公文处理程序.docx
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公文处理程序
oa系统启用人员培训通知
根据厂长要求，自元月1日起，全厂三区公文管理全部转移到公司oa系统办公，由于本系统对公文提交有较为严格的要求，决定于12月31日上午10：
30在老区三楼电视电话会议室，就新系统启用对各科室负责公文起草管理人员进行培训，各科室每个区必须有一名以上人员参加（要负责对本科室其他人员的指导，并帮助指导本科长学习核稿程序），技术科、机动科、生产科、安全科等起草文件较多和经常提交请示的科领导要积极参加。
对于新系统启用后，不按照规范化格式提交的公文，一律退回处理，因退回处理影响正常办公的责任由各科室承担。
同时，自2006年起，各单位从oa系统接受的文件要自行建立相应的文件夹分类进行保存，不得出现时间一长，因保存不善而找不到文件的情况。
厂办公室将每月不定期对各单位的文件保存情况进行检查。
厂办公室
2005-12-30
第一部分（起草程序）：
一、进入“oa办公系统”；
二、点击“部门公文”；
三、点击“股份炼钢厂发文”，三区均从此进入，用同一拟稿单；
四、点击上方位置的“新建”，进入拟稿单，
填写内容：
1、拟稿单位和拟稿人，自动生成，也可选择；
2、联系电话，真实的，有问题能联系到的；
3、文件标题：
注意一定要写全，写完整，如“关于2006年元旦放假的通知”、“2006年第十次设备管理创新例会纪要”、“关于进一步推进学习型组织建设的实施意见”。
为什么要写全？
原因有三个：
一是便于文件区分，相同内容的文件要连续提交，如竞赛的、评比的、通报等，如不区分下次提交时，系统提示你，该文件已存在，提交不上去了；
二是便于文件管理人员直接套印后下发，如文件名与标题不符合，文件管理人员要把你的原始文档另存后再次进行替换，增加工作负担；
三是便于各单位保存下发的文件，使文件标题、文件名、和文件的实际内容一致，便于今后的保留查找。
五、点击下方位置的“正文”下的“小别针”标志，进入“添加文件”，选择要提交的文件名（文件名必须与文件标题相同），点击“打开”、“确认”，无误后“关闭”。
六、首次使用时：
在流程中选择“炼钢厂发文”并确定。
七、点击上方位置的“提交”，进入画面后选择“本单位科长”，点击下方位置的“确定”，操作提示“点击返回”，完成起草程序。
第二部分（核稿程序）：
本单位科长完成的。
一、进入“oa办公系统”；
二、收件箱中应处理文件显示红色，打开，点击“文件名”，确认—修改—保存—提交（文书审核）。
提交对象（办公室）：
党委系统—李勇实；行政文件—张跻国。
提交完成后科室工作进行完毕。
三、特别注意的事项：
提交完成后各科室人员不得随意再对文件进行任何改动，更不得随意删除文件，否则，流转中的文件就会丢失。
使各级领导的签字丢失。
这是需要特别注意的事情（每次考核是100元）。
第三部分（拟稿过程）：
1、公文标题（“关于2006年元旦放假的通知”）
应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类,一般应当标明发文机关。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
字体为2号，方正小标宋简体，不加黑。
2、页面设置
上3.8厘米，下2.54厘米，左、右各2.7厘米。
3、正文
（1）标题下面空一行，顶格写主送单位，指公文的主要受理单位,应当使用全称或者规范化简称、统称。
[如：
各车间（站）、科室：
]。
（2）主送单位名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。
正文字体为仿宋3号字。
（3）格式设置：
行距为固定值，30磅，不加黑；缩进左右设置为o字符，间距段前段后设置为o行。
（4）文中表格一律在word状态下做表，字体为宋体小四，行距为固定值，14-18磅（据图），不加黑。
（5）正文中的层数标识要输入，不得采用自动排序方式：
第一层用汉字加顿号（如“一、”）、
第二层用汉字加圆括号（如“
（一）”）、
第三层用阿拉伯数字加下圆点（如“1.”）、
第四层用阿拉伯数字加圆括号（如“
（1）”）。
汉字及阿拉伯数字加圆括号时后面不标顿号（、）或下圆点（.）。
（6）各单位名称一律用规范全称，如安全环保科、机动计量科、3号连铸机、综合利用车间等，不能用机动科、安环科或安全科、综合车间等不规范的名称。
