秘书学导论全套课件.ppt

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秘书学导论,第一章秘书学概述,第一节秘书学的产生和发展一、秘书学的孕育,二、秘书学的产生

（一）秘书学的产生是时代的必然产物。

（二）秘书学科的学术准备基本完成。

秘书业务体系初步形成。

秘书理论有了简单的表述，但缺乏系统性。

中国秘书史有了雏形。

秘书技术有了初步提炼。

（三）出现了一批在全国比较有影响的学科创始人和代表作。

三、秘书学的发展,第二节秘书学的研究领域和学科体系,一、秘书学的研究对象代表性观点介绍：

秘书工作。

秘书、秘书机构、秘书工作。

辅助领导说。

秘书活动说。

秘书学的研究对象就是秘书工作的现象及其本质和规律。

秘书工作说,二、秘书学的研究范围,三、秘书学的学科体系,

（一）秘书学的学科体系的主要研究成果介绍

（二）秘书学学科体系的基本内容1.秘书学基础理论研究秘书学导论2.秘书史学的研究中国秘书史3.秘书学应用理论研究秘书实务4.秘书学与其他学科的交叉研究秘书心理学,（三）构建秘书学分支学科体系的基本原则,第三节秘书学的学科性质和相关学科,一、秘书学的学科性质

（一）综合性

（二）应用性（三）开放性二、秘书学与相关学科的关系

（一）秘书学与管理科学1.秘书学的研究必须借鉴和吸收管理学的研究成果。

2.秘书学研究的是一种特殊的管理,

（二）秘书学与档案学,首先，两门学科的研究对象密切相关。

档案是由文件转化而来的，而文件的形成处理是秘书人员的一项主要工作任务。

其次，两门学科的研究领域呈交叉状态。

第三，秘书学专业和档案学专业在专业设置和人才培养上也呈现出较大的相关性。

（三）秘书学与写作学,首先，写作是秘书工作的重要内容，写作能力是秘书最重要的能力之一。

其次，写作学的研究内容与秘书学的研究内容存在着交叉。

第三，两者的研究角度或者说立足点不同。

三、秘书学的研究方法,研究方法,理论联系实际,重视经验性研究,1.理论来源于实际2.理论应用于实际3.两者之间需要构筑顺畅的通道,复习思考题简述秘书学的发展过程。

简述秘书学的研究对象和研究领域。

重点分析秘书学与某一门相关学科的关系4.为什么秘书学的研究要贯彻理论联系实际的原则。

第二章秘书与秘书角色,第一节秘书的定义一、古代的“秘书”1.宫中秘藏的各种图书典籍（或朝廷的机要文件）。

2.谶纬图箓一类的文图资料。

3.官职、机构名称。

公元二世纪，东汉汉桓帝设秘书监。

物人思考：

古代从事秘书工作的职官是什么呢？

二、西方的秘书国际职业秘书协会所下的定义是：

具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能能主动负责，积极进取、干练果断、能在授权范围内作正确决定的经理助手。

各国对秘书定义的共性：

（1）秘书是一种社会职业，而不仅是一种官职名称；

（2）秘书主要是为领导服务的人员。

但要求与权限有何不同。

三、近现代的“秘书”,“秘书”一词比较接近近现代“秘书”的涵义始于清朝末年。

以辞书为基本依据，秘书定义的共性在于：

其一，秘书是一种职务名称；其二，文书工作是秘书的主要工作甚至是标志性工作。

四、秘书学界对秘书定义的分析,代表性观点之一秘书“是社会主义国家工作人员职务名称之一。

其职责是协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信来访、会务工作以及其他日常行政事务和交办事项。

在党政机关、企业事业单位从事这一类工作的干部，统称为秘书工作人员，或简称为秘书。

”（王千弓等编著的秘书学与秘书工作）,代表性观点之三秘书，在我国现代主要指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。

其主要职责是辅助管理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、管理会议、调查研究、处理信息、办理事物、参谋咨询、联络协调等工作。

-袁维国主编秘书学（1990年9月出版），,代表性观点之三“所谓秘书，即在主管身边或中枢机构工作，并以办文、办会和承办主管交办之事为主要辅助任务的专门人才。

”-董继超秘书学问题数说,五、秘书的职业定义,从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务，为决策及实施提供服务的人员。

