行政管理系统内控规章制度.docx

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行政管理系统内控规章制度

香格里拉县九仙峰药材种植有限责任公司行政管理方面内控制度

第一章行政办公规范管理规定

1.目的：

为规范公司办公管理及加强公司文化建设，特制定本规定。

2.适用范围：

本规定适用于总公司及各分子公司。

3.权责说明：

本规定由总经办监督执行。

4.工作挂牌

4.1上班时间，应严格按要求佩戴工作挂牌。

4.2员工应妥善保管挂牌，遗失应立即补办，费用自理。

5.办公室规范

5.1办公桌

5.1.1应保持办公桌面整洁，除电脑、口杯、电话、文具外，桌面不摆放与办公无关的物品。

5.1.2简易文具应收于笔筒之中，取用后立即放回；其余文具则应收入抽屉中。

5.2办公时，应当将所处理的文件放在文件夹中，如遇临时有事离开或有客人访问，应当将正在办理文件的文件夹及时合拢。

5.3离开办公室，须将桌面文件整理，齐放于文件架或抽屉中，重要文件入柜上锁，不得散乱于桌面。

5.4座椅：

座椅靠背不能放任何物品，人离开时座椅推放至办公桌正下方。

5.5饮水机及其它设备、物品应在指定地点摆放，不得随意移动。

5.6电源:

下班离开办公室时，应关闭所有电器及电源。

6.语言规范

6.1交往语言：

您好、早晨好、早、晚、再见、请问、请您、劳驾您、关照、谢谢、周末愉快。

6.2电话语言：

您好、请问、谢谢、再见。

6.3接待语言：

您好、请稍候、我通报一下、请坐、对不起、请登记、我立即去联系、打扰您一下、好的、行（切勿说“不”）。

7.行为规范

7.1私人信函自费交寄。

7.2接待来访和业务洽谈在接待室或会议室进行，私客不得在工作区停留。

7.3不得因私事使用公司电话。

7.4未经许可，不得使用他人的电脑。

7.5因公外出时，应事先得到主管领导的同意；外出后，因情况变化而不能按时赶回公司，要提前通知主管领导。

7.6发出的传真应注明：

发件人、收件人、主题、发件人的联系方式等。

7.7接听电话应首先答复“您好，西藏药业”，使用电话注意语言简明；代接同事办公位电话，做好必要记录并及时转达。

7.8办公时间内不擅离岗位，需暂时离开时应告知同事。

7.9适时调整手机铃声，办公区域内适当调低，培训或会议中则应取消铃声。

8．不定期检查。

凡违反上述规定的，每次贡献50元爱心基金。

9.附则

9.1本规定由总经办负责解释。

9.2本制度施行后，凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。

9.3本制度经总经理批准后自颁布之日起执行。

修改时亦同。

第二章会议管理制度

1.目的：

为规范公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。

2.适用范围：

本制度适用于总公司，各分子公司应制定细则并报总公司备案。

总公司部门内部会议参照执行。

3.权责说明：

3.1总经办负责公司会议的统筹协调。

3.2会议提拟人负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。

4.会议提拟与审批

4.1公司例会无须提拟和审批。

4.2公司临时会议由总经理、分管领导直接提拟或由议题涉及业务的主办部门负责人提拟、分管领导批准。

4.3部门会议由各部门自行安排，但会议时间、参加人员等，不得与公司会议冲突。

5.会议安排原则：

小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。

各类会议的优先顺序为：

公司例会、公司临时行政会议、部门会议。

临时召集的紧急会议不受此限。

6.会议准备

6.1会议通知

6.1.1会议通知按“谁组织，谁通知”的原则进行。

6.1.2会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为与会人、会务服务提供部门。

6.1.3会议通知形式一般为电话通知。

但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应进行书面通知，并向总经办提交会议准备申请；涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。

