学校人事行政管理篇.docx

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学校人事行政管理篇

人事行政管理篇

第一节人事管理

第一章招聘事务管理

一、招聘程序制度

二、员工入职受理制度

第二章员工异动管理

一、人员调动管理制度

二、人员离职管理制度

第三章员工辞职事务处理

一、离职处理程序管理制度

二、离职手续办理制度

三、员工离职统计分析管理制度

第四章员工培训事务管理

一、培训需求调查管理制度

二、培训安排管理制度

第五章员工考勤管理

第二节行政管理

第六章行政事务管理

一、学校印信管理制度

二、印刷品管理制度

第七章文件档案管理

一、文件整理制度

二、文档管理制度

第八章会议会务管理

第九章总务后勤管理

一、学校设备管理

二、办公用品管理

三、员工宿舍管理

四、环境卫生管理

第十章采购事务管理制度

第一节人事管理

第一章招聘事务管理

一、招聘程序制度

招聘程序是从出现职位空缺到候选人正式进入学校工作的整个过程，为了统一、规范招聘程序特制定本制度。

1、用人部门提出招聘需求

用人部门主管需向人事主管提供所招职位的工作职责及任职资格，作为人事主管招聘时对候选人评判的依据。

2、获的招聘批准

直接用人部门主管需要从校长那理获得招聘许可，获的审批的招聘申请，直接交到人事主管那理，人事主管就可以开始招聘。

3、选择招聘渠道和方法

在招聘需求得到批准之后，负责招聘的人事主管需根据招聘职位的具体情况选择招聘渠道和方法。

4、获的候选人并进行简力筛选

5、选拔评价

人员选拔评价的方法很多，可以根据已规定的选拔方法或以实际需要选用。

6、作出初步录用决定和签定劳动协议

录用决定一般有用人部门作出，负责招聘的人事主管可以提出建议。

7、正式录用决定和入职准备

试用期满（试用期一般为1——2个月），根据岗前培训考核、工作鉴定等情况，由部门主管作出是否正式录用决定。

二、员工入职受理制度

为了规范员工入职受理程序，特制定本制度。

1、受聘员工入职准备

人事主管通知受聘员工报到之前，应准备好以下相关入职资料：

身份证、学历证书、职称证书等资料原件及复印件一份；

2、发放并填写《员工入职信息表》

受聘员工报到当天，人事主管应发放《员工入职信息表》，并详细说明填写规范；

3、办理入职手续

（1）在早会时向全体人员介绍，在短时间内让新进人员融入学校；

（2）办理人事、财务、行政等入职手续；

4、入职手续完成后，人事主管分配新进者予各配属的部门。

第二章员工异动管理

一、人员调动管理制度

人员调动它既可能是员工在本校内部的职位变迁，也可能是员工在不同地区之间的异动，为了规范人员调动管理，特制定本制度；

1、校内调动流程

⑴校内调动流程

⑵人员的异动，不管是当事人请调，还是单位内招，或是出于某一方主管的意愿，都应该填写《人事异动单》，由调出部门向人事管理员索取空白表，填妥相关内容送双方主管签核后，交人事主管签注意见呈校长核决。

