行政秘书复习提要.docx

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行政秘书复习提要

行政秘书复习提要

一、秘书的概念：

我国对它的理解有三个：

1.秘书是为政府机关、企事业单位、团体和个人提供辅助管理、综合服务的人员。

2.党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。

3.秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公共服务人员，他们以辅助决策、综合协调、沟通信息、办事办会等为主要职能，是主事者的参谋和助手。

行政秘书的定义：

指在政府部门或企事业单位中，围绕领导或上司的需要，按照领导或上司的指示和授权，以集体或个人的工作方式，处理组织中日常的、程序性的、综合性的行政事务，为领导的管理和决策等活动提供服务与帮助，可以代表领导行使部分行政管理的职责。

二、行政秘书的职业修养：

人格修养、道德修养、才学修养、政治思想修养、个性修炼、心理调适、外形塑造。

三、行政秘书的礼仪：

1.坐姿：

垂直式坐姿，腰背挺直，双肩放松，女士双膝并拢男士膝部分开不超过肩宽。

侧坐姿，双膝并紧，双脚同时左放或右放，尤其适宜矮座位。

垂直式坐姿，膝处重叠，架起的脚不能翘起，更不能摇动，女士要尽力使架起的小腿与支地腿平行，不翘脚尖。

交叉式坐姿，双脚踝交叉，或前伸或后屈，只前脚掌着地。

开关式坐姿图，女士双膝并紧，两小腿前后分开两脚在一条线上，男士可采取前后分开也可以左右分开。

2握手：

切忌上下颤抖，戴手套，几个人一起握手，和别人说话心不在焉。

。

3致意：

职位低者、年纪轻者、男士先向职位高者、年长者、女性致意。

3.乘车：

轿车最尊贵的座位是后排靠右的位置，吉普车最好的是副驾驶，大客车最好的是靠前的位置，主人开车时客人坐在副驾驶。

4.就餐：

重要人物是面向门口最里面的位置请领导、长辈等先入座，饮酒礼仪，餐巾的使用方法（指示信号）、席间礼仪（主动客食，端起碗，控制咳嗽、打嗝、不发声音、避免边吃边说、剔牙用手遮）自助餐礼仪（按顺序、按量取菜，考虑他人）

