公司财务管理规定、费用报销(参考).doc
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费用报销具体项目的规定
一、办公费
（一）日常办公用品：
根据工作需要购买适当的办公用品，必须要有购物清单，经办人、验收人在发票背面的左上角签字确认。
如供应商没有提供购货清单，那么经办人必须填写购物明细，购物明细的必须要素：
品名、数量、单价、金额。
购物明细较少可在发票背面标注，较多可另用入库单或其它纸张填写。
（二）复印费：
经办人、验收人在发票背面的左上角签字确认，并写明复印内容、数量、单价。
（三）名片费：
经办人、验收人在发票背面的左上角签字确认，并写明印名片的数量、单价和员工名字，验收人和领用人可以是同一人。
二、运费
（一）快递费：
发票、邮件详情单二者必须具备。
（二）货运费：
送货费及运费应有表明货物件数和发运起止地点的发运单，如是收货的送货费只有发票没有发运单，经办人在发票背面的左上角备注收货件数、发运起止地点以及收费标准。
经手人在发票（或发运单）背面的左上角签字确认。
（三）如果是代垫运费的情况，经办人必须在运费发票背面写清楚“代垫运费”，请经办人一定要分清运费的承担方，并注明。
三、油费
经手人必须在油票的正面右上角标注加油时的里程数，油票的日期和汽油的标号以及购油单位必须同实际一致，面包车载货每100公里油耗在8-12升范围内。
二级业务人员出差出发和回程时，由分支机构负责人和商务查看里程表，并在差费报销明细表上签字，标注里程数。
四、交通费
乘座公交车或出租车，必须在粘贴单的右上角（或票据背面左上角）标注事件、时间、起止地点、金额。
原则上部长以下级别不能乘坐出租车，因实际情况需要，由部门主管或分支机构负责人确认其真实性和合理性，备注发生费用的缘由。
总监以下级别的出差人员在晚上9：
00（含9：
00）后出发或到达，早上7：
00（含7：
00）前出发或到达，可以乘坐出租车到达目的地，不需作特殊情况说明报批。
分支机构的公交车费执行定额包干。
五、购物
购置固定资产、低值易耗品、促销品、办公用品等，在购买前应填报购物申请，采购部汇总购物申请后并在询价的基础上编写订购单，订购单应详细列明货物名称、规格型号、数量、单价等并报总经理审批。
购买的货物应办理验收入库，经办人、验收人、保管员必须在入库单上签字以明确其责任。
在报销时必须附有发票、验收入库单、经审批的订购单。
六、车辆费用
1、车辆维修应严格执行先报价再维修的原则，先将报价告知行政部，由其进行价格审核后方可维修，维修费用要求开具正规发票及维修明细
2、购置任何车辆备件和材料，都需填写《采购申请》报批，情况紧急时可先电话报价审批，事后补填《采购申请》，购买时要求开具正规发票和采购明细
3、车辆费用中油费、过路过桥费、停车费、洗车费在出差时同出差旅费一起报销，其他车辆费用的报销需按项目单独粘贴填写费用报销单，报销时须经行政部审批。
差费报销的规定
一、出差手续办理流程
注：
部门负责人以下级别远途出差，由部门负责人核准；部门负责人以上级别远途出差，由总经理核准。
普通人员出差不执行以上流程。
二、出差管理实施细则
（一）总则
1、本公司员工出差旅费借支及报销均按本办法执行。
2、本公司员工出差分为：
（1）当日出差：
出差当日可以往返者。
（2）远途出差：
出差必须在外住宿者。
（二）乘坐交通工具标准（行政部提供）
。
（三）差旅费备用金借支标准（行政部和财务部协商）如
职务
食宿
交通费
公司派车
备注
总经理/副总
根据实际需要支取
其他人员
120元/天/人
按往返地实际行程，参照交通工具乘坐标准借支。
100元/车/天
（四）差旅费报销明细（行政部提供）如
单位：
***元/天/人
出差地区
总经理/副总
其他人员（业务/业务经理/总监等）
下列费用实行包干制：
当地市内交通费、住宿费，采用节约归已。
往返交通费根据交通工具乘坐标准报销。
省外
一类地区：
北京市、西藏、深圳
二类地区：
广东、天津、江苏、河北、浙江、福建、新疆、山东
三类地区：
山西、吉林、辽宁、黑龙江、陕西、海南、湖北、河南、内蒙、云南、安徽、青海、甘肃、宁夏、贵州、广西、江西、湖南、安徽、四川、重庆
四类地区：
一类地区
据实
报销
130
二类地区
110
三类地区
100
四类地区
90
注：
以上标准限单人出差,两人（限同性别）出差在单人标准之上增加20元/天，开车仅增加10元/天；三人（限同性别）出差在单人标准上增加70元；不同级别人员一同出差，执行标准从高。
注：
到达时间
补助标准
离开时间
补助标准
14：
00前
20
14：
00前
10
14：
00后
10
14：
00后
20
1、在设有分支机构的城市,原则上只能住分支机构宿舍,如分支机构宿舍无法解决住宿问题，按正常出差标准报销；住分支机构宿舍,职能部门人员以实际到达或离开出差地的车票票面时间为准，按20元/人/天补助（该补助时间界定如下表），总监和区域财务行政主办人员不享受出差补助。
2、二级业务员在设有分支机构的周边城市出差,原则上必须住分支机构宿舍,出差补助为20元/人/天；如分支机构宿舍无法解决住宿的，经过调查核实后可按正常出差标准报销；
3、出差香港，全部执行80元人民币/人/天补助，出差时间由香港负责人签字证明。
4、首次开发市场，业务人员因道路不熟等原因，省会级城市允许发生50元以内的出租车费报销，其他城市无；
5、带车出差，必须将车辆停放在安全的地方，如因员工选择不当造成的安全问题,由当事人负全责。
6、当日出差，职能部门人员按10元/天/人报误餐补助，市区业务人员不在此列.
