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第四章文字处理软件的应用

第一节word2010基本操作

Word2010是微软公司研发的一款文字处理软件。

Office的安装类型：

典型安装、完全安装、最小安装和自定义安装。

一、word2010的启动和退出

（一）启动

（二）退出

二、word2010窗口的组成

1.标题栏

2.菜单栏

3.编辑区

4.状态栏

5.标尺：

（1）标尺分为水平标尺和垂直标尺,标尺的主要用途是查看正文、图片、表格的高度和宽度,还可以调节页边距、设定段落缩进、对正文进行排版等。

（2）选择“视图”→“标尺”命令,可以显示或隐藏标尺。

三、word2010文档的新建及保存

1.文件的新建及保存

如果文档是新文档,第一次保存会出现“另存为”对话框，要求用户输入文档名,保存位置及文件类型。

2.自动保存

Word2010文档自动保存时间间隔默认为10min,可选择“保存”选项卡设置自动保存的时间间隔。

3.Word2010文档的打开与关闭

（1）打开文档

方法1:

选择“文件”→“打开”命令或按Ctrl+O键,弹出“打开”对话框,选择文档所在位置，在文件列表框中选中需打开的文件,单击“打开”按钮。

方法2:

单击常用工具栏中的“打开”按钮,弹出“打开”对话框,选择文档所在位置,列表框中选中需打开的文件,单击“打开”按钮。

方法3:

从“我的电脑”中找到需打开的文档,双击打开。

（2）关闭文档

方法1:

选择“文件”→“关闭”命令。

方法2:

单击菜单栏右边的“关闭”按钮。

4.文档的加密

方法1:

选择“文件”→“信息”命令。

四、文本的选定

（一）英文单词或汉字词组的选定

在单词或词组上双击即可选定英文单词或汉字词组。

（二）行的选定

1.一行

单击该行的文本选择区即可选定这一整行

2.多行

（1）连续多行:

方法1:

按住鼠标左键在文本选择区上下拖动

方法2:

单击要选中的第一行文本选择区,按住Shift键不放,再单击最后一行文本选择区,即可以选定连续的多行文字。

（2）不连续多行:

按住Ctrl键不放,在要选中的行的文本选择区依次单击。

（三）段落的选定

在该段文本选择区双击或在段落中任意位置三击鼠标即可选择一个段落。

（四）选定一个句子

按住Ctrl键,单击该句子的任意位置。

（五）矩形文本块的选定

按住Alt键,用鼠标沿对角线拖动。

（六）任意文本的选定

按住鼠标左键在文本上拖动,或先将光标置于选定文本的起始位置并单击,然后按住Shift键,在结束位置再单击。

（七）整个文档的选定

选定整个文档有以下4种方法:

（1）在文本选择区三击鼠标。

（2）选择“编辑”→“全选”命令。

（3）按Ctrl+A键。

（4）按住Ctrl键在文本选择区单击。

（八）取消选定

在任意空白处单击。

五、插入、改写与删除字符

（一）插入改写方式的切换

通过按键盘上的Insert键或双击状态栏的“改写”按钮来切换。

（二）删除字符

（1）按Delete键可以删除插入点右边的一个字符，Backspace键可删除插入点左边的一个字符,对于选定文本,按Delete或者Backspace键都可删除,两者作用相同。

六、复制与移动文本

（一）复制文本

复制文本可以通过以下办法来实现:

1.使用鼠标

选定需要复制的文本,按住Ctrl键不放,然后按住鼠标左键,将选定文本拖动到目标位置后松开。

此方法适合短距离的文本复制。

2.使用剪贴板

选定需要复制的文本,然后执行下列操作之一,将文本复制到剪贴板上。

（1）单击常用工具栏上的“复制”按钮。

（2）按Ctrl+C键

（3）在选定的文本上右击,在弹出的快捷菜单中选择“复制”命令。

将光标定位到要插入文本的位置,执行下列操作之一,将剪贴板上的文本粘贴到当前插入点位置,即可完成文本复制。

（1）单击常用工具栏上的“粘贴”按钮。

（2）按Ctrl+V键。

（3）右击,在弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令。

（二）移动文本

移动文本可以通过以下办法来实现

1.使用鼠标

选定需要移动的文本,然后按住鼠标左键,将选定文本拖动到目标位置后松开。

此方法适合短距离的文本移动。

2.使用剪贴板

选定需要移动的文本,然后执行下列操作之一,将文本剪切到剪贴板上。

（1）单击常用工具栏上的“剪切”按钮。

（2）Ctrl+X键。

（3）在选定的文本上右击,在弹出的快捷菜单中选择“剪切”命令

将光标定位到要插入文本的位置,执行下列操作之一将剪贴板上的文本粘贴到当前插入点位置,即可完成文本移动。

（1）单击“粘贴”按钮

（2）按Ctrl+V键。

（3）右击,在弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令

七、撤销、恢复、重复输入

（一）撤销

如果在文本编辑过程中出现了错误的操作,可以使用撤销功能帮助用户弥补误操作,使文本恢复为原来的状态。

撤销的方法有以下3种:

（1）单击“撤销”按钮。

（2）按Ctrl+Z键

（二）恢复

“恢复”功能用于完成恢复被“撤销”的操作。

（1）单击常用工具栏上的“恢复”按钮。

（2）选择“编辑”→“恢复”命令。

（3）按Ctrl+Y键

注意:

恢复功能只能在已经进行了撤销操作的基础上才可以使用,否则恢复功能处于不可用状态。

（三）重复输入

如果用户没有进行“撤销”操作,可以通过选择“编辑”→“重复”命令或者按Ctrl+Y键来重复刚执行的输入操作。

八、查找、替换、定位

（一）查找：

Ctrl+F

（二）替换：

Ctrl+H

查找、替换和定位在同一个选项卡中。

九、选择输入法及符号的输入

（一）选择输入法

（1）单击任务栏右侧的输入法标识按钮,在弹出的输入法菜单中单击要选用的输入法即可。

（2）按Ctrl+shift键可以在各种输入法之间循环切换；Ctrl+Space键可在英文和中文输入法之间进行切换；Crl+.（句点）键用于切换中/英文标点；Shift+Space键用于切换全角/半角状态。

（二）插入符号

对于一些用键盘无法直接输入的符号,可以使用“插入符号”命令来输入。

（1）将光标置于需插入符号的位置,选择“插入”→“符号”命令。

（2）弹出“符号”对话框,切换到“符号”或“特殊符号”选项卡,从中选择所需插入的符号,单击“插入”按钮,或者直接双击要插入的符号。

十、移动光标的方法

Home插入点移至当前行行首End插入点移至当前行行尾

Ctrl+Home插入点移到文档的开始Ctrl+End插入点移到文档的末尾

PageUp上移一屏幕PageDown下移一屏幕

十一、视图方式及切换方法

（一）五种视图方式

（1）普通视图,又称为常规视图、草稿视图,适用于文本录入和编辑。

在普通视图下,只显示水平标尺,页与页之间（分页符）用一条虚线表示。

（2）页面视图,显示的是文档在打印时的版面安排。

它可以编辑页眉和页脚、调整页边距、处理分栏,插入图片、绘制图形等,是Word2010默认的视图方式。

（3）Web版式视图,按照Web浏览器中显示的视图,更符合用户的视角要求。

（4）大纲视图,将文档所有的标题分级显示出来层次分明。

大纲视图下不显示页边距、页眉、页脚以及图片和背景。

（5）阅读版式视图,可以方便地增大或减小文本显示区域的尺寸,而不会影响文档中的字体大小，适合长文档的阅读。

十二、剪贴板

Office2010剪贴板可容纳24项内容。

剪贴板属于内存。

十三、打印：

Ctrl+P

第二节文档格式的设置

一、字符格式的设置

（一）字体

在Word2010中,常用的中文字体有宋体、仿宋、楷体黑体、隶书等。

英文、数字和符号的常用字体有TimesNewRoman、Arial等。

（二）字号

字号是指字符的尺寸大小。

在Word2010中有两种表示字号的单位:

一种是中文单位“号”,如“初号”、“五号”等；另一种是西文单位“磅”,用数字表示,如“12”、“36”等。

两种单位都可应用在汉字、英文和数字等文本上，中文单位的“号”值越小,字越大,西文单位的“磅”值越大,字越大。

Word2010默认的中文字体为宋体，字号为五号,英文字体为TimesNewRoman,字号也为五号。

（三）字形

字形是指字符经文字处理软件加工后的显示效果。

Word2010中提供的字形有常规、倾斜、加粗和加粗倾斜四种。

（四）字符格式

使用字符格式化命令有两种方法:

一是先选文字,再使用格式化命令,则设置的格式对已选择的文字起作用;二是不选文字,直接使用字符格式化命令,则设置的格式对再次在插入点位置上输入的文字起作用。

●使用“字体”对话框设置

选中文本,或在选中文本上右击,选择“字体”命令,弹出“字体”对话框,在“字体”选项卡中,可设置字符的字体字形、字号、下划线、字体颜色、着重号及部分特殊效果。

在“字符间距”选项卡中,可设置字符的缩放、间距和位置等。

（五）段落对齐方式及含义

●使用“段落”对话框设置

选中文本,或在选中文本上右击,选择“段落”命令,弹出“段落”对话框,在“段落”选项卡中,可设置段落的对齐方式、段落缩进、段间距、行距等。

●段落对齐方式及含义

·左对齐:

所选的段落每一行全部向页面左边对齐。

·右对齐:

所选的段落每一行全部向页面右边对齐。

·居中:

所选的段落每一行全部向页面正中间对齐。

·两端对齐:

设置文本内容两端,调整文字的水平间距,使其均匀分布在左右页边距之间,使两侧文字具有整齐的边缘。

word2010默认的是两端对齐

·分散对齐:

就是分开来对齐,它的参照对象是每行。

即当文字不足一行时,自动调整该行字间距使其分散占满一行的位置。

（六）段落缩进方式

在Word2010的横向标尺中,有首行缩进、悬挂缩进、左缩进、右缩进4个缩进指针。

它们的作用分别是:

·首行缩进:

调整段落首行的左端与页面左边距之间的距离。

·悬挂缩进:

调整段落除首行以外其他行的左端与页面左边距之间的距离。

·左缩进:

调整段落左端与页面左边距之间的距离。

·右缩进:

调整段落右端与页面右边距之间的距离。

首行缩进和悬挂缩进不能同时设置。

（七）项目符号和编号

1.使用“项目符号和编号”对话框

选定段落或将光标置于某段落中,选择“开始”菜单中的“段落”选项卡中的→“项目符号和编号”命令,选择所需的项目符号和编号。

2.使用格式工具栏

选定段落或将光标置于某段落中,单击格式工具栏中的“项目符号”或“编号”按钮,添加项目符号和编号。

注意:

设置了项目符号或编号后,项目符号或编号总是在一行内容输入完后按Enter键自动产生,连续按两次Enter键则会取消。

（八）首字下沉与悬挂操作

1.首字下沉

（1）把光标定位到需要首字下沉的段落的任意位置,若要使段首的一个词下沉,则要选中这个词。

（2）选择“插入”菜单→“首字下沉”命令,弹出“首字下沉”对话框。

（3）选择“下沉”选项,设置“字体”和“下沉行数”,单击“确定”按钮。

2.首字悬挂

（1）把光标定位到需要首字悬挂的段落的任意位置,若要使段首的一个词悬挂,则要选中这个词。

（2）选择“插入”菜单→“首字下沉”命令,弹出“首字下沉”对话框。

（九）页面设置

选择“页面布局”→“页面设置”命令,弹出“页面设置”对话框。

1.页边距设置：

横向和纵向。

2.纸张大小设置

选择“纸张”选项卡,选择纸张大小。

3.页眉与页脚边界设置

可以设置页眉和页脚“奇偶页不同”或“首页不同”,调整页眉和页脚。

（十）分栏设置

分栏是将一段文本分成并排的几列,当前一栏填满之后移到下一栏。

操作步骤:

（1）选定需要分栏的文本内容。

（2）选择“页面布局”→“分栏”命令,弹出“分栏”对话框。

（3）选择或输入栏数、栏宽、栏间距,以及是否需要分隔线。

（4）单击“确定”按钮。

（十一）页眉与页脚设置

将光标置于某节内,选择“视图”→“页眉和页脚”命令,在页眉或页脚编辑区输入内容，双击可退出页眉页脚的编辑，双击页眉区或页脚区,可编辑页眉或页脚。

（十二）分隔符

1.插入分隔符

光标置于要插入分隔符的位置,选择“插入→“分隔符”命令,弹出“分隔符”对话框分隔符类型,可以是分页符、分节符、分栏符、换行符,其中分节符又分为下一页、连续、偶奇数页4种,单击“确定”按钮。

若选择“分页符”,可插入一个人工分页符。

2.自动分页和人工分页

·自动分页:

写满一页后自动分页,在普通视图中自动分页符显示为一条虚线,自动不能删除。

·人工分页:

