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社会保险业务档案管理实施细则

社会保险业务档案管理实施细则(试行)

第一章总则

第一条为加强和规范社会保险业务档案管理,维护社会保险业务档案真实、完整和安全,促进档案管理工作规范化、制度化、信息化,发挥档案的服务作用,根据人力资源和社会保障部、国家档案局《社会保险业务档案管理规定(试行)》和社会保险相关政策规定,结合实际,制定本实施细则。

第二条社会保险经办机构管理养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务档案,适用本实施细则。

第三条本实施细则所称社会保险业务档案,是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中,按照规定保存的专业性文字材料、申报凭证、审核表单、结算凭证、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。

第四条自治区人力资源和社会保障厅负责全区社会保险业务档案管理工作的组织领导。

第五条社会保险经办机构负责社会保险业务档案的管理工作,并接受档案行政管理部门的业务指导。

社会保险业务档案管理包括:

档案收集、整理、审核、装订、移交、接收、登记、入库、查档、保管、利用等。

社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存。

第六条社会保险经办机构应当设置专门的部门和档案管理人员,配备必要的设施、场所,确保档案的安全,并根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备。

第二章档案管理程序

第七条社会保险经办机构应当认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理要求,保证社会保险业务档案妥善保管、有序存放,严防毁损、遗失和泄密。

第八条社会保险经办机构办理社会保险业务过程中形成的记录、证据、依据,按照“社会保险业务材料归档范围和保管期限”进行收集、整理、审核、立卷、归档,确保归档材料的完整、安全,不得伪造、篡改。

第九条社会保险业务档案分类应当按照社会保险业务经办的规律和特点,以方便归档整理和检索利用为原则,采用“年度—业务环节”或“年度—险种—业务环节”的方法对社会保险业务材料进行分类、整理,并及时编制卷内目录、案卷目录、备考表等。

负责档案管理的部门应当对接收的档案及时进行分类、整理、编号、入库保管,并及时编制索引目录。

(一)档案收集

1、社会保险经办机构工作人员按照“办结完毕业务”的时间顺序收集社保业务文件材料。

2、各业务经办部门的专(兼)职档案管理员,定期将本部门办结完毕的业务文件材料进行收集汇总。

3、经档案管理员审核,符合归档要求的业务文件由经办人员、档案管理员双方签字确认后交付本部门档案管理员进行整理立卷。

不符合要求的,退回经办人员限期整改,合格后方可移交。

4、档案收集必须齐全、完整、手续完备、统一规范。

(二)档案整理

1、业务档案一般按年、月整理组卷。

不同类别、不同保管期限、不同年度的业务档案应单独组卷,不得混合整理组卷。

2、每日工作结束前,工作人员按当日业务办理时间顺序对各类业务档案进行分类和初步整理。

3、每月30日前,由业务部门的档案专(兼)职管理人员按业务办理时间顺序对当月各类业务档案进行分类、整理。

4、业务档案附有金属物的应予剔除,确保纸型规格一致。

破损的予以修复、有不耐久宗迹的材料要进行复制,复制件与原件一同归档,档案折叠整齐美观。

5、归档材料页码应按顺序在有信息内容的文件右上角和左上角2cm*2cm处用铅笔标注,不得出现重号、空号、错号。

(三)档案审核

1、社会保险经办机构各部门应当设立业务档案内部控制(内查)专(兼)职人员,负责对拟移交的业务档案进行内查审核,根据审核情况,内查审核人员应作出当月“社会保险业务档案内部控制(内查)工作小结”书面报告。

2、各部门完成业务档案内查工作后,与本部门“社会保险业务档案内部控制(内查)工作小结”一并交档案管理部门。

3、内部控制(内查)采取抽查业务档案、逐笔查对、数据筛查等方法进行。

(四)档案装订

1、每月30日前,社会保险经办机构各业务部门档案专(兼)职人员应将本期业务档案按月进行分类整理和装订。

2、装订业务档案应严格按照档案装订的有关规定操作,每本档案厚度应控制在3.5厘米以内。

3、装订应包括:

档案封皮、卷内目录、归档文件、备考表、封底等。

4、档案封皮填写内容应包括:

社保经办机构名称、档案类别、案卷题名、文件起止时间、保管期限、案卷号、目录号等。

5、备考表填写内容应包括:

本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间等。

6、装订案卷应按照封皮、卷内目录、归档文件、封底的顺序进行排列,采取三孔一线,在左侧边距为0.9厘米位置装订。

(五)档案接收

1、档案管理部门应于每月20日—25日接收本期各部门移交的上月业务档案。

2、档案管理部门接收业务档案时,应认真查对业务档案接收数量、种类,档案封皮、封底、卷内目录及页码填写内容是否完整。

(六)档案编目、造册、排列上架

1、档案管理部门接收业务档案后,应及时做好“业务档案接收登记,”登记内容包括:

移交部门、业务档案数量、种类等。

完成接收登记后,交接双方应在《业务档案接收登记表》中签字(盖章)。

2、档案管理部门对已接收的业务档案进行编目,目录内容应包括:

案卷号、单位社保编码、题名、年度、页数、保管期限、存放地点(架-档-层)、目录号等。

3、业务档案编写目录后,应当按照目录分类装订成册。

4、编目后的业务档案应装入档案盒,并填写全宗号、目录号、年度及起止卷号。

5、上述工作完成后,按业务档案类别、入库排列上架。

6、照片档案应按《照片档案管理规范》进行整理,磁性载体档案经规范整理后置于防磁柜中保管。

第三章档案归档范围、种类

第十条社会保险业务档案按照社会保险经办业务流程、险种类别、操作规程、管理环节进行分类,包括以下种类:

(一)社会保险管理类

(二)社会保险费征缴类

(三)养老保险待遇类

(四)失业保险待遇类

(五)医疗保险待遇类

(六)工伤保险待遇类

(七)生育保险待遇类

(八)社会保险稽核监管类

(九)社会保险基金收缴支付结算类

(十)社会保险业务统计报表类

其他载体的归档文件材料,包括录音、录像、照片、光盘等。

第十一条按照社会保险业务档案种类,社会保险管理类归档材料范围及内容如下:

(一)参保单位登记材料

1、单位登记

(1)、《单位社会保险登记表》(主件);

(2)、工商营业执照复印件(附件);(3)、税务登记证复印件(附件);(4)、银行开户许可证复印件(附件);(5)、组织机构代码证复印件(附件);(6)、法人身份证或户口簿复印件(附件)。

2、单位变更

(1)、单位专管员姓名变更:

《参保单位变更登记表》(主件)、身份证或户口簿复印件(附件);

(2)、单位银行帐号变更:

《参保单位变更登记表》(主件)、《银行新开户许可证复印件》(附件);(3)、单位名称变更:

《参保单位变更登记表》(主件)、《工商营业执照(企业)、上级主管部门批件(机关事业单位)》(附件);(4)、法人变更:

《参保单位变更登记表》(主件)、《工商营业执照或其他变更证明材料》(附件)、《法人身份证或户口簿复印件》(附件)。

3、单位分立、注销、合并

(1)、《参保单位分立、注销、合并登记表》(主件);

(2)、企业法人营业执照复印件(附件);(3)、注销税务登记申请审批表复印件(附件);(4)、工商行政部门准予注销登记的通知书复印件(附件);(5)、有关批准文件或参保单位主管部门审批证明材料(附件)。

(二)参保人员登记材料

1、个人登记

(1)、《个人注册登记表》(主件);

(2)、参保人身份证或户口簿复印件(附件);(3)、与参保政策有关其他证明材料(附件)。

2、个人变更

(1)、《缴费个人变更登记表》(主件);

(2)、参保人身份证(户口簿)复印件(附件);(3)、与个人信息变更内容有关的证明材料(附件)。

3、居民医疗保险:

(1)《参保登记表》(主件);

(2)、《身份证(户口簿)复印件》(附件);(3)、《与参保缴费政策有关的其他证明材料》(附件)。

(三)社会保险个人帐户管理材料

1、《养老、医疗保险个人帐户对帐情况反馈表》;

2、《养老保险个人帐户实际缴费过帐表》;

3、《个人帐户修改业务凭证及相关证明材料》;

(四)社会保险登记证管理材料

1、《社会保险登记证验证换证申报证明材料及审核凭证》;

