办公区域管理规范.docx

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办公区域管理规范

办公区域管理规范

*********有限公司

[2016]001号

办公区域管理制度

一、目的

为规范公司办公区域管理，创造和保持良好的办公环境、维护公司良好形象，制定本制度规范。

二、适用范围

本制度适用于*********有限公司。

三、管理职责

中心/部门/岗位

职责与权限

行政部

（1）负责制定、完善全公司办公区域管理规范。

（2）负责按照所制定办公区域管理规范，对各部门办公区实施检查。

（3）负责对各部门办公区管理规范检查问题的汇总、分析、反馈，制定检查实施计划。

行政部

（1）根据公司办公区域管理规范，对所属部门职员进行培训。

（2）负责对所辖办公区管理规范实施现场督导。

（3）负责对办公区管理规范检查问题的汇总、分析、反馈，提出整改措施，实施跟进、复查。

四、办公区管理

（一）设施设备

1、任何职员不得携带危险物品进入公司办公区。

2、每个资产台账标签应粘贴在相同设备的同一位置。

3、保持各设施设备的干净整洁，不可擅自张贴便签。

4、员工应爱护办公用品、设施和设备，正确使用各类办公设施设备，严禁敲、摔、拍、打复印机、传真机、电脑、空调系统、电话等办公设备。

公司物品不得挪为私用，不得随意移动或取走公共区域摆放的物品。

发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑、建筑等）损坏或发生故障时，职员应立即报修，以便行政部及时解决问题。

5、公司配备的桶装水只能饮用，不得用作洗手、涮杯等；员工在本办公区内禁止使用公司纸杯。

6、节约用水、用电，各办公区应指定专人下班后关窗、空调、灯、关电脑（含主机、显示器及UPS）、复印机、饮水机等电器，并切断插线板电源。

最后离开者应负责检查办公公共区域电源是否关闭，无安全隐患（裸线、线上挂物等）。

公共区域公共资源的开关由各楼层指定专人负责（每楼层排值班表，每日责任到人），如遇加班则委托加班人员对资源开关负责，各独立办公室资源开关由独立办公室人员自行负责。

加班人员应在保证正常工作的情况下，关闭部分灯光。

7、节约能源，夏季室外温度30摄氏度以上时,可以开启空调，室内空调温度设定不得低于25℃；冬季室外温度10摄氏度以下时,可以开启空调，空调温度设定不得高于22℃。

空调开放期间，办公区所有门窗应紧闭，每楼层对自己所属楼层资源负责。

8、在各楼层自行负责资源开关的基础上，物业管理人员对资源开关没有达到要求的，除办公区域工作人员外，物业管理人员负连带责任。

（二）办公桌区域

1、办公区的桌、椅、办公设备均须按公司规定位置放置，以规范、整齐、统一为原则，不得私自随意调整。

2、上班时应保持桌面整洁、有序，不允许摆放与工作无关的其他用品。

桌面允许摆放的物品有：

文件框、水杯、显示器（鼠标和鼠标垫）、台历、笔筒、电话、传真机或打印机、可摆放一盆小植物。

3、办公桌内不要存放大量现金及贵重物品，以免造成不必要的损失。

4、衣物要挂在更衣室或指定地点，不得挂在办公椅及办公桌挡板上。

5、文件框应端正放置于统一位置，办公时桌面可摆放文件。

短时间离开办公桌时（15分钟以内）可将文件资料整齐摆放在桌子一侧；长时间（15分钟以上）离开时应整理好办公桌上的文件资料、图纸、物品，将其放入抽屉并将办公椅归位。

办公区内不得随意乱放、乱扔报纸、资料，必须放置规定地方。

6、离开办公桌时应将电脑屏幕锁定（设置密码），根据公司要求使用统一的电脑桌面。

7、同一办公区相同方向的电脑显示器置于办公桌的同一位置。

8、电话线不得扭曲。

9、下班前应将桌面清理干净，办公椅放在办公桌旁的恰当位置。

10、纸篓、雨伞等物品按规定放置，无规定则放在隐蔽处。

（三）文件资料

1、公司禁止私自打印、复印、扫描一切与公司无关的资料。

如有违反，依据情节轻重给予相应的罚款处理。

2、公司所有打印、复印、扫描文件均由专人专管，需文印、扫描的资料需发送给企管中心文印专管员打印，或在文印专管员处登记，由文印专员在打印中心室统一处理后分发给工作人员。

3、爱护各种设备，节约用纸，降低消耗、费用。

使用完毕的纸张若涉及公司机密应及时清理、销毁，未涉及公司商业秘密的文件提倡双面使用，但上报领导审批或需存档的文件不允许背面二次使用。

4、文件进文件框、柜，不同颜色的文件夹应作相应归类，保证文件框、柜统一、整洁。

5、日常用文件、资料在下班后必须统一保存于办公区档案柜内并上锁，不能随意放在桌面上。

6、区域公司日常工作业绩资料和客户档案，以部门为单位每周统一归纳一次，在每月工作日的最后一天，由部门内业负责统一装订后，区域公司行政部到各部门逐一收集存档，需再次使用的以借阅的方式领取。