人事主管如有不同的意见，应先向双方主管说明理由，给予更好的建议，希望双方主管采纳。

2、不同地区调动流程

⑴员工跨地区调动由双方地区校长共同签核；交总部人力资源部签注意见呈总经理核决。

人力资源部如有不同的意见，应先向双方地区校长说明理由，给予更好的建议，希望双方地区校长采纳。

⑵调出人员进行岗位工作交接（必须有监交人且须为上级部门或上级委派）；

⑶交接完毕后，调出单位人事管理员开具调动介绍信；

⑷调出人员持介绍信及本人人事档案到调入单位报到，调入单位人事主管据以办理报到手续。

⑸双方学校人事主管负责将调动情况记入员工个人档案；员工调动情况于次月在《员工信息档案月汇报表》中反映。

二、人员离职管理制度

人员离职指员工因辞职、自动离职等原因而离开工作岗位。

为规范我校离职员工管理工作，特制定本制度。

1、辞职

⑴员工自动请辞，应提前一个月填写“辞职申请表”，呈部门主管核准后，送人事主管转呈核决。

⑵人事主管应与当事人面谈了解请辞原因，掌握员工的实际请况后，应给主管提出建议。

如果学校辞职率过高，应作统计分析，提出改进对策，供主管参考；

⑶离职人员应在辞呈核准后，办理离职手续。

2、自动离职

员工自动离职大多是因为其工作重要，辞职申请不能得到批准而自动离职；或者找到了更好的工作，迫于对方的要求其立即上班而自动离职。

自动离职人员也要按正常辞职手续办理；

3、免职

免职是指员工严重失职、营私舞弊，对学校利益造成重大损害，员工被依法追究刑事责任的情况下，学校所采取的一种行动；

4、停薪留职

⑴员工有下列情形之一者，应准停薪留职：

1普通伤病假逾一定期限者（停薪留职半年为限）；

2其他特殊原因呈请核准者（依核准期限为限）；

⑵停薪留职期限满前，由当事人提出复职申请，逾届期满后两日未提出申请或报到者，视同自动离职；

5、当然解职

依事因办理，其离职手续一般由直接主管代办；

第三章、员工辞职事务处理

一、离职处理程序制度

为了规范员工离职工作处理流程，特制定本管理制度

1、辞职申请

辞职员工应提前一个月（30日），向部门主管递交辞职申请书

2、挽留程序

⑴接到申请的直接主管应与辞职员工进行沟通，对于工作称职、业绩良好的员工尽量进行挽留，并了解辞职原因，寻找解决的办法，减少学校因员工的流失而造成的损失。

⑵如果直接主管挽留无效，则可由再上一级主管进行审核是否需要挽留，并根据情况进行挽留谈话，做到最大限度的挽留人才。

3、辞职审批

经挽留无效或没有必要挽留的员工，可以进入辞职流程，按照学校相关程序进行审批。

4、工作交接

⑴人事管理人员接到书面的审批文件后，通知有关部门主管安排进行辞职员工的工作交接。

⑵交接工作完成后，应由有关交接人员和负责人书面确认，方可视为交接完成。

5、离职面谈

工作交接完成后，应由人事主管或学校指定负责人与辞职员工进行面谈，听取离职员工的建议、意见和看法。

6、办理离职手续

离职面谈结束后，由人事主管人员为辞职员工办理办公用品清点、出据工作证明、解除劳动关系和工资福利结算手续，手续完成后，辞职员工进行离职。

二、离职手续办理制度

为了规范离职手续的办理，特此制定本制度。

1、工作交接

工作包括客户资料、技术资料、项目文件、工作情况等方面的交接。

2、证件和办公用品的收回

收回工作证、名片、检查办公桌椅是否完好、收回钥匙和非低值易耗办公用品；收回借阅图书和资料；收回学校提供的基他使用物品。

3、财务结算

借款、工资、奖金、福利结算，违约金、承诺合同期未满的补偿费用结算。

4、劳动关系解除

即出据工作证明、办理退工手续、转调人事关系、档案等。

三、员工离职统计分析管理制度

离职面谈是针对离职员工个体进行的调查工作，因此得到的信息不免有偏颇之处，为了了解员工的整体情况，对学校员工管理工作做到比较客观的评价，特制定本管理制度。

1、收集离职员工资料

⑴收集方式，可以通过离职面谈，问卷调查等方式进行资料收集。

⑵收集内容，主要包括离职员工的类别、离职的原因，学校针对员工相关去留的政策，同行员工的平均离职情况。

2、解读资料，确定问题

有了足够真实的材料后，学校需要整理并解读这些资料，界定学校目前面临的问题；例，学校发现某基地的员工离职率特别高，通过解读资料分析发现，可能是该基地的主管给予员工的弹性及自主性不足造成员工对工作的不满，或者是招聘程序不当，无法有效筛选出不适合学校或喜欢更换工作的求职者，以致员工待在学校的时间无法长久等。