2、《社会保险登记补证申报表单及相关证明材料》。

(五)社会保险卡(证、手册)管理材料

1、社会保险卡制卡

(1)、《社会保险卡待发卡人员清单》;

(2)、《城镇职工批量制卡登记簿》。

2、社会保险卡挂失、补办、更换

(1)、《社会保险卡挂失、停用凭证》(主件);

(2)、本人身份证复印件(附件);(3)、受托人身份证复印件(附件)。

3、社会保险卡口头挂失《口头挂失登记表》。

4、社会保险卡解挂

(1)、《社会保险卡解挂登记表》(主件);

(2)、《参保人身份证复印件》(附件);(3)、《受托人身份证复印件》(附件)。

5、社会保险卡解禁《解禁相关证明材料》。

6、收回废旧卡《废旧社会保险卡缴销清单》。

(六)社会保险待遇领取资格验证材料

1、养老保险待遇领取资格验证材料

(1)、《领取养老保险待遇资格证》年审情况汇总表(主件);

(2)、《领取养老保险待遇资格证》、《未年审人员花名册》(附件);(3)、《指纹采集信息统计报表》(附件);(4)、《养老保险待遇防冒领稽核材料》(附件);(5)、《异地居住退休人员领取社会保险待遇协助认证表》(附件);

2、工伤定期待遇人员年审验证材料

(1)伤残1-4级享受定期待遇人员年审验证材料①、《工伤定期待遇年审登记表》(主件);②、《享受工伤伤残津贴人员花名册》(附件);③、《工伤人员身份证或户口本复印件》(附件)。

(2)工亡供养人年审验证材料①、《工伤定期待遇年审登记表》(主件);②、《享受工伤保险供养亲属抚恤金人员花名册》(附件);③、《被供养人异地居住留存异地居住享受工伤定期待遇人员基本情况登记表》(附件);④、《被供养人员身份证或户口本复印件》(附件)。

3、门诊特殊慢性病登记材料

(1)、《基本医疗保险参保人员门诊特殊慢性病诊断报告单》(主件);

(2)、《与慢性病诊断有关的其他证明材料》(附件)。

(七)退休人员社会化管理服务材料

1、《企业退休人员社会化管理服务申请》。

2、《人力资源和社会保障行政部门关于企业退休人员社会化管理服务移交批复文件》。

3、《企业退休人员社会化管理服务移交协议》。

4、《企业(灵活就业)退休人员移交社会化管理服务基本信息花名册》。

5、《企业(灵活就业)退休人员居住地调查表》。

6、《企业移交退休人员活动场地、活动器材登记表》。

7、《企业(灵活就业)退休人员人事档案材料目录》。

8、《企业(灵活就业)退休人员人事档案交接表》。

9、《退休人员养老待遇暂停与恢复月报表》。

10、《灵活就业退休人员社会化管理通知单》。

11、《灵活就业退休人员社会化管理服务申请表》。

12、《企业(灵活就业)退休人员督办信访材料》。

(八)破产(改制)企业服务协议管理材料

1、《破产(改制)企业退休人员移交取暖费花名册》。

2、《破产(改制)企业退休人员(遗属、孀)取暖费发放信息变更申请表》。

(九)异地安置登记材料

1、养老保险离退休人员异地安置登记材料

(1)、《异地居住退休人员登记表》(主件);

(2)、《异地居住退休人员信息变更表》(附件);(3)、《异地居住退休人员养老金发放信息变更表》(附件);(4)与变更内容有关的其他证明材料(附件)。

2、医疗保险异地登记备案《基本医疗保险参保人员异地就医备案登记表》。

(十)服务协议管理材料

1、《基本医疗保险定点医疗机构医疗服务协议书》;2、《基本医疗保险定点零售药店服务协议》。

3、《工伤保险定点医疗机构服务协议》4、《城镇职工生育保险定点医疗机构服务协议》

第十二条社会保险费征缴类归档材料的范围及内容如下:

(一)缴费基数申报《缴费基数申报表》(书面或电子文档资料)。

(二)工伤费率确定1、《企业工商营业执照或税务登记证复印件》:

2、《参保单位有关文件或证件复印件》。

(三)单位人员增加

1、在职人员增加

(1)、《参保单位人员增加减少表》(主件);

(2)、《与增减变动有关证明材料》(附件)。

2、退休人员增加

(1)、《参保单位人员增加减少表》(主件);

(2)、与增减变动有关证明材料(附件)。

(四)单位人员减少

1、在职人员减少

(1)、《参保单位人员增加减少表》(主件);

(2)、《与减少有关证明材料》(附件)。

2、退休人员减少

(1)、《参保单位人员增加减少表》(主件);

(2)、《死亡证明书(通知单)》(附件);(3)、《异地居住地派出所、居委会证明或各级退管机构提供人员减少证明材料》(附件)。

(五)灵活就业人员代缴(付)申报

1、个体灵活就业人员

(1)、《代缴代付申报表》(主件);

(2)、《身份证(户口簿)复印件》(附件);(3)、《与交付款方式有关证明材料》(附件)。

2、单位参保转个人缴费

(1)、《灵活就业人员代缴代付申报表》(主件);

(2)、《解除劳动关系证明书》复印件》(附件);(3)、《身份证(户口簿)复印件》(附件);(4)、《与交付款方式有关证明材料》(附件)。

(六)社会保险关系转移

1、转入

(1)、《基本养老保险参保缴费凭证》(主件);

(2)、《基本养老保险关系转移接续申请表》;(3)、《基本养老保险关系转移接续联系函》;(4)、《社会保险关系转移信息表》(主件);(5)、《接收机构业务处理凭证》;

2、转出

(1)、《基本养老保险参保缴费凭证》(主件);

(2)、《基本养老保险关系转移接续联系函》;(3)、《社会保险关系转移信息表》(主件);(5)、《转出机构业务处理凭证》;(6)、委托他人办理还需提供委托书、受托人身份证复印件。

(七)补缴

1、补缴费

(1)、《社会保险补费审批表》(主件);

(2)、《与补费审批有关其他证明材料》(附件)。

2、欠费补缴

(1)、《单位(个人)社会保险费补缴表》(主件);

(2)、《与补欠缴有关其他证明材料》(附件)。

3、补费率差

(1)、《社会保险费退收表》(主件);

(2)、《征集计划明细单》(附件);(3)、《补费人身份证或户口簿复印件》(附件)。

(八)退收

1、重复缴费退收

(1)、《社会保险重复缴费退收申报表》(主件);

(2)、《与退收有关其他证明材料》(附件)。

2、费率调整

(1)、《社会保险费退收表》(主件);

(2)、《社会保险费征集计划明细单》(附件);(3)、《个人身份证或户口簿复印件》(附件)。

3、基数调整

(1)、《社会保险费缴费基数调整表》(主件);

(2)、《单位工资明细表》(附件);(3)、《与基数调整有关证明材料》(附件)。

第十三条养老保险待遇类归档材料的范围及内容如下:

(一)养老正常审核

(1)、《养老保险待遇审核表》(主件);

(2)、《企业职工退休审批表》(附件);(3)、《视同缴费年限认定表》(附件);(4)、《个人帐户信息单》(附件)。

(二)离退休人员待遇调整

(1)、《依据行政部门审批应享受待遇审批表》(主件);

(2)、增资花名册(附件);(3)、待遇调整变更明细单(附件)。

(三)一次性待遇审核

1、死亡待遇申领

(1)、《企业非因工死亡及离退休人员丧葬费、抚恤金审批表》(主件);

(2)、《与申领待遇有关证明材料》(附件);(3)、《参保人员死亡证明书》(附件)。

2、退保

(1)、《养老保险退保申请表》(主件);

(2)、《个人申请》(附件)(3)、《退保人身份证复印件》(附件);(4)、《与申领待遇有关的其他证明材料》(附件)。

3、一次性退休待遇

(1)、《一次性社会保险待遇审批表》(主件);

(2)《个人帐户信息单》(附件);(3)《参保人身份证或户口簿复印件》(附件)。

第十四条失业保险待遇类归档材料的范围及内容如下:

(一)正常待遇

(1)、《失业保险待遇申领登记表》(主件);

