自考00341公文写作与处理总复习.docx
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自考00341公文写作与处理总复习
自考“公文写作与处理”
第一章 公 文
1、什么是公文：
公文，即公务文书，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用与规范格式的文件材料，是办理公务的重要工具。
2、公文，或称文书、文件，是一种社会现象，是人类社会实践活动的产物。
公文是随着阶级、国家、文字的产生而产生的，随着生产与管理活动的发展而不断发展的。
3、怎样理解公文的基本含义：
1）公文形成的主体是国家机关及其他社会组织。
2）公文形成的条件是行使职权和实施管理。
3）公文是具有法定效用与规范格式的文件材料。
4）公文是办理公务的重要工具之一。
4、公文产生的必要条件是什么：
具有法定地位的机关或组织在行使职权和实施管理的公务活动中，必然会产生体现自身意志的文件材料，这是公文形成的必要条件。
5、简述我国古代公文产生与发展的主要线索：
1）上古时期，就创造了“结绳记事”的办法。
2）商代时期，出现了一种体式较为完整的甲骨文书。
—是我国迄今发现的最早的文书档案；是书刻在龟骨与兽骨上的商代后期王室占卜活动的记录文字。
3）西周时期，为加强国家的行政管理，已设有专门管理文书的机构与起草文书的官吏。
4）秦汉时期，是我国封建社会文书工作的确立时期。
秦代出现的“书”、“奏”，是我国最早的上行公文。
到了汉代又出现了“章”、“表”、“疏”等上行文；官府之间，平级官员之间的平行文种“移书”的使用也多了起来；下行文则有“令”、“谕”、“教”等。
5）秦汉以后，以至明清，在两千多年的封建社会里，下行、上行、平行的公文种类不断演变增多。
6）辛亥革命以后，南京临时政府对封建王朝的文书工作进行了全面改革，简化文书种类，划一公文程式。
6、《尚书》是我国最早的一部政治文件汇编本
7、汉代以前，我国文书的载体材料一般为：
金石、青铜、竹木、谦帛等直至东晋末年，太尉恒玄下令公文统一用纸。
8、比较文书、文件、公文三个概念的异同：
1）“文书”可以作为所有文件材料的总称，既可以指公务文书，也可以指私人文书。
还可以指一种职业、一种职务名称。
—最早出现于西汉。
2）“文件”从广义上说同文书一样，但从狭义上说，主要是指机关、组织制成和发布的具有固定格式和文件版头的正式行文。
—出现于清末
3）“公文”特指各机关单位为办理公务而形成的文件材料。
—出现于东汉末年和三国时期。
9、公文的主要特点是什么：
1）公文有法定的作者2）公文有法定的权威3）公文有特定的效用4）公文有规范的格式5）公文有规定的处理程序。
10、机关公文的作用表现在哪些方面：
1）领导与指导作用2）行为规范作用3）传递信息作用4）公务联系作用5）凭据记载作用。
法定作者：
是指依据宪法和其他有关法律、章程、决定成立的并能以自己的名义行使法定的职能权利和负担一定的任务、义务的机关、组织或代表机关组织的领导人。
行文单位：
能在自己的职权范围内制发文件的机关、部门或单位，称为行文单位。
公文的制发：
经过起草、核稿、签发等程序。
公文的签收：
签收登记、分办、批办、承办、催办等。
11、为什么要给公文分类：
由于公文所反映的社会现象是极其纷繁复杂的，为了保证机关公文处理工作有秩序、高效率的进行，就必须从分析和研究机关公文的性质、特点和作用入手，对机关在日常工作活动中所使用的公文进行科学的分类。
12、常见的公文分类方法有哪些：
1）按公文来源划分：
（1）对外文件，是指本机关拟制的向外单位发出的文件，是作为传达本机关的意图发往需。
要与之联系的针对机关的文件。
（2）收来文件，指由外机关拟制的，作为传达其自身机关的意图，发送到本机关来的文件。
（3）内部文件，指制发和使用都限于机关内部的文件
2）按行文关系划分：
（1）上行文，指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务部门所发出的公文（报告、请示）