3、针对问题找出方法

4、制订学校离职管理策略

⑴首先要确定离职管理目标，目标可以是针对全校或某个部门，例如，1年内，学校整体离职率减少4%；

⑵其次要决定采取措施，这就需要根据离职原因进行分析，得出的结论来制定相应的办法。

第四章员工培训事务管理

一、培训需求调查管理制度

要改善工作效率,对员工的培训必须对症下药，特此制定本管理制度。

1、培训方式的调查

培训方式的调查，主要针对各职务阶层别所做的培训场合及进行培训方法间的差异做比较。

2、培训内容的调查

⑴培训内容的调查，按照职别的差异进行，职位高大都强调态度培训，职位低大都强调知识技术的培训。

⑵对课程内容作问卷调查时，可以从“教育培训课程调查内容分类表”中让员工填答，个人的需求性及学校的发展的需要性。

3、培训安排

根据培训内容安排所需各种用具、场所布置、时间安排、培训人员安排，培训方式安排等。

二、培训安排管理制度

一个培训计划有效执行，关键是看如何合理地安排培训中的每个环节和程序，为了使培训的效果更加显著，特别制定本管理制度。

1、通知参与培训的学员

在开课之前几个星期应尽可能地发出通知，并请尽早确定受训人的意愿，通知的内容应包括：

⑴培训计划

⑵培训地点

⑶主要的上课内容及可预先准备的材料

⑷提高学员准备及整理自己的个案，以作为上课讨论的教材

2、时间安排

⑴活动的时间

依培训的方式不同而异，个案研究和游戏式需要准备的时间较长；

⑵课程长短

课程长短的拟定应根据每个教学单元目标及其达成的目标培训方式而定。

⑶上课的时间

⑷培训的设备

3、学员的人数

4、上课分发讲义

5、会议室布置

第五章员工考勤管理制度

员工考勤是员工考评的一项重要基础工作，是学校员工管理的日常工作之一，做好这项工作，对于客观评价员工的工作态度，提高工作效率具有重要的意义，特此制定本制度。

1、出勤管理

⑴人事主管在新员工报到的前一日，将新员工资料报送一份至各部门考勤管理员。

⑵考勤管理员每日准时点名考勤，并详细记录每日考勤。

⑶人事主管应在员工每月考勤截止日期收回所有部门的“每日考勤登记表”按部门统计“月考勤状况表”

2、请假管理

请假前员工应填写相应的“请假申请单”，并将请假日期一一注明，然后履行其它必要手续，如遇紧急情况，应电话向主管告假，并于事后补齐请假手续，有关主管在接到员工请假单后应及时给予答复。

第二节行政管理

第六章行政事务管理

一、学校印信管理

1、印章的刻制

印章的刻制是印章工作的一个重要环节，刻制印章时必须由学校申请，填写刻制印章申请表，并详细写明印章的名称、式样和规格，经总部批准后方可刻制，执行刻制过程中，要严格按保密要求办理。

