公函管理制度.docx

公函管理制度.docx

《公函管理制度.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《公函管理制度.docx（13页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

公函管理制度

公函管理制度

修订状态：

1修订时刻：

2021年12月12日

宁夏宝丰能源集团有限公司公文管理制度

BFNY-C-XZGL-001-2012-1

1总则

目的

为建立规范、严谨、高效的公文处理程序，保持公文形式和格式的统一、严肃、整洁，切实提高公文质量和办理效率，实现宝丰能源集团有限公司（以下简称“集团公司”）公文管理工作制度化、规范化、科学化，特制定本制度。

适用范围

本制度适用于宁夏宝丰能源集团有限公司公文管理工作。

定义

公文：

是集团公司在管理过程中形成的具有法定效力和体式规范的公务文书，是集团公司依法开展生产经营管理和对外公务活动的重要工具。

公文管理：

是指公文拟制、办理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

职责

集团办公室

负责集团公司公文的统一收发、审核、分办、传递、督办、用印、立卷、归档和销毁等日常管理及集团公司各部门、各单位公文管理的指导工作。

各单位

集团公司各部门、各单位须严格按本制度做好公文管理工作，明确公文管理机构，配备熟练掌握公文管理规定的专（兼）职人员负责公文管理工作。

2公文种类

常用的公文种类

决议。

适用于会议讨论通过的全局性重大决策事项。

决定。

适用于对重大决策、重要事项或行动做出的安排部署，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销所属单位不适当的决定事项等。

919

修订状态：

1修订时间：

2012年12月12日

通告。

适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

意见。

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

通知。

适用于发布、传达要求所属部门、单位执行或者周知的事项；任免和聘用人员；批转下级单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文。

通报。

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或告知重要情况。

报告。

适用于向上级机关或其他行业管理部门汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，回复上级部门的询问。

请示。

适用于集团公司向上级机关请示事项或各职能部门、所属单位向集团公司请求指示、批准事项。

批复。

适用于集团公司答复各职能部门、所属各单位的请示事项。

函（复函）。

适用于不相隶属部门、单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

会议纪要。

适用于记载和传达会议主要情况和议定事项。

公文行文去向

上行文。

适用于向上级部门、组织、机构等汇报、反映、请示工作，常用“请示”、“报告”和“意见”等。

请求需答复的事项，必须用“请示”；汇报无需上级答复的事项，应用“报告”；回复对一般问题、事情的看法，可用“意见”。

平行文。

适用于向平行单位请求协助处理有关事务的文体，常用“函（复函）”，可用“意见”。

下行文。

适用于集团公司向各部门、所属单位发文，可用“意见”“通知”“通报”“批复”等。

3公文格式

公文用纸一般采用国际标准A4型（规格210mm×297mm），左侧装订，采用骑马订，无法用骑马订时采用平订。

文字排版一律从左向右横排，版心为156mm×225mm（不含页码），一般每页排22行，每行排28个字。

在Word系统中页面设置为：

上白边（天头）

±；下白边（地脚）±；左白边（订口）±；右白边

920

修订状态：

1修订时间：

2012年12月12日

（切口）±，正文用3号仿宋字体行间距为29±1磅。

页码采用4号半角白正体（TimesNewRoman）阿拉伯数字，样式为“-X-”，置于页脚居中位置。

公文组成

公文由眉首（文头）、主体、版记（文尾）三大部分组成。

公文首面红色反线（含）以上部分统称眉首，包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人；红色反线以下至主题词（不含）的部分统称主体，包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附件、附注；主题词（含）以下部分统称版记，包括抄送机关、印发机关和印发日期等。

份号。

公文印制份数的顺序号。

涉密公文应当标注份号（编号），用6位阿拉伯数字顶格标注在版心左上角第1行。

密级和保密期限。

公文的秘密等级和保密期限。

涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

秘密等级用20磅黑体顶格标注在版心右上角第2行，两字之间空1个字，与保密期限之间用“★”隔开。

保密期限年月数用阿拉伯数字表示。

紧急程度。

公文送达和办理的时限要求。

分为4个等级：

特提要求1天之内完成交办事项；特急要求3天之内完成交办的事项；加急要求5天之内完成交办的事项；平急要求10天之内完成交办的事项。

标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1个字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