四、涉外礼仪的原则：

不卑不亢，相互尊重；入乡随俗，求同存异；女士优先，注重次序。

五、印信管理的原则：

领导批准禁止私自用用印登记盖印端正、清晰

六、日常办公内容：

电话接打、邮件处理、印信管理、办公室效率管理、办公自动化

七、接打电话的礼仪：

1、接电话要点：

铃响三声内接听，要点重复，降低音量，机密不外露。

程序，电话声响两声才接—自报家门—用笔记录。

2.拨打电话要点：

之前考虑对方是否时间合适，理清想说的要点，核清对方的号码，通之后自报家门建明告知内容重复重点，最后等待对方挂电话。

流程：

准备好提纲和必要的纸和笔---自报家门

八、接待工作中规格的确定：

高规格接待—重视和友好，对等接待—最常用的接待规格，低规格的接待—常用于基层单位

九、会议的概念：

会议是会务管理的工作对象，它是指三个人以上聚合在一起，就某个或某些议题进行讨论或解决的一种多向沟通方式。

会务管理的概念：

是对会议的相关事项所进行的管理活动。

包括会议的会前准备、会间的组织和服务以及会后的善后工作等。

十、会议的作用与流程：

作用：

实施领导的重要工具；贯彻民主集中制实现决策科学化民主化；贯彻政策布置任务沟通信息协调行动，宣传教育，研讨表达思想感情。

流程：

会前准备—会议期间组织与服务—会议善后工作—宴请

十一、会议的方案要素：

大中型会议预案：

会议的筹备方案。

十二、包括：

会议名称、时间、地点、会期、与会人员、会议日程、会议筹备人员组成、职责分工、会议经费来源、成本核算等。

十三、小型会议计划：

确定会议的基本要素。

十四、包括：

会议议题、主持人、时间、地点、与会者等。

十五、主席台坐席：

我国惯例：

先左后右，左高右低，前排为主，后排为次。

十六、主席台的人数是单数，第一排的正中为首席，其次是左位，再次是右位。

十七、主席台的人数是双数，身份最高者位于中间靠左的座位，第二位居于其右。

十八、国际惯例：

右高左低。

十九、文件制发环节：

文件的撰写、核稿、签发、复核、缮印、用印、登记、封发等。

二十、文件收文环节：

：

签收、登记、审核、分办、拟办、传阅、承办、催办等。

二十一、文书稿本的称谓：

草稿、定稿、正本、副本、存本

公文处理六大原则：

法制、质量、明效、保密、精简、集中统一原则。

1.法制。

要求公文处理过程中坚决依照法律法规和各种规章办事。

2、质量原则。

公文处理各环节应权责清楚，赏罚分明。

3、明效原则。

应要求及时、快捷地处理公文。

4、保密原则。

要求安全可靠地传递、处理与管理公文。

5、精简原则。

提倡一切从实际、加强调查研究，反对形式方义和文牍主义。

6、集中统一原则。

要求对机关与其下属机关的公文处理实行统一领导与指导，防止各行其是，放任自流

十四、文书的概念：

是人类社会活动中由于处理事务的需要，直接形成并使用的具有规范格式和法定效用的信息记录。

公文的种类（从行文关系上划分）：

上行文、平行文、下行文

上行文包括：

报告、请示

平行文包括：

议案、函

下行文包括：

命令、决定、批复、公告、通知、通告、通报

意见从行文关系上属于多向性行文

（公文包括:

决定、命令、批复、意见、公告、通告、通知、通报、议案、请示、报告、函、会议纪要，根据作用不同可以分为：

指导性公文、告知性公文、报请性公文、商洽性公文、记录性公文）

十五、决定/批复的定义和特点:

1.决定：

适用于对重要事项或重大行动作出安排、奖惩有关位及人员、变更或撤销下级机关不适当的决定事项。

特点：

指挥性、权威性、单纯性、决断性。

2批复：

为下行文，主要适用于答复下级机关的请示事项。

特点：

被动性、权威性、针对性、简明性

十六、1.通告和公告的区别：

公告主要适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项，他和通告称为文告，都属于发布范围广泛的晓谕性文种。

特点：

发文机关的限制性、发布范围的广泛性、内容的重大性、传播方式的新闻性。

通告：

是国家行政机关和军事机关使用的主要文种，适用于一定范围内公布应该遵守或周知的事项。

特点：

从制发单位上使用者主要是行政管理部门，是介于公告和通知之间的文种。

2.报告和请示的区别：

报告：

是行政机关和党的机关都广泛采用的重要的上行文，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级的询问。

特点：

单向性、陈述性、事后性。

请示：

是下级机关向上级机关或业务主管机关请示某项工作中的问题，明确某项政策界限所使用的请求性上行文。

特点：

求复性、单一性、超前性、针对性。

时间、目的、内容要求、处理结果不同。

3.会议纪要与会议记录的不同：

会议纪要：

用于记载、归纳会议情况和会议议定事项，以备查考的公文。

特点：

纪实性、概括性、理论性、条理性。

十七、请示、通知、函的写作

（一）通知的写作：

1.标题：

通知的标题一般要三要素齐备，特别要准确标明事由部分，以便下级机关准确理解、执行和办理。

××县人民政府关于召开全县民政工作会议的通知

国务院批转环保总局关于三峡库区水面漂浮物清理方案的通知

2正文：

内容简单、篇幅简短的通知——篇段合一

内容复杂而重要的通知——分层表达，将正文分为导语、主体和结尾三个部分，主体部分大都采用分条列项的形式表达。

通知类型及实例：

（1）、指示性通知：

是上级机关对下级机关就某一事项作出具体规定或者就某一问题作出具体指示时使用。

具有严格的指挥性。

《国务院关于进一步加强住房公积金管理的通知》（国发[2002]12号）

《国务院关于加强城乡规划监督管理的通知》（国发[2002]13号）中共中央办公厅国务院办公厅

关于继续从严控制党政机关办公楼和培训中心项目建设的通知

中办发【2003】3号

各省、自治区、直辖市党委和人民政府，中央和国家机关各部委，军委总政治部，各人民团体：

中共中央、国务院关于党政机关厉行节约制止奢侈浪费行为的若干规定》（中发【1997】13号）下发以来，…….经党中央、国务院同意，现重申并提出以下要求：

一、二、六。

本通知所称党政机关，是指党的机关、……。

国有企业事业单位参照执行本通知。

国务院办公厅

二00三年一月七日

2、发布性通知：

用以发布法规和规章的通知。

写作结构由标题、正文组成。

（1）标题：

通常由发文机关、被发布的法规或规章名称、文种三要素构成。

例：

《国务院关于发布<国家行政机关公文处理办法>的通知》

正文：

发布性通知的正文较为简短，一般包括两层内容：

一是用介词结构前置的局势引出被发布的法规或规章名称；

二是提出贯彻执行的希望或要求。

“请认真贯彻执行”、“请照此执行”