另，新区各单位一律用“新区xx车间”，不要称“型钢xx车间”；新二区各车间一律称“xx二车间”；新区和新二区的各科室一律称“安全环保科（新区）、机动计量科（新区）”。
（7）正文中用于定量描述的数值必须使用阿拉伯数字，并正确使用法定计量单位，日常工作生活中使用的非物理量，如45天、75人等，一般应使用阿拉伯数字。
4、关于附件
公文如有附件，在正文下空1行左空2字，用3号仿宋字体标识“附件”，后标全角冒号和附件全称。
附件如有序号，使用阿拉伯数码（如：
“附件：
1.XXXX）；附件名称后不加标点符号。
附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，附件的序号和名称前后要一致。
5、草拟公文应当做到
（一）符合国家法律、法规以及公司和厂有关规定。
如提出新的政策、规定、修订规章制度等,要切实可行并加以说明。
（二）情况属实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚，直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
（三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。
（四）人名、地名、数字、引文准确。
引用公文须先引标题,后引发文字号。
引用外文须注明中文含义。
日期应当写明具体的年、月、日。
（五）文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。
使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（六）公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
1526℃，47.294t，0.78kg/t，吨钢电耗增加1.2KWh/t钢，0.5m3/t节约0.12m3/t。
6、关于成文时间
用汉字将年、月、日标全，零写成“Ｏ”。
如“二ＯＯ五年十二月二十九日。
注：
党委、群团组织成文时间标准为“2005年X月XX日”。
范例：
1
莱钢股份有限公司炼钢厂
第十次设备管理创新例会纪要
时间：
2005年12月10日
地点：
恒心会议室
内容：
第10次设备管理创新例会
主持人：
袁本明
参加人员：
李慎霞王峰陈显著施汉生马霄
段伦冰吴启军郭峰杨欣颜景智
王汝波杨西银丁刚刘勇机动计量科各专业组部分人员
记录整理：
路长云
12月10日上午10：
00，袁本明副厂长在恒心会议室主持召开第10次设备管理创新例会，机动计量科通报上次例会工作落实情况、11月份设备运行和设备管理指标完成情况，汇报设备创新项目进度。
袁本明副厂长对各单位提出的需要厂协调解决的问题和下一步的工作作了安排。
现纪要如下：
一、11月份设备运行状况评价：
（一）设备故障统计分析
11月份8条生产线总停机时间148.23小时，其中检修时间为111.81小时，占总停机时间的75％;故障停机时间3.34小时，设备运行指标完成较好。
（二）成本分析
1.11月份机物料计划成本17.89元/吨钢，目标成本17元/吨钢，实际成本15.86元/吨钢，比计划指标节约2.03元/吨钢，比目标指标节约1.14元/吨钢。
2.
范例：
2
莱钢股份有限公司炼钢厂
关于2006年元旦放假的通知
各车间（站）、科室：
根据《莱芜钢铁股份有限公司综合业务处关于元旦放假的通知》（综字[2005]58号）精神，结合我厂实际，现将2006年元旦放假安排通知如下：
一、1月1日至3日放假，共3天。
其中，1月1日为法定假日，将2005年12月31日（星期六）、2006年1月1日（星期日）两个公休日调至2006年1月2日（星期一）、3日（星期二），2005年12月31日（星期六）上班。
二、元旦放假期间，每天早晨厂调度会和下午严细实会照常召开。
三、要认真落实莱钢创建节约型企业的要求，厉行节约，反对铺张浪费，切实搞好廉政建设，全力以赴组织好当前的生产经营工作，抓好安全生产，确保生产稳定顺行。
四、各单位要安排好节日期间的值班工作，并提前将休假名单报人力资源科。
五、厂办公室节日期间值班电话：
老区8163、6823501；新二区6824501；新区6920501。
二ＯＯ五年十二月二十六日
范例：
3
莱钢银山型钢有限公司炼钢厂
第十六次成本控制会议纪要
时间：
2005年12月24日
地点：
炼钢厂电视电话会议室
主持人：
李洪建
参加人员：
宋军俎勇卢波孙峰吴强
