常用公文格式和写作.docx
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常用公文格式和写作
常用公文格式和写作
-1-常用公文格式
一、公文标题字体公文标题应当是二号小标宋简体，副标题用三号楷体，一般不用加粗。
许多人爱用小标宋简体、宋体、仿宋体、华文中宋、黑体，用小二号、一号，这都是不对的。
二、标题位置、格式红头文件（即党政机关使用的带发文机关名称的文件俗称，文件头一般为红色）的标题编排于红色分隔线下空一行或者两行位置，非红头文件的标题编排于页面第一行即可。
标题由发文机关名称、事由和文种组成。
（发文机关单独一行）
标题分一行或多行居中排布；
回行时，做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。
多行标题排列使用正梯形、倒梯形或者菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形。
如果是呈报领导审阅批示的非正式发文纸质件，一般无报批页且领导又可能有大段批示，此类可以在标题前多空几行，多多留白，以供领导批示。
公文如果有副标题，副标题应当随破折号另起一行；
另外，标题中不应出现书名号和引号（转发通知除外）。
（如下图）
三、正文的有关要求正文是公文的主体。
公文首页必须显示正文，正文用三号仿宋体字，编排在主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。
这里着重强调下仿宋体字尽量用“仿宋”（即国标仿宋），不要用”仿宋”，因微软自xp系统之后开发的win7、win8、win10系统的“仿宋”字体，将此类文档拷贝到xp系统，
-2-仿宋字体就变成了黑体。
文中结构层次序数依次用“一、”“
（一）”“1.”“
（1）”标注，不能逆向，这里尤其要注意一后面是顿号，1后面是点（实心的圆点），
（一）和
（1）后面无任何标点符号。
特殊情况下可以做适当调整，一般第一层用三号黑体字，第二层用三号楷体字，第三层和第四层用三号仿宋字体标注（多指小标题的字体）。
这里，常见错误是滥用顿号，“
（一）、”“1、”“
（1）、”都是不对的。
正文涉及数字、年份的，一律不得拆行。
有多级小标题的法规性公文，第一层次编、章的序号及其标题（如“第一章总则”）用三号小标宋体居中排印，上下方各空一行；
第二层次（如“第一条”）用三号黑体字排印，后空一字接排正文（具体可参考“得道”会员资料库的15种常用公文范例）。
单独的小标题，末尾不标注标点符号；
小标题之后接着带正文的，末尾用句号。
四、附件的要求在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称（即一个附件的格式是附件：
×××）。
如果有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：
1.×××”）；
附件名称后不加标点符号。
附件名称较长需回行时，与上一行附件名称的首字对齐。
写成“附件1：
”“附件：
1、”“附件一：
”等都是不对的；
另外附件回行采用自然段格式也是不对的。
附件说明之后，才是发文机关和成文日期，顺序不得颠倒。
附件应当另起一面编排，不得与正文同面，但与公文正文一起装订。
“附件”二字及附件顺序号用三号黑体字顶格编排，编排在左上角第一行，附件标题居中编排在第三行，附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。
附件格式要求同正文。
（如
-3-下图）
五、发文机关和成文日期发文机关署名应署发文机关全称或者规范化简称。
如“中华人民共和国国家发展和改革委员会”的规范化简称为“国家发展改革委”。
成文日期应当用阿拉伯数字将年、月、日标全，如“2015年12月30日”，而非“二零一五年十二月三十日”。
六、联系人和联系方式机关上报请示、发通知或公函，往往会留具体联系人和联系方式，宜放在“发文单位、成文日期”下方空一行，居中排列，并用括号，联系人与电话之间用逗号隔开。
（如下图）
七、关于文种按照现行的《党政机关公文处理工作条例》，公文种类有15种（以往的规定是13种已作废），分别是决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。
文种具体用途和范例详见老笔头公众号第二篇原创文章，在此不再赘述。
总结、要点、方案、计划、安排、规划、建议和答复，都不属于正式的公文文种，但实际工作仍需经常用到。
大家要注意以上两者的区别。
着重谈一下最容易混淆的是报告和请示。
报告主要适用于向同级人民代表大会及其常务委员会、上级机关汇报工作、反映情况、回复询问。
请示主要适用于向上级机关请求指示、批准。
报告是陈述某一情况，请上级阅知。
请示是提出请求事项，请上级予以答复。
报告的受文主体没有答复义务，请示的受文主体则有答复义务。
请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示
-4-事项。
绝对不存在《关于××××××的请示报告》，这是错误的，属于文种混用（具体可参考老笔头“得道”会员资料库的15种常用公文范例）。