选择“插入”→“分隔符”命令或按Ctrl+entr键,在普通视图中显示为一条虚线中间有“分页符”字样,人工分页符可以删除。

3.分节符

分节符在普通视图中显示为两条虚线中间有“分节符”字样。

（十三）背景设置

选择“页面布局”→“背景”命令,在“背景”子菜单中选择背景颜色或填充效果、水印,可设置某种颜色、纹理、渐变色、图片等背景

（十四）边框和底纹

1.边框

2.底纹

3.页面边框

（十五）字数统计

选择“审阅”→“字数统计”命令,弹出“字数统计”对话框,可查看选定内容的页数、字数、字数（计空格/不计空格）、段落数、行数等统计信息。

（十六）格式复制

（一）格式刷

选定设置好格式的文本,单击格式工具栏上的“格式刷”按钮,在需要同样格式的文字上用鼠标左键拖动,松开鼠标,完成相应的格式设置。

双击“格式刷”可以复制多次,按Esc键或再次单击“格式刷”按钮可退出格式刷状态。

红色波浪线代表可能的拼写错误，绿色波浪线代表的是可能的语法错误。

第三节表格的使用

一、创建表格

（一）自动插入表格

（1）通过“快速创建表格”命令创建表格:

将光标置于插人表格的位置,单击工具栏“插入表格”按钮不释放,沿右下方向拖动鼠标,达到所需的行列数目后,释放鼠标

（2）使用对话框创建表格:

将光标置于插入表格的位置,选择“表格”→“插入”→“表格”命令,在弹出的“插入表格”对话框中输入表格行数和列数,单击“确定”按钮。

（二）手工绘制表格

（1）选择“插入”→“表格”→“绘制表格”命令,弹出表格和边框工具栏,进行手工绘制表格。

绘制错误可以擦除。

（三）绘制斜线表头

有的表格需要绘制斜线表头,选择“插入”→“表格”→“绘制表格”，可以绘制斜线表头”。

二、表格、行、列、单元格的选定

（一）选定表格（2种方法）

拖动；或鼠标移到表格上,单击表格左上角的带箭头的十字形图标即可选中表格。

（二）选定行

1.选定一行

拖动；或单击该行左侧的空白区,则该行被选中。

2.选定多行

单击选定表格中的一行后,不释放鼠标,继续向上或向下拖动；或选定表格中的一行后,按住Shift键,用鼠标单击另一行的单元格。

（三）选定列

1.选定一列

拖动；或鼠标指向该列最上方的表格线,当鼠标指针变为向下指的粗箭头时,单击,该列即被选中。

2.选定多列

单击选定表格中的一列后,不释放鼠标,继续向左或向右拖动;或选定表格中的一列后,按住Shift键,用鼠标单击另一列的单元格。

（四）选定单元格

1.选定单个单元格

将鼠标指向单元格左侧,当鼠标指针变为向右上指的粗箭头时单击；或拖动。

2.选定多个单元格

选定一个单元格后,不释放鼠标,沿需要的方向继续拖动,则起点至终点连线

范围内,所有单元格都被选定；或选定一个单元格之后,按住Shift键,再单击其他单元格以及它们之间的所有单元格被选中。

三、表格的编辑

（一）行高、列宽的调整

1.直接调整

出现双箭头时拖动鼠标即可。

2.微调

按住Alt键,将鼠标指针移至目标行或列的边线,当出现双向箭头时拖动鼠标可调整行高或列宽,调整时整个表格的宽度保持不变。

（二）单元格的合并与拆分

1.合并单元格

选定需要合并的一组单元格,选择“布局”→“合并单元格”命令;或右键快捷菜单中的“合并单元格”命令。

2.拆分单元格

选定需要拆分的单元格,选择“布局”→“合并单元格”命令。

（三）插入行、列、单元格

1.插入行

（1）在表格最后追加一行:

将光标置于右下角单元格,按Tab键；或将光标置于底行右边框外,按Enter键。

（2）在表格中间插入一行:

选定与插入位置相邻的行,右键快捷菜单中的“插入”→“行（在上方）”或“行（在下方）”命令。

2.插入列

选定与插入位置相邻的列,右键快捷菜单中的“插入”→“列（在左侧）”或“列（在右侧）“命令或。

3.插入单元格

选定与插入位置相邻的单元格,选择右键快捷菜单中的“插入”→“单元格”命令,弹出“插入单元格”对话框,选择一种插入方式,单击“确定“按钮。

（四）删除表格、行、列、单元格

1.删除表格

选中要删除的表格或将光标定位在表格中,择“表格”→“删除”→“表格”命令;或选中表格,按Backspace键

若只需删除表格内容,选中表格后按Delete键即可。

2.删除行

选定要删除的行,选择右键快捷菜单中的“删除”命令,弹出“删除单元格”对话框,选择一种删除方式,单击“确定“按钮;或选中要删除的行,按Backspace键。

3.删除列

选定要删除的列,选择“右键快捷菜单中的“删除”命令,弹出“删除单元格”对话框,选择一种删除方式,单击“确定“按钮。

4.删除单元格

选定要删除的单元格,选择右键快捷菜单中的“删除”命令,弹出“删除单元格”对话框,选择一种删除方式,单击“确定“按钮。

（五）表格的对齐方式

将光标置于表格中,选择“表格”→“表格属性”命令,弹出“表格属性”对话框,从“表格”选项卡中选择对齐方式,单击“确定”按钮

（六）拆分表格

将光标定位在将要拆分的位置,即拆分后第二个表格的第一行处,选择“表格”菜单中的“拆分表格”命令,或者按Ctrl+shif+Enter键,则表格被拆分成了两个表格。

表格只能被拆分成上下两个。

四、表格的格式设置

（一）单元格的对齐方式

选中表格,在表格上右击,在弹出的快捷菜单中选择“单元格对齐方式”命令,在其级联菜单中根据需要选择一种对齐方式。

（二）边框和底纹设置

（三）表格自动套用格式

选中表格,选择“表格”一“表格自动套用格式”命令,在弹出的对话

单击“应用”按钮即可。

（四）标题行重复

如果文档中的表格需要多页才能打印完毕,可以借助Word2010的“标题行重复”功能使每一页都有标题行。

五、表格的其他操作

（一）排序

排序的类型有：

笔画、数字、日期和拼音。

选中表格或将光标定位在表格中,选择“开始”菜单中的“段落”选项卡中的“排序”命令,在出现的“排序”对话框中根据需要设置排序关键字及类型,然后单击“确定”按钮。

（二）计算

将光标定位在用于放置计算结果的单元格中单击“插入”菜单中的“公式”命令,在打开公式”对话框中,对公式、数字格式等进行设置,单击“确定”按钮

常用函数及其意义如下:

SUM（）:

求和AVERAGE（）:

求平均值

MAX（）:

求最大值MIN（）:

求最小值

对单元格左边的数据求和时输入公式:

“=SUM（LEFT）”；对单元格上边的数据求和时公式“=SUM（ABOVE）”；也可在公式计算中输入单元格引用,用来引用单元格的内容。

引用时单元格间用逗号分隔,而选选定区域的首尾单元格间用冒号分隔,如“SUM（A1,B2）“表示只对单元格A1和B2求和;而“SUM（A1：

B2）”表示对选定区域A1、A2、B1、B2求和。

（三）表格和文本的相互转换：

1.将表格转换为文本2.将文本转换为表格

第四节图文表的混排

一、插入艺术字

默认艺术字有30种

方式：

“插入”菜单---“艺术字”命令

二、插入图片

方式：

“插入”菜单---“图片”命令；图片可以裁剪，可以设置格式

三、插入文本框

方式：

“插入”菜单---“文本框”命令；分为横排文本框和竖排文本框，可以设置格式。

四、绘制图形

方式：

“插入”菜单---“形状”命令，“形状”可以设置格式。

按住“shift”键可以画正圆和正方形等。

复制图片或者图形，也可以按住ctrl键，指针变为+，拖动鼠标到新位置即可实现复制。

●组合：

按住Shift键,选中多个图形者图片对象,可以执行右键的“组合”命令，使多个图形组合成一个。

●分解：

选中组合图形,可以执行右键的“组合”--“取消组合“命令。

五、设置图片与文字的环绕方式

插入的艺术字、图片或图形,与文档中其他文字或图形的位置关系,称为“版式”或“环绕”,常用的环绕方式有:

嵌入型（默认）、四周型环绕、紧密型环绕、衬于文字下方、浮于文字上方、上下型环绕、穿越型环绕七种类型。

不同的环绕方式可以通过艺术字或图片工具栏设置。

六、设置阴影和三维效果

对于插入文档中的艺术字和图形,还可以设置阴影和三维效果。

七、插入图表

选择“插入”→“图表”命令。

八、脚注、尾注的插入