6.2其它准备

6.2.1会议提拟部门应提前做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）的准备工作。

6.2.2会务服务部门应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等。

6.2.3总公司召开的公司会议统一由总经办承担会务服务工作。

7.会议组织

7.1会议组织遵照“谁主管，谁组织”的原则。

7.2主持人为会议考勤的核准人，考勤记录由会议记录员负责。

8.会议记录及纪要

8.1公司会议应进行会议记录。

8.2会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可临时指定会议记录员。

8.3会议记录员应遵守以下规定

8.3.1以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，整理会议纪要。

8.3.2会议记录应采用实录形式，确保记录的原始性。

8.3.3对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。

8.3.4会议原始记录应于会议当日、会议纪要不迟于次日呈报会议主持人及参会人员审核签名。

8.3.5做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将考勤记录报考勤人员。

8.3.6会议记录为公司的机要档案，保管人员不得外泄。

会议记录本交总经办存档，永久保存。

8.4会议纪要的形成与签发

8.4.1会议纪要的形成、发放或传阅范围由主持人确定,并填写《会议纪要发放审批单》，包括纪要编号、发放范围、主管领导意见等事项。

8.4.2会议纪要应分类存档，并按重要程度确定保存期限。

9.会议跟进

9.1会议决议、决策事项等须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则；会议另有决定的，从会议决定。