(2)、《失业保险缴费年限通知书》(附件);(3)、《解除劳动关系证明书》(附件);(4)、《身份证(户口簿)复印件》(附件);(5)、《失业保险缴费单(附件)》。

(二)一次性待遇

(1)、《一次性申领失业保险待遇核定表》(主件);

(2)、《解除劳动关系证明书》(附件);(3)、《失业保险缴费年限通知书》(附件);(4)、《身份证(户口簿)复印件》(附件);(5)、《与一次性待遇申领有关证明材料》(附件)。

第十五条医疗保险待遇类归档材料的范围及内容如下:

(一)医疗机构医疗费用结算

(1)、职工(居民)基本医疗保险(普通门诊、特殊门诊、住院)

(1)、《医疗费用支付审核单》(主件);

(2)、《医疗费用支付计划汇总单》(附件);(3)、《医疗保险支付汇总表》(附件);(4)、《医疗费用支付拒付单》(附件);(5)、《住院费用结算统一票据(地方)或医疗单位专用收费票据(军队)》(附件);(6)、《出院诊断证明书或出院证》(附件);(7)、《医疗保险出院结算单》(附件);

(二)参保人员医疗费用现金报销

1、城镇职工普通门诊(离休人员)、特殊门诊

(1)、《职工基本医疗保险普通门诊、特殊门诊医疗费用支付审核单》(主件);

(2)、《住院费用结算统一票据(地方)或医疗单位专用收费票据(军队)(复印件)》(附件);(3)、《医院处方或就医明细单》(附件);(4)、《院前急诊住院费用结算统一票据(地方)或医疗单位专用收费票据(军队)(复印件)》(附件);(5)《各类有关证明材料》(附件)。

2、城镇职工、城镇居民住院

(1)、《职工基本医疗保险住院医疗费用支付审核单》(主件);

(2)、《出院诊断证明书或出院证》(附件);(3)、《住院费用结算统一票据(地方)或医疗单位专用收费票据(军队)》(附件);(4)、《医疗费用清单(附件);身份证复印件》(附件);(5)、《双向转诊单、临时异地备案证明》(附件);(6)、《其他有关证明材料》(附件)。

3、基本医疗保险费用调整

(1)、《职工、居民基本医疗保险费用调整审核单》(主件);

(2)、《与医疗费用调整有关证明材料》(附件)。

第十六条工伤保险待遇类归档材料的范围及内容如下:

(一)定期待遇核定

(1)、工伤定期待遇审核单(主件);

(2)、《工伤认定决定书》(附件);(3)、《劳动能力鉴定表》(附件);(4)、《伤残鉴定审批表》(附件);(5)、《本人身份证复印件》(附件);(6)、《与待遇核定有关证明材料》(附件)。

(二)工伤医疗待遇核定

(1)、工伤不定期待遇审核单(主件);

(2)、《工伤认定决定书复印件》(附件);(3)、《疾病诊断证明书》(附件);(4)、《职工停工留薪备案表》(附件);(5)、《劳动鉴定费用票据》(附件);(6)、《门诊收费明细、出院证》(附件);(7)、《住院费用票据》(附件);(8)、,住院费用清单》(附件);(9)、《医院住院病案首页》(附件);(10)、入(出)《院记录复印件》(附件);(11)、《医院检验报告单》(附件);(12)、《超声《CT、X光片报告单、长期(临时)医嘱单》(附件)。

(三)工伤定期待遇调整

(1)、《工伤定期待遇调整审批证明材料》(主件);

(2)、《工伤定期待遇调整(增资)花名册》(附件);(3)、《工伤定期待遇调整(增资)明细表》(附件)。

(四)老工伤人员待遇登记

(1)、《老工伤事故登记表》(主件);

(2)、《工伤待遇明细》(附件);(3)《国有企业“老工伤”人员身份确认意见书》(附件);(4)、《国有企业老工伤人员情况登记表》(附件);(5)、《“老工伤”人员身份证复印件》(附件);(如有未达级别需要重新鉴定伤残等级的,除上述外还需留存劳动能力鉴定表)。

(五)老工伤工亡人员供养人待遇登记

(1)、《工亡人员供养人定期待遇审核单》(主件);