2、印章的启用

在选择好印章正式启用时间时，应该提前向总部备案，启用时学校和总部都要把启用日期的材料和印模立卷归案、永久保存。

3、印章的保管

印章应由校长助理亲自保管，并存柜加锁，防止印章滥用或盗用。

4、用印

使用印章时要万分谨慎，要求每次用印，要履行批准手续，并进行登记。

使用印章应做到时以下几点：

⑴、检查校长批准用印的签字。

⑵、审阅、了解用印内容。

用印时不能不看内容就盲目盖章，还要检查留存材料是否交全。

一般用印时应保留的材料

1协议书、合同书应保留一份文本

2荣誉证书等各类证书，要附有校长批准的书面材料。

3如实在每有留存材料，那就要详细记载用印情况，这主要有两种情况：

ａ、管理者在某份文字材料或文件上签注了意见，需加盖印章，应详细登记，注明何人在什么文件上签注了什么意见，发往何处等。

ｂ、为了证明某人为学校员工，用在汇款单上加盖印章，这种用印虽然不用留底，但也须登记。

⑶、用印登记

每次用印都要进行登记，登记项目包括用印日期、编号、内容摘要、批准用印人、承办、登记人、监印人、用印数以及留存材料等项。

⑷、盖印，对公文、函件经过上述审查，登记以后，即可按要求盖印。

⑸、整理留存材料

使用印章留存材料进行编号整理，归卷各档。

⑹、正式印章使用地点

使用印章时要在办公室内，不能将印章携带出学校以外，使用印章不能脱离印章管理人员的监督。

⑺、不允许盖空白凭证

5、凭证管理

各种收费凭证（听课证、学费卷、收据、发票）由总部财务管理部统一用印。

二、印刷品管理

1、印刷品的种类：

印刷品包括：

书信文书、表单、名片、宣传单、各种手册等。

2、印刷申请

学校有印刷品印刷需求时，应首先填写“学校内部印刷品申请”报校长审核后，再报总经理审批。

3、印刷品发包

一般数量以500份以上原则，如果在500份以下的情况，只需利用复印即可。

4、印刷品验收

⑴、在验货的时候必须检查清楚，然后验收。

⑵、确认份数，检查过印刷品时须签收。

⑶、如一发现有印刷错误或制版错误时务必向校长报告，在协议之后对印刷品进行相关善后处理。

第七章文件档案管理

一、文件整理制度

各部门各单位为了传递资料、每天都作各式各样的文件分布各地，这些文件必要时还需要阅览，应保管存放。

可是，在实际上这些资料变成了各经办人自己的文件，如果需要时，寻找非常困难，为了避免这样的状况发生，特别制定本管理制度。

1、资料收集整理

⑴树立整理资料责任心

各部门主管负责本部门资料整理，必须严格遵守整理制度

⑵整理方法

保管文件可利用归档工具来存放，以“保存文件名称”来表示，便于整理；归档工具有：

文件夹、资料箱等；

⑶文件收集

把各单位、各部门和个人手中分散的、种类和数量繁多的文件资料，经过挑选，分别集中到学校的档案室

⑷文件整理

把零散的和需要进一步条理化的文件，进行基本的分类，组合，和编目使之系统起来。

2、资料的销毁和保管

⑴销毁办法

1销毁丢弃文件范围

文件在保管期满时，立即整理丢弃

2保存期限已到的文件资料，如果仍合业务上的需要，可继续保管

3重要文件、机密文件，销毁会引起业务上不必要的泄密，可用碎纸机来处理。

⑵决定保管期限

重要文件的保管期限，会因为各部门的业务需要而不同，保管期限可分为“永久、非永久（10年、7年、5年、3年、2年、1年）

二、文档管理制度

文档在对外交流中代表一个学校的形象。

也是学校财富的一部分，为了规范文档管理，特制定本管理制度；

1、文档分类

⑴文档分类方法

1按文档的载体分为：

电子文档和纸面文档；

2按文档所对应的工作性质分为；技术文档、业务文档和行政文档；

3按文档的功能进行分类，如培训资料、技术资料、物料管理、人事管理、考勤管理、流程规范等；

⑵文档的分类要求

在几类常用分类方法中，每个人事主管都应根据部门的实际情况采用复合分类法；如一级目录按照使用对象来分类；二级目录采用事件的发展过程来分类。

2、文档存储

⑴电子文档

电子文档的保存方法则主要利用光盘刻录、备份存入服务器等方法来实现，电子文档应每月清理，重要文件备份保存；

⑵纸面文档

纸面文档的保存大多利用文件袋或文件夹，文件保存半年后装订成册；

3、文档查阅