7、返程到达时间在14：
00后，可报销当日出差补贴。
（乌鲁木齐有时差，延至16：
00后）
三、差费报销说明
（一）票据收取及报销填写规定：
1、出差旅费，应据实提出有效票据，如发现有虚报不实者，除将所领费用追回外，并视情节轻重，给予惩处；
2、差旅过程中所产生的各项应予报销之费用，均应索取发票，并保证其真实性。
若经发现为假发票者，不予报销；
3、包干标准，必须提供全额发票，其中餐饮票不能超过报销金额的1/3；如实际发生费用时无法取得发票，同时以相同类型的发票充抵报销票据，充抵包干标准的发票同实际发生的发票分开粘贴，要求发票时间在出差期间。
4、财务部在审核出差费用时，会严格以发生的票据地点和时间为依据核准报销金额，如报销人员无法提供具有证明性的票据，将视同没有出差处理。
5、报销中的签字及单据填写必须用蓝、黑水笔书写，用胶水粘贴附件，不得使订书针、大头钉、回形针串别。
不符合规定的，财务部门作退回处理。
6、差旅费票据按出差地点、时间、住宿费、车费、油费、通行费、停车费、补助、车辆维修费等分类归集粘贴和填写规定的《差旅费报销明细表》，单据较少时可以粘贴在一张粘贴单上，但必须附《差旅费报销明细表》；
7、个人或部门同时承担两个以上的职责或任务时，应将不同工作所产生的费用分开填写在不同的报销单上。
8、报销时必须将《出差工作日志》或《出差申请表》（职能部门）、《差旅费报销明细》等交分支机构负责人、部门负责人和财务审核结算；
9、差旅中所发生不合理的费用、不合法的票据及未完成审核程序的票据一律不予报销，完成审核程序的票据由财务部通知报销人前来领取。
（二）其它
1、出差人员必须于出差结束返程后三日内完成"员工出差旅费报销单"报销出差旅费，如三日后，仍未报支者，财务部可将该员工预借的差费备用金在工资中先予扣回，等报支时，再行核冲。
2、员工出差据实报销出差旅费，其标准如表所示。
除特殊情况，按要求于各所属主管或经总经理核准外，其余超额费用，一律剔除。
四、出差申请表
出差申请单
申请部门：
申请人：
申请时间
出差起止时间
（含全部往返路程）
出差行程
出差任务
需要联络的单位、人员
购票
购票类型（飞机、火车、汽车）
到达地点
购票数量
预计金额
小写：
￥；大写
备用金
金额
小写：
￥；大写
支付方式
现金（），请汇入指定银行卡：
户名＿＿＿＿＿开户行＿＿＿＿＿＿＿卡号＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
流程：
申请人→部门负责人→总经理→行政部→财务部费用会计→出纳→人力资源部
备注：
由行政部负责购票和联络到达单位相关事项
五、差旅费报销明细表
差旅费报销明细
时间
出差起止地点
汽车费
火车费
飞机费
住宿费
途中补助
汽油费
过路费
停车费
其他
票据张数
出差人员
备注
合计
市内交通费、座机话费、水电费的报销规定
一、市内公交车费及寄车费
1、交车费及寄车费执行实报实销，必须有正规发票。
二、电话费
1、座机话费实行实报实销。
2、公司配给相关人员的手机，每月定额报销，超出部分自行负责。
三水电费
1、各机构饮用水费（主要指桶装水）执行实报实销，必须出具发票，特殊情况没有发票的，必须有收据，在用相印的发票冲抵。
2、办公楼、车间等用（自来水）水费、电费，必须取得增值税专用发票（含发票联和抵扣联，发票必须保持清洁）。
相关负责人必须核对水、电表的读数并在增值税专用发票上签字。
四水电费、电话费定额报销的具体执行办法
1、费用在发生后的当月即时报销
2、费用发生时，均用备用金先行支付，定额报销完毕。
3、如实提供费用发生的票据。
审批流程及权限
一、审批流程及权限
1.现金采购相关的报销必须有相关采购经手人和采主管签字，与其他费用分开粘贴存放，采购费用报销必须包含经审批的订购单、采购明细单，入库单，发票。
2.售后环节的费用报销，必须有出差费用明细表，出差工作日志，预借费用出差的必须填写出差申请单，出差报销的有售后主管人员审核签字。
费用粘贴时尽量分开粘贴，提供正规发票，如果找发票冲抵的，必须要相应的收据，如果没有收据随便拿发票的一律不报销。
3.其他日常报销提供正规发票，特殊情况找发票冲抵的，必须要相应的收据。
二、时间要求及具体规定
（一）借款必须在支付的当月报销冲账，特殊情况可书面报告财务经理及总经理同意后延期报销，不予处罚；超期三个月仍未报销，也无书面报告说明，将处以不低于200元的罚款。
（二）相关
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