（2）平行文，指同级机关或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关之间的一种行文（函）
（3）下行文，指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文（指示、决定、通知、批复）
3）按秘密程度和阅读范围来划分：
（1）秘密文件，指内容涉及党和国家的秘密，需要控制知密范围和知密对象的文件（分为绝密、机密、秘密三种）
（2）普通文件，指非无密可保，可供任何人阅看的文件
（3）公布文件，是向人民群众和国内外公开发布的文件，如公告、通告、公报、法律、法令，中央领导同志的讲话、报告
4）按公文的制发机关性质划分：
（1）法律、法规文件，指由中央和地方各级权力机关、行政机关所制发的法律、法令和行政法规与规章（分为三种：
法律文件、法令文件、行政法规与规章文件）
（2）行政文件，指国家机关在日常公务活动中所形成和使用的文件，如请示、报告、通知、意见等。
（3）党的文件，指中国共产党的机关、组织形成和使用的文件，反映党的领导、工作和建设等活动。
5）按公文内容性质与作用来划分：
（1）指挥性公文件，指上级领导机关对下级机关或群众发出的用以领导与指导工作的公文，如命令、指示、决定、意见、批复和政策性通知等。
（2）规范性公文，指由机关、组织、社会团体依据法律、行政法规和及组织章程制定的，要求其成员在工作活动等方面严格遵守的行为规范，如各种条例、规定、办法、细则、章程、规则等
（3）报请性公文，是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请示问题所使的陈述性、请求性公文，主要是报告、请示
（4）知照性公文，指机关单位发布的需要周知或遵守，以及各机关单位之间联系工作，通报情况所使用的公文，如公报、公告、知照性通知、通报、函等。
（5）记录性公文，指各机关、组织用以记载公务活动以备查考的公文，如会议记录、电话记录、会议纪要、大事记、值班日志等。
6）按文件的缓急程度划分：
急件（两种：
特急件、急件）\平件；
按文件的使用范围划分：
通用文件/专用文件/技术文件；
按文件的发送目的划分：
主送件、抄送件\批转件、转发件；
按文件的处理要求划分：
需办文件（办件）\参阅文件（阅件）；
13、公文的名称是怎样确定的：
一份公文的名称并不是随意确定的，它是根据发文机关的权限、发文机关和收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的。
14、我国现行的党政机关公文常用种类有哪些：
1）<国家行政机关公文处理办法>规定公文文种为12类13种：
命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。
（1993年11月21日）
2）<中国共产党机关公文处理条例>规定党的机关公文种类主要有14种：
决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。
（1996年5月3日）
第二章 公文写作
15、什么是公文写作：
是指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动。
16、公文写作的组织可分哪几种形式：
1）由一人准备、选取材料并构思布局直至拟写成文。
2）由多人共同讨论、构思和准备材料，最后由一人执笔起草。
（最普遍的基本组织形式）
3）由起草小组共同酝酿，多人分工执笔，一人统稿贯穿成文。
17、公文的质量主要体现在哪些方面：
主要体现在公文的思想内容与文字表达两个方面：
1）在思想内容方面，应该政策性强、针对性强、科学性强。
2）在文字表达方面，应该结构严谨、语言精当、行文规范。
18、公文效用：
是指公文对机关公务活动所起的作用。
公文效用所起的作用：
领导和指导作用、法规和准绳作用、沟通和联系作用、依据和凭证作用
19、公文写作有哪些特点：
1）被动写作，遵命性强2）对象明确，针对性强。