9.2会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。

10.会议纪律

10.1参会人员不得迟到、早退、缺席，因故不能参加时，应事先向主持人请假，并征得同意。

10.2会议期间除了紧急情况外不处理其他事务，包括不接听电话。

10.3违反上述规定的，按《员工手册》2.3，2.4的规定进行处理，接听电话的由主持人酌情处理。

11.会议保密

11.1与会人员要严格遵守保密纪律，不得将会议内容、讨论情况向外泄露。

11.2会议议决事项，应严格保密，除按规定履行职责外，与会人员不得外传会议讨论和议决情况。

11.3故意泄漏、传播会议有关情况的，视负面影响的大小作出相应处罚。

12.附则

12.1本制度由总经办负责解释。

12.2本制度施行后，凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。

12.3本制度经总经理批准后自颁布之日起执行。

修改时亦同。

第三章文件管理制度

1.目的：

为确保文件收发等事务正常、顺利进行，规范文件管理，特制定本规定。

2.适用范围：

本制度适用于总公司，各分子公司应根据本制度制定细则并报总公司批准后执行。

3.权责说明：

总经办管理公司的收发文工作，各部门负责本部门相关文件的管理。

4.公司发文

4.1公司发文由公司总经理（或其授权人）签发，加盖公章有效。

任何个人和部门不得随意起草以公司名义发布的文件。

4.2公司发文程序

4.2.1各部门制作以公司名义对外接洽或汇报的文件，必须经分管领导同意后起草，交总经办核稿后呈送总经理签发。

4.2.2总经理签发后由总经办制作文件，并将总经理签发原件一起送印鉴管理员盖章。

4.2.3盖章完毕后，由总经办办理发、送、呈、存档事宜。

4.2.4未签发的文件，总经办按收文分类登记；签发后的文件按发文分类登记。

总经办需做好收文及发、送、呈登记，并将有总经理签字的原件存档。

4.3公司发文分类、编号：

4.4对外文件必须做成红头，以示严肃和正规，格式附后。

4.5无总经理或总经理授权人签字的文稿一律不得加盖公章。

5.公司部门发文

5.1公司部门在内部行文一律以部门第一负责人、部门分管领导同时签署生效，不再加盖部门印章；任何部门不得以个人签名或部门名义对外行文。

5.2公司部门发文主要分为总经办发文和其他部门发文。

5.2.1总经办发文：

在管理制度内制订的实施细则，以及不必对子公司及公司外的其他单位发布的文件，原则上可由总经办制订、分管领导签发生效。

5.2.2其他部门发文。

其他部门可在其部门职权范围内对公司内部部门行文，经部门经理、部门分管领导签发后，在公司内部有效。

5.3公司部门发文格式附后。

5.4部门发文超出部门职权范围，又不应由公司发文的，须由相关部门共同签发，经分管领导批准后行文。

5.5公司内部发文按以下办法分类、编号：

6.收文

6.1公司以外单位送、发给我公司的文件由收文单位签收，包括：

政府职能部门行文、业务管理部门行文、合作、协作单位行文等，同时填写《收发文登记表》，格式附后。

签收之后即存档一份并于接件当日立即填写《收文处理表》报送有关部门和有关人员，不得积压延误；属于急件的，应在接件后立即报送。

6.2各部门应指定专人办理收文事宜。

6.3各部门应将处理完后的来文、处理过程和处理结果一并交总经办存档，同时，每半年清理一次，没有及时存档的全部存档，并将填写的《收发文登记表》一起存档。

7.其他

7.1文件的发文、收文部门负责人应注明文件密级或者“不得复印”、“不得携出”字样。

7.1.1绝密：

绝密档案涉及公司重大决策的核心机密，如董事会、公司经营体制度改革、财务制度改革、兼并关联企业等文件，公司项目招投标文件、财务账册、营销策划方案、项目设计方案等文件。

7.1.2机密：

机密档案为公司重要证件批文、合同协议、技术资料、人事劳资体系等文件。

7.1.3秘密：

秘密档案为仅可内部公开的一般文件资料。

7.2各部门对各类文件必须严格分类、专人管理并妥善保管。

7.3单位、个人调、借阅文件或部门间借阅文件，必须按规定填写文件借阅登记表，属秘密级以上的文件需分管领导以上人员批准。

7.4文件及有关资料的打印、复印、签章，必须按规定严格办理，并做好登记，严禁未经同意私自处理。

7.5收发文处理不当或不及时造成损失的，由公司专题会讨论处理办法。

失密、泄密的按专项管理制度规定处理，没有或不及时归档的，每次贡献50元爱心基金。

8.附则

8.1本制度由总经办负责解释。

8.2本制度施行后，凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。

8.3本制度经总经理批准后自颁布之日起执行。

修改时亦同。

附：

第四章档案管理制度

1.目的：

为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本制度。

2.适用范围：

本制度适用于总公司及各分子公司。

3.权责说明：

3.1总经办负责公司档案管理工作及本制度的执行。

3.2公司员工有保护档案的义务，任何人都不得损毁、篡改、私存或据为己有。

本制度所称的档案是指过去和现在的公司各部门及员工从事业务、经营、企业管理、公司宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

3.3公司员工必须完成资料移交工作后方可办理调离手续。

3.4档案工作实行统一领导分级保管、分级查阅的原则。

即由总公司统一领导,总公司和各部门、各子公司二级管理并根据权限分级查阅。

3.5各部门应尽量采用电脑对档案进行管理和工作，以便于业务资料的数字化处理和保存。

对存入电脑的资料、档案，同时遵守《计算机信息系统管理制度》的相关规定。

4.档案归档

4.1归档资料包括

4.1.1已签署生效的本公司文档（如合同、合同附件、正式通知、工作计划、财务计划、人事任免及奖惩、工资表、补贴表、管理制度、工作制度、协调程序、会议纪要审批稿等），已签署生效并接收的关联公司文档。

4.1.2已签署生效的外联企业及政府管理部门的文件（如行业政策、发文通知、项目相关管理部门手续、批件、技术资料、合约、与项目有关外联企业的租赁、订购、承包、代理、转让合同及附件、技术成果等）。