-国家劳动与社会保障部秘书职业技能标准,第二节秘书的分类,一、“二分法”的历史地位及其局限公务秘书：

就是在国家机关、国有或集体企事业单位，以及官办社团中担任秘书工作的公职人员。

私人秘书：

就是在私营企业、外资企业、民办社团、以及其他雇主那里担任秘书工作的雇佣人员,在我国秘书学发展的历程中有过重要的影响,核心地位正在逐渐被取代,二、秘书的横向分类,

（一）根据秘书工作的业务分工1.行政秘书2.文字秘书3.事务秘书4.其他秘书。

秘书,有助于提高秘书的专业水平,

（二）根据秘书工作的行业特征1.党政秘书2.商务秘书3.司法秘书4.教学秘书5.医务秘书6.科研秘书,秘书,具有突出的行业知识,三、秘书的纵向分类,1.五级秘书2.四级秘书3.三级秘书4.二级秘书,秘书,公务员的职务和等级序列是秘书纵向分类的补充,第三节秘书角色,一、社会公众对秘书角色的认知偏差1.影响秘书的社会地位。

2.影响秘书队伍的建设。

3.影响秘书工作的规范性。

危害,二、秘书角色的定位-助手,

（一）“助手”是秘书职业产生的根本原因。

（二）“助手”是配角的具体内涵。

（三）“助手”与“参谋”之间并不存在对立关系。

核心定位：

领导的助手,三、秘书角色的把握,首先，应该具备明确的秘书角色意识。

其次，协调好秘书的角色冲突或者说角色矛盾。

第三根据角色规范合理调适角色，避免角色失当。

角色越位角色失当角色失责,复习思考题1.选择两种秘书定义进行比较，评价其优劣点。

2.尝试用教材以外的角度对秘书进行分类。

3.简单分析我国秘书社会地位的现状。

4.阅读案例并回答问题,第三章秘书机构,第一节秘书机构的设置一、秘书机构的名称秘书机构是各级各类领导机关的综合性办事机构。

二、各级各类秘书机构的设置

（一）政府机关秘书机构的设置,秘书处综合处信息处督查室农业处工业处财经处发展处涉外处科教处人事处行政处保卫处,浙江省人民政府办公厅,例如,公司企业中的秘书部门是公司企业内部的行政管理机构，是在经理、厂长领导之下设置的履行辅助管理和综合服务职责的综合机构。

由于公司、企业不同，秘书部门的设置也多种多样。

董事会（董事长）总经理工厂部总工程师副总经理总经济师总会计师生产部开发部行政部销售部财务部质检部人事部采购部货仓部计划部技术部,

（二）企事业单位和社会团体的秘书机构,1.企业的秘书机构。

董事会（董事长）总经理工厂部总工程师副总经理总经济师总会计师生产部开发部行政部销售部财务部质检部人事部采购部货仓部计划部技术部,企业的规模和性质不同，秘书机构的设置也多种多样,2.事业单位和社会团体的秘书机构由于性质所决定，事业单位和社会团体的秘书机构介于政府机构和企业之间。

（三）临时性秘书机构1.为临时性领导机构服务的秘书工作机构。

2.为各种重要会议或重大活动服务的秘书工作机构。

三、秘书机构设置的原则

（一）适应性原则秘书机构的设置必须适应领导机构的需求，适应领导决策与管理的需要。

（二）精简高效原则精简人员、减少机构数量和内部层次，提高工作效率。

第二节秘书机构的性质,一、综合辅助性1.辅助决策中的综合性2.管理职能的综合协调二、系统中介性1.系统中介的兼顾性2.系统中介的沟通性3.系统中介的协调性,三、组织关系的相对封闭性1.上下级秘书机构之间具有业务指导关系2横向秘书机构之间的相互交流关系,第三节秘书机构的管理,一、秘书机构的队伍建设

（一）要有梯形的年龄结构，能发挥师承功能。

（二）要有多元的智能结构，能发挥互补功能。

（三）要有合理的性别和协调的气质结构，能提高整体效能。

二、秘书工作制度的建设加强秘书工作制度的建设，对于充分调动和发挥秘书工作人员的积极性、创造性，实现秘书机构和秘书工作的科学化管理，具有十分重要的意义。

三、加强目标管理实行“三定”建立目标体系加强考评检查进行总评奖惩,定岗、定员、定责,复习思考题1.秘书机构有什么性质？

2.调查不同类型组织的秘书机构的设置和职能，分析它们各自的特点。

3.如何加强对秘书机构的管理？

第四章秘书的职业素养,第一节秘书的职业道德一、秘书职业道德的涵义是在秘书职业活动中所必须遵循的，与秘书这一特定职业相适应的行为规范，是社会道德在秘书职业活动中的具体体现，是秘书职业活动长期实践的产物。