再谈一下通报和函。
通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况，通俗的说好事、坏事都可以通报，并不是通常理解的通报只用于批评；
函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项，绝对不允许给上级机关发函，给上级机关要么是报告，要么是请示。
八、关于公文的诸多细节问题俗话说“细节决定成败”，细节对公文而言同样如此。
（一）公文起草。
公文起草应当做到：
1.符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。
2.一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
3.内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。
4.文种正确，格式规范。
5.深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
6.公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。
7.机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
（二）公文审核。
公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核。
审核的重点是：
1.行文理由是否充分，行文依据是否准确。
2.内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规；
是否完整准确体现发文机关意图；
是否同现行有关公文相衔接；
所
-5-提政策措施和办法是否切实可行。
3.涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
4.文种是否正确，格式是否规范；
人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；
文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
5.其他内容是否符合公文起草的有关要求。
需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅（室）进行初核。
经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；
符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。
（三）签发。
公文应当经本机关负责人审批签发。
重要公文和上行文由机关主要负责人签发。
党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。
签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；
圈阅或者签名的，视为同意。
联合发文由所有联署机关的负责人会签。
上行文应当标注签发人姓名，格式由“签发人”三字加全角冒号加和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。
“签发人”三字用三号仿宋体字，签发人姓名用三号楷体字。
如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关排列顺序从左至右，从上到下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
（四）发文字号。
用三号仿宋字体，年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；
年份标注公元纪年全称，用六角括号标明；
发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数
-6-字后加“号”字。
发文机关代字应当准确、规范、无歧义、易识别，并固定使用。
如“青政办发〔2015〕3号”，而不是【】（）〈〉等括号。
平行文、下行文的发文字号编排在发文机关标志下空两行位置，居中排布；
上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
（三、四的相关描述如下图，三种情况）
（五）公文用纸。
采用国际标准A4型，以前是政府机关用A4纸，党的机关用16K纸，目前已党政统一。
（六）数字和英文。
标题、正文中所有阿拉伯数字与英文，建议采用TimesNewRoman字体，用仿宋字体也可。
现代社会生活中出现的事物、现象、事件，名称的书写形式中包含阿拉伯数字，已经广泛使用而稳定下来，应采用阿拉伯数字。
如：
“7•5”事件、“12•5”枪击案。
但是，汉语中长期使用已经稳定下来的包含汉字数字形式的词语，应采用汉字数字，如：
五四运动、“一•二八”事变、“一二•九”运动。
如果要突出庄重典雅的表达效果，应使用汉字数字。
如十一届全国人大一次会议，不应写为“11届全国人大1次会议”；
