内蒙古自治区公路工程建设项目文件立卷归档办法.docx

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内蒙古自治区公路工程建设项目文件立卷归档办法

第一篇　项目文件立卷归档编制实施细则……………………………1

1　总则……………………………………………………………………1

2　编制依据………………………………………………………………1

3　建设各方责任…………………………………………………………1

4　项目文件的收集………………………………………………………2

5　项目竣工文件基本要求………………………………………………2

6　档案案卷构成及质量要求……………………………………………4

7　竣工图编制要求………………………………………………………8

8　声像材料的编制要求………………………………………………10

9　项目文件的组卷要求………………………………………………11

10　项目文件的归档……………………………………………………14

11　项目档案的整理与移交……………………………………………14

12　附则…………………………………………………………………14

第二篇　竣工文件归档范围及立卷编制内容…………………………22

1　可行性研究…………………………………………………………22

2　设计基础……………………………………………………………22

3　设计文件……………………………………………………………22

4　工程管理文件………………………………………………………22

5　施工文件……………………………………………………………23

6　监理文件……………………………………………………………98

7　竣工文件……………………………………………………………100

8　科研文件……………………………………………………………107

附录　……………………………………………………………………108

附件一：

项目文件保管期限及分类编号表……………………………108

第一篇项目文件立卷归档编制实施细则

1　总则

1.1　为统一内蒙古自治区公路工程建设项目竣工文件的编制及规范项目档案的整理，特制定本实施细则。

1.2　本实施细则适用于全区重点公路工程建设项目的竣工文件编制及档案整理。

2　编制依据

本项目竣工档案编制根据以下文件、标准和办法编制：

《中华人民共和国公路法》

《中华人民共和国档案法》

《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822-2008

《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）

《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》（交办发〔2010〕382号）

《公路工程竣（交）工验收办法》（交通部令2004年第3号）

《关于进一步加强交通重点建设项目档案管理工作的意见》（厅档字　〔2006〕101号）

《交通建设项目档案管理登记办法》、《交通建设项目档案专项验收办法》和《交通档案进馆办法》（交办发〔2007〕436号）

《关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》（交公路发〔2010〕65号）

《内蒙古自治区公路工程建设项目文件立卷归档办法（试行）》（内交发〔2009〕448号）

《档案著录规则》DA/T18-1999

《档案分类标引规则》GB/T15418-94

《照片档案管理规范》GB/T11821-89

《纸质档案数字化技术规范》DA/T31-2005

《技术制图复制图的折叠方法》GB10609.3-89

现行公路工程标准、规范、规程。

3　建设各方责任

3.1　建设项目中建设单位负责组织、协调和指导设计单位、施工单位和监理单位的项目竣工文件编制和项目档案整理。

3.2　项目建设各有关单位的编制工作分别按照《内蒙古自治区公路工程建设项目竣工档案编制办法》要求执行。

设计、施工、监理单位完成各自的立卷、编制工作，经上级有关部门检查验收合格后，移交建设单位。

建设单位应将项目建设各阶段、各单位形成的材料按照项目档案整理的有关要求进行汇总、整理分类、排列。

3.3　各单位应在项目交工验收三个月内提交竣工档案原件一套，复印件一套。

原件交接养单位保管，复印件交厅档案室。

3.4　项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设进度和交工、竣工验收同步进行。

项目交工验收前，应完成文件材料的编制工作。

由总监办、驻地办组织、协调、指导、检查下辖各施工单位的竣工文件编制工作，对有关竣工文件材料立卷归档工作进行初步审查，并提出初步审查意见；初审通过后，由建设单位的档案机构组织设计、施工、监理及项目管理机构对有关竣工文件材料立卷归档工作进行自检，并提出自检报告，自治区交通运输厅组织相关部门进行预检并提出预检报告，由建设项目初步设计批准单位的档案部门或自治区交通运输厅组织正式验收。

