化工学院团委、学生会工作程序规范化手册.doc

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目录

第一章化工学院团委、学生会概况 3

第二章工作流程 6

1、活动材料收集、整理与编纂的时限 6

2、活动策划审批流程 6

3、活动报账 6

4、借教室程序 7

5、海报喷绘审批流程 7

6、通知发放 8

7、新闻要求 9

8、文件装订 9

第三章规章制度 9

1、化工学院团委、学生会材料规范要求 9

2、湘潭大学学生活动宣传制品管理规定（修订版） 13

3、学活收费制度 15

第四章公文写作 16

1、函 16

2、通知 18

3、请柬 20

4、策划书 20

5、工作总结 22

6、工作计划 24

7、申请书 26

第五章常用表格范例 28

1、湘潭大学学生活动宣传制品悬挂张贴申报表化 28

2、化工学院团委、学生会海报申请表 29

3、化工学院团委、学生会喷绘写真制作情况表 30

4、化工学院团委、学生会通知格式 31

5、湘潭大学教室借用表 32

6、奖金发放表 33

7、经费开支样表（报账用） 34

8、经费开支一览表 34

9、工作安排表 35

10、活动经费预算表 35

附录：

湘潭大学首届PPT风采大赛策划 36

第一章团委、学生会概况

化工学院团委、学生会共有14各部门。

分别为办公室，组织部，宣传部，实践部，广告部，女生部，文艺部，学习部，网络部，日常管理中心，勤工助学中心，外联部，体育部，素质教育中心。

化工学院学生会机构设置及部门职责如下表

机构名称

工作职责

主席团

1、负责主持学生会的全面工作，制定学生会的总体工作计划；贯彻民主集中制原则，对学生会工作实行集体领导。

2、主席团对内主持日常学生管理工作，对外代表学生会开展活动；并通过主席3、团例会等形式，决定学生会的重要工作与活动安排。

4、负责学生干部的考核，各部门工作的考核，干部培训及评优推优等工作。

5、主席团负责主持召开学生会主席团会议，以及学生会部长会议，听取意见和建议，讨论制定学生会工作计划，决定、布置各项工作。

6、负责学生会内部的思想、组织、作风和制度建设。

7、完成学校有关部门交给其他工作任务。

办公室

1、负责各种会议的会务，考勤和会议记录，协助学工办管理工作。

2、起草和制定团委、学生会的通知，公告和纪要等。

3、保管学生会财产，各种资料，档案的收集，整理。

负责办公用品的订购与分发。

宣传部

1、“思风”文学社的建设。

不定期的组织征文等活动，在全院营造一种“人文”氛围，提高我院同学综合素质。

2、负责全院的新闻采写工作，利用校报、广播站等媒体为我院做好形象宣传工作。

3、负责院内重大活动的工作总结，协同各部门将各项活动的策划及总结归结为

文字材料，做好院内活动及所获荣誉的统计。

组织部

1、负责协助学工办老师开展全院同学的思想建设工作,策划并组织每学期的党校、团校学习。

2、负责全院团员的团员档案收集和整理工作，团员证的注册工作，团费收缴工作，以及新团员的吸收工作。

3、策划并组织“时潮论坛”活动。

4、策划并组织百科知识竞赛活动并负责其它的活动创新和拓展。

实践部

1、负责各类大型活动拉拉队安排与组织。

2、织志愿者参加义务服务活动。

3、负责开展“长城中学爱心支教”、“代理家长与留守儿童”等实践活动。

4、统筹、管理全院“创新、创业”活动。

组织并鼓励我院同学参加全校的“创新、创业”竞赛，争取有作品进入“挑战杯”。

广告部

1、负责制作全院的广告宣传画，并根据各部门的活动提供相应的广告宣传，做到及时，具有院系特色。

2、组织本院学生的班服班徽设计大赛等美术设计类活动。

3、负责本院各项活动的舞台设计及舞台布置。

女生部

