组织设计学习使用组织结构图.docx
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组织设计学习使用组织结构图
（组织设计）学习使用组织结构图
学习使用组织结构图
概述
使用MicrosoftOffice制图工具可以在MicrosoftOfficePowerPoint®2003中创建组织结构图。
您可以生成图表和设置版式，并有效地设置样式，还可以获得编辑提示以帮助您对图表做进一步的调整。
课程目标
在完成本课程之后，您将能够：
⏹生成组织结构图层次结构并填入名称。
⏹使用垂直和水平版式获得最佳的视觉效果。
⏹按级别为图表着色，并增添具有专业水准的样式。
⏹使用“自选图形”和连接符来调整图表，使其符合组织的需要。
如果您需要在幻灯片中包括组织结构图图表，请考虑在PowerPoint中创建该图表。
理想的PowerPoint组织结构图是一种结构相当平坦的图表，在每个级别上的人员数目都不太多。
您还可以将组织结构分成几个部分显示，这样，就能把图表放在不同的幻灯片上。
在PowerPoint中绘制图表的优点是，图表将采用它所在的幻灯片的配色方案，并且，当您使用不同的配色方案时，颜色会自动更新。
本课程将引导您生成一个组织结构图，然后设置它的样式，并更改它的结构。
生成图表
有几种进入图示库的方法。
下面列出了其中的一种方法，以及随后如何在幻灯片上插入组织结构图：
在“绘图”工具栏上单击“插入组织结构图或其他图示”按钮。
双击库中的组织结构图缩略图，即会插入一个图表。
正如所谓的殊途同归，在PowerPoint中，您也可以从几个不同的位置打开包含组织结构图的图示库。
在下面这几个位置，您都能找到一个小的图示按钮：
⏹在“绘图”工具栏上，如左图所示。
⏹在一组幻灯片版式中。
⏹在“插入”菜单上，“图示”命令的旁边。
层次结构
头：
所有图表均从头开始。
“助手”位于其上司及该上司下属的中间。
下属向更高层的某人报告，其同事与之并排排列。
小灰点表示已选定该形状，并可以向其添加相关的形状。
在PowerPoint中，组织结构图用于显示公司内部的员工以及他们之间的相互关系。
插入的默认组织结构图只有几个形状：
顶部的一个形状代表老板，在它下面的三个形状代表下一级别的员工。
您可以在此基础上使用以下类型的形状生成最终的组织结构图：
⏹助手
该类型的形状显示在其上司的下方以及该上司的下属的上方。
⏹下属
该类型的形状恰好位于其上司的下方，并且以水平或垂直方向上（取决于您的选择）的分支表示多个形状。
⏹同事
该类型的形状与同一级别的形状并排排列。
还可以将它们作为下属添加到同一个上司的下面。
添加形状
图1向组织结构图中添加“助手”形状
单击要向其添加“助手”图形的形状。
被选定的项将带有灰点边框。
在工具栏的“插入形状”菜单上，单击“助手”。
（请注意，对于此形状而言，“同事”不可用，原因在于您无法在顶部自动添加第二个最高级别的人。
）
图2添加操作之后的“助手”形状。
通过“组织结构图”工具栏（每当选定该图表时，即显示该工具栏）向图表中添加新形状（即组织中员工的位置）。
若要向图表中添加新形状，需要单击要与新形状相关的形状，然后从工具栏中单击下列类型之一：
“下属”、“同事”或“助手”（参见图1和2）。
快捷方式
⏹添加“下属”的快捷方式是单击工具栏上的“插入形状”按钮。
这会在所选的任意形状下面添加一个“下属”形状，并且您可以省略从菜单中选择“下属”的步骤。
⏹请用鼠标右键单击某个形状，您将在快捷菜单上获得所有相关的形状类型。
灰点边框
形状周围的灰点表示该形状被选定，而不是该形状中的文本被选定。
您必须先执行该选定操作，然后才能：
⏹删除形状。
⏹使用Tab遍历多个形状。
⏹选定多个形状（单击这些形状的同时按Ctrl）。
⏹使用“格式刷”按钮，将样式从一个形状复制到另一个形状。