3）集思广益，群体性强4）决策之作，政策性强。
5）急迫之作，时限性强6）讲究格式，规范性强。
20、简述公文写作的基本要求：
1）要保证公文内容在政治上的正确性。
2）要实事求是，在业务上符合客观规律。
3）在文字表述上准确、鲜明、生动，符合语法与逻辑。
4）公文起草要符合统一规定的体式与程序。
5）要注意选用书写的载体与字迹材料。
21、公文写作的步骤是什么：
1）明确发文主旨：
①公文的中心内容是什么②准备采用什么文种③要明确公文发送范围和阅读对象④明确发文的具体要求
2）收集有关材料：
材料要求：
真实、典型、适用、时效
3）拟出写作提纲4）认真起草正文5）反复检查修改。
22、公文皔修改要抓住哪些主要问题：
1）主题的修改2）观点的修改3）材料的修改。
4）结构的修改5）语言的修改。
23、简述公文写作人员加强素养修养的重要性：
公文写作是各级机关工作的重要组成部分，是一项政治性和政策性都很强的工作。
公文写作的好坏，不仅直接关系到公文效用的发挥，也是领导机关领导思想和领导艺术的直接反映。
24、简述公文写作人员加强素养修养的内容：
1）政治素质好2）有一定的政策理论水平3）熟悉业务和机关工作情况4）有较宽的知识面5）有较好的文字功底。
25、简述公文写作人员加强素养修养的途径：
1）完善自我，勇于创新2）博览群书，增长知识。
3）深入实践，勤学苦练。
26、什么是公文体式：
是指公文的文体、构成要素及其在格式上的安排。
27、为什么公文要有一定的体式：
主要是为了保证公文的完整性、正确性与有效性，提高办事效率并为公文处理工作提供方便。
28、什么是公文文体：
是指在公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采取的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特征。
公文文体具有应用文体的一般特点：
实用性、严肃性、程式性。
29、公文文体在表达方式有哪些特点：
公文的表达方式：
是指在写作中运用语言的方法和手段，它是辨别文章体裁的重要标志。
主要有：
叙述、议论、说明
30、公文文体在语言运用上有哪些特点：
由于公文具有很强的政治性、政策性和现实效用性，所以公文运用语言应当做到：
1）准确-是公文语言的主要特征和基本要求。
2）简明3）庄重4）得体
得体的基本要求：
适应行文的语体风格；要分清上下级关系，掌握好分寸；多运用公文的专用语。
31、什么是公文的构成要素：
一份完整的公文是由一些规定的数据项目构成的，如发文机关版头、发文字号、公文标题、主送机关、正文、印章、成文时间、主题词等。
这些数据项目就是公文的构成要素，或称公文的组成部分。
32、公文构成要素的指定项目和选择项目各有哪些：
1）指定项目。
是用于在每一份公文的文面上规定必须填写的数据项目。
它由公文管理标记（包括公文格式代码、印制顺序号、秘密等级、缓急时限和收文处理标记）、发文机关版头、发文字号、公文标题、正文、生效标识和页码等项目组成。
2）选择项目。
是用于供选择填写的数据项目，可根据公文文种的需要选择填写。
它由签发人、题注、主送机关、无正文说明、附件说明、注释及特殊要求说明、主题检索、抄送机关和印发说明等项组成。
33、公文的书面格式：
是指公文构成的数据项目在公文文面上所处的位置和书写的样式。
34、公文的书面格式在文面上分成哪几个部分：
在文面上一般可分为文头、行文和文尾三个部分。
35、公文的文头、行文和文尾三个部分各有哪些数据项目：
1）文头部分包括公文格式代码、印制顺序号、秘密等级、紧急程度、收文处理标记、发文机关版头、发文字号、签发人姓名等项。
2）行文部分包括公文标题、题注、主送机关、正文、无正文说明、附件说明、发文机关署名、成文日期、机关印章与领导人签署、注释及特殊要求说明等项。
3）文尾部分包括主题词、抄送机关、印发说明、页码等项。
36、发文字号的作用是什么：
1）统计发文的数量，便于公文的管理。
2）在查找和引用公文时可作为该份公文的代号使用。
37、公文标题是怎样构成的：