1、关注我院女生的生活，为女生提供各项服务。

2、举办女生节系列活动。

3、服从安排，与其它部门沟通，相互协助。

文艺部

1、挖掘与培养我院具有文艺特长的学生。

2、认真组织开展院新生才艺大赛，迎新晚会。

3、组织好舞蹈组，声乐组，品相组和器乐组，和素质教育中心一起建设好“灵性原野”。

4、组织参加学校军歌比赛，百人大合唱，相声小品大赛等文艺活动，展现我院精神风貌，同时配合其他各部门开展工作。

学习部

负责我院学风建设，营造良好的学习氛围。

负责全院晨读签到、不定期的对课堂到课率进行抽查，及时公布结果并向学工办汇报。

组织各年级英语演讲比赛，挖掘和培训英语演讲人才。

组织新生经验交流会和考研经验交流会，促进各年级同学的交流

网络部

1、协助各个部门进行喷绘的制作。

2、承办PPT风采大赛等与电脑相关的活动。

3、针对我院学生进行电脑知识培训。

4、化工E家网络交流平台活动

5、为我院大型活动提供技术支持。

日常管理

中心

1、负责新生寝室的安排、组织各班级对新生寝室卫生进行打扫。

2、负责我院所有寝室卫生检查、几缕情况的检查和督查。

3、承办寝室文化节系列活动、文明寝室评比、寝室内务大比拼等活动。

勤工助学

中心

1、负责开展“每天一毛钱”爱心助学工程活动。

2、负责校内外勤工助学岗位的联系、分配及工资发放。

3、负责助学贷款申请和统计，建立贫困学生档案。

4、负责各项奖学金、助学金的申请及评定。

外联部

1、负责我院团委学生会的对外联系工作，做好和校团委、校学生会、各院系团委学生会及社团的联络工作。

2、负责我院团委学生会大型活动的赞助。

3、负责我院礼仪队的选拔、培训，以及活动礼仪出勤。

体育部

1、认真组织参加学校开展的各项体育赛事。

2、在全院范围内组织开展各项体育赛事，丰富本院学生的课外生活，如：

院内的篮球，足球比赛及班级拔河比赛、跳绳比赛。

3、挖掘和培养各项球类、田径人才，为参加校级比赛作准备。

素质教育

中心

1、在全院范围内组织开展演讲、辩论等各种形式的比赛，丰富本院学生的课外生活。

2、组织建设好辩论队，演讲队，参加校“百灵鸟”杯辩论赛。

3、负责办好素质拓展认证中心。

4、服从安排，与其它部门沟通，相互协助。

第二章工作流程

一、材料收集、整理与编撰的时限

1、学院开学初拟开展活动的策划书，按照学院学期的活动安排，在开学后的第一次部门例会上上交到分管主席处（包括各部门在下学期中拟开展的活动）初步审阅。

各部门在学期中要临时增加的活动，活动策划书在活动开展前2周交到分管主席处审阅。

如活动策划未能及时提交，那么该活动将被考虑取消。

2、活动结束后5天内将活动的总结、策划书（包括纸质档和电子档）以及活动照片交至办公室处，纸质档交到金瀚林5栋化工学院团委、学生会办公室，电子档及照片统一发到邮箱hgxybgs2009@。

二、策划书审批流程

1、所有策划书必须在活动开展前2周交到分管主席处，经分管主席初审后的策划书将在主席团例会中进行讨论。

主席团会议后，由分管主席将主席团讨论意见反馈，对策划书进一步修改，修改好的策划书交给胡阳老师最后审批。

2、策划书撰写者态度端正，认真；策划书严格按照学院团委、学生会策划书的书写格式书写，不写错别字。

3、策划书中要体现活动的目的、宗旨，活动预期目标，活动中可能出现的问题及其解决方案。

其中要体现活动具体流程，把每个环节安排到具体的负责人。

4、所有活动策划都要经过审批方可开展。

三、报账

1、保留好活动使用过的正规发票，收据不能作为报账凭证，如果活动缺乏正规发票可以去购物中心凭购物小票兑换。

2、报账时将所购物品列成经费开支清单（包括物品项目、费用、经手人、证明人），同时将所有需要报账的金额统计好，将物品用途，经手人、证明人，用黑色签字笔写在发票后面，发票正面不能涂改。