（3）批转、转发性通知的写法：

标题：

由发文机关、被批转、转发或印发的文件的名称和文种三要素构成。

例：

《国务院批转国家体改委关于在治理整顿中深化企业改革强化企业管理的意见的通知》正文

应载明三层内容：

一是写明被批转、转发或印发的文件

二是指明通知事项的意义，即阐述批转、转发或印发该文件的必要性和重要性；

三是提出具体的贯彻执行的意见或要求，必须具有针对性。

“请遵照执行”、“请认真贯彻执行”、“请参照执行”、“请认真贯彻落实”等。

例：

河北省人民政府批转《关于我省户籍管理制度改革的意见》的通知

各设区市人民政府，各县（市、区）人民政府，省政府各部门：

省公安厅提出的《关于我省户籍管理制度改革的意见》已经省委、省政府研究同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。

二○○三年七月二十一日

（4）周知性通知：

关于机关游泳池办理游泳证的通知

机关各直属单位：

机关游泳池定于6月1日开始实行凭证入场制度。

现将有关办证事项通知如下：

一、办证时间：

5月20－25日8：

00－16：

00。

二、办证地点：

机关俱乐部8楼808房。

三、办证对象：

直属机关单位身体健康的干部、职工。

办证者需出具县级以上医院体检健康证明。

四、办证办法：

各单位统一收齐办证者的健康证明、证件工本及手续费（每人5元）、小一寸免冠照片1张，造表登记并加具公章，派专人前来办理。

家属游泳证凭身份证、健康证在游泳场临时办理。

特此通知。

天河区政府太阳神俱乐部

二零零五年十二月十二日

（二）请示的写法：

标题：

三要素——发文机关名称、事由、文种

（三）正文：

请示的正文一般分为三个部分。

（1）说明请示原因。

主要包括行文的依据、目的，必要时说明请示的背景。

有时需要阐明解决问题的必要性、紧迫性。

“为此，特请示如下”、“现将……事项请示如下”

（2）提出请示事项。

这是请示的主体部分。

主要说明请示什么事项，重点在于对解决有关问题提出具体的意见或建议，以及对具体要求的说明。

（3）提出行文要求。

“以上请示当否，请批示。

”“以上请示如无不当，请批准”

“请予审批”、“以上请示如无不当，请批转各有关单位执行”

北京××学院关于增设房地产经营专业的请示特此请示，

国家教委：

为适应改革开放，繁荣社会主义市场经济的需要，我院拟从19××年新学年开始增设房地产经营专业，隶属我院市场营销系。

（下文从略）

以上意见当否，请批示

附件：

（从略）

北京××学院

一九九×年×月×日

（三）函的写作：

发函的正文，首先要说明发函的理由，根据；询问什么问题，告知哪些情况等。

要写得清楚、明白、诚恳，以取得对方的理解和支持。

请求函，主要说明请求的理由和请求批准的事项等。

结尾：

“请即复函”、“特此函告”、“诚请大力支持并研复为盼”等。

复函的正文，首先要针对来函表示收悉。

然后，针对来函请求、商洽、询问的有关事项，明确答复或表态。

结尾：

特此函告、特此函复、此复等。

1.商洽函

关于商洽委托代培涉外秘书人员的函

××大学文学院：

　　随着人才流动制度的启动，我厅部分秘书人员先后调整到很多涉外部门工作，新近上岗的秘书人员缺乏专门的涉外秘书知识，业务素质亟待提高。

据报载，贵院将于今年9月起开办涉外秘书培训班，系统讲授涉外秘书业务、公关礼仪、实用文书写作等课程。

这个培训项目为我厅新上岗的涉外秘书人员提供了一个难得的在职进修机会。

为了尽快提高我厅涉外秘书人员的从业素质，拟选派8名在岗秘书人员随该班进修学习，委托贵院代培。

有关代培费用以及其他相关经费，我厅将按时如数拨付。

　　如蒙慨允，即请函复为盼。

××省外贸厅

二00三年七月二十日

2、询问函：

向对方询问了解有关事项，上下级机关、平行机关、无隶属关系的机关之间都可以使用。

××市高等职业技术学院关于询问网络工程专业在职师资培训班有关情况的函

××师范学院：

据报载，贵院将于今年9月起开按网络工程专业在职师资培训班。

我院有意派人参加，但对有些情况了解得还不太具体，比如，何时招生，招收名额多少，是否需要考试，开设哪些课程，报考对象和条件如何，学制几年，收费多少等。

我院急需了解，以便选派合适人选参加学习。

上述事宜，敬请函告。

撰写函应注意：

1、开门见山，直入主题2、要一函一事。

3、语气要恳切、得体、见解、质朴。