档案管理办法.docx
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档案管理办法
档案管理办法
第一章总则
第一条为加强公司档案的科学管理，提高档案工作的质量，维护档案的完整与安全，充分发挥档案在经营管理活动中的作用，根据《中华人民共和国档案法》，结合我公司的实际情况，制定《档案管理办法》（以下称办法）。
第二条本办法所指档案，系指公司在管理工作和业务活动中形成的有保存价值的各种文件、电报、单证、报表、帐册、照片、录音、录像、软盘等不同形式或载体的文件材料，公司档案包括文书档案、保险业务档案、会计档案、审计档案、基建档案、声像档案等，是公司保险业务和管理工作的真实记录和原始凭证。
第三条档案管理工作是公司工作的重要组成部分。
总公司各部门、各分支机构都应当把在管理工作和业务活动中形成的、办理完毕的、有保存和利用价值的各种文件材料及时进行收集、整理、立卷、归档，并列入有关人员的职责范围，作为考核其工作质量的标准之一。
第四条公司档案工作的管理原则是：
统一领导，分级管理，确保各类档案的完整与安全，实现档案的综合管理和有效利用。
第二章档案机构和任务
第五条总公司办公室负责领导、管理总公司档案管理工作。
各分公司人事行政部负责领导、管理各分公司档案管理工作，由总公司负责指导和监督。
各支公司人事行政部负责各支机构档案管理工作，由分公司负责监督和指导。
第六条档案管理人员的职责
（一）集中统一管理总公司全部档案；
（二）监督和指导总公司各部门、各分公司做好各类文件材料的收集、整理、立卷、归档工作；
（三）积极开展档案的利用工作，为各项业务和管理工作服务；
（四）组织安排对超过保管期限的档案进行价值鉴定；
第三章立卷归档要求
第七条立卷归档时间
档案一般应按年度立卷归档，各立卷单位在每年第一季度前完成上一年度的文件材料的立卷归档工作。
跨年度的项目，可在项目完成后归档，也可按阶段归档。
第八条总公司各部门必须遵守归档要求，不得无故延期或不交应归档的文件材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档要求归档后，再办理借阅手续。
第九条立卷的原则及方法
（一）立卷原则：
文书立卷遵循文件材料自然形成规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用；
（二）文件收集要求
1、检查文件材料和处理手续是否完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办。
2、文件结案后，原稿由档案管理部门归档，经办部门视实际需要留存影本。
如为业务案件因业务处理需要，原稿可由经办部门妥善保管。
（三）文件整理要求
1、中文横写或外文文件均以左方装订为原则，装订则对准左上角理齐钉牢。
2、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。
（四）组卷要求
把归档文件收集齐全，按文件的自然形成规律，根据文件作者、问题、时间、地区等特征，将一组具有有机联系的文件组成一个保管单位（卷、册、盒、袋等）。
（五）卷内文件的排列
卷内文件要根据文件之间有机联系，按照文件形成的时间、顺序、结合文件的重要程度进行排列。
具体要求是：
批复、批示在前，请示、报告在后；正文在前，附件在后；印件在前、原稿（定稿）在后。
保持卷内文件的齐全完整。
（六）填写卷内文件目录及全引目录
文件经初步整理组成案卷后。
立卷人员应在卷内文件的右上角或背面的左上角逐张编写顺序号，即页号，并按要求填写“卷内文件目录”（附件三）和全引目录（附件四）。
（七）备考表
卷内文件由于某种原因不符合实际或不齐全、不完整等情况，必须在案卷内附上“备考表”（附件五）加以说明。
（八）案卷标题和案卷封面的填写
案卷标题应该简明确切地反映出卷内文件的内容和成份。
填写案卷封面必须用钢笔或黑色签字笔，字迹要工整、醒目。
第十条档案分类及编号
（一）档案分类应视案件发生时间、内容形式、部门组织、业务项目等因素，按时间、部门、内容三级分类。
先以时间区分，再按部门划分，部门划分后依案件内容形式分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。
（二）档案分类应力求切合实用。
如案件较多，上述三级分类不敷应用时，可于第三级之后另增第四级“细类”。
如案件不多，亦可仅使用“时间”及“部门”或“内容”二级。
（三）同一“内容”（或细类）的文档以装订于一档夹为原则，如内容较多，一个档夹不敷使用时，可分为两个以上的档夹装订。
（四）公司档卷分类目录及编号原则，总公司由办公室或相关业务部门统一制定管理；各分公司、支机构由负责档案管理的部门自行编定后报送总公司。
第四章档案的保管
第十一条档案保存期限
文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：
（一）永久保存：
凡是反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的，在工作中具有永久查考价值的档案，应列为永久保存。
如：
1、公司章程；2、股东名簿；3、组织经营规程及办事细则；4、董事会、监事会及股东会相关材料；5、财务报表；6、上级监管机关单位核准文件；7、其他经核定须永久保存的文档。