十八届四中全会，不应写为“18届4中全会”。
对于法律文书引用法条，如“《中华人民共和国城乡规划法》第四十条”，不应写成“《中华人民共和国城乡规划法》第40条”。
（七）书名号。
书名号的形式有双书名号“《》”和单书名号“〈〉”两种。
当书名号中还需要书名号时，里面一层用单书名号，外面一层用双书名号。
例如，欢迎订阅《〈中华人民共和国行政处罚法〉学习读本》。
最容易出现的错误，是用尖括号或数学中的“大于号”或“小于号”代替单书名号，如《＜中华人民共和国行政处罚法＞学习读本》。
（八）连接号。
连接号的形式有短横线“-”、一字线“——”
-7-和浪纹线“～”三种。
标示相关项目（如时间、地域等）的起止，一般用一字线，有时也可用浪纹线。
实践中常见错误是用短横线代替一字线，如《×××××五年改革纲要（2014-2018）》，正确表述应该是《×××××五年改革纲要（2014——2018）》。
（九）页面设置。
一般要求为每页22行，每行28个字。
公文左边界28毫米，右边界26毫米，天头（上边界）37毫米，地脚（下边界）35毫米。
（十）页码。
正式公文的页码用四号半角宋体阿拉伯数字，数字左右各放一条一字线。
编排在公文版心下边缘之下，单页码居右，双页码居左。
公文附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
（如下图）对于非正式公文的页码设置，大家可以随意，但也基本位于页面最下方，以居中、靠右为多。
（十一）常见错字。
如“检查和检察”、“截至”和“截止”、“制定”和“制订”、“做”和“作”等。
写作本身就是一门大学问，公文写作枯燥，却有许多讲究；
文字工作没有捷径，要下苦功夫，加强学习，努力钻研，总结积累。
老笔头作为公文领域首批原创公众号，“得道”会员作为上线最早、内容最全的综合公文品牌，目前推送的300多篇文章、上传的500万字范文，目的也是尽力实现介绍思维方法与提供精品范文的统一，从而使大家既有方向也有标杆，更快地提升脱颖而出的文字能力。
-8-常用公文写作
一、关于公文写作
（一）公文概念，公文写作，全称为现代公文写作，主要是对机关通用的公务、事务、专用等公文的撰写。
它与现代经济写作、现代公关写作、现代科技写作、现代教育写作、现代广告写作、现代新闻写作，构成了机关的现代应用文写作。
我们常说的公文，是机关公务文书的简称，是机关实用文书的重组成部份。
它是党政机关、社会团体、企事业单位在日常工作中大量使用的文字材料。
它具有宣传教育、联系沟通、服务社会、规范行为、指导工作的作用。
时下，公文已成为各级机关、各类组织、各种经济实体日常工作的一种重要工具，它的实用价值是无法取代的、也是难以估量的。
公文从来源分有收文和发文两大类；
从行文方向分有上行文、下行文和平行文；
从作者性质分有党内公文、行政公文、社会团体公文、企事业单位公文；
从时间要求分有特急、急、平件三种；
从保密程度分有绝密、机密、秘密和普通公文四种。
公务文书又分发布、内部、保密三种文件。
公文与一般文章、文学作品相比较，具有显明的政治性、权威性、规定性、时间性等四大个性特点。
所以，长期以来，各级党政机关、社会团体、企事业单位都非常重视公文写作水平的提高与规范。
我想你们公司办这次培训也是为了这个目的。
（二）公文分类
根据91989年年22月月818日国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，机关实用文书分为三大类。
第一类为机关公务文书
-9-机关公务文书，是国家机关、社会团体、企事业单位，传递贯彻党和国家的文针、政策、发布行政法规和规章、请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况、交流经验等公务所形成的具有特定体式的重要的书面文字工具。
除军事、外交、司法等部门专用公务文外，共有010类类515种，即：
命令、（令）、指令；
决定、决议；
指示；
公告、布告、通告；
通知；
通报；
报告、请示；
批复；
函；
会议纪要等。
属于“红头”文件。
第二类为机关事务文书
机关事务文书，是为了保证工作顺利进行，协调发展，不断总结经验，不断有所前进而撰写的文书材料。
即，简报，计划，总结，调查报告，规章制度等。
第三类为辅助文书
机关辅助文书，系机关常用的实用文书，比公务和事务文书的专业特点更强些。
即：
交际类（如欢迎辞、欢送辞、祝酒辞、答谢辞、慰问电、慰问信）；
宣传类（如消息、通讯）；
经济类（如合同、广告、经济活动分折）；
司法类（如起诉状、上诉状、申诉状、答辩状）；
会议类（如领导讲话稿、发言稿、开幕词、闭幕词）等。
在了解机关实用文书分类的同时，我们在大体了解一下党的机关的文件文种。
机关公务文书是010类类515种，而是党务公文是313类类313种，即公报、决议、决定、指示、条例、规定、通知、通报、请示、报告、批复、会议纪要、函等，与机关公务文书有所不同。
（三）公文类别
为了进一步认识和了解公文，应对010类类515种机关公务文书
-10-的类别与用途作一些简略的了解。
第一类：
命令、（令）、指令
命令、（令）
是国家行政领导机关颁布的，有强制执行性质的指挥性文种。
