业务流程图.docx
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业务流程图
业务流程图
“业务”更白话一些来说，就是各行业中需要处理的事务。
英文：
business
基本解释：
[professionalwork;business]个人或某个机构的本行业本职工作
详细解释：
本行业、本职的事务；专业工作。
《法苑珠林》卷三一：
“出家人所作业务者，一者坐禅，二者诵经法，三者劝化。
”浩然《艳阳天》第七三章：
“马立本觉得自己这个老会计，不论是‘政治’上，还是业务上，都是当当响的高手。
”如：
发展业务；业务范围。
业务流程图（transactionflowdiagram,简称TFD）,就是用一些规定的符号及连线来表示某个具体业务处理过程。
业务流程图是一种用尽可能少、尽可能简单的方法来描述业务处理过程的方法。
由于它的符号简单明了,所以非常易于阅读和理解业务流程。
但它的不足是对于一些专业性较强的业务处理细节缺乏足够的表现手段,它比较适用于反映事务处理类型的业务过程。
如图：
表示单位或人员表示报表、单据等
表示帐本、薄记等表示处理业务、作业等
业务流程描述：
在调查期间，通过跟班实习、请教材科的相关管理人讲解的形式了解到现在教材科的业务流程，具体描述如下:
（1）教材科根据从教务处教务科发来的教学计划报表和各院系的教材选定任务单，核实库存，粗略计算所要订购的教材数量（此部分手工完成），如库存小于需求，则进行订书，打印出订书单，发给书店。
书店根据订书单发书给教材科，并附带有发书清单。
（2）教材科的教材管理员对教材进行本上手工的入库登记与验收。
（3）在教材管理员对新进教材进行教材编码和批注架号后（架号描述的是教材在库房中具体的摆放位置），将这两个编号都批注在发书清单上，综合科交的课程清单上只批注编号。
教材管理员根据批注后的发书清单对教材进行计算机上的入库，从而形成新的库存教材簿。
（4）各班级购买教材时，把教材转帐凭证交给出库员，出库员按照课程清单，查询库中的教材数量，如库存量大于等于需求，则进行教材的出库，打印教材出库清单，并形成了新的教材库存簿。
否则出库量视情况而定，即可先出库几本，等教材再入库后补差。
（5）各班负责人在收款处交款后，取回教材转帐凭证，并将付款签名后的教材销售发票出示给取书员，取书员根据销售发票上的教材架号取书给各班级。
教务科
核实库存计算订购数量
教学计划报表
书商
订书单
教材选定任务单
各院系
发书清单（批有教材编号与架号）
入库登记与验收
发书清单
教材库存簿
教材信息录入
综合科
课程清单（已批注教材编号）
课程清单
批注教材编号
各班级
教材出库清单
教材出库
教材转帐凭证
收款
教材销售发票
教材库存薄
教材转帐凭证
各班负责人
取书
教材销售发票（签字盖章后）
图1业务流程图
Fig.1businessflowchart
分析以上的业务流程，我觉得存在以下弊病：
（1）手工作业多，反而觉得计算机是一种辅助设备，没有充分发挥应有的高效率。
（2）在计算教材订购数量时，只是根据教学计划报表与教材选定任务单对照库存粗略计算，数据往往不够准确，因为有的学生可能不购买教材，有的老师想购买零散教材，则订购数据不准确，也造成了库存上的压力。
（3）计算机上教材的入库和出库是由一位科员操作完成的，那么在每学期开学教材入库和出库的高峰期，显得很忙乱。
（4）教材编号的批注很多，操作重复性多，而且容易出错。
新业务流程介绍
经过原业务流程的分析，现提出个人改进设想，即新的业务流程。
如图2
1、根据教务科的课程清单以及各院系的教材选定任务单，进行教材的信息登记，即对于无记录的新教材进行基本信息录入，并将新教材适用的专业信息录入到各专业年级所需教材信息库中；对于已有记录的教材只需将对应教材编号录入到各专业年级所需教材信息库中。
