国际商务英语函电.docx

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国际商务英语函电

ChapterI

LayoutofBusinessletter

商业书信的撰写是一项基本的商业活动。

尽管电话、传真、电子邮件、电传等电子通讯已广泛使用，商业信函仍然是重要的联络方式之一，而且其他联络方式的撰写往往也是基于信函。

因此，我们必须认真对待商业书信的写作。

翻译商业书信前，必须弄清书信的结构与格式。

一.商业英语书信的结构

1.标准部分

一封商业书信，应包括以下几部分内容：

1）信头（Letterhead）：

包括发信人公司的名称、地址、传真或电话号码。

2）写信日期（Date）：

写信的年、月、日。

3）封内地址（InsideAddress）：

收信人的公司名称和地址。

4）称呼（Salutation）：

对收信人的尊称。

5）正文（BodyoftheLetter）

6）结束敬语（ComplimentaryClose）：

书信结束的礼貌用语。

7）签名（Signature）：

写信人的署名。

2.特别部分（写信时可根据具体情况增减）

8）参考编号（ReferenceNumber）：

为了便于存档分类而编的号。

9）经办人名称（AttentionLine）：

希望收信商号将信速交经办部门办理。

10）事由、标题（SubjectLine）：

使信的基本内容或目的一目了然。

11）抄送（CarbonCopy），简写为（C/C）：

将信抄送给有关部门的标记。

12）附件（Enclosure）：

注明随信所附的样品、样品本、价目单等。

13）再启（Postscript）：

信写完后，如果想起还有要紧的话要说，可在信末加.,引出补述的话。

二.商业英语书信的格式

1.缩行式（IndentedStyle）

缩行式信函的特点：

1）信头和封内地址每逢换行时，下一行要比上一行往右缩进2－3个字母的位置；

2）日期放在信纸的右上端，签名放在中间偏右下方；

3）每一段的第一行都从左边空白边缘往右缩进3－5个字母的位置；

4）段落之间要空1－2行。

2.齐头式或平头式（BlockStyle）

齐头式信函的特点：

1）日期放在信纸的左上端与每行取齐。

2）签名放在左下端与每行取齐，成一垂直线。

3）每行都从左边开始取齐，段落之间要空2行。

KeytotheExercises

I.Arrangethefollowinginproperformastheyshouldbesetoutinaletter:

:

ChinaFujianChemicalImp.&Exp.Corp.

128WuyiRoad,Fuzhou,China

Fax:

Tel:

March23,2003

WilkinsonCompanyLimited

245LombartStreet,Lagos,Nigeria

DearSirs,

Re:

SewingMachines

WethankyouforyourletterofMarch16enquiringforthecaptionedgoods.

TheenclosedbookletcontainsdetailsofallourSewingMachinesandwillenableyoutomakeasuitableselection.

Welookforwardtoreceivingyourspecificenquirywithkeeninterest.

Yoursfaithfully,

II.Addressanenvelopefortheaboveletter:

ChinaFujianChemical（Stamp）

Imp.&Exp.Corp.

128WuyiRoad

Fuzhou,China

WilkinsonCompanyLimited

245LombartStreet,

Lagos,Nigeria

（Registered）

ChapterII

EstablishingBusinessRelations

LessonOne

Self-Introduction

IAbouttheletter:

Thisletterisaself-introductiontochinanationaltextileI/ECorporation.Inthisletter,thewriterintroducesitsbusinessscopewithadesiretoestablishbusinessrelations.Inthereaders’perspective,specialattentionshouldbepaidtothefollowingpoints:

Howdoyouknowus?

Whyareyouwritingtous？

Whoareyou?

II.Additionalnotes:

1.Weoweyournameandaddressto…

similarexpressions:

Weareindebtedto…foryournameandaddress.

Wecometoknowthenameandaddressofyourfirmthrough…

Throughthecourtesyof…wecometoknowyournameandaddress.

Wehaveobtainedyournameandaddressfrom…

2.throughwhomwehavelearntyouareimportersofChineseTextilesandCottonPieceGoods.

这是一个定语从句，介词加关系代词,介词放前。

similar:

throughwhomweunderstandthatyouarewellexperiencedintheexportofengineeringequipmentwithservice.

Wegettoknowyourcorp.fromyourCCPITwithwhichwehavebeeningood

businessrelationsformanyyears.

3.Inordertoacquaintyouwithourbusinesslines…:

Inordertogiveyouageneralideaofbusinesslines…

为了使你们更好地了解我们的业务……

4.Establishedin1950,weareastate-ownedcorporationspecializingintheimportandexportofTextileswitharegisteredcapitalofRMB30million.