4.1.3业务部门已完成正式结果的文档（如部门业务专项报告、专项数据及统计资料整理结果、已完成签署手续的各类单证、报表、会签单、统计表等）。

4.1.4公司及部门收集并已整理完毕的外来资料（如图片、录像、软盘、图书、广告册、产品册、售楼书、企业介绍、确认样板、小样、黑稿等）。

4.1.5人事、行政等内部管理文件及联营、参股、合作等外部前期业务合作文件。

4.2归档方法

4.2.1文件、资料的正件与附件，正本与底稿等应一起归档。

原件正本必须归档，执行机构只能留用原件副本或复印件。

4.2.2卷内文件排列有序，须条理、系统化，按时间顺序和重要程度排列，使卷内文件形成一个有机整体。

4.2.3案卷封面字迹应工整、清晰，封面用毛笔或钢笔书写。

4.2.4注明起止日期、件数、页数。

附详细卷内目录。

4.3归档要求

4.3.1归档资料必须具有成套性、完整性。

独立业务或部门资料应尽量分类归档，相关业务应尽量归于同类。

4.3.2归档资料必须层次分明，按时间及阶段归档以便符合其形成规律。

4.3.3归档资料必须符合各类档案管理范围。

类别划分应涵盖公司业务的所有方面；归档资料必须真实反映公司经济活动的真实内容及历史过程，任何档案资料均不得经过修改、删减或取代等处理。

4.3.4公司员工因外出参观学习、参加重要的会议收集的各种材料必须归档，未经签署归档意见，财务部不报销差旅费。

4.3.5当年形成的各种材料，次年2-3月各部门和子公司整理后向总经办移交归档，重要的文件需及时归档。

4.3.6归档的文件必须符合归档的要求。

4.3.7归档时应填写移交清单，履行交接手续。

5.档案保管

5.1归档资料需进行登记，编制归档目录。

5.2档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5.3属于公司保管的档案：

公司各部门及各下属子公司各部门做好平时文件的预立卷工作，并在次年2-3月将需归档的预立卷的文件整理成册移交总经办保管。

5.4属部门和子公司保管的档案：

各分级保管者在每年的三月三十一日前将档案总目录、预立卷材料的目录交总经办。

5.5公司总经办应有存放档案的档案室，各部门、各子公司应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

5.6档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

5.7所有档案资料必须分类长期保存，不得遗失、损坏。

档案遗失、损坏给公司造成损失的，将处罚责任人。

6.档案借阅

6.1档案属于公司机密，未经各部门分管领导批准不得外借、外传。

外单位人员未经分管领导批准不得借阅。

6.2借阅档案，借阅人必须履行登记、签收手续，并填写档案借阅登记表。

档案借阅表的主要内容为：

档案名称、等级分类，借阅事由，时间，借阅人，负责人，经手人等内容，表格由公司统一制定。

6.3借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印，不得拆卸、调换、涂改、污损、划线等，归还时保证档案材料完整无损。

7.档案保密制度

7.1档案级别分为绝密、机密、秘密三个等级案，分别用文字标示。

拟制文件时，需在文件首页右上角标注密级。

7.1.1绝密档案：

涉及公司重大决策的核心机密，如董事会、公司经营体制度改革、财务制度改革、兼并关联企业等文件，公司项目招投标文件、财务账册、营销策划方案、项目设计方案等文件。

7.1.2机密档案：

公司重要证件批文、合同协议、技术资料、人事劳资体系等文件。

7.1.3秘密档案：

可内部公开的一般文件资料。

7.2借、查、阅秘密级以上文件不准抄录、照像，不准带离办公区域。

7.3复制秘密级以上文件需经分管领导以上人员批准，与原件等同管理。

复印件须由档案管理员注明拷贝字样。

7.4涉秘档案不得以普通邮件寄发。

7.5外出工作携带秘密级以上文件，必须有保证文件安全的措施。

7.6严禁将秘密级以上文件的废品向收购站出售。

7.7保守档案机密。

档案人员或查阅档案者，不得向无关人员谈论档案内容。

8.档案销毁

8.1任何部门或个人未经允许无权销毁公司档案。

8.2档案销毁须由档案管理员填写销毁清单并报公司分管领导及有关人员会审批准后销毁。

销毁的档案清单由档案员永久保存。

8.3销毁档案时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。

9.附则

9.1本规定由总经办负责解释。

9.2本制度施行后，凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。

9.3本制度经总经理批准后自颁布之日起执行。

修改时亦同。

第五章印鉴证照管理制度

1.目的

为了规范公司印鉴证照的使用，加强对印鉴证照的管理，保证印鉴证照的使用符合公司需要，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于总公司，各分子公司应制定细则报总公司批准后执行。

