公文的基本写作方法.docx
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公文的基本写作方法
公文的基本写作方法
一、公文的基本写作方法
(一)什么叫公文?
公文式国家机关、企事业单位、人民团体处理行政公务往来的文书。
公文是应用文中最重要用途最广泛的文体。
1、公文按性质、来源、行文方向、公文发送与处理的时间要求、内容的机密程度分为五大类。
2、公文的分类
性质分类——公文有党内公文、行政公文、社会团体公文及各企事业单位公文等。
来源分类——公文可分收文和发文两类。
收文是指其他机关发到本机关来的文件。
如上级机关发来的指示、通知;下级机关报送的报告、请示等。
反之发文就是本机关制定发出的文件。
一是发给有工作联系的其他机关,二是下发给本机关内部使用。
行文方向分类——上行文、下行文、平行文。
上行文是指下级机关向他的上级机关发送的文件。
下行文是指领导机关对下属机关的发文。
平行文是指同级机关或不相隶属的机关的往来文件,例如公函。
发送与处理的时间分类——特急件、急件、平件三类。
内容的机密程度——绝密、机密、秘密、公开四类。
3、公文的特点
鲜明的政治性和高度的思想性,法定的作者,法定的权威性和行政约束力,特定的格式(严谨,不能随心所欲),最后是广泛的使用性。
4、公文的作用
有五种——领导和指导作用,宣传和教育作用,联系和关照作用,依据和凭证作用,规范和制约的作用。
5、公文的格式
(1)标题——公文的标题,一般要注明发文机关、事由和文种三要素。
如《山东省人民政府关于全力做好新冠疫情防空的紧急指示》《中共沂源县委任免通知》等等。
(2)受文单位——分主送单位、抄报单位、抄送单位三种。
(3)正文——开头、主体、结语三部分。
开头,简要说明文的原因和依据。
主体部分,要重点突出,条理清楚。
结语部分,扼要提出要求和希望。
如“是否妥当,请予指示”等。
(4)主题词——代表内容特征和归类最关键性词语。
(5)附件——是随公文一起发出的文件或材料。
一是对公文的补充、说明,而是随文颁发的规章制度、办法、规定等。
(6)发文单位和日期。
单位要全称,日期要写明年、月、日。
(7)文件版头和发文字号。
如“沂源县人民政府文件”用大字体标写,常用套红,以示庄重。
发文字号,放在文件头下面正中间位置,如“源发[2021]28号”。
(8)机密等级和紧急程度。
按照国家保密局规定,涉及党和国家机密的公文,在标题右下方标明“秘密、机密、绝密等字样”。
按照公文办理和送达时间的要求,在标题左上方标明“急”或“特急”等字样。
在各类企业中,所指的公文一般为商务公文,主要分为介绍报告、请示、会议纪要、工作计划、信函、可行性报告、工作总结、市场调查报告等等。
(二)怎样才能写好公文
这是今天大家最想得到的答案。
一是提高政策水平。
了解好国家的大政方针,熟悉有关法律规定,善于把握政策新动向。
二是拓宽知识领域。
政治的、经济的、哲学的管理的、天文的、地理的各方面的知识都要学,把自己培养成一个各种知识都要涉猎、精通的杂家。
三是精通业务知识。
因为公文是为了解决生活中、工作中的实际问题而撰写的。
每个单位、部门都有自己的业务和工作要求,工作千差万别。
就那咱们鲁中高科来说,工作性质和党政机关不同,和其它厂矿企业也不同,咱们公司内部员工所从事的工作也不同,所以精通公司各种业务,成为写好公文的先决条件。
1、怎样起草和修改公文
(1)写前要构思。
写作,是一项创造性的精神劳动。
以前成为“爬格子”,枯燥乏味,不如打扑克、下象棋有意思,不如喝小酒好受,因为那是多人参与,大家一起快乐。
而写作,是一个人的劳动。
但要想写好公文,必须要写前构思,我写东西常常是晚上喝点小酒,躺下睡觉,一点来种爬起来写,一气呵成,第二天按时交差。
可能有的同志要问,你刚睡觉,哪来的构思,其实我睡觉的过程就是构思的过程,那叫睡觉吗?