在秘书素质体系中，职业道德是知识、能力、心理等其他构成因素的核心和灵魂。

二、秘书职业道德规范,

（一）忠诚守信

（二）甘居幕后（三）廉洁自律（四）谦和谨慎,三、加强秘书职业道德的建设,

（一）汲取传统文化的精华，丰富秘书职业道德的内涵。

（二）突出秘书的职业特征。

（三）有意识地引导秘书从业者在实践中按照职业道德规范要求不断修正自己的道德行为，并且完善监督约束机制。

第二节秘书的知识结构,一、知识和知识结构知识是人们在社会实践中积累起来的经验。

其初级形态是经验知识，高级形态是系统科学理论。

知识结构是指一个人掌握的全部知识的门类及其结合方式,二、秘书知识结构的合理构成,

（一）基础知识1.科学文化基础知识。

2.哲学和政治经济知识。

（二）专业知识1.秘书专业知识。

2.行业业务知识。

（三）相关知识,1.法律类知识。

2.管理类知识。

3.心理学知识。

4.其他知识。

三秘书合理知识结构的构建

（一）知识结构的系统性

（二）知识结构的动态性（三）知识结构的适应性,第三节秘书的能力结构,一、能力和能力结构能力通常指完成一定活动的本领，是一个人成功地完成某项活动所必需的主观条件。

能力结构是指一个人所具备的能力类型及各类能力的有机组合。

二、秘书的能力结构

（一）基本能力,

（二）职业能力,（三）秘书的操作技能,三、秘书能力的培养,秘书的能力结构是一个多层次、多因素的综合体。

它是各种知识、智力与实践活动的综合结晶，秘书能力的培养也是一个长期的过程。

首先，秘书教育要注重职业能力的培养。

其次，在工作实践中磨练提升。

第四节秘书的个性心理,一、秘书的个性心理1.秘书的兴趣兴趣就是人们常说的爱好，是指人们探索某种活动的认识倾向。

秘书的兴趣应注意广泛兴趣和中心兴趣的结合。

2.秘书的情感情感是人对客观事物是否满足自己的需要而产生的态度体验。

秘书的情感应该有一定的成熟度。

秘书人员在工作时要注意平衡和控制自己的情感。

3.秘书的意志意志，是人自觉地确定目的，并根据目的调节支配自身的行动，克服困难，实现预定目标的心理过程。

秘书要培养自己坚强的意志和毅力,二、秘书的性格,三、心理障碍,三、秘书心理障碍的调适,

（1）正确认识秘书职业，培养职业兴趣。

（2）提高自我心理调节能力，完善的自己的心理品质。

（3）掌握人际交往的方法，建立良好的人际环境。

（4）寻求合适的途径，消除心理压力。

复习思考题：

1.秘书的职业素质有哪几部分构成？

各部分之间存在怎样的联系？

2.秘书职业道德规范的基本内容是什么？

3.秘书的知识结构包括哪些方面？

4.秘书人员必须具备那些基本能力？

5.如何调试秘书的心理障碍？

第五章秘书工作的内容和特征,第一节秘书工作的内容一、文书撰拟二、文书处理三、信息工作四、协调工作五、会务工作,六、接待与信访工作七、档案管理八、办公室日常管理工作九、随从工作十、交办工作从广义上说，秘书人员或者秘书部门在履行参谋辅助和管理辅助时所承担的工作都应该视为秘书工作。

第二节秘书工作的本质属性,一、秘书工作的本质属性辅助性,二、辅助性的特征,首先，秘书工作的辅助性具有综合、全面的特征，这是最具标志性的。

其次，秘书工作的辅助具有直接性。

再次，秘书工作的辅助具有非独立性。

“综合辅助”是秘书工作的本质属性。

第三节秘书工作的特征,秘书工作的基本职能和它所处的特殊位置，形成了一系列对立统一的矛盾，构成了其特点。

（一）被动性和主动性的对立统一

（二）综合性与专业性的对立统一（三）常规性与随机性的对立统一（四）事务性与政务性的对立统一（五）保密性与沟通性的对立统一,复习思考题你认为秘书的基本职能有哪些？

分析秘书辅助决策的过程和特点。

秘书处理事务的类型和