由发文机关名称、公文主题（事由）和文种组成，是对公文主要内容准确，简要的概括和提示。
这三个组成部分，一般都要求写完全，但也有省略的。
例如：
1）省略发文机关名称的2）省略事由的。
3）机关名称和事由同时省略的。
38、为什么要正确选定公文的主送机关：
公文的主送机关一定要选准，这是公文发出去以后能否得到及时处理的一个关键问题。
39、公文的主送机关一般有哪几种情况：
1）上级领导机关对下级发出的公文，其所属的下级机关单位都负有贯彻执行公文的责任。
2）下级机关向上级领导机关发出的请示或报告等上行公文，一般都只有一个具体的主送机关，不要多头主送。
3）直接向社会公众发布的公文，公文的主送机关就不必填写。
40、简述公文正文的结构：
1）导语：
依据式、目的式、原因式。
2）正文主体3）结束语。
41、简述公文正文的写作要求：
1）内容要符合党的路线、方针、政策和有关规定，符合国家的法律、法规，提出新的政策规定要注意保持连续性，提法要同已公布的文件相衔接；
2）所反映的情况、问题、数据等必须真实可靠，提出的措施和办法，要切合工作实际，切实可行。
3）内容涉及的有关部门要经过协调会商，取得一致意见。
4）在文字表达上概念准确，观点鲜明，条理清楚，层次分明，篇幅简短，实事求是，合乎语法规范，正确使用标点符号。
42、公文标注主题词的作用是什么：
1）可以准确简要地概括文件的主要内容。
2）可以帮助我们大大提高文件检索、查询的速度，有利于提高整个机关的办事效率，尤其是大型数据库使用主题词效果更为明显。
3）有利于文书档案管理的规范化、系统化、科学化。
43、主题词的标注应当注意哪些问题：
1）必须在公文主题词表中选用主题词。
2）公文主题词表中的类别标题不作主题词用。
3）一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。
4）在公文上标注主题词，要直接反映出该份公文所说明的问题或论述的事物。
5）主题词标引的顺序是先标类别词，再标类属词。
44、简述公文的排版形式：
公文的排版形式，是指公文数据项目在文件版面上的标印格式，是指公文的外观形式。
主要包括：
公文版头设计、版面安排、字体字号、字行字距、天地页边、用纸规格等。
45、简述公文的装订要求：
公文一律左侧装订。
一般采用线装、钉装或胶粘的办法。
装订时，文件页码要折叠整齐，认真编排，注意不可错页漏页，以保持公文的完整。
凡有附件的公文，主件和附件装订在一起，并在正文末尾注明各附件的标题；如不能装订在一起的，应在附件的首页上注明文件的文号，与主件同时报送。
46、比较公文的正本、副本与存本的异同：
正本、副本与存本的文字内容是一样的。
正本是根据已经签发的定稿制发的正式文件，一般盖有发文机关的印章或领导人的亲笔签署；副本是根据公文正本复制、誉抄的其他稿本，主要供传阅、参考和备查之用。
存本是留在机关的除草稿、定稿以外的印制本，只是作为查考之用。
47、公文的特定格式：
1）信函格式2）命令格式3）会议纪要格式
48、★公文的眉首部分包括：
1）公文份数序号：
带有密级公文要编制份数序号
位置：
位于版心左上角顶格第1行，一般由六位阿拉伯数字（不得少于2位）组成。
数字不足规定数时，前面用“0”（零）补齐
2）秘密等级和保密期限：
秘密程度分为绝密、机密、秘密三级；
标注方法：
在密级与时限中间加“★”。
如“秘密★六个月”、“绝密★长期”。
位置：
位于文件首面公文版头右上角第一行3号黑体，凡传递秘密公文应在文件封皮上加盖戳记注明。
保密时限：
一般分一年以内，一年以上，长期和期限不作标注，凡不作标注的可按二十年认定。
3）紧急程度：
是对公文送达和办理的时间限度。
（包括：
特急和急件，电报分为：
特提、特急、加急、平急，位置在文件首页文头右上角，需要与密极同时使用，紧急程度置于密级之下，上下对齐。
时限送达的文件须在文件封筒上注明“务于某日某时送到”或“限某日某时送达”。
）
4）发文机关标识（文头），是发文机关用来制发正式文件时使用的的固定版式的发文机关标识。
位置：