发文机关标志。

由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成（如，宁夏宝丰能源集团有限公司文件），也可以使用发文单位全称或者规范化简称。

发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，即位置应自上页边起留出天头50mm；字体为金光红色小标宋体，居中排布，字号由发文机关以醒目美观为原则，但一般应小于高22mm×宽15mm（115磅）。

发文字号。

由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。

位于发文机关标识下空1行，用3号仿宋GB2312（以下简称仿宋）体字，居中排布。

年份、序号用阿拉伯数码

921

修订状态：

1修订时间：

2012年12月12日

标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字；发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的粗细为2磅的红色横线。

签发人。

上报公文必须标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

发文字号居左空1个字，签发人姓名居右空1个字；“签发人”三字用3号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

向上级机关的请示，必须附注联系人姓名、联系电话等信息。

公文标题。

由发文机关名称、公文主要内容、公文种类组成。

标题置于红色横线下空1行位置，用2号小标宋体字，一行或多行居中排布；多行标题排列为正宝塔、倒宝塔或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形；每行词意完整，长度适宜，行间距适当；文字力求简短扼要，一般不用标点符号，但标题中的法规名称要加书名号；多个名称之间用空格分开，换行时省略。

副标题用3号楷体，其中人名，两个字的中间加开2个字间距，三个字的中间加开1个字间距。

主送机关。

公文的主要受理机关，可以用全称，也可以用规范化的简称。

标题下空1行，左侧顶格标注，回行时仍顶格，最后一个主送机关后标全角冒号。

如主送机关名称过多而使公文首面不能显示正文时，应将主送机关移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送机关。

正文。

公文的主体，用来表述公文的内容。

自主送机关名称下1行开始，每自然段左空2字（首行缩进2个字符），回行顶格，数字、年份不能回行。

一般单字不成行。

正文（含主送机关名称和落款日期）字体用3号仿宋体，标点采用规范全身标点，未作特殊要求图文颜色均为黑色。

附件。

公文如有附件，在正文下空1行左空2个字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿拉伯数字排序（如“附件：

1．××××”）,附件名称后不加标点符号，每一附件名称另起一行，与首个附件名称对齐排列。

附件文字格式同正文。

附件应与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时同时标识序号，后不加冒号；附件的序号和名称前后标识应一致。

如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带

922

修订状态：

1修订时间：

2012年12月12日

序号）。

发文署名和成文日期。

单一机关制发的公文，在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。

成文日期用汉字标全（“零”写为“〇”,格式为“二〇XX年XX月XX日”）,右空4个字,上与正文间隔3行。

印章。

公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。

加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

落款用领导同志签名章的，应在签名印章前面注上该领导的职务。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。

附注。

公文如有需要说明的事项，用3号仿宋体字，居左空2个字加圆括号标识的成文日期下的适当位置。

主题词。

应从《国务院公文主题词表》中选用。

主题词标引在公文分送栏之上，按类别词、类属词、区域、文种的顺序排列，数量不超过5个。

“主题词”3个字用3号黑体居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋，词目之间空1个字。

抄送机关。

除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

位于主题词下1行；左空1字用3号仿宋体字“抄送”二字，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

如主送机关移至主题词之下，主送机关应在抄送机关之上。

印发机关和印发时间。

用3号仿宋字体，位于抄送机关下一行。

印发机关左空一字；印发时间右空1字，用阿拉伯数字标识。

版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。

版记中各部分之间均用与版心等长的反线隔开。

如果附件是被转发的公文，该公文后面也有版记，此时被转发公文的版记不能代替转发公文的版记，还应标识自己的版记。

公文如有附表，附表标题采用二号（视情况可用小二号）小标宋体字，表格内的字体一般用宋体、字号视情况而定，同一表格内的文字字体、字号应相对统一；表格线线

923

修订状态：

1修订时间：

2012年12月12日

型为单线、颜色为黑色、宽度为1/2磅（系统默认）。

对横排表格，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

4行文规则

行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

凡是不行文可解决的问题，坚决不行文；凡能统盘解决的，不零星行文；能不转发的则不转发，确需转发的，应结合实际，提出贯彻意见，不得照抄照转。

行文关系根据隶属关系和职权范围确定。

一般不得越级行文，如因紧急、特殊情况必须越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

对外行文应当遵循以下规则：

向上级机关请示、报告重大事项，原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

请示应当一文一事。

不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

集团公司各职能部门、所属单位的请示、报告事项，如需以集团公司名义向上级机关请示、报告的，归口管理部门或业务主管部门应当提出倾向性意见后上报，不得以原文转报上级机关。