4　项目文件的收集

4.1　建设项目各阶段文件的收集与各方责任

建设项目在项目准备阶段形成的立项、项目管理等前期文件，以及设备、工艺和涉外文件，由建设单位负责收集、积累；勘察设计单位负责勘察设计文件的收集、积累，并按规定向建设单位移交有关材料。

建设项目在施竣工阶段形成的文件，由各承包单位负责收集、积累其承包项目全部文件；项目监理文件由监理单位收集、积累。

建设项目工程文件的管理，应列入项目建设计划、有关部门的职责范围内，各单位应有专人负责组织人员进行平时资料的归档和竣工文件的编制工作，并有相应的检查、考核措施。

4.2　收集范围

凡是反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全，归入建设项目成套档案。

其范围见《内蒙古自治区公路工程建设项目竣工档案编制办法》。

4.3　收集时间

各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集；凡是引进技术、设备文件必须首先由建设单位（或接受委托的承包单位）登记、归档，再行译校、复制和分发使用。

5　项目竣工文件基本要求

5.1　总体要求

各单位应指定专人，依照本办法，及时收集、整理有关资料，尽早着手编制竣工文件。

以免施工后期因人员分散、资料流失而影响竣工文件的编制质量。

编制竣工文件要认真负责，实事求是，确保竣工文件的完整、齐全、准确，达到真实、全面地反映工程建设实际情况的要求。

所有文件材料必须是原件（特殊文件材料除外）文件材料要求字迹清楚、图样明晰、表格整洁、无涂改、无复印、签字手续完备。

文件中的文字、数据、图表均须采用优质纸张并用激光打印机打印或用不褪色的黑色或蓝黑墨水书写、绘制。

必须书写工整，字迹、线条清晰耐久，表格统一规范（文字、表格A4,图纸A3）,禁止使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等易褪色的书写工具书写。

竣工文件中的图表和文字说明，一律使用国家法定计量单位和符号。

5.2　文字和图幅

字体与字号：

竣工文件标题采用黑字体，主体内容采用宋体。

字号不作具体规定，但各层次题头的字体和字号应有区别且要搭配适当。

文字和表格要布局合理、美观。

竣工文件中的文字和表格部分，纸张统一为A4（文字297*210）号纸或A3（表格297*420）,竣工图统一为A3纸，页边与文字间隙为：

装订边不小于25mm，翻口边15mm，天头25mm，地角15mm。

对于破损的文件材料应托裱，对批语、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽，幅面不一致的文件必须折成或裱成一致的A4规格幅面。

但16开规格的文件材料不必裱糊成A4规格，小于16开的文字材料（如产品合格证）应用A4规格的白纸托裱；文件右边和下边分别与托裱纸右边和下边靠齐。

托裱时，不可将文字图表和数据掩盖，签署意见在装订线以内的要粘贴补宽订装部分。

装订预留位置要求：

“竖页纸”左方为装订线，“横页纸”上方为装订线；注意不得倒装，装订预留尺寸一般以25mm为宜。

5.3　文件划分及排列

每份文件按以下原则划分：

（1）综合类文件正文与附件为1份，原件与复制件为1份，转发文与被转发文为1份，正文与发文稿纸为1份，来文与复文（指请示与批复、报告与批示、来函与复函）各为1份；

（2）工程施工类文件开工申请单为1份，施工组织设计报审表和附件为1份，施工技术方案报审表和附件为1份，施工放样报验单和附件为1份，建筑材料报验单及附件为1份，进场设备报验单及附件为1份，中间交工证书为1份，检验申请批复单及附件为1份，承包人申请表及附件为1份等；

（3）工程监理文件每月和每季建筑材料抽检报告为1份，每个标准试验报告为1份，每个分项工程质量检验评定表为1份，每个分部工程质量检验评定表为1份，每个单位工程质量检验评定表为1份，每本监理日记为1份，每个工地指示或现场指令为1份等。