发文机关版头大字居中套红印在文件首页上瑞，约占图文区的三分之一或五分之二。
字体选长宋体。
—般使用这种套文头的文件，通常称之为“红头文件”。
党的文件在间隔线中间印上一颗五角星。
5）发文字号：
指由发文机关编排的文件代号。
（由发文机关代字、年份（加六角括号[]）和序号组成）
位置：
有版头的文件，应标注在文件版头之下，间隔横线之上，居中排列；用信笺头的文件，则置于信笺头横线之下，公文标题之上，右侧排列：
“命令（令）”则在公文标题下面当中，写“第X号”。
6）签发人：
在上报的公文中才出现的，目的是为上级单位的领导人了解下级单位谁对上报的公文内容负责。
一般供上行文使用。
位置应平行排列于公文字号右侧，与发文字号同处在一行
★公文主体部分包括：
1）公文标题，位置应于红色横线下分1行或多行居中排列
2）主送机关，指主要受理公文的机关。
位置应在正文之上公文标题左下方，无论一行或多行，应靠左顶格书写。
3）正文：
是公文的主体部份，用来表达公文的具体内容，体现发文机关的意图，是公文的核心。
4）附件，位于正文的左下方，公文生效标识之上，注明所附文件材料名称及件数，——应在正文下一行加以标识
形式有：
图表、目录、名单、简介及其他有关文件材料。
5）成文时间，指公文形成的时间，它是文件生效及日后查考的重要依据之一。
（年、月、日要写全-用汉字）
位置应标注在发文机关署名下方。
不论其文字多少，都要注意二者的距离相称。
注意事项：
（1）一般情况下，以领导人签发日期为准
（2）经会议讨论通过的公文，以会议通过的日期为准，并加括号写在公文标题的正下方（3）法规、规章类文件以批准日期为准（4）两个以上机关的联合行文，以最后一个签发机关的领导人的签发日期为准（5）一般的日常事务性公文，如涉用具体事项的通知、通告、简报、函等的成文日期以它们的印发日期为准。
6）公文生效标识，指在正文或附件之后加盖发文机关印章或签署人姓名，是证明公文效力的表现形式。
7）附注，是对公文的发放范围，使用时需注意的事项加以说明。
应用圆括号括入，左空2字标识在成文时间下一行。
★公文的版记部分：
1）主题词，位于注释或特殊要求说明左下方，文尾横线上端顶格书写。
最多不超过五个主题词。
1997年12月，国务院办公厅秘书局修订发布的《国务院公文主题表》共由15类1059个主题词组成，分为主表和附表。
主表有13类751个主题词，附表有2类298个主题词。
词表分三个层次：
主题区域、类别词、类属词。
“主题词三字居左顶格用3号黑体字标注在抄送机关上1行，”主题词“后标冒号；冒号后标主题词的词目，词目之间应有一个字的间距。
2）抄送机关，指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。
位置：
位于主题词下一行，左空1字用3号仿宋标识，“抄送”后标冒号，抄送机关用顿号隔开，回行时与上1行的抄送机关对齐，最后一个抄送机关后标句号。
3）印发机关和印发说明，位置应于抄送机关之下，印发机关左空1字，印发时间右空1字，然后在下方划一条与版心等长的横线作底线，底线下面右侧标注印制份数。
位置：
位于抄送区域横线之下，左侧行首空一个字标注制发单位名称，右侧注明印制时间，行尾空一个字。
然后在下方划一条与图文区等长的间隔线作底线，底线下面右侧标注印制份数。
印制单位：
一般是各级机关的办公厅（室），使用全称或规范化简称。
印发时间：
是秘书部门起印文件的时间，要完整写出年月日。
印制份数：
是该份文件所印的数量。
49、1988年9月国家技术监督局发布的《国家机关公文格式》相关规定：
1）公文用纸尺寸与规格：
国际A4：
长297mm、宽210mm
2）公文的书写形式：
一律采用从上至下、自左向右横写横排。
（少数民族文字除外），正文文字的每行长度与图文区宽度相等。
多层次结构的标识方法：
第一级用：
一、二、三…第二级用：
（一）、
（二）、（三）……第三级用：
1、2、3、……第四级用：
（1）、
（2）、（3）
3）字体字号的选用：
一般按发文机关名称、大标题、小标题、标识字符、正文作注释说明等顺序依次从大到小地选用。