如国家主席令、国务院总理令、国务院命令等。
它有颁发性命令、事项性命令、任免令、嘉奖令四种。
企业主要是执行，但须要了解。
指令，是国家行政机关发布指示性和规定相结合的措施或要求的文种。
如《国务院关于节约用电的指令》，现在一些企业和科研单位也使用。
指令与命令（令）基本相同，都具有指挥性，只是使用上略有区别。
第二类：
决定、决议
决定，是党政机关对重要事项或重大行动做出安排时所使用的文种。
如《国务院关于授予XXXX等同志劳动模范的决定》
按决定的种类，分为知照性决定和法规性决定两大类。
决议，，是经过会议讨论通过，要求下级贯彻执行某些事项的文种，是具有法规性和指令性的文件。
如：
第212届全国人民代表大会第一次会议关于《政府工作报告》决议。
决定与决议是两个非常相近的文种。
相同点是：
11、都是记录某一项事项。
22、都要求有关范围认真执行。
33、正文结构大体相同。
44、语言严肃、肯定。
不同点是：
11、决议必须经过会议讨论通过，决定则不一定。
22、决议事项重大而原则，决定相对单一具体。
-11-33、决议题目下方要标明通过时间，而决定常无。
第三类：
指示
指示是上级机关对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则时使用的文种。
如，《国务院关于加强市场管理打击投机倒把和走私活动的指示》。
指示与命令、指令、决定都是上级机关下发的指导性文件。
但指示不像命令、指令、决定那样语气坚决，不容置疑。
第四类：
公告、布告、通告
公告：
是党和国家机关（包括企业）向国内外宣布重大事项时使用的文种。
根据公告的作用，可分为知照性公告和规范性公告两种。
知照性公告，一般只起告知作用（如：
人事任命）
规范性公告，在告知重大事项时，往往还要提出一些要求、规定，做为被告知对象遵照执行的规范。
如《关于火车票实行实名制购买的公告》
布告：
是公布普遍遵守或周知事项时使用的文种。
目的有二：
一是公布地方行政机关的有关规定；
二是公布应禁止的某些违背人民利益和国家、企业利益的事。
如《XXX市工商局对农贸市场管理的布告》
通告：
：
是在一定范围内，对人民群众或机关团体公布应当遵守或者周知事项时使用的文种。
按其特点，通告分为知照性通告和规范性通告两种。
知照性通告：
所知照的事项常是一般性事物，目的是告知，很少有遵守什么或禁止什么之类的要求。
规范性通告：
是一种以陈述有关执行规定为主的通告，它有一定的强制力，要求有关范围遵守。
如《XXX市公安局保证奥运火炬的交通管理通告》
-12-第五类：
通知
通知是告知机关某一特定事项时所使用的文种，也是一种使用极其广泛的公文。
有指示类、批转类、法规类、会议类、事项类等五种通知类型。
因下面还要讲，故不多说。
第六类：
通报
通报是在一定范围内表彰先进、批评错误、传达重要情况的机关内部公文。
它分为表彰性、批评性、情况性三种通报。
如《关于于XXX交通事故的通报》。
第七类：
报告、请示
报告，是下级机关向上级机关反映情况、汇报工作、提出建议时所使用的一种陈述性文种，也是一种比较频繁的公文。
我们党历来十分重视。
报告按内容分，有综合报告和专题报告两种；
报告按时间分，有定期报告和临时报告两种。
报告按使用性质分，有呈转性、知照性、答复性三种。
11、呈转性报告是下级机关要求上级机关给予批准或转发的一种报告。
22、知照性报告是向上级机关汇报情况的一种报告。
33、答复性报告是下级机关回复上级机关交办事项的报告。
请示，是下级机关向上级机关请求指示和批准的文种。
这里要提示一点，为了避免请示文种的滥用，对所谓上级机关应用如下理解：
一是同一组织系统中有隶属领导关系的“上级机关”。
如企业单位与主管的上级机关或部门之间；
二是在同一组织系统中有业务指导关系的《上级机关》。
如企业的各部门与上级对口业务主管部门之间。
除上两种情况外，均不属于《上级机关》。
不要为了表示谦虚动不动就用请示，这是不符合请示文种的。
-13-请示可分为批准性请示和呈转性请示两种。
用时要掌。
握好。
请示与报告两个文种企业常用，下面再讲。
第八类：
批复
批复是回答下级机关请示事项的文种。
批复对下级机关请示事项的命运起着举足轻重的作用，所以在撰写批复时，一定要考虑周全，慎重。
如《XXX公司关于同意XXX请示的批复》。
第九类：
函
函是机关之间就具体问题进行商洽、询问和答复以及向有关。
主管机关请求批准的文种。
这种文种企业用的尚多，下面再讲。
第十类：
会议纪要
会议纪要是传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行的陈述性文种。
具有通报、指导、依据等作用。
二、常用公文的写作格式与模板
（一）
公文格式
1.报告
报告，是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况和问题、提出建议以及回复上级机关的查询或交办事项时使用的一种陈述性公文。
报告格式：
关于××工作的报告
【标题】
×发〔2016〕×号
【文号】
××（单位名称）：
【称谓】
为进一步……，现将有关问题报告如下（现予呈报）：
【报告引据】
-14-一、点明话题（目的,对上级而言）……二、正面论证重要性/收益……三、反面论证迫切性/问题……四、论证条件可行性/前景预测……