文件按以下原则先后排列

（1）工程施工类、工程监理类和工程竣工图表类应遵循工程内容，桩号顺序和工序先后进行整理排序；

（2）现场质量检验报告单后所附检测报告，应按质量检验单所列检验项目次序编排，自检文件在前，抽检文件在后。

（3）卷内文件一般批复在前，请示在后；结论性文件在前，依据性文件在后；正文在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后；原件在前，复制件在后。

图文混合材料文字在前，图样在后；图纸的排列以图号为顺序，小号在前，大号在后。

6　档案案卷构成及质量要求

6.1　案卷

案卷内必须有卷内目录，卷内目录应按文件组装的内容打印详细（目录名不得重叠），并标明页码、案卷封面，方便查找，对空缺的项目在目录表中仍应反映出来，并在备注栏中加以说明。

（1）案卷题名，案卷题名既要简明扼要，又要全面、准确反映卷内文件的内容，并说明具体的位置、内容或项目名称，不能有相同的案卷题名，应包括公路工程建设项目的名称、起讫里程、单位工程（含分部、分项）名称及文件名称，如属桥梁、隧道等工程项目，还应同时标明结构、部位的名称；

例1：

×××高速公路K××＋×××～K××＋×××路基工程K××＋×××～K××＋×××路基土方工程分项工程开工申请、中间交工证书，施工放样单，清淤填筑、原地面处理、路基填筑第一层至第三层检验申请批复、分项工程评定等施工原始记录（注：

前面的桩号表示该合同段的起止桩号）

例2：

×××高速公路××大桥0#台工程分项工程开工申请、中间交工证书、施工放样单、检验申请批复单、分项工程评定、施工原始记录等

例3：

×××高速公路K××＋×××～K××＋×××钢筋原材料监理抽检报告

（2）立卷单位：

是指负责项目文件组卷的部门；

（3）起止日期：

是指卷内文件材料形成的起止日期；

（4）保管期限：

按国家档案管理的有关规定，填写组卷时划定的保管期限；

（5）密级：

按交通主管部门有关保密规定执行，依据保密规定填写；（可以不填写）

（6）档号：

由项目代码、档案分类号、案卷流水号构成，填写档案分类号和案卷顺序号（要求先用铅笔填写，在检查确定后改用碳素笔或记号笔填写）。

卷内目录（见图2）由下列项目组成：

（1）序号，填写文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从1起依次标注；

（2）文件编号，填写文件的文号或图样图号，一个文件一个号（施工类资料可以不填写）；

（3）责任者，填写文件材料的直接形成部门或主要责任者，可采取通用的标准简称；

（4）文件材料题名，应填写文件材料标题的全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容，应自拟标题；

文件材料题名例l：

a、K××＋×××～K××＋×××路基工程K××＋×××～K××＋×××路基土方分项工程开工申请

b、K××＋×××～K××＋×××路基工程K××＋×××～K××＋×××清淤填筑施工放样报验单

c、K××＋×××～K××＋×××路基工程K××＋×××～K××＋×××清淤填筑检验申请批复

d、K××＋×××～K××＋×××路基工程K××＋×××～K××＋×××原地面处理施工放样报验单

e、K××＋×××～K××＋×××路基工程K××＋×××～K××＋×××原地面处理检验申请批复

f、K××＋×××～K××＋×××路基工程K××＋×××～K××＋×××路基第一层填筑施工放样报验单

g,K××＋×××～K××＋×××路基工程K××＋×××～K××＋×××路基第二层填筑检验申请批复

文件题名例2：

a、××大桥0＃台工程中间交工证书

b、××大桥0＃台－1号钻孔桩施工放样报验单

c、××大桥0＃台－1号钻孔桩桩孔检验申请批复

文件题名例3:

a、××监理工程师×年×月－×年×月监理日记

b、K××＋×××～K××＋×××路基工程监理工地指示、现场指令

c、K××＋×××～K××＋×××沥青监理抽检试验

（5）是指文件材料的形成日期；

（6）页号，填写每份文件首页上标注的页号，最终件注起止号。

卷内目录排列在卷内文件材料的首页之前。

备考表：

填写卷内文件的件数、页数以及在组卷和使用过程中需要说明的问题。

卷内备考表（见图4）排列在卷内文件材料的尾页之后。

其内容应标明卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。

案卷的编制单位应当按照工程进展的顺序，对案卷进行系统排列，并用铅笔在封面和卷脊编写案卷流水号，根据有关保管期限的规定，将组成的案卷划分为永久、长期、短期三种保管期限，并依据交通部有关保密规定，标明案卷密级。

