30举行部门周例会，总结一周的工作内容，讨
论心得，解决问题。
其它制度遵循公司规章，以上若有于公司制度相抵触的，以公司制
度为准！
2012-2-2
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