⏹用鼠标右键单击某个形状时，将在快捷菜单上得到图表选项。
添加名称
若要添加文本，请在形状内部单击（形状周围将出现一个阴影线边框），并键入文本。
若要添加名称和其他文本，请在形状内部单击并键入相应的文本。
按Enter可在形状内部换行。
阴影线边框
输入文本时，该形状周围将变为一个阴影线边框（参见左图）。
注意到这一点很重要，因为在对文本执行特定操作时（如编辑文本，或复制文本以便将其粘贴到其他位置），必需先执行这种选定（与灰点边框相反）。
对于某些涉及形状的操作（比如使用Tab切换到各个形状），则不应当让此边框出现。
例如，如果在形状的周围出现阴影线边框，并且您按了Tab，则该形状中的文本将被缩进。
组织结构图的画布
观察形状在画布内部调整大小的方式。
首先突出显示画布区域，然后添加形状，并且图表调整大小以适应画布，最后形状和文本都变得更小。
稍微变一下思路，查看一下组织结构图周围的区域和边框。
这是它的“画布”，一个为了生成图表而保留的绘图区域。
组织结构图必须位于该区域内部，以便每当您向图表中添加形状时，图表都可以相应地重新调整自身的大小。
结果，随着您向该图表中添加更多的形状，您将看到形状和文本变得更小。
稍后，将介绍通过缩放功能以及使用“组织结构图”工具栏上的“适应文字”按钮来调整图表的大小。
调整字体大小
如果插入形状之后文本变得太小，可使用“适应文字”使字号增大一个字号。
生成图表时，形状内部的文本可能变小。
使用“适应文字”按钮可以对此加以补救。
选中图表后，在“组织结构图”工具栏上单击此按钮，字号将增加一或两磅（取决于形状中的可用空间）。
有时，这是需要进行的唯一调整。
如果希望文本比“适应文字”所设置的大小更大，则始终可以使用“字体”对话框（“格式”菜单上）来选择字号。
但您可能需要首先使形状变大一些。
请通过缩放功能完成此操作（请参阅下一节）。
注意使用“适应文字”也能够使文本变得小一些。
例如，如果某些太大的文本在形状中放不下，则“适应文字”将按照在该形状中容纳这些文本所需的大小使所有文本都变小。
在这种情况下，使用“适应文字”前最好先将该图表适度地放大。
缩放图表
通过向下拖动尺寸控点放大图表。
形状变大后，将为大字体文本腾出更多空间。
拖动尺寸控点时指针变成十字形。
虚线轮廓显示图表的放大幅度。
如果希望图表中的形状变大或变小，可以缩放该图表。
若要执行缩放，请将鼠标指针指向画布边框上的白色尺寸控点之一，当指针显示为双向箭头指针时，将边框向内或向外拖动。
拖动时指针将变成十字形。
若要仅在一侧或从一角调整图表的大小，只需拖动尺寸控点。
若要在两侧或从所有角调整图表的大小，请在拖动的同时按Ctrl。
如果您在早些时候单击了“适应文字”以放大图表中的字号，然后将该图表放大，则再次单击“适应文字”仍然会使字体变得更大一些。
移动图表只需使用四向箭头指针在边框拖动该图表。
您首先必须单击该图表以选定它。
板式和颜色
在此图表中，形状颜色各不相同，以便表示不同的工作等级；同时，还使用多种分支样式以提高可读性（“经理”行水平放置，而“下属”则垂直放置）。
版式和设计，可以使图表变得赏心悦目。
版式是指您如何分布图表中的各种形状。
就是说，是将其逐行排列，还是垂直堆放，或者同时采用这两种方式。
设计是指用于形状和连接符的颜色和样式。
颜色可作为在图表中区分位置或级别的方法。
诸如斜体和阴影这样的样式元素会使图表看起来更为优美和专业，但是不可以滥用。
图表的组成部分采用不同的分支
此图表中的所有级别都有“标准”分支，这种版式较为水平，并强调组织的级别。
此图表的底部分支使用“左侧下垂”和“右侧下垂”版式，从而使版式更加丰富，空间利用效果更好，并重点强调单个报告组而不是报告级别。
严格的“水平”类型的图表结构倾向于以笔直的行来强调组织中的级别；缺点在于您可能很快用完从左到右的空间。
