出差报销管理办法.docx

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出差报销管理办法

出差管理办法

第一章总则

第一条为加强企业费用报销的管理，规范员工出差流程、出差审批和差旅费报销，特制定本办法。

第二条本办法适用于因公务需要受派外出的所有员工。

第二章出差管理

第三条出差分类

员工出差分为两种类型

1、本地出差：

在市区或郊区内当日可以往返者。

2、远途出差：

在市区以外必须在外住宿者。

第四条员工本地出差管理

员工因公务上之需要，办理在市区及郊区或其他同日可往返的出差事务，依照以下规定执行。

（一）出差程序

员工本地外出办事，须提前报部门主管批准，并于返归企业后的次日到企业行政办公室《员工考勤记录表》上及时登记备案。

（二）交通方式

1、员工外出可提前向后勤部申请用车，行后勤部根据车辆情况安排落实。

2、如不能派车，原则上只允许乘坐公交车及地铁，到市区外的乘正规客运班车。

3、特殊情况（时间关系或无公交、地铁可乘坐）经部门主管批准后可乘出租车的，报销时须在票背面注明详细情况。

4、本地出差员工在合理选择交通路线的前提下交通费实报实销（需提供真实票据），报销人应填写《市内交通明细表》，由部门主管、分管领导核签后按报销流程报销。

（三）餐费补贴

1、按早餐5元/餐，中、晚餐15元/餐的标准予以补贴。

2、员工有宴请客户或由邀请单位、经销商提供伙食的，不得再申请餐费补贴。

3、员工在集团或集团下属单位出差由集团或集团下属单位提供伙食的，不得再申请餐费补贴。

第五条员工远途出差管理

（一）出差审批程序

1、员工出差应提前2天填写《出差审批单》，执行出差审批手续。

2、员工出差由部门主管审核，分管领导批准，总经理终审后凭《出差审批单》到人力资源部登记，临时紧急出差需在回企业后3个工作日内补写《出差审批单》并到人力资源部登记，如违反以上规定作旷工处理。

3、员工凭核准的《出差审批单》到财务部办理预支差旅费。

差旅费包括交通费、食宿费、备用金等。

4、员工于出差归来后3个工作日内按报销流程办理完差旅费用报销手续。

未按规定时间报销的，财务部于当月工资中扣回预借的差旅费，待报销时再行支付。

超过1个月以上的出差单据、假票据、不符合规则的票据及非因工作需要而开支的一切费用，财务部门不予报销。

未经总经理批准超标费用原则上不予报销，如遇特殊情况超支须提交书面报告经总经理审批后方可报销。

5、出差中途因公务或意外灾害等不可抗力因素需延长出差时间，应及时请示部门主管，经其核准后方可延长。

员工出差后因私事超过出差规定时间的按事假处理。

（二）费用标准

1、交通费

（1）员工出差选择火车、长途汽车、飞机、轮船等交通工具时本着节约的原则按实际需要乘坐。

员工出差在合理选择交通路线及遵守相关标准的前提下交通费用凭票实报实销，事先未经总经理批准超标费用自行承担。

（2）员工乘坐的交通工具如从晚上8时以后至次日7时须在火车、轮船上过夜的可购买硬卧票；其余时间段乘坐火车、动车、轮船一律购买硬座。

出差目的地里程在1000公里以上并有必要乘飞机的，需书面提出申请经总经理批准后方可乘坐飞机经济舱，出差目的地如已开通动车或高铁的优先选用动车或高铁为交通工具。

（3）员工到达出差目的地的交通费按50元/天的标准实行包干补助。

（4）如相关联系单位提供交通工具的，不予报销交通费。

2、住宿费

（1）出差住宿费用上限标准如下，在以下标准范围内凭住宿费用发票实报实销。

出差地区

报销标准

一类地区（北京、上海、天津、广州、深圳）

240元/天

二类地区（除一类地区之外的省会城市及珠海、汕头、苏州、宁波、青岛、大连、厦门）

200元/天

三类地区（除一类二类地区之外的其它城市）

160元/天

（2）两位同性员工若同行出差，本着节约的原则同住双人间，只报销其中一人的住宿费用。

（3）出差员工由邀请单位或经营商提供住宿的，不再报销住宿费。

员工参加各种专业学习和各种会议，统一安排住宿的，凭经批准参加的会议通知或证明凭住宿发票据实报销，若由接待单位免费接待的，不予报销住宿费。

3、餐费补贴：

（1）员工出差每天的餐费按照下列标准给予补贴

出差地区

报销标准

一类地区（北京、上海、天津、广州、深圳）

45元/天

二类地区（除一类地区之外的省会城市及珠海、汕头、苏州、宁波、青岛、大连、厦门）

40元/天

三类地区（除一类二类地区之外的其它城市）

35元/天

（2）出差员工有宴请客户或由邀请单位、经营商或入住酒店提供伙食的，不得再申请餐费补贴。

（3）出差起算时间均以出发地交通票交通据上所载发车时间为准,结束时间均以交通工具实际到达时间为准（应晚于或等于车票所示的时间）;中午12点前出发的按1天计，12点后出发的按半天计。

返程中午12点前到达南京的按半天计，12点后到达南京的按1天计。

第六条出差员工因工作需要有交际应酬活动或赠送礼品的，均应事前请示部门主管、经分管领导核准（金额在500元以上的需经总经理批准）后方可执行。

第七条培训费或会务费的报销按《南京维多利亚整形美容培训管理制度》和《员工培训协议》相关内容执行。

第八条报销流程

1、报销程序：

出差人填写报销单，并附上出差审批单。

报销人填写报销单并粘贴票据——部门主管审核——分管领导复核——财务主管审签——总经理签批——财务部按照规定核审后予以报销——核销借款

2、对于未及时按照规定期限内办理费用报销或借支回款的，财务部有权在其工资中先行扣除。

第九条其他相关规定

1、出差返回岗位的时间规定

员工出差回来，如到达时间为夜里00：

00前，第二天正常上班；如到达时间为00：

00-08：

上午可以休息；如到达时间在08：

00-13：

00，在到达时间的四小时后返回工作岗位；如到达时间在13：

00后，则当日可不上班，次日到企业报到。

逾期不报到者超出时间按事假处理。

2、员工报销差旅费，应据实提出收据，核实支付。

如有虚报谎报者，除将该员工所领差旅费追回外，并给予虚报谎报部分五倍的处罚。

3、各部门要加强差旅费的管理，严格差旅费的审批制度，做到出差有计划，事前定任务，并尽量压缩出差人员，控制差旅费的开支。

第三章附则

第十条本办法自印发之日起生效，原有相关规定中与本制度有冲突的规定即时废止。

第十一条本办法由行政办公室负责解释、修订。