页码：

凡是文字和图表（包括原图目录中的卷内文件材料），均要编写页码，页号的编写方法是在有文字和图样材料正面的右下角、反面的左下角填写页号。

如所归档文件属符合档案保管要求的印刷成本成册的材料，可不重新编页只需在卷内文件目录页号中填写册数，案卷封面、卷内目录、备考表、中间空白隔页不编页码。

档号：

填写档案的分类号和案卷流水号

公路工程档号示例：

属类号：

按照《交通部科技档案分类编号办法》（〔87〕交办315号文）：

公路工程类的道路类，则表示为1。

项目代号为×××（可用大写拼音字母代替）。

Y为档案分类码（详见附录附件一）。

Z为案卷顺序号。

档号举例：

1、档案分类1-4、8和7.1-7.6类：

例1　1可行性研究中，1.1项目建议书及批复文件档号为：

GL5.1.×××.1.1－案卷流水号（按照开始为1顺序排列，如3）

例2　4工程管理文件中，4.2建设项目招投标文件、承发包合同、协议档号为：

GL5.1.×××4.2－案卷流水号（按照开始为1顺序排列，如3）

例3　7竣工文件中，7.5竣工决算类档号为：

GL5.1.×××.7.5－案卷流水号（按照开始为1顺序排列，如3）

2、档案分类5、6、7.6、8类：

例1　5施工文件中，5.2路基工程第一施工段档号为：

GL5.1×××.5.2－案卷流水号（按照开始为1顺序排列，如3）

例2　5施工文件中，5.3路面工程第一施工段档号为：

GL5.1×××.5.3－案卷流水号（按照开始为1顺序排列，如3）

例3　5施工文件中，5.5大桥工程第二座桥档号为：

GL5.1×××.5.5－案卷流水号（按照开始为1顺序排列，如3）

例4　6监理文件中，6.4工程质量控制第一监理段档号为：

GL5.1×××.6.4－案卷流水号（按照开始为1顺序排列，如3）

GL5.1×××案卷流水号（按照开始为1顺序排列，如3）

案卷顺序号：

根据附件一内容，在小类下按阿拉伯数字从1起依次编写案卷流水号。

档案馆号、缩微号不填写。

案卷封面采用案卷封面形式，式样见附图5。

卷脊：

填写档号、保管期限、盒号，案卷题名可不填写，式样见附图8。

6.2案卷装订

案卷可采用装订和不装订两种形式。

装订顺序：

案卷封皮－卷内目录－文件材料－备考表；

案卷装订要求

（1）竣工图按297mm×420mm规格装订。

（2）案卷内不同尺寸文件材料要折叠成297mm×210mm的统一幅面。

（3）装订时必须去掉金属物，装订边和下边取齐，采用三孔一线装订在文件左侧中部，距订口边l0mm，装订长度160mm。

接头为死结，接头在背后中孔。

（4）案卷封面、卷内备考表分别粘贴在装订好的文件材料的封面和封底，不露装订线。

不装订的案卷，应在每份文件右上角加盖档号章，式样见图7。

卷盒、卷皮、各类表格规格及制成材料。

（1）卷盒外表尺寸为305mm（长）×220mm（宽）×40或50mm,用牛皮纸板双裱压制，外裱牛皮纸，无酸卷皮。

（2）案卷封面、卷内备考表尺寸为297mm×210mm,采用无酸牛皮纸。

（3）案卷目录、卷内目录等表格尺寸为297mm×210mm，采用70克白色书写纸或胶版纸。

7　竣工图编制要求

7.1　竣工图编制基本规定

7.1.1　竣工图基本概念

竣工图（纸质竣工图和竣工图磁盘数据文件）是建筑工程在施工中所绘制的一种“定型”图样。