发文机关标识使用小标宋，红色标识；大标题2号宋体，小标题3号宋体；秘密等级，缓急时限、主题词和各标记字符或其他重点推荐使用3号黑体；一般的公文发文字号、签发人、主送机关、正文、附件说明、成文时间、附注、抄送机关、印发说明使用3号仿宋；签发人姓名用3号楷体。
4）排版规格：
正文用3号仿宋，每面22行，每行28个字。
5）制版要求，版面干净，字迹清楚，尺寸标准，版心不斜，误差不差过一毫米。
6）印刷要求，双面印刷、页码套正，两面误差不超过2毫米。
第四章 公文的行文规范
50、什么是公文的行文规范？
它包括哪几个方面：
按照一定的规定或准则来维护机关之间的行文秩序称为行文规范。
公文行文规范的内容包括行文关系\行文方向与方式\行文规则三个方面。
51、什么是公文的行文关系：
是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。
52、怎样划分机关之间的行文关系：
1）同一系统的机关，既有上级领导机关，又有下级被领导机关，上下级机关之间，构成领导与被领导的关系。
—使用“上行文”“下行文”
2）上级业务主管部门和下级业务部门之间具有业务上的指导关系。
—使用“上行文”“下行文”
3）非同一系统的机关之间，无论级别高低、既无领导与被领导关系，又无上下级业务部门的指导关系，它们仅仅是一般性关系，或称不相隶属关系。
—使用“平行文”
4）同一系统的同级机关之间的关系，属于平行关系。
—使用“平行文”
53、简述公文的行文方向与方式：
根据机关之间的不同的行文关系，分为上行\下行和平行三个方向，并根据机关工作的需要分为以下几种不同的行文方式：
1）下行文。
是指上级领导机关或业务主管部门对所属下级机关或业务部门的一种行文。
（1）逐级下行文。
就是指采取逐级下达或者只对直属下级机关下达的一种行文方式。
（2）多级下行文。
就是指党政领导机关根据工作需要，同时下达几级机关的一种行文方式。
（3）直达基层组织和群众的下行文。
是指党政领导机关直接发到最基层的党政组织或者直接传达到人民群众的一种行文方式。
2）上行文。
是指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行文。
（1）逐级上行文。
就是指下级机关直接向所属上级领导机关的一种行文方式。
（2）多级上行文。
是指下级机关同时向自己的直属上级机关和更高级的上级领导机关的一种行文方式。
（3）越级上行文。
就是指在非常必要的时候，下级机关可以越过自己的直接上级领导机关，向更高一级的领导机关直至中央的一种行文方式。
3）平行文。
是指同级机关，或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关\部门\单位之间的一种行文。
54、为什么说逐级上行文是上行文中最基本、最常用的一种方式：
在正常情况下，下级机关一般都采用这种逐级行文的方式向所属上级领导机关请示和报告工作，而保证了正常的领导关系和业务工作关系。
55、行文规则的主要内容有哪些：
1）注意隶属关系，尊重机关职权。
2）大力精减文件，严格控制发文数量和范围。
3）在一般情况下，党政机关不得越级行文。
4）牵涉到几个部门的问题，部门之间要先协商一致或经上级裁决，然后向下行文。
5）行文必须正确确定主送机关和抄送机关。
6）主送机关与公文名称要相互呼应。
7）关于联合行文的问题。
8）关于“请示”的行文问题。
9）关于各级党政机关办公厅（室）的行文问题。
11）在报刊上发布的法规性公文，应视为正式公文依照执行。
56、为什么说在一般情况下党政机关不得越级行文：
1）以免打扰正常的领导隶属关系和工作业务联系。
2）下级机关如果越级向上行文，就可能使直接的上级机关的工作陷于被动，或者造成公文往返传递延误时间。
3）上级机关或业务主管部门如果越级向下行文，就可能造成沟通情况不及时和工作上的脱节。
57、为什么说牵涉到几个部门的问题要先协
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