(2)、《老工伤事故登记表》(附件);(3)、《国有企业“老工伤”人员身份确认意见书》(附件);(4)、《工伤人员情况登记表》(附件);(5)、《供养待遇审核》(附件);(6)、《被供养人户口本复印件》(附件)。

第十七条生育保险待遇类归档材料的范围及内容如下:

(一)正常待遇核定

(1)、《生育待遇核定单》(主件);

(2)、《生育保险待遇申报表》(附件);(3)、《出院通知书》(附件);(4)、《生育费用结算发票》(附件);(5)、《生育服务证》(附件);(6)、《婴儿出生证明》(附件)(附件);(7)、《生育者本人身份证》(附件)。

(二)非正常待遇核定

(1)、《生育待遇核定单》(主件)、

(2)、《生育保险待遇申报表》(附件);(3)、《出院通知书》(附件);(4)、《生育费用结算发票》(附件);(5)、《生育服务证》(附件);(6)、《婴儿出生证明》(附件);(7)、《生育者本人身份证》(附件);(8)、《男职工配偶无劳动收入证明》(附件)。

第十八条社会保险稽核监管类归档材料的范围及内容如下:

(一)书面稽核(参保单位社保年检)

(1)、《参保单位社会保险年检申报表》(主件);

(2)、《参保单位缴纳社会保险费情况公示回执》(附件);(3)、《反映企业应付工资情况的财务资料复印件》(附件);(4)、《与参保单位年检其他有关证明材料》(附件)。

(二)实地稽核

1、参保单位稽核

(1)、《稽核通知书》(主件);

(2)、《稽核工作记录》(附件);(3)、《稽核整改意见书》(附件);(4)、《社会保险费增补通知书》(附件);(5)、《参保单位社会保险劳动监察、稽核情况回执》(附件);(6)、《其他有关证明材料》(附件)。

2、定点医疗机构稽核

(1)、《稽核通知书》(主件);

(2)、《稽核工作记录》(附件);(3)、《稽核整改意见书》(附件);(4)、《业务协办单》(附件);(5)、《其他有关证明材料》(附件)。

(三)受理举报案件

(1)《受理举报案件登记处理表》(主件);

(2)、《其他有关证明材料》(附件)。

(四)社会保险监察材料

人力资源和社会保障行政部门依照有关规定,向社会保险经办机构通报的社会保险违法案件的查处情况及相关行政执法文书和其他材料。

(五)社会保险大要案材料

社会保险大案、要案、特殊案件的稽核材料。

(六)信用等级评定

(1)、《社会保险缴费诚信单位申报表》(主件);

(2)、《其他有关证明材料》(附件)。

(七)社会保险内部控制材料

(1)、《内部控制监督工作方案》(主件);

(2)、《内部控制检查通知》(附件);(3)、《工作记录》(附件);(4)、《相关证据》(附件);(5)、《告知书或整改意见书》(附件);(6)、《内部控制报告等专业文书及相关材料》(附件)。

(八)基金财务管理

1、社会保险费征缴

(1)、《银行回单(进账单、现金存款凭证、电汇单、POS机汇总单、特种转账等)》(主件);

(2)、《新疆维吾尔自治区行政事业性收费统一票据》(附件);(3)、《其他与基金征缴有关的业务、财务表单》(附件)。

2、社会保险基金支付

(1)、《支付计划汇总单》(主件);

(2)、《银行支付凭证(支票存根、网上银行支付回单、特种转账等)》(附件);(3)、《收款单位开具的收据或发票》(附件);(4)、《银行代理业务清单(纸质或光盘)》(附件);(5)、《其他与基金支付有关的业务、财务表单》(附件)。

第十九条社会保险业务统计报表类归档材料的范围及内容如下:

(一)《各项社会保险年度统计报表》。

(二)《社会保险数据和分析报告等材料》。

(三)《社会保险业务月/季统计报表》。

(四)《各项社会保险基金年度预决算表》。

(五)《基本医疗保险统筹基金定额情况表》。

(六)《基本医疗保险统筹基金弹性决算情况汇总表》。

第四章档案保管期限、查询服务

第二十条社会保险业务档案的保管期限分为永久和定期两类。

定期保

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