为方便统计活动经费，还要制作一张经费开支一览表（见样表）注明项目、时间、支付人或单位等信息。

特别要注明有发票的金额数量以及无发票的金额数量。

3、如果各部门需要发放奖金，需要制作奖金发放表，写明金额，领取人，证明人。

发放奖金时，持奖金发放表找到获奖人员，获奖人员签字，需有证明人在场并签字。

四、借教室程序

如部门开展活动需要借多媒体教室（90人以上），则先去学工办领取借教室的批条，然后经学院审批，最后到新办公大楼三楼教务处教务科进行审批。

小型会议可在化工楼A栋101召开，提前1-2天到学工办办理相关的借用手续。

五、海报、喷绘制作流程

1、各需要海报及喷绘的部门请认真填写好海报申请表及喷绘/写真制作情况表，将表格内容写清楚，字迹工整、清晰，不写错别字；每次活动的海报数量原则上不超过3张，写真、喷绘设计方案相同，如有特殊要求，请部门负责人与广告部及网络部协商。

由于喷绘写真工作涉及到很多细节问题，希望各个部门能够与网络部制作人员在电脑前交流；

2、海报表格提前5天，喷绘表格提前7天交至相关负责人处，未按期交表格的部门，广告部及网络部将不保证海报及喷绘质量并有权不予接收该部门喷绘及海报制作权；

3、学生活动喷绘、海报、写真、宣传板等宣传时间为1-2天，即活动开始前1-2天，悬挂地点在在南苑、北苑宣传栏。

金翰林悬挂时间较长。

需悬挂至南苑、北苑、金翰林宣传栏的喷绘请在活动前5天到学院学工办领取相关表格，认真填好表格并经院学工办签字盖章。

然后到相关部门签字、盖章。

（写真签字地址：

学生活动中心四楼社会实践部办公室。

喷绘签字地址：

金翰林8栋3楼金翰林公寓管理办公室）校团委需要2天时间审批喷绘及写真。

审批结束后，校团委会有人联系喷绘/写真负责人，告知审批通过，负责人要去校团委领取已经签字的喷绘/写真表格交予琴湖四栋督察队办公室；

4、喷绘请在每天早晨早六七点悬挂，晚上十点钟之前取回防止丢失。

海报需要及时回收，交予广告部；

5、各部门严格遵守上述规定，所有海报及喷绘写真申请以申请表为准，口头、短信均无效。

六、通知发放要求

1、各类通知须经本部门分管主席签名，并将通知底稿（签名稿）交到办公室备档；

2、各部门开小会的通知以后不予受理，请各部门自己联系开会人员；

3、如我院举行校级活动，需要向其他院系传达通知或请柬，必须由办公室统一备档后发放；

4、请各部门在活动前1—2天把通知内容交到办公室，希望各部门合理安排活动举办时间，便于办公室发放通知；（如对通知的张贴时间有特殊要求，必须提前说明）

5、如遇到特殊情况，需马上出通知，必须提前与办公室主任联系，不得以部门名义，自行张贴通知；

6、通知栏属于化工学院团委、学生会所有，各部门或班级不得擅自张贴海报或通知。

如有特殊原因必须由胡老师或主席团批准（以批条为准），并在办公室登记备档后方可张贴；

7、任何部门与个人不得私自撕毁通知，如抓到必定严惩不待。

七、新闻要求

本部门活动时间及地点确定后请提前三至五天通知宣传部负责人，便于安排干事排班，否则对于新闻未能及时上传造成的后果由本部门自己承担。

八、文件装订

先必须对文件进行排序。

正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便予将来翻阅利用，采用左边装订和左上角装订两种方式。

第三章规章制度

化工学院第九届团委、学生会材料规范要求

为使我院相关材料收集与整理工作更加规范化，特制定本规范如下：

一、原始文件材料的质量要求

1、纸质文件材料必须使用碳黑墨水笔或黑色签字笔写，不能使用字迹容易扩散的圆珠笔、铅笔、彩色笔、纯蓝墨水笔写。

2、所有形成文件材料的纸张必须用A4纸

二、材料的格式要求

（一）文字材料制作工具

使用MicrosoftWord2000/XP/2003/2007中文版。

（二）页面设置

1、纸型

采用国际标准A4型纸且激光单面打印或复印。

2、打印方向

（1）文字材料采用纵向打印。

页边距：

上25mm，下22mm，左28mm，右26mm。

（通知除外）

（2）表格采用横向单面打印，上边距为28mm，下边距为26mm，左边距25mm，右边距22m