(2)抓住灵感。
经过艰苦的构思过程,框架搭起来了,思路豁然开朗,文思泉涌,中枢神经高度兴奋,这时候“灵感”就来了,抓紧“趁热打铁”一句成稿。
否则“灵感”稍纵即逝。
(举一个自己的例子,晚上记得好好的,由于没有抓住,第二天怎末也想不起来了,所以想好了,赶紧爬起来写好)。
(3)掌握方法。
有写文稿的起草受多方面牵制,特别是会议总结、调查报告等综合性文稿,许多素材随着工作活动的进行才能获得,有些结论尚待领导最后敲定,来不及精巧构思、反复斟酌推敲,但为防止误事,只能先列小纲目,把通篇分解成几个部分写,等各单元完成后,再从头至尾串起来,调整内容,采取“调、删、增、换”四种方法,从主题、观点、材料、结构、语言五个方面,重复修改完善,直到满意为止。
作为咱们鲁中高科,在日常工作中,常用的公文有通知、通报,决议、决定,公函、会议纪要,报告请示、计划规划,先进典型经验材料等等,所有这些文体,都有自己的写作格式和写作技巧,由于太多,在这里就不一一为大家讲解了。
今天,我重点讲一下通报和总结的写作。
(三)通报
1、通报——是指党政机关和社会团体把工作情况、经验教训、典型事例以及具有典范、指导、教育、警戒意义的事件通知所属下级单位的公文文种。
2、通报的特点:
告知性、教育性、政策性
3、通报的作用:
一是互通情况沟、互通信息;二是学习先进典型经验,指导和推进工作;三是吸取他人教训,警惕类似问题发生。
4、通报的写作技巧
表彰(批评)通报正文结构有三个部分。
第一部分是说明表彰或批评的原因,即写清先进事迹或错误事实的经过情况,要求用叙述的手法,真实客观的反映事实。
第二部分:
对所叙述的事实准确的分析,中肯的评价,做到既不夸大也不缩小。
第三部分:
一般是对表彰的先进或批评的错误作出嘉奖或惩处。
最后还要根据通报的情况,针对现实的需要,发出号召或提出要求。
5、通报的写作格式
标题——有规范完整的标题。
如《关于纠正省政府机关建房中不正之风的情况通报》。
有时也可以只写“通报”二字。
主送单位——一般通报都有主送单位。
少数普遍性通报可以不写此项。
正文——一般由四部分组成。
一是引言部分。
主要概括通报的内容、性质、作用和要求。
二是事实部分。
表扬性通报写先进事迹,批评性通报写错误事实。
既要把主要事实写清楚,又要写精炼。
三是分析及处理部分。
四是号召或要求部分。
根据通报精神要求如何去做,或号召实现什么目标而奋斗。
结尾——此处写发文单位和日期。
如果发文单位在标题前已加上去,此处只写日期。
下发或张贴的通报要加盖公章。
(四)下面再给大家讲一下“总结”的写作
1、总结——是对前一段时间或过去一年整个工作、活动进行全面回顾,检查、分析、评判,从理论认识的高度概括经验教训,以明确努力方向,指导今后工作的一种文体。
2、总结的特点
3、总结的分类。
从不同的角度,总结可以分为多种类型。
根据内容的多少,总结可分为:
根据总结的对象,总结分为:
根据总结的范围,总结分为:
根据时间,总结分为:
4、总结的写作要求:
端正态度,提高认识。
一分为二,实事求是。
主次分明,抓住重点。
突出特点,写出新意。
条理清楚,语言准确。
注重分析,找出规律(不仅要回答“是什么”问题,还要回答“为什麽”和“怎麽办”。
最后一条是,总结多用第一人称(我公司、我县)。
5、总结的写作指导:
一是工作总结必须有情况的概述和叙述,有的比较简单,有的比较详细。
二是成绩和缺点。
这是总结的中心,要详细写。
三是经验和教训。
四是今后的打算。
明确努力方向,提出整改措施。
6、总结的写作格式
(1)标题——一般要包括发文机关名称、时间、和文种类别(如“山东鲁阳集团2021年第一季度工作总结”),但有时只写时间和工作总结文种,而省去发文机关名称(如“上半年安全生产工作总结”)。
还有一种写法是是有双标题,用一句主题词、句作正标题,用副标题标明发文机关名称、时间和文种类别(如“并肩携手铸辉煌——胜利油田2020年工作总结”)。
(2)正文——通常依次写出四方面内容。
首先概述某一阶段内的整个工作情况,包括工作背景、基础、成绩、效果等,其次写经验体会,包括具体的做法、事例、数据等,第三写存在的问题和不足,分析产生问题的原因,最后写今后的设想和努力的方向。
写作正文时,根据内容的复杂程度,可分几个小标题写。
(3)落款——法定作者、日期,如果在标题中以标明,可省略。