集团公司各部门、所属单位以集团公司名义对外发文必须经集团办公室审核，按公文管理流程办理。

集团公司内部的重要行文，应当同时抄报上级有关单位，但不得以此代替请示、报告。

内部行文应遵循以下规则：

涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得以集团公司名义向下行文；擅自行文的，集团公司应当责令其纠正或者撤销。

除集团公司领导直接交办的事项外，职能部门、所属单位不得直接向集团公司领导报送文件，须提交集团办公室审核后按程序办理。

同时不得以个人名义向集团公司报送文件。

职能部门不得将分管单位报送的文件直接转发（或加签）给集团公司领导，必

924

修订状态：

1修订时间：

2012年12月12日

须在对文件整理后以本部门名义提交集团办公室按程序办理。

集团公司各部门、各单位之间，在职权范围内可相互行文，各部门也可根据集团公司授权答复所属各单位有关业务问题。

各职能部门、所属单位行文要明确发文范围，不得随意扩大。

各生产单位向归口职能部门或其它相关职能部门发送的文件，不得发送给与文件内容无关的职能部门。

煤炭中心、化工中心、基建实业部等业务主管部门向各分管单位安排布置工作的文件，仅发送给各自分管单位，如有必要可抄报至集团公司分管领导。

5发文办理

发文办理指以本公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、会签、签发、复核、编号、登记、校对、用印、分发、立卷、归档等程序。

集团公司公文主要形式及适用和发放范围

集团公司红头文件。

发文机关标志为“宁夏宝丰能源集团有限公司文件”，代字为“宁宝能发”。

用于向上级部门请示、报告工作；发布集团公司重大决定；下达和调整长远规划、中长期计划和年度计划，部署全局性重要工作；转发集团公司领导重要报告、讲话；发布公司内部管理规章、重要的机构变动、人事任免事、表彰奖惩决定等。

按年度顺序编号。

发至上级机关或集团公司各部门、各单位，并抄报宝丰集团和能源集团公司领导。

集团公司办公室红头文件。

发文机关标志为“宁夏宝丰能源集团有限公司办公室文件”，代字为“宁宝能办发”。

用于转发集团公司上级单位、平行单位和不相隶属单位的文件；向各部门、各单位发布集团公司关于某一具体工作的规定、指示；传达、通知集团公司需要各部门、各单位周知和办理的事项，通报有关情况等综合性事务。

按年度顺序编号。

发至集团公司所属各部门、各单位，并抄报集团公司领导或宝丰集团。

会议纪要。

根据集团公司工作实际，主要有三类会议需要撰发会议纪要，分别为“总裁办公会议”、“管理例会”和“专题会议”。

“总裁办公会议纪要”。

用于记载总办公会议主要内容及决议事项，按年度顺序编号。

发至集团公司领导班子成员，并抄报宝丰集团。

925

修订状态：

1修订时间：

2012年12月12日

“管理例会纪要”。

用于记载集团公司层面的“生产建设例会”、“经营分析例会”等管理例会主要内容及决议事项，分会议类型按时间编号。

发至各单位、各部门，抄报相关领导。

“专题会议纪要”。

用于记载由集团公司领导召集的专题会议主要内容及决议事项，按年度顺序编号。

发至参会部门，抄报相关领导。

以上会议纪要的总体格式为：

在版心顶部居中位置排布“宁夏宝丰能源集团有限公司”机关标志字样，用小标宋体红色小初号字；下一行居中排布会议纪要类别，用红色初号小标宋体字；再下一行合适位置用3号仿宋体字排布纪要编号、发文部门、发文时间，以上字间距和行间距调整适当。