如果您想使图表富于变化，以及需要优化空间使用效率，可以使组织中的某些级别垂直排列。
要这样做，请单击要重新分支的形状的上方位置，然后转至“组织结构图”工具栏上的“版式”按钮。
在此选择一个选项，如“左侧下垂”或“右侧下垂”。
重新分支操作只影响所选的组。
默认的结构为“标准”，它将应用水平结构。
自动套用样式
组织结构图样式库。
“自动套用格式”按钮用于打开图表样式库。
样式库中可用样式的示例。
要进行“颜色处理”并设计该图表中的形状，或简或繁可由您自由掌握。
⏹简单方式：
使用“样式库”。
⏹繁琐方式（也可能更为有趣）：
借助于当前幻灯片的配色方案，自己完成所有设计。
样式库
库样式可以完全满足图表的需要，它能够按组织级别对图表进行着色，并使用棱台、小括号、轮廓、渐变填充等元素设计形状。
库样式是一组供您选择和应用的模板（参见左图）。
在应用样式之后，能否对其进行自定义？
您可以更改字体格式，但无法更改填充颜色或线形。
还要注意：
您添加的任何新形状都将获得该样式的着色效果（例如，如果“助手”为粉红色的，则所有新的“助手”都将是粉红色的）。
如果这正是您想要的结果，则这可能是一个优点。
如果您想有更大的控制权，则这可能是一个缺点。
要打开“样式库”，请单击“组织结构图”工具栏上的“自动套用格式”按钮。
手动设计样式
填充颜色：
纯色或图案、纹理、渐变或照片。
它可应`用于形状或图表背景。
线条颜色：
包括使用两种颜色的图案。
字体颜色。
线形：
设置边框和连接符的粗细。
虚线线形：
应用虚线或实线。
在边框或连接符上使用。
与应用样式库中的完整样式不同，这种设计样式的方法需要通过选择图表中的级别并使用“绘图”工具栏（参见左图）来更改填充颜色、线条颜色、字体颜色和线形。
该工具栏上的按钮将当前幻灯片的配色方案显示为默认选项；当然，您不必接受该配色方案。
但请注意，当您应用其他配色方案时，配色方案的颜色将自动更新，而其他颜色则保持不变。
重要如果您觉得可能需要对图表进行某些高级编辑（如第3课中所讨论的添加自选图形和更改连接符），则手动设计样式是进行图表设计的一种有效方式。
按组选择
在第1课的练习中，您初步了解了按分支或组进行选择的选项。
这些选项位于“组织结构图”工具栏的“选择”菜单上。
使用这些选项可以同时对图表中的某个组设置样式。
例如，选择所有“助手”或某个级别上的所有“下属”，可以将相同的样式应用于所有形状。
您可以按以下类别进行分组：
⏹级别
⏹分支
⏹所有助手
⏹所有连接符
您可能回想起在前面的练习中，为了选定要更改字体的所有图表形状，需要单击顶部形状“玛吉”，然后从菜单中选择“分支”以选定“玛吉”下面的每个形状。
使用“自选图形”编辑图表
在顶部有两个老板：
这是一个需要通过自选图形进行编辑的结构示例。
如果组织结构图选项不能直接支持您的组织结构的某些特殊需要，这时该怎么办？
例如，您所在的组织有两个老板，而不只是一个。
怎样编辑图表，才能得到所需的特定结构呢？
本课将告诉您怎样做。
首先，必须关闭默认情况下作为图表一部分的自动功能。
然后，使用“自选图形”菜单中的形状和连接符来更改图表。
关闭自动功能
关闭“自动版式”后，可以对组织结构图的结构有更大的控制权，例如，将一个形状移至图表通常不支持的位置。
单击“组织结构图”工具栏上的“版式”菜单。
单击“自动版式”命令将其关闭。
出现了新的情况。
玛吉的助手伯纳黛特的业务能力非常出色，她现在成了公司的合伙人。
她需要与玛吉平起平坐。
当前，没有可以将她作为“同事”添加到最高级别的选项。
关闭“自动版式”
要想将形状随意移动，必须关闭该图表的自动版式默认设置，这需要关闭“组织结构图”工具栏上的“自动版式”命令（参见左图）。
当您关闭“自动版式”时，图表中的形状将遵循自选图形规则，而不遵循组织结构图规则。
但首先向您提出一些忠告...