3.权责说明

3.1公章、合同专用章、法定代表人章等由专人保管，财务专用章由分管领导指定专人保管。

3.2各部门印章由各部门指定专人负责保管。

4.印鉴保管

4.1公司印鉴及各部门印鉴必须加锁保管，不能随意放置。

4.2印鉴不准出室，原则上严禁外借，特殊情况须书面申请并经批准后，在保证安全的情况下方可带章外出。

4.3如因管理不善，造成事故，视情况追究保管人和用印人的责任。

5.印鉴使用

5.1印鉴使用由用印人填写用印申请表提出申请,经部门负责人和分管领导批准后用印。

各部门印章的使用由部门负责人签字即可。

否则，印鉴管理人应拒绝用印。

5.2印鉴保管人应在印鉴使用登记表上记录文件名称、页数、份数、申请盖章部门、经办人、日期等用印事项。

印鉴管理人应保留1份用印文件原件，按公司规定送办公室存档。

5.3不得开具盖有印鉴的空白介绍信、证明或者在未写字的页面上加盖印鉴。

如因工作需要或其他特殊情况确需开具时，必须由分管领导书面同意，领用后必须报告使用情况并将复印件返回印鉴保管人存查。

未使用的必须交还印鉴保管人。

5.4公司所有需要盖印鉴的介绍信、证明及对外开出的任何公文等，须统一编号登记，以备查询、存档。

5.5公司公章、合同专用章、财务专用章等必须专章专用，严禁混合代用。

5.6在不影响公司声誉，不会给公司带来任何可能的损失的情况下，经分管领导同意，可为公司员工出具的证明、介绍信、申请等材料加盖公章。

5.7已通过审批的合同凭合同审批表盖章。

5.8总公司人员需加盖各分子公司印鉴仍按本制度执行。

6.证照使用

6.1证照使用必须符合国家及公司规定，严禁外借。

6.2证照原件原则上不得带出公司，如遇特殊情况需相关部门负责人同意并报分管领导批准，并在办好借用手续后方可借出，用后必须及时归还。

6.3证照复印件的使用：

必须经相关部门负责人同意并报分管领导批准后方可复印证照，并在证照复印件上盖“仅限于*****使用”条章，写明用途。

7.附则

7.1本规定由总经办负责解释。

7.2本制度施行后，凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。

7.3本规定经总经理批准后自颁布之日起执行。

修改时亦同。

第六章办公用品管理规定

1.目的：

为了节约开支杜绝浪费，规范公司办公用品的管理，特制定本规定。

2.适用范围：

本规定适用于总公司，各分子公司根据本规定制定细则并报总公司备案。

3.权责说明：

办公用品由总经办统一采购并发放，实行采购与保管“人员分开、责任分开”的原则。

4.办公用品的界定：

本规定中办公用品指办公用复印纸、水笔、笔记本、信笺、纸杯等。

5.办公用品的采购：

5.1办公用品由总经办设置最低库存线，办公用品保管员应根据最低库存及时提出采购申请。

5.2办公用品由总经办安排专人进行采购，但总经办应于每年4月30日和10月31日前组织一次对供应商及办公用品价格和质量的筛选、考察，并将考察情况书面报告分管领导。