（二）长期保存（50年）：
凡是在较长时间内需要查考利用的档案，列为长期保存。
如：
（1）预算、决算书类；
（2）会计凭证；（3）事业计划资料；（4）其他经核定须长期保存的文档。
（三）短期保存（6-15年）：
凡是在较短期限内需要查考利用的档案，列为短期保存。
如
（1）期满或解除之合约；
（2）其他经核定短期保存的文档。
（四）1年保存：
结案后无长期保存必要者。
第十二条档案管理部门对接收的档案要及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管，并编制检索工具，做到妥善保管，存放有序，查找方便。
第十三条档案管理部门必须定期检查档案保管情况，对破损或变质的档案要及时采取补救措施进行抢救。
第十四条公司必须设置与本公司档案业务发展相适宜的档案库房，购置必备的档案装具。
库房要坚固，要有防火、防盗、防潮、防高温等设施。
如：
消防器材等。
第五章档案的借阅
第十五条档案管理工作人员要熟悉所藏档案的情况，做好档案借阅工作。
公司档案管理部门应积极配合公司各项业务和管理工作的需要，编辑各种重要文件汇编、全宗介绍、大事记、基础数字汇编、案例选编、法规汇编、发文汇集等，为业务工作服务。
第十六条调卷程序
（一）各部门经办人员因工作需要借阅档案时，应填具《档案借阅登记表》（详见附件一）,经其部门主管核准后持《档案借阅登记表》向档案管理人员调卷。
（二）档案管理人员接到《档案借阅登记表》经核查后，取出该项档案，并于《档案借阅登记表》上填注借出日期后，将档案交与借阅人员。
《档案借阅登记表》则依预定归还日期之先后整理，以备稽催。
（三）于档案室当场借阅者，免填《档案借阅登记表》。
（四）档案归还时，经档案管理人员核查无误并于《档案借阅登记表》填注归还日期及签字确认后，档案即行归入档夹。
《档案借阅登记表》由档案管理人员留存备查。
第十七条调卷管理
（一）《档案借阅登记表》以一单一案为原则，调阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。
（二）调卷人员对于所调案件，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请档案管理人员负责处理。
（三）调卷人员借阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员借阅同一档案时，应经调卷变更登记，不得私自授受。
（四）调阅案件限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关之案件，应经档案管理部门主管同意。
第十八条档案借阅者要负安全和保密责任。
不得泄密、遗失、污损。
严禁剪裁、涂改、篡改档案的违法行为，未经档案管理部门准许，不得转借档案。
第六章档案的鉴定和销毁
第十九条档案管理部门对超过保管期限的档案要定期进行鉴定。
鉴定工作应由档案管理部门和相关业务部门组成鉴定小组，对超过保管期限的档案提出存毁意见。
对确定销毁的档案，填报《过期档案销毁申请表》（详见附件二），经主管领导审查批准后予以销毁。
销毁档案时，必须有两人监销，监销人员应在《过期档案销毁申请表上》签字。
第二十条销毁档案应与本公司保密、保卫部门取得联系，严格防止档案遗失和泄密。
第七章罚则
第二十一条总公司各部门凡违反本办法第三章第八条，无故延期或不交应归档的文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件负责人写出书面检查外，并视情况予以适当处罚。
第二十二条凡违反本办法第五章第十八条的行为，责令借阅档案者限期归还，并令其写出书面检查。
第二十三条档案管理人员不认真履行职责，私自外借，造成档案丢失、损坏、档案管理混乱而无法利用，将视情节给予处罚。
第八章附则
第二十四条各分公司可根据本办法，结合本单位档案工作的具体情况，制定实施细则，并报总公司备案。
第二十五条本办法由总公司办公室负责解释，并自下发之日起执行。
附件：
一、档案借阅登记表
二、过期档案销毁申请表
三、卷内文件目录
四、全引目录
五、卷内备考表
附件一
档案借阅登记表
案卷名称
编号
借阅单位
借阅人
借阅用途：
办公室主任审批：
借阅时间
借阅期限
归还时间
归还人签字
文件管理员签字/日期：
备注
附件二
过期档案销毁申请表
年度
保管期限
单位
文件名称（件号）：
销毁理由：
申请部门：
领导签字/日期：
监销人员签字/日期：
文件销毁状态：
□已销毁□未销毁
附件三
卷内文件目录
序号
文号
责任者
题名
日期
页号
注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
附件四
全引目录
年代：
单位：
保管期限
案卷号
案卷提名
起止日期
卷内页数
短期
顺序号
文号
责任者
题名
日期
页号
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
附件五
卷内备考表
本卷情况说明
立卷人
检查人
立卷时间
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