我们是一家国营公司，公司成立于1950年专营纺织品进出口业务，拥有注册资金人民币三千万元。

过去分词短语（Establishedin1950）与现在分词短语（specializingintheimportandexportofTextiles）同时修饰主语，这在函电中自我介绍较常使用。

5.acquaintv.

1）acquaintsb.withsth.使某人了解某事

2）be/getacquaintwith

6.Shouldanyoftheitemsbeinteresttoyou,pleaseletusknowassoonaspossible.

如果你对某产品感兴趣，请尽快告知。

Should虚拟，但在这里是委婉语气用法。

原句为：

Ifanyoftheitemsshouldbeofinteresttoyou,pleaseletusknowassoonaspossible.

7.lookforwardto.

这里“to”是介词，后接名词或动名词：

Welookforwardtohearingfromyou.我们希望收到你方来信。

Welookforwardtoyourcompliance.希望得到你方的同意。

III.Chineseversionoftheletter:

自我介绍

敬启者：

我们从朝鲜驻北京大使馆得知你公司行名与地址，承他们告知你公司要购买纺织品。

借此机会我公司愿与你们联系，以期与你公司建立业务关系。

我们系经营纺织品进出口业务的一家国营公司,成立于1950年，拥有注册资金人民币叁千万元。

经过多年的努力，我们不断的扩大业务范围，经营商品种类已增至上百种。

为使你公司对我们经营的商品有所了解，随函附去我公司目前可供出口的商品目录一份。

如果你们对其中任何商品感兴趣，请告知。

一俟收到你方所需商品的详细要求，当立即将我们的最低报价单寄给你方。

盼望早日收到你方询价。

谨启

KeytoLessonOne

I.TranslatethefollowingexpressionsintoChinese:

1.棉布业务separatecover

2.国营公司yourreference

3进出口8.commercialcounselor’soffice

4业务范围9.lookforwardto

5建立业务关系10.latestcatalogue

II.TranslatingthefollowingintoEnglish:

1.…youareastate-ownedcorporationdealinginchemicals.

2.…uponreceiptofyourquotation

3.…specializinginartsandcrafts.

4.…establishbusinessrelationswithyou.

5.Weareairmailingyou…

6.Wehaveestablishedbusinessrelationswiththefirmsofmorethan100countriesintheworld…

III.TranslatethefollowingsentencesintoChinese:

1.我们很乐意向你自我介绍,我们是一家国营公司专门经营罐头食品出口业务，我们渴望和

你们建立业务关系。

2.我们是国家对外贸易经济合作部批准成立的上海商业系统的进出口公司。

我们在世界上一直享有很高的声誉。

3.我们是一流棉布与人造丝业务的主要出口商之一，由于有五十年的业务经验使我们享有极佳的声誉。

4.承蒙东京商会介绍，我们了解贵公司在世界各地供应高品质的食品。

5.我们渴望扩大各种各样的农产品范围，但遗憾的是我们在俄罗斯南部没有顾客，因此若能介绍该地区的一些最可靠的进口商将不胜感激。

IV.TranslatethefollowingsentencesintoEnglish：

1.Weoweyournameandaddresstothechambersofcommerceabroad.

2.Wewillsendyouacopyofsamplebookbyairmail.

3.Weareinterestedinthecolorfulpensinyoursample.Pleasekindlysendyourquotationstous.

4.Weavailourselvesofthisopportunitytointroduceyouasastate-operatedcorporationspecializinginartsandcrafts.

5.WeareoneoftheleadingexportersofChineseindustrialproductsandaredesirousofenteringintobusinessrelationsyou.

6.Wewillletyouknowuponreceiptofnewsupplies.

LessonTwo

RequestfortheEstablishmentofBusinessRelations

（A）ALetterfromAnImporter

（B）ReplytotheAbove

I.Abouttheletter:

1.AnimporterobtainedthenameandaddressofChinaSouthI&ECorporation.Theysendalettertotheabovecorporationinthehopeofestablishingbusinessrelationsandindicatingtheirinterestinvariouskindsoflightindustrialproducts.

2.Thisletterisareplytotheabove.Asthisitemfallswithinthescopeofthewriter’businessactivities,theenquirynotehasbeenpassedontothewriterbyhersistercorporationinShanghai.ThisisalsoaninvitationlettertoGuangzhouCommodityFair.

II.Additionalnotes:

1.AsyournameandaddresswerelistedintheInternationalBusinessDaily,…

Similar:

WehavelearnedyournameandaddressfromtheInternationalBusinessDaily,…

listv./n.

eg.Therestaurantislistedinthemagazine.

Weshallbegladifyouwillkindlysendusyourlatestpricelist.