2、各班学生在网上根据各专业本学期的所用教材选定教材，填写学生选定表；教师也选所需的教学用书或自购教材，填写教师选定表；选完教材后，产生各专业本学期所需每种教材的数量，即形成新的各专业所需教材信息库，并且生成学生订购登记表、班级订购登记表和教师订购登记表给学生和教师。
3、根据各专业所需教材信息库、教材库存簿，生成订书单，登记教材订购信息到教材订购登记库中，并将订书单发给书商。
4、书商发货的同时附有发书清单，由管理员根据教材在库中的实际摆放在发书清单上批注架号，入库管理员根据发书清单和登记有历史订书信息的教材订购登记库对教材验收入库，形成入库登记薄和新的教材库存薄，并打印此次入库的入库结算单报财务处与书店结算。
5、各班负责人持班级订购登记表交纳教材费；教师持教师订购登记表交纳教材费，如教师订购登记表备注为教学用书则不用交钱。
交钱后，班级和教师订购登记表要盖章证明已交纳完毕。
6、各班负责人和教师持盖章后的订购登记表到教材科，由管理员进行教材出库，打印出教材出库清单给取书员，并登记出库信息，修改教材库存簿。
7、取书员验证盖章后的班级或教师登记表后，根据教材出库清单从库中取书。
取书后给各班负责人和教师教材销售发票。
教材科
专业年级代码库
批注架号
财务处
入库结算单
教师
各班负责人
班级订购登记表（收款盖章后）
教材出库清单
出库登记簿
教师订购登记库
学生订购登记库
教
材
出
库
教师订购登记表（收款盖章后）
收
款
收款（只收自购书款
教师
各班负责人
教师订购登记表
班级订购登记表
教材基本信息库
班级代码库
教材科
教师购书登记库
学生购书登记库
班级订购登记表
教师选定表
学生选定表
教师
学生
入库登记薄
教材验收入库
教材订购登记库
教师
教师订购登记表
生成订书单并记录订书信息
各班负责人
教材基本信息库
教材选定任务单
学生订购登记表
教
材
选
定
登
记
各专业年级所需教材信息库
教材信息登记
课程清单
教材库存薄
发书清单
书商
订书单
教研室
教务科
各班负责人
教材出库清单
取
书
教材销售发票
各班负责人
班级订购登记表（收款盖章后）
教材销售发票
教师
教师订购登记表（收款盖章后）
教师
图2新业务流程图
Fig.2newbusinessflowchart
新业务流程与原业务流程的比较
1、新增各专业年级所需教材信息库，在计算教材订购数量时，原来的业务操作只是根据教学计划报表与教材选定任务单对照库存粗略计算，而新的业务流程是利用网络进行教材的选定，自动生成订书单，力求达到零库存；并且所用的各种原始表可利用校园局域网直接从网上获得。
2、订购教材之前先对教材进行编号，而不是教材发来以后才进行编号，减少了手工作业，计算机化程度高。
3、计算机上教材的入库和出库是由一位科员操作完成的，而现在可把教材的入库和出库改为两位科员操作，这样在每学期发放教材的高峰期可减短时间；并且出库时用到学生和教师订购登记库，也减短了出库时间。
数据流程图（DFD：
DataFlowDiagram）
数据流程图是组织中信息运动的抽象，是管理信息系统逻辑模型的主要形式，也是系统设计的主要依据之一。
数据流程图由四种基本成分组成：
1.外部实体:
外部实体在数据流程图中表示所描述系统的数据来源和去处的各种实体或工作环节。
2.加工（处理逻辑）：
描述系统对信息进行处理的逻辑功能。
3.数据存储：
系统信息处理功能需要的、不考虑存储物理介质和技术手段的数据存储环节。
4.数据流：
描述与系统信息处理功能有关的各类信息的载体。
下面是数据流程图基本成分的符号:
外部实体加工（处理逻辑）
数据存储数据流
教材管理系统数据流程图如下：
财务处
学生订购登记表F6
教材选定任务单F1班级订购登记表F7
教材销售发票
教师订购登记表F8
教材销售发票
课程清单F2订书单F9
入库结算单F10
教材出库清单F11
学生选定表F3
某班级购书信息F12
某教师购书信息F13
某一教材库存信息F14
教材库存表F15
教师选定表F4
某一教材订购信息F16
某时间段教材订购信息F17