【报告事项】
特此报告（以上报告如有不妥，请指示）
【结尾】
××（单位名称）
年
月
日
【落款】
报告格式：
（（建议报告））[模板]关于××××××的报告
局领导：
根据×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下：
一、×××××××××××××××××××××××××××××。
二、××××××××××××××××××。
以上意见如无不妥，请批转各部门执行。
××局××科
××××年×月×日
例文（建议报告）关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告
国务院：
-15-
脊髓灰质炎（俗称小儿麻痹）是一种不能有效治疗，却可用疫苗彻底预防的急性传染病。
为实现《九十年代中国儿童发展规划纲要》规定的一九九五年消灭脊髓灰质炎的目标，国家决定开展强化免疫活动。
现将有关情况报告如下：
一、自我国开展计划免疫工作以来，脊髓灰质炎疫苗接种率提高，发病率显著下降，取得了可喜的战绩。
二、在冬季，脊髓灰质炎病毒传播能力最弱。
为此，决定从现在起至一九九五年一月期间，每年的十二月五日和一月五日，对全国四岁以下儿童各加服一次疫苗。
以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行。
卫卫生部一九九三年十月二日
报告格式：
（（情况报告））[模板]关于××××××的报告
根据××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下：
××××××××××××××××××××××××××××××××针对××××××，提出以下建议：
一、×××××××××××××××××××。
二、×××××××××××××××××××。
××局××科
××××年×月×日
《报告》写作要点
-16-
报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。
一、标题：
制发机关+事由+报告;报告前可加“紧急”。
二、正文：
㈠事由：
直陈其事，把情况及前因、后果写清楚。
㈡事项：
写工作步骤、措施、效果。
也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。
三、结尾：
可写“特此报告”、“专此报告”，后面不用任何标点符号，或“以上报告如无不妥，请批转各地、各部门执行”，或“以上报告，请指示”等语。
注意事项：
概述事实，重点突出，中心明确，实事求是，有针对性。
2.请示
请示是下级机关向主管上级机关或业务主管部门，对某项工作或问题请求指示，要求给予答复或审核批准以及请求帮助解决工作困难时所使用的一种公文。
请示：
一是标题要简单明确；
二是正文要详细准确，写明请示理由及意见；
三是结尾适当；
四是请示要一文一事。
请示格式：
关于××的请示
【标题】
×发〔2016〕×号
【文号】
××（单位名称）：
【称谓】
为进一步（加强，解决）……，现就……问题请示如下：
一、点明话题（目的,对上级而言）……二、正面论证重要性/收益……
-17-三、反面论证迫切性/问题……四、论证条件可行性/前景预测……
【正文】
妥否，请批示。
【结尾】
××（单位名称）
年
月
日
【落款】
请示格式：
（（事务性请示））关于在我局开展×××工作的请示
公司领导：
近一段时间来，我局××××××××××，为了×××××××××××，拟在我局开展×××××××××。
具体意见如下：
一、×××××××××××××××××××××××××××××。
二、××××××××××××××××××××××。
三、××××××××××××××××××××。
以上意见已经各分会主席同意，如无不妥，请批转各部门执行。
××局××工会××××年×月×日
例文（事务性请示）关于在全国开展基本农田保护工作的请示
国务院：
-18-
为了全面贯彻落实党的十三届八中全会精神，巩固和发展划定基本农田保护区这项工作的成果，拟在全国推广这一做法。
具体意见如下：
一、明确指导思想，加强组织领导。
………………
二、根据不同地区确定保护重点。
………………
三、建立基本农田的保护制度及地方补偿制度。
………………以上意见已商得国家计委、财政部、建设部等部门意见，如无不妥，请批转各地区、各部门执行。
国家土地管理局一九九一年一月二日
《请示》写作要点
请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文。
一、标题：
制发机关名称+事由+请示。
二、正文：
㈠请示的原因：
陈述情况，阐述理由，讲情必要性和可能性，最后用“为此，请示如下”。
㈡请示的事项：
写明请示要求，如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额。
三、结尾语：
多用“上述意见，是否妥当，请指示”。
“特此请示，请予批准”，“以上请求，请予审批”，“以上请示，请予
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