2.WeareoneoftheleadingimportersandwholesalersofvariouslightindustrialproductsinLondon,havingabusinessbackgroundofsome40years,andarenowparticularlyinterestedinlightindustrialproductsofalltypes.

这是一个长句，中间有一个分词短语havingabusinessbackgroundofsome40years,前后是两个并列句。

3.Ifyouneedmoreobjectiveinformationconcerningourcredit,pleaserefertotheMidlandBank,London.

买卖双方在首次交往或表达购买意向时，往往将自己的资信证明人（银行或商业客户）提供给对方，以便对方查询自己的信用情况。

4.byreturn（旧用法）立即

5.addressed是过去分词，修饰letter,意思是“写给，寄给”。

eg:

YourletterofSepember15thaddressedtoourheadofficeaskingforthesupplyof15tonspeanutshasbeenpassedontousforattentionandreply.

6.itemn.商品（在函电中经常用来指价格单或商品目录中的商品）

III.Chineseversionoftheletter:

:

（A）

敬启者：

由于在国际商报上列有你方公司的名称与地址，我们写信希望和你们开启业务关系。

我们是伦敦各种轻工产品的主要进口商和批发商，已经经营了四十来年,现在对各

型的轻工产品特感兴趣。

为了使我们对你们的产品有更好的了解，请航寄给我方目录和你们产品详细的报价。

一俟收到所寄材料，我们会看看对哪些产品感兴趣并把询盘发给你方。

如果你需要有关我们公司的客观资料，请向伦敦米德兰银行查询。

我们期待不久的将来收到你们的来信。

谨启

（B）

敬启者：

你方七月二十三号至我深圳兄弟公司函已转交我公司办理并作答复，因标题商品属于我公司经营。

兹随函附上插图目录及你方所要求的详细价格表；我们还另函附上一整套样品，相信你们见到这些样品会赞赏这些产品品质优良、价格公道。

同时，我们想邀请你方参加将于2002年10月15日至10月30日举行的中国出口商品广州交易会，我公司总经理和销售代表将在那里与贵方会晤，洽谈贸易。

欢迎你方的询盘。

谨启

KeytoLessonTwo

I.TranslatethefollowingexpressionsintoChinese:

1.属于我们的经营范围6.salesrepresentative

2.兄弟公司7.T/T

3.开启账户8.lightindustrialproducts

4.业务背景information

5.查询、提交fair

II.CompletethefollowingsentencesinEnglish:

kindsofChinesebicycles

areenclosingourexportlist

welcomeyourenquiries

beenpassedontousforattentionandreply

aresendingtwocatalogues

III.Choosethebestanswer:

2.d3.a4.c5.b6.c7.a8.b

IV.Fillintheblankswiththefollowingwordsandphrases.

isinterestedin,areengagedin,areconnectedwith,arefavorable,send,referto,

lookforwardto

V.TranslatethefollowingsentencesintoEnglish:

arelookingforwardtomeetingyourrepresentativeagainatthefair.

areinthehopeofopeninganaccountwithyou.

haveconfidenceinsellingyourproduct.

ourgoodsarebothexcellentinqualityandveryreasonableinprice,theymeetawarmreceptionintheworldmarket.

letterofOctober5addressedtoourheadofficehasbeenpassedontousforattentionandreplyasthearticleyouneediswithinourbusinessscope.

regardsourfinancialstanding,pleaserefertotheBankofChina,ShanghaiBranch.

LessonThree

CreditEnquiries

IAbouttheletter:

Nowadaysthetradecompetitionintheworldmarketissimplyasacuteandcomplicatedasinthebigbattlefield.Ifyouwanttoopenupamarket,thecarefulpracticeforyouistomakestatusenquiry,thatis,throughvariouswaystofindoutwhomyouwilldealwithandknowhiscreditincludingfinancialposition,reputation,businessmethodsandsoon.Youmayincludethefollowingpointsinyourstatusenquiry:

1）Whatcausesyoutomakethestatusenquiry.

2）Whatinformationyouwouldliketoobtain.

3）Expressyourappreciationandyourassuranceoftreatingtheinformationasstrictlyconfidential.

Toinvestigatethecompany’credit,usuallywegettoknowthreeCs:

conduct（品行）,capacity（能力）andcapital（资本）.

II.Additionalnotes:

1.Weshouldhighlyappreciateitifyouwouldinformus,inconfidence,ofthefinancialandbusinessstandingoftheabovefirm.

这句是虚拟语气，由should和would与动词原形组成，语气显得客气委婉，在外贸函电中使用很多。

又如：

Weshouldbemuchobligedifyouwouldreply