关闭“自动版式”时，可能丢失一些在生成图表时可能需要的自动功能。
例如，没有“自动版式”功能，自动分支功能（“左侧下垂”、“右侧下垂”等）将不可用；因此，在关闭该功能之前，请先准备好初始版式。
而且，插入形状时，它们不会自动就位。
另一个考虑事项是如何设置图表的样式。
最好的建议是，如果您知道将会关闭“自动版式”以完成某些图表编辑或调整工作，则应手动设置图表的样式。
即使您将一个形状移至另一个位置，“样式库”样式仍将保留在该形状中。
最后，一旦“自动版式”被关闭，请将其保持关闭状态。
如果您将其关闭，手动进行调整，然后又重新将其打开，将丢失所做的调整。
因此，只有当您准备使其一直处于关闭状态时，才应将其关闭。
移动或添加形状
在关闭“自动版式”的情况下，将一个自选图形拖入新位置。
选定形状时，该形状将具有由点均匀组成的边框、尺寸控点和一个调整控点。
拖动该形状时，其目标位置会显示一个轮廓，并且其连接符与其一起移动。
在关闭“自动版式”的情况下选择一个形状时，需要注意的第一件事情是：
当您单击该形状时，它不具有常见的灰点选择模式。
其选择模式与自动图形的选择模式相同（如左图所示）：
一个由点均匀组成的边框，并带有尺寸控点（白色圆形）和调整控点（黄色菱形）。
移动形状
选择该形状并拖动它，如图中所示。
连接符与其一起移动（如果在“自动版式”打开的情况下执行此操作，则该形状将只是迅速跳回到其原始位置。
）
添加形状
首先选择相关的形状，然后在“组织结构图”工具栏上单击“插入形状”。
值得注意的是，所插入的形状并未迅速跳回到指定的版式位置（这是关闭“自动版式”的结果）。
该形状只出现在相关的形状下面。
请将其拖入希望的位置。
隐藏连接符
隐藏连接符的过程。
选择连接符（红色的终点和黄色的调整控点表明它被选中）。
用鼠标右键单击该连接符，然后在快捷菜单中单击“设置自选图形格式”。
在对话框中的“颜色”列表中，选择“没有线条”。
连接符与形状一起移动当然很不错，但当您移动一个形状后，连接符的外观可能并不像您所希望的那样。
如果是这样，您必须隐藏该连接符并另外创建一个（如果您删除该连接符，将同时删除相应的形状）。
通过在“设置自选图形格式”对话框中单击“没有线条”，可以隐藏连接符（参见图片）。
然后，使用“绘图”工具栏上的“自选图形”菜单添加新的连接符。
在下一部分中，您将看到如何完成此工作。
移动或添加形状
图1要添加连接符，首先单击“自选图形”菜单上的连接符。
图2如何添加连接符。
指向作为连接符起点的形状，并单击要作为起点的蓝色“连接符位置”。
然后，在目标形状上执行相同的操作，以创建终点。
要添加新的连接符，需要从“自选图形”菜单中选择一个连接符（图1）。
将鼠标悬停在要连接的形状上方时，将显示蓝色的正方形，该正方形标记出可以附加连接符的位置。
请在每个形状上分别单击一个蓝色正方形，以确定起点和终点（图2）。
您将在练习中执行此操作。
需要记住的事项
⏹连接符与形状一起移动，因而，如果形状之间的连接符线条不够直，则可能需要您来负责形状对齐（从“绘图”工具栏中选择“绘图”菜单）。