5.3办公用品购回后应及时办理入库手续。

5.4办公用品采购责任人要遵循“量足质优、开支适当”的原则。

6.办公用品的保管

6.1办公用品管理员应建立办公用品台帐，准确记录办公用品入库、出库和库存数量、单价及金额。

6.2每月5日前管理员应提供上月办公用品月报表，月报表内容包括：

上期库存余额、入库总额、出库总额、本期库存余额、各部门领用种类及金额等。

6.3每季度第三个月最后一天，由总经办组织办公用品盘点，填写办公用品季报表和盘点表等，并对盘点情况作出说明。

6.4如办公用品帐物不符，查清原因后由责任人及其分管领导承担责任。

6.5办公用品管理要做到文明、清洁，注意安全、防火、防盗，严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。

7.办公用品的领用

7.1领用时应按保管责任人的要求进行签收。

领用办公用品时应填写“办公用品申领单”。

7.2公司新聘工作人员的办公用品，总经办根据部门负责人提供的名单和用品清单发放办公用品，以保证新聘人员的正常工作。

7.3超过本规定界定范畴的办公用品，需分管领导批准后方可申购、领用。

8.附则

8.1本规定由总经办负责解释。

8.2本制度施行后，凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。

8.3本制度经总经理批准后自颁布之日起执行。

修改时亦同。

附：

第七章办公设施管理规定

1.目的：

为了确保公司办公设施的合理使用，规范办公设施的管理，特制定本规定。

2.适用范围：

本规定适用于总公司，各子公司可根据本规定制定细则并报总公司备案。

3.权责说明：

3.1办公设施的购买、配置等由总经办负责。

3.2办公设施使用部门和使用人负责办公设施的保管。

4.定义：

办公设施指办公事务用的桌椅、会议桌、洽谈台、文件柜等物品。

5.办公设施管理

5.1办公设施由总经办统一购买、配置、分发、领用、修缮并记录台账。

5.2台账按部门分别设置，分别记录各部门领用、借用和使用办公设施的情况。

5.3供应或配置的办公设施，记录部门名称、物品编号，以及购置日期等。

任何人不得擅自调配或使用该办公设施。

5.4各部门负责人对其部门所配置的办公事务用物品，负有使用与保管的责任，防止办公设施被盗、被挪用以及污染与破损。

5.5使用者调离时，总经办根据人力资源部的调离通知对办公设施另行安排。

6.办公设施保管

6.1办公设施采取“谁使用、谁保管”的原则，使用者具有不可推卸的保全与维护责任，使用者不得委托他人保管家具。

6.2未经使用者同意，任何人都不得动用已经投入使用的办公设施。

6.3办公设施破损或污染需要进行修理与清洗，各部门应与总经办联系，由总经办负责办理各项修理与清洗事宜。

6.4因管理或使用不当造成办公设施毁损、丢失的，由直接责任人承担直接经济损失。

7.办公设施报废：

总经办经检查确认破损家具已经没有修理必要时，应书面向分管领导请示是否予以报废处理。

8.附则

8.1本规定由总经办负责解释。

8.2本规定施行后，凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。

8.3本规定经总经理批准后自颁布之日起执行。

修改时亦同。

第八章车辆管理制度

1.目的：

为了规范公司车辆管理，使公司车辆得到合理配置、调度及有效使用，特制定本制度。

2.适用范围：

本制度适用于总公司，各分子公司根据本制度制定细则报总公司备案。

3.权责说明：

3.1公司车辆实行定人定车原则，总经办为公司车辆管理部门。

3.2本制度所指车辆包括公司购买个人使用的车辆和各部门共同使用的车辆。

4.车辆调度

4.1公司购买个人使用的车辆原则上由使用者个人使用，对于本部门的客人接待原则上使用该车，应与公司签订《车辆管理责任书》，由使用者负责车辆的日常管理和维护。

特殊情况下，个人使用的车辆应服从公司的统一安排和调度。

4.2各部门共同使用的车辆由车队负责调度。

用车人一般应提前半天将填写完毕的“派车申请”交车队，车队根据事情的重要程度安排出车。

紧急派车应于事后完善派车程序。

去威光公司用车通常提前一天申请，以便合理安排出车。

4.3驾驶员凭派车单出车后，应填写行车记录