（四）电脑管理

1、公司电脑专人使用，并有保密措施。

做好保密工作。

尊重别人工作隐私和公司制度。

做到不听、不问、不传。

2、信息载体必须安全存放、保管，防止丢失或失效。

任何人不得将公司拥有的信息载体带出公司。

3、电脑使用应按规范要求操作、保养。

发现故障，应及时报请IT人员维修，以免影响工作。

4、严禁工作期间上网聊天、看电影、玩游戏、使用下载软件下载影音文件等各种与工作无关的事宜。

5、电脑室机房设备应由专业人员操作、使用。

禁止非专业人员操作、使用，否则，造成设备损坏的应照价赔偿。

6、公司电脑及网络统一由专人维护保养，任何个人不得私自带盘上机操作及安装。

五、其他区域管理

（一）会议室使用完毕后由使用部门按要求恢复至初始状态：

1、清洁白板字迹，白板笔及白板刷放置于指定位置。

2、桌椅归位，清理茶杯、纸杯等。

3、投影幕布回收。

4、窗帘拉伸到统一高度。

5、清洁地面卫生。

6、关闭所有电源开关。

7、从外部带入培训室的各类设施设备，如塑料凳、投影设备、横幅、标语等应在会后第一时间进行清除。

（二）更衣室要求：

1、物资摆放整齐，不能在更衣室放置其他私人物资，如晾晒雨伞等。

2、带入更衣室的垃圾应自行清理，不能置留在更衣室内。

3、每天下班最后一名使用更衣室的员工应负责关闭电源及门锁。

（三）洽谈（公共）区域：

1、使用完毕后应及时清理纸杯等物资。

2、使用完毕后桌椅归位，摆放整齐。

3、公共区域标示清楚、区域音乐得当音量适中、空气质量状况良好无异味。

六、清洁卫生

1、所有职员上班时间不得在公共办公区吸烟，可以在指定吸烟区吸烟。

指定吸烟区域为二、三、四楼阳台，一楼及二楼卫生间是禁吸烟区。

2、公司董事长办公区域、公司公共区域（停车场、大楼外围、大厅、会议室、公共接待桌椅、全楼层地毯、门窗、过道、卫生间、更衣室）清洁卫生由物业管理人员完成；大办公区员工对自己办公桌椅所属办公区域卫生负责；各楼层小办公室人员对自己所属办公室办公桌椅卫生负责。

3、所有职员应爱护办公室及公共区域的整洁、卫生，不得随地吐痰、扔烟头、纸屑等任何垃圾，不得向窗外扔垃圾，应主动清洁地面杂物。

4、所有职员应自觉维护盥洗间的卫生，坚决杜绝将茶叶、纸张乱倒、乱扔于排水管道。

所有内部职员仅可使用二楼卫生间，不得使用一楼访客使用卫生间，所有访客只允许使用一楼访客卫生间。

5、由企业管理中心行政部指定专人不定时对清洁卫生进行督察，保证地面整洁，茶水供应，洗手间的整洁和卫生纸供应等工作。

6、自带午餐便当仅可在一楼员工休息区（更衣室外侧）食用；因加班工作需要，食用饼干等充饥速食品仅可在二、三、四楼茶歇区，食用者需保证事后的清理工作。

7、办公区通道（大厅、过道、楼道、电梯）畅通，无杂物堆放，干净整洁，标示明显且无损坏。

8、办公桌椅、屏风无灰尘；办公设备无积尘。

文件柜及其它办公设施整洁、不堆放杂物。

门窗无明显积尘或污迹。

9、公司所有办公区内外未经许可不准张贴广告、宣传画、标语；不准堆放或悬挂物品，不得在已悬挂或张贴的图片上随意描画，所有物品都应进入库房堆放。

10、平常注意保持地面、墙面、桌面、柜面、电脑等设施设备清洁干净，室内无污迹、无纸屑等垃圾，要注意自行清倒烟灰缸（烟头不超过三个），垃圾桶本身保持整洁，垃圾不超出桶口。

11、不得随意用手触摸公司内的玻璃墙体、玻璃门窗及不锈钢物品，以免留下污痕。

七、绿植管理

1、办公区各类绿植应按照公司规定的位置统一摆放，未经公司许可，不得擅自更改摆放位置。

2、员工应爱护办公室绿植，不得随意损坏，放于个人办公桌上的绿植，应由个人照顾，如发生枯死情况，由该员工自行购买补充同类绿植。

3、办公区植物叶子保持整洁，无枯黄，花盆外观清洁。

严禁向洗漱池及景观植物内倒入茶水、杂物及有油渍的东西。

4、公司绿植定期护理，由物业管理人员对办公公共区域内的绿植进行养护。

八、检查、监督

1、企业管理中心指派专人并且各管理中心负责人配合不定期巡视所属公司所有办公区域，并记录检查结果。

2、企业管理中心将检查结果在OA系统上予以通报。

对检查结果好的中心和部门给予通报表扬；对存在问题的中心和部门，给予通报批评，并限期整改达标。

九、处罚

1、对于违反以上任何一条规定者，予以罚款工资总额的1%。

一个月内出现多次违规的，第一次罚款工资总额的1%，第二次罚款工资总额的2%，第三次罚款工资总额的3%，第四次行政记过，五次（含）以上可直接解除劳动合同。

2、各中心、部门负责人应认真督导下属员工遵守本规范，一个月内所属部门职员违反规定超过部门人数50%的（小于5人部门按2人计），对该中心、部门负责人处以罚款工资总额的3%。

附加说明：

1）本标准由行政部提出。

2）本标准由行政部归口。

3）本标准与其它制度相冲突的，以本标准为准。

4）本标准于2016年1月首次发布，于发布之日起生效实施。

*********有限公司

2016年1月1日

主题词：

办公区域管理规范

主送：

公司各部门

抄报：

董事长

存档：

公司行政部