文档索引可以按部门、机构检索法；找到所需的文件后，并将信息正确传递给正确的人或位置；

4、文档分装

⑴侧背标签

⑵文件分类标志表

⑶文件夹

5、文档销毁

6、文档保密

第八章会议会务管理

1、会议前准备工作

认真做好会议前的准备工作是开好会议，做好会务的保证。

⑴、了解会议类型。

⑵、安排会议议题

一般会议议题就是会议要解决的问题，会议议题一定要由管理者确定，校长助理应做的就是根据管理者的指令，收集议题，并根据轻重缓急排出顺序，指出建议供管理者决断。

⑶、拟定与会人员范围和名单

⑷、通知与会人员参加会议

会议通知内容必须清楚，通知应该包括需要说明的全部细节。

⑸、明确会议议程

一切的会务工作都围绕使会议达到预期的效果这个目的来进行，所以在会前就应使每一个与会者对会议的各项议程有一个清楚的了解。

⑹、将议程交领导审批

议程确定后应交与会领导审批，原则上要求在发出会议通知前确定出会议的议程，避免突发性修订。

⑺、会场布置与会前检查。

2、会议期间的工作――编写会议记录

记录的措辞要符合实际、简明扼要，不能有记录人的见解和评论，必要时可使用录音机先录下，以免做记录时有所遗漏。

3、会后整理工作――会议文件立卷归档

会议文件的立卷归档是指会议后依据会议文件的内在联系，加以整理、归入档案。

会议文件的立卷归档是会议结束后一项重要工作

⑴、会议文件立卷原则

会议文件归档的原则是一会一卷，其目的是便于日后查找利用。

⑵、会议文件应立卷内容

对会议所有材料的形成，使用过程都要加以注意，包括会议通知、会议名单、会议议题、日程和程序安排、会议的各种文件，各种发言材料，各种记录，会议纪要、会议总结等。

⑶、会议文件立卷方法

无论何种会议，立卷后卷内文件都要编目、立卷完成后即可归档。

第九章总务后勤管理

一、学校资产管理

（一）、资产类别：

1、固定资产：

指学校所有教学、办公设备使用年限在一年以上等有形资产。

2、库存商品：

印刷品、礼品、教学用品（卫生纸、口杯、教学贴画、白板笔）、教材、教辅资料等。

3、办公用品：

指可使用年限在一年以下的日常消耗品。

如：

打扫卫生用具、各种耗材、日用杂品。

（二）、固定资产管理：

1、固定资产申购

⑴、固定资产申购统一由校长助理根据各部门申请及实际需要提出采构申请并填写“采购申购表”，所有固定资产申购必须报校长批准后再上报总部批准。

⑵、校长助理根据校长和总部批准的申购表，安排采购；采购时应根据申请表制定“采购比价报告”，并与多家供应商谈判以取得最优惠的价格和付款方式，落实实施方案。

2、固定资产保管

⑴、固定资产购置以后，校长助理根据各部门申请或上级要求配备的物品名称、规格、数量分配自各部门并填写发货单，部门保管员应严格根据发货单进行验收（检查资产名称、规格、数量等是否符合要求），验收合格后，保管员在发货单和采购单上签字确认。

⑵、校长助理须为学校所有固定资产建立固定资产档案，详细记录资产名称、规格、型号、数量、购置日期、放置地点等资料。

各部门保管员也应对固定资产分类别进行备查登记。

⑶、各部门日常使用过程中，应经常对资产进行常规检查，发现问题，应及时反映，以期尽快修缮，减少损失。

3、固定资产采购报销：

⑴、各部门保管员签字后，校长助理应根据有效的采购发票填写“费用报销单”，并报财务主办审核。

⑵、财务主办应根据采购发票报销单、采购申购表及保管员签字的发货单进行审核，审核无误后签字确认。

⑶、校长助理根据有财务主办签字的报销单，逐级报批。

批准后交出纳报销。

⑷、财务部门在校长助理报帐后，应建立详细的固定资产明细帐，逐笔登记，以清晰地反映资产的增加、减少等情况。

4、固定资产盘点：

⑴、财务部会同校长助理、部门保管员每月定期对固定资产进行盘点一次，对本校所拥有的资产进行核实，并编制盘点表，做到帐实相符，签字后在财务部留存。

⑵、对于盘盈、盘亏的资产，校长助理应督促使用部门查明原因，查实后报校长批准，并及时将处理报告送财务部做相应的帐务处理。

⑶、每年中、年末，总部都要对资产进行一次总的盘点。

5、固定资产出售、报废：

⑴、对于已到使用年限、或未到使用年限不能再使用或需出售、报废的固定资产，应由固定资产使用部门提出申请，交校长助理查实后，经校长批准，然后交财务部门做相应的帐务处理。