郭伟达谢建勇胡连军段建军曲锡辉
徐兴跃冯启超王学俭张国祥武光君
胡滨孙其家毕永杰杜金科李雷
谢兴军
记录整理:
何勇
12月24日晚，李洪建同志在炼钢厂电视电话会议室召开第十六次成本优化控制例会，就上周各工序成本完成情况和降成本措施落实情况做简要分析。
本周成本比计划盈1.85元/t,比上周盈3.16元/t。
现纪要如下：
一、钢铁料消耗分析
（一）甩坯：
本周共甩坯314.798吨，平均0.727吨/炉。
（四）转炉成分控制：
1.本周情况
成分
C
Si
Mn
P
S
合计
温度
1#炉
高
低
高
低
高
低
高
高
高
低
超内控
5
8
4
0
0
3
2
14
36
3
10
超国标
0
0
0
0
0
0
0
0
0
2#炉
超内控
3
5
3
2
2
0
1
6
22
0
8
超国标
0
0
0
0
0
0
1
0
1
3#炉
超内控
1
14
0
3
3
1
2
8
32
0
20
超国标
0
0
0
0
0
0
0
0
0
合计
9
27
7
5
5
4
6
28
91
3
38
超国标炉数：
1炉，2-7295，Q235B,P:
53。
2.上周情况
成分
C
Si
Mn
P
S
合计
温度
1＃炉
高
低
高
低
高
低
高
高
高
低
超内控
5
5
2
1
1
2
4
15
35
0
9
超国标
0
1
0
0
0
0
0
0
1
2＃炉
超内控
1
5
2
0
1
3
2
5
19
0
5
超国标
0
0
0
0
0
0
0
0
0
3＃炉
超内控
0
9
2
0
1
5
2
10
29
1
7
超国标
0
1
0
0
0
0
0
0
1
合计
6
21
6
1
3
10
8
30
85
1
21
范例：
4
莱钢银山型钢有限公司炼钢厂
关于对外销售不定尺连铸坯的请示
型钢公司：
型钢炼钢厂现有经优化后的不定尺合格板坯4320.5吨，由于这部分铸坯后道工序无法轧制，特申请公司进行对外销售。
当否，请批复。
附：
不定尺合格连铸坯规格明细
二○○五年十二月二十八日
附：
不定尺合格连铸坯规格明细
一、2号连铸机
Q235-B160*1400mm规格2m-4.5m板坯53.07吨；
Q235-B160*1250mm规格2.3m-5.00m板坯74.11吨。
合计144.28吨。
二、3号连铸机不定尺组坯（钢种Q235-B）
Q235-B200*1550mm规格1.59m-8m板坯36.27吨；
Q235-B200*1800mm规格1.52m-8m板坯199.94吨；
Q235-B200*2100mm规格2.1m-9.0m板坯3290.54吨；
08AL200*1550mm规格2m-8.0m板坯347.07吨；
SS400C200*1550mm规格2m-8m板坯134.31吨。
合计：
4176.22吨。
三、总计：
4320.5吨。
范例：
5
十一、厂长助理李洪建重点强调以下内容
（一）锰硫比控制在20，技术科负责做实验；
（二）宋军同志负责石灰面退万和问题；
（三）朱继民同志负责原料上料累计程序问题；机动科对计量器具统一检查一次，确保准确；炉前对原料上料量进行确认，生计科对准确率进行确认考核；
（四）2#炉对本周供2#机钢水硅锰超计划问题写出分析报告；
（五）精炼复脱25日起停用；
（六）硅钙线、合成渣用量要减少，按出钢量比例计算，技术科拿出具体数据；
（七）1#机3个流相加甩坯不得大于9米，否则，考核；
（八）机动科确保1#LF软吹历史趋势周二投入使用。
范例：
6
莱钢股份有限公司：
炼钢用合金的包装方式原来为散装，我厂从原料部出库的合金每经一次倒运原料部都在合金重量中增加1%的损耗。
现在合金已经改成袋装形式，倒运时已经没有损耗，但原料部仍按照1%的标准给我厂增加损耗。
所以特向公司申请将给我厂增加的1%合金损耗去掉，按照合金实物重量进行出库。
妥否，请公司批示。
莱钢股份有限公司炼钢厂
2005年12月28日
关于查询（既要耕耘，更要收获）：
一、进入“oa办公系统”；
二、点击“部门办公”；
三、点击“炼钢厂发文”，按照不同项目，查询文件处理状态。
查看每个人的修改情况，方便起草人员知道自己起草的文件存在哪些问题，下次起草时不要再重复出现同样问题。
善于自己向自己学习，每次都有新的进步。
另外一个目的是看自己起草的文件滞留在哪个环节，如提交给了某科长，但出差了，要及时联系处理，申请撤回。
避免出现文件滞留在某个环节多日，没有人过问，致使文件迟迟没有下发。
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