它是建筑物、构筑物工程施工结果在图纸（或图形数据）上的反映，是最真实的记录，是竣工档案的核心。

7.1.2　竣工图编制职责范围

竣工图编制组织和汇总由各公路建设项目管理办公室负责。

工程承包合同中未予明确的可按下列办法处理：

竣工图原则上由承包人负责编制，因重大（特大）设计变更需要重新绘制竣工图，要分清原因，由责任方负责。

7.1.3　竣工图编制方法

在各分项（或相对独立的单项）工程完工后，应及时编制工程竣工图。

即竣工图编制是在施工过程中分阶段进行，而非所有工程竣工以后才进行。

所有分项工程完工后，合同段竣工图纸应在各分项工程竣工图的基础上，遵照原设计图卷册组合原则，按照原设计图基本顺序整理合同段工程竣工图。

竣工图编制办法如下：

1）编制竣工图时，竣工图图面必须盖有设计部门出图章，竣工图必须逐张加盖“竣工图标志章（见图6）”。

“竣工图标志章”按《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA－T28－2002）统一要求规格尺寸刻制，“竣工图”标志章盖在图纸右下脚图标上方空白处，使用不褪色红印泥。

2）凡按原施工图进行施工而没有变更的工程，则由承包人负责重新按原设计图绘制竣工图，并在绘制好的竣工图上逐张加盖“竣工图标志章”，即作为竣工图。

3）由承包人负责重新绘制全部竣工图。

能够在原设计施工图上加以修改补充的，也必须重新绘制竣工图，修改的竣工图，图标中图号除应在原图号前加“修”字，以“修XXX”形式表示外，原设计单位名称应改为竣工图绘制单位名称，绘图人、审核人等签名应如实填写俱全。

4）若因工程实际需要，因施工内容增加而导致图纸整页增加且有完整变更手续，则此部分图纸图号编制采用“新增－XX－YY”形式编写，“XX”表示工程分部编号，“YY”表示新增图纸流水号，从“01”开始。

新增工程内容应在竣工说明中重点说明。

5）在施工过程中，在变更手续齐备的情况下，经批准后，以设计院或其他单位名义下发的工程变更图可作为竣工图直接加盖“竣工图”标志章。

6）竣工图要如实反映工程竣工后的实况，如同一结构部位经多次变更，且每次变更均涉及到计量支付，则变更过程中的所有图纸均应作为原设计图纸依次保留，翻晒成蓝图但不加盖“竣工图”标志章。

“竣工图”标志章只在最终的竣工图纸上加盖。

7）凡图形、标高等没有变化，但竣工工程数量与原设计工程数量有出入时，需重新绘列竣工工程数量，原设计工程数量表仍应保留。

8）重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明。

9）路基工程若未涉及工程变更，则横断面图只绘制标准横断面及一般横断面（典型横断面）图，涉及变更或由于联测与原地面标高有出入，导致断面变化，则此部分断面均要求全部绘制横断面竣工图。

10）所有竣工图完成后，每册应编制竣工说明（具体要求详见后续各单项工程竣工图编制要求）及竣工图目录。

注：

1、有特殊要求的竣工图按上述要求绘制。

2、一般的竣工图应重新绘制，由施工单位负责按要求绘制，但为了使竣工图统一、整洁、美观可由建设单位委托设计院或其它单位来绘制。

7.1.4　竣工图绘制要求

l）竣工图的绘制工作，由绘制单位工程技术负责人组织、审核、签字，并承担技术责任。

2）竣工图的绘制，必须依照在施工过程中确已实施的图纸会审记录，设计修改变更通知单、变更令、工程洽商联系单以及隐蔽工程验收或工程进行的实测实量等形成的有效记录进行编制，确保图、物相符。