⑵、校长助理和各部门保管员对于已出售或报废的资产应及时登记，保证如实反映资产的实有情况。

（三）、库存商品管理

1、库存商品申购：

⑴、库存商品申购统一由总仓保管员根据库存状况提出采构申请并填写“采购申购表”。

教材、教辅、应刷品申购报校长批准后再上报总部批准。

其它库存商品单批费用在100元以下报校长审批即可，库存商品单批费用超过100元的费用的申购必须报校长批准后再上报总部批准。

⑵、校长助理根据校长和总部批准的申购表，安排采购；采购时应根据申请表制定“采购比价报告”，并与多家供应商谈判以取得最优惠的价格和付款方式，落实实施方案。

2、库存商品保管：

库存商品购置以后，总仓保管员须建立库存商品台帐，详细记录物品的入库、出库及结存情况，各教学中心保管员也应对库存商品建立库存商品台帐，为对帐、盘点提供依据。

3、库存商品采购报销：

⑴、校长助理应根据有效的采购发票填写“费用报销单”，并报财务主办审核。

⑵、财务主办应根据采购发票报销单、采购申购表及总仓保管员验收签字进行全面审核，审核无误后签字确认。

⑶、校长助理根据有财务主办签字的报销单，逐级报批。

批准后交出纳报销。

⑷、财务部门在校长助理报帐后，应建立详细的商品明细帐，逐笔登记，以清晰地反映库存商品的增加、减少等情况。

4、库存商品盘点：

⑴、财务部会同总仓保管员、教学中心保管员每月定期对库存商品进行盘点一次，对本校所拥有的库存商品进行核实，并编制盘点表，做到帐实相符，签字后在财务部留存。

⑵、对于盘盈、盘亏的库存商品，财务部应督促相关部门查明原因，查实后报校长批准，并及时将处理报告送财务部做相应的帐务处理。

⑶、每年中、年末，总部都要对库存商品进行一次总的盘点。

（四）、办公用品管理

1、办公用品种类分为消耗品和管理品两种：

⑴消耗品：

铅笔、胶水、胶带、图钉、回形针、标签、信纸、中性笔、订书钉等。

⑵管理品：

美工刀、钉书机、打孔机、裁纸机、卷尺、工具等。

2、办公用品申购：

⑴、各地区应选1—2家办公用品长期供应商，并签订长期供货价格协议。

⑵、各部门应设专门的办公用品保管员进行管理。

⑶、各部门办公用品保管员应于每月20日前申购下一个月办公用品需求量，报部门主管审批后交校长助理统一报校长申请采购。

3、办公用品分配：

⑴、根据各部门办公用品申购批准量，统一分配给各部门办公用品保管员。

⑵、各部门办公用品保管员，根据部门内人员办公用品申领表及部门主管批示支给办公用品。

4、办公用品保管：

⑴、校长助理根据采购量和分配量如实登记；

⑵、各部门办公用品保管员对分配的办公用品按照规格、数量、质量认真验收，并登记、入库，精心保管。

⑶、管理性办公用品列入移交，如有故障或损坏，应以旧品换新品，如遗失或使用不当造成损毁应由个人赔偿或自购。

5、办公用品采购报销：

⑴、校长助理应根据有效的采购发票填写“费用报销单”，并报财务主办审核。

⑵、财务主办应根据采购发票报销单、采购申购表及发货单进行全面审核，审核无误后签批。

⑶、校长助理根据有财务主办签字的报销单，逐级报批。

批准后交出纳报销。

5、办公用品盘点：

校长助理每月定期对办公用品进行盘点一次，统计分析办公用品销耗量、使用状况，并编制盘点表，严格控制办公用品使用量。

二、员工宿舍管理

为了提高学校住宿员工生活品质，使之能专心工作，特制定本制度。

1、住宿申请

⑴、申请资格：

学校正式员工，本校外地员工。

⑵、申请审批

①、申请住宿的员工须先填写“住宿申请单”。

②、申请单由部门主管审批后再报校长审批。

③、凭部门主管和校长共同核准的申请单交校长助理办理住宿登记手续。

⑶、校长助理依规定为申请者安排住宿。

2、管理组织

⑴、学校宿舍直接管理者由校长助理送派,男宿舍管理员由男性员工担任，女生宿舍的宿舍管理员由女性员工担任。

⑵、职责如下：

①住宿员工生活起居管理；

②宿舍门禁安全及灾害防治管理；

③宿舍财产设备保管及维护；

④其地管理；

3、管理规定

⑴、访客

本校宿舍不得让访客任意留宿。

⑵卫生管理

①、保持房间及公共场所的整齐、清洁、住宿人员轮流打扫宿舍卫生。

②、垃圾应集中放置，不得随意丢弃。

③、每月进行一次大扫除。

⑶、安全管理规定

①、不得携带易燃易爆物品及其他危险品进入宿舍。

②、离开房间应关闭电器设备及门窗。

4、退宿