某时间段教材入库信息F18
某一教材入库信息F19
发书清单F5
某时间段教材出库信息F20
某一教材出库信息F21
图3.1教材管理系统顶层DFD
Fig.3.1thetopDFDofteachingmaterialmanagementsystem
P1
教材信息登记管理
F1
D1教材基本信息库
F2
D2各专业年级所需教材信息库
D3专业年级代码库
教材管理系统一级细化P1
P2
教材
选定
管理
D5学生购书登记库
D1F6
D4班级代码库D2
F7
F3
F4D6教师购书登记库
F8
教材管理系统一级细化P2
P3
订书
管理
D1D7教材库存簿
F9
D2
D8教材订购登记库
教材管理系统一级细化P3
P4
教材
入库
管理
F5
D7
D1
D9入库登记簿
D8F10
教材管理系统一级细化P4
P5
教材
出库
管理
F7
F8
F11
D1
D10出库登记簿
D5
D7
D6
教材管理系统一级细化P5
P6
查
询
D1F12
F13
D5
F14
D6F15
F16
D7
F17
D8F18
F19
D9
F20
D10F21
教材管理系统一级细化P6
图3.2教学管理系统一级细化DFD
Fig.3.2thefirstdecompositionofteachingmaterialmanagementsystem
P2.4
生成教师订购登记表
F6
F3D5
F7
D4
D2
D1
F4
F8
D11教师订购信息D12教师订购
登记表
D6
教材管理系统P2的二级细化
P3.3
生成订书单
D2
D13原始订书单
D7
D8
D14订书单F9
D1
教材管理系统P3的二级细化
P4.2
验收入库
F10
D1
F5.1D15所订教材信息D7
F4
F5.2
D8D9
教材管理系统P4的二级细化
P5.2
教师
教材出库
F7
D7
D5F11.1
D1D10
F11.2
D6
F8
D7
教材管理系统P5的二级细化
P6.2
教师订
购查询
D1F12
D5
D1F13
D6
P6.3
库存
查询
D1F14
F15
D7
P6.4
教材订购
查询
F16
D1
F17
D8
P6.5
教材入
库查询
D1F18
F19
D9
P6.6
教材出库查询
D1
F20
D10F21
教材管理系统P6的二级细化
图3.3教材管理系统二级细化DFD
Fig.3.2theseconddecompositionofteachingmaterialmanagementsystem
P2.2.4
打印班级订购登记表
D5
F6
D16班级学生订购信息
D4
D1F7
D17班级教材订购信息
教材管理系统P2的三级细化
P4.2.2
登记入库信息
D15F10
D18入库结算表信息
F5.2
D7
D9
教材管理系统P4的三级细化
P5.1.4
库存修改/出库登记
F7
D19此班本学期所订教材库存信息
D20教材出库清单
D1
D5
D7
F11.1
D7
F11.2
D10
F8
D21此教师本学期所定教材库存信息
D1
D22教材出库清单
D6
教材管理系统P5的三级细化
P6.3.1
某一教材库存查询
D1
F14
D7
D6.3.3
打印教材库存表
D1
F15
D23全部教材库存信息
D7
P6.4.1
某一教材订购查询
D1
F16
D8
P6.4.2
某时间段教材订购查询
D1
F17
D8
P6.5.1
某时间段教材入库查询
D1
F18
D9
P6.5.2
某一教材入库查询
D1
F19
D9
P6.6.1
某时间段教材出库查询
D1
F20
D10
P6.6.2
某一教材出库查询
D1
F21
D10
教材管理系统P6的三级细化
图3.4教材管理系统三级细化DFD
Fig.3.2thethirddecompositionofteachingmaterialmanagementsystem
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