3）竣工图的绘制（包括新绘和改绘）必须符合国家绘图标准，使用国家规定的法定单位和文字，深度及表达方式应与原设计图相一致。

坐标高程系统应采用设计标准的参照高程，否则，应提供与之换算的公式。

4）要求图面整洁，线条清晰，字迹工整，使用绘图墨水进行绘制，严禁用圆珠笔或其它易褪色的墨水绘制或更改注记。

所有的竣工图必须是新图。

5）各种管线、公路、桥、涵、隧道工程竣工图，应有严格按比例绘制的平面图和纵断面图。

平面图应表明工程中线起始点、转角点、交叉点等平面要素的位置坐标及高程。

6）竣工图中路基、路面排水及防护工程、挡墙工程、涵洞工程等工程数量汇总表严格遵照原设计图纸指定格式如实汇总填写。

7）竣工图可以按297mm×210mm或297mm×420mm折叠。

底图不折叠，平放在专用底图柜内，大于A3的底图也可卷放装筒。

7.1.5　竣工图的汇总

工程竣工后，竣工图的汇总整理工作，可按下列要求进行：

1）建设项目实行总承包的各分包单位应负责编制所分包范围内的竣工图。

总承包单位除应编制自行施工的竣工图外，还应负责汇总整理分包单位编制的竣工图。

总承包单位在工程交工时，应向所在公路建设管理办公室提交总承包范围内的各项完整、准确的竣工图。

2）建设项目按合同段承包施工的，各合同段承包人应负责编制所承包工程范围的竣工图绘制，由所在公路建设管理办公室负责汇总整理。

3）为了便于全线工程量的汇总，掌握路桥及管道工程竣工后线型基本要素，要求各合同段承包人按“工程技术要素及统计”的表格格式对本合同段工程量进行准确统计填写，作为竣工图或竣工资料的一部分。

8　声像材料的编制要求

建设工程声像材料，是工程文件的重要组成部分，是反映建设工程现场原地物、地貌和工程施工主要过程及建成后的建（构）筑物的照片和录像材料。

声像材料由各相关单位收集，并相应组卷。

8.1　工程声像材料归档内容包括如下：

1）原址、原貌、原重要地物、纪念物的照片、录像。

2）地基及基础录像；建（构）筑物基础类型及施工技术工艺制作的照片、录像；建（构）筑物的位移、沉降、变形及处理的照片、录像。

3）主体工程施工：

项目某些工程的设计模型照片；施工现场整体工程施工情况照片、录像；隐蔽工程的工艺制作及处理照片；钢筋制作工程的钢筋布局，型号及节点焊接等照片；反映重点工程的结构布局，混凝土灌注质量等照片；管道及设备工程、安装工程的管沟类型。

4）工程施工组织及工程质量：

工程开、竣工仪式形成的各种照片、录像；工程施工中主要的质量检查、验收的照片、录像。

5）工程建设过程中有关庆典和重要领导的现场指导照片、录像等。

8.2　照片档案的构成应当由照片、底片（向外单位收集的可以没有底片）和文字说明的部分组成，归档时缺一不可，底片是照片档案最原始材料，归档时一定要每张照片附有一张底片，由于彩色底片不宜久存，对有特殊意义的应当复制成黑（白）底片保存。

黑白档案要以一组有密切联系的照片为单位填写文字说明（即“分组说明”），如某次活动收集了一张照片，则要以单张照片为单位填写文字说明。

文字说明要求简短、完整、明确、一般不超过200字。

其内容包括：

事由、时间、地点、人物、背景、职务、摄影者等六要素。

其编写要求：

1）事由：

照片所反映事件、事物的情由；

2）时间：

事件发生或事物变化、产生的时间和照片拍摄的时间（由阿拉伯数字表示）；

3）地点：

被拍摄物所在的具体地点；

4）人物：

照片所反映的主要人物的姓名、单位和身份；

5）背景：

对揭示照片主题具有