发文时间之下4mm处印一条与版心等宽的粗细为2磅的红色反线，红线之上的文字左右各空一个字。

正文与规定相同。

具体格式见样式。

信函式文件

集团公司信函式公文：

主要用于集团公司与不相隶属的公司、单位和部门联系工作，商洽、询问和答复问题；请求批准和答复审批事项；说明情况等。

代字“宁宝能函”文件，按年度顺序编号，发至对外联系工作的单位或部门，抄报集团公司相关领导。

属非正式文种的，如，对外开具介绍信、证明、承诺书、中标通知书等，可不编号，发至对外联系工作的单位或部门。

文头格式为：

在版心顶部居中位置排布“宁夏宝丰能源集团有限公司”字样，用红色初号小标宋体字；向下4mm处置一条长度与版心等宽、粗细为磅的红色反线。

代字“宁宝能函”文件，发文字号“宁宝能函〔20XX〕X号”置于红色反线下方空一行，居右空2个字，具体格式见样式。

职能部门信函式公文。

用于集团公司各职能部门、所属单位之间，在职责范围内相互联系工作，通知、指导业务，询问和答复问题，通报情况和其他需以部门名义行文的事项。

格式为：

在版心顶部居中位置排布“宁夏宝丰能源集团有限公司”字样，用小标宋红色小初号字体；向下一行居左空一字排布职能部门代字和发文编号，具有合适位置排布“签发人：

”字样，均用3号仿宋体字，以上字间距和行距调整适当。

“签发

926

修订状态：

1修订时间：

2012年12月12日

人”之下4mm处印一条与版心等宽的粗细为磅的红色反线。

正文与第相关规定相同。

具体格式见样式。

发文处理程序

公文草拟

符合国家法律法规、政策及其他有关规定。

一切从实际出发，分析问题实事求是，深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见，所提措施和办法切实可行，完整准确体现发文意图。

根据行文目的、发文单位职权和与主送单位关系确定正确的文种。

内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，条理清楚，表述准确，文字精炼，格式规范。

人名、地名、时间、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明中文含义；日期应当写明具体的年、月、日；应当使用国家法定计量单位。

结构层次序数，第一层为“一、”，小标题一般用3号黑体字；第二层为“

（一）”，小标题一般用3号加粗楷体字；第三层为“1.”，第四层为“

（1）”，小标题视情况可用加粗仿宋体字。

文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

各部门、各单位负责人应当主持日常公文的起草工作；集团公司分管领导应做好重要公文的指导、审核工作。

对涉及其它部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门主要负责人应当出面协商，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，报请集团公司分管领导协调或裁定。

部门之间对有关问题未经协商一致，不得擅自行文。

公文审核

以集团公司名义签发的公文，以及需集团公司副总裁以上领导签发的会议纪

927

修订状态：

1修订时间：

2012年12月12日

要（总裁办公会议纪要、管理例会纪要、专题会议纪要）等文件，均须先报集团办公室审核。

对涉多部门职权范围内的公文，主办部门须与有关部门会签后报集团办公室审核。

公文报送集团办公室审核前，主办单位（部门）公文管理人员及部门负责人应认真审核、修改，并由单位（部门）负责人签字。

重点审核：

行文目的是否表述明白，处理意见是否适当可行，是否符合党的路线、方针、政策、国家法律、法规及其他有关规定，涉及其他部门（单位）职权范围内的问题是否协商一致。

公文报送集团公司领导签发前，集团办公室应认真进行审核。

重点审核：

是否确需行文，文件是否完整，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。

并将修改稿原件备份备查。

文件如需作较大修改，集团办公室与主办单位（部门）协商或请主办部门重新修改。

对重要文件的起草、修改，执行重要文稿会商制度，由集团公司分管领导主持，组织相关部门集体讨论，由主办单位（部门）负责起草、修改。

公文签发

文件审核后，集团办公室提出拟办意见，依次呈送集团公司分管副总裁、总裁会签或签发。

代字为“宁宝能发”、“宁宝能函”及其它以集团公司名义对外发出的文件，经集团公司分管副总裁会签，由集团公司总裁签发。

代字为“宁宝能办发”的文件，视情况由集团公司总裁或分管副总裁签发。

由集团公司总裁签发的，应先由分管副总裁会签。

会签、签发文件时，应当签署意见、姓名和完整日期；签名的视为同意。

经签发后的文稿，他人不得擅自改动。

如必须改动，须经签发人同意。

集团办公室对送签的文件尤其是重要公文要进行全程跟踪，督促文件快速办结。

主办部门应当及时了解、掌握办理、执行情况，并向分管领导反馈。

集团公司文件从审核到签发一般不超过3天；以集团公司名义召开的会议，会议纪要从草拟到签发一般不超过2天（节假日除外）。

急件急办。

登记编号

928