⏹使用箭头键调整形状位置（以像素为增量）。
关闭“对象与网格对齐”（从“视图”菜单中选择“网格和参考线”），可以减少放置形状的限制。
⏹在单击连接符终点的同时按Shift，可使角度保持在15度以内。
将形状组合在一起以便同时移动
对形状进行组合：
选择所有要组合在一起的形状；在这里，共选择三个形状：
玛吉、伯纳黛特和连接符。
在“绘图”菜单上单击“组合”。
现在，您可以将已组合的形状拖动至所希望的位置。
如果您向图表的顶部添加了一个新形状，所有形状都将偏离中心。
要将其移至中心，请将它们组合在一切，然后拖动这些形状。
（注意：
在组合形状之后，“组织结构图”工具栏上的某些功能不可用。
例如，您不能使用“插入形状”向已组合的形状中插入形状。
）
关于样式的注释
如果您在已经手动设置样式的图表中移动形状，并且希望所移动的形状具有现在与其相邻的形状的样式，请使用“格式刷”按钮，从一个形状向另一个形状复制样式。
您将在练习单元中执行此操作。
课程摘要卡-使用母版进行有效设计
图表总结
开始使用图表
单击“图示库”中的组织结构图缩略图。
要打开该库，请执行下列任一操作：
⏹在“幻灯片版式”任务窗格中，单击在屏幕提示名称中包含“内容”的任意版式。
然后，单击该幻灯片上的“插入组织结构图或其他图示”按钮。
⏹在“绘图”工具栏上，单击“插入组织结构图或其他图示”按钮。
⏹在“插入”菜单中，单击“图示”。
注意除了MicrosoftPowerPoint®以外，还可在Microsoft®Word和MicrosoftExcel中使用“图示库”。
添加形状
1.选定与新形状相关的形状。
2.单击“组织结构图”工具栏上的“插入形状”菜单，并选择一类形状。
快捷方式单击“插入形状”（不必显示菜单）可快速添加“下属”形状。
缩放图表
指向位于某个边或角上的白色圆形尺寸控点之一，使指针显示为双向箭头。
然后，在所需的方向上拖动。
如果您希望同时调整两个边（从某个边尺寸控点拖动）或同时调整全部四个角（从某个角控点拖动），请在拖动的同时按Ctrl。
只需在一个方向上拖动即可调整图表大小。
调整字体
一些原则：
⏹如果在您生成图表的过程中，形状中的文本已经变小，请单击“组织结构图”工具栏上的“适应文字”，将字号增大一磅或两磅。
在设置完图表的版式后，字体可能再次减小。
此时，最好将该图表放大一点，并再次单击“适应文字”。
⏹如果某些文本对于形状来说太大，则“适应文字”会减小这些文本的大小，以使其适应形状，并将统一减小其余图表文本的大小。
一种备选方法是放大该图表，使其略高一些或略宽一些，直至文本适应相应的形状。
另外，您始终可以使用“字体”对话框（“格式”按钮）来调整字体。
要这样做，请选定图表并应用不同的大小。
版式和设计
按组选定形状或连接符
使用“组织结构图”工具栏上的“选择”按钮，进行下列类型的选择：
⏹所有助手：
单击图表上的某个“助手”形状，然后单击“所有助手”。
⏹一个分支：
单击您要选择的分支的顶部，然后单击“分支”。
⏹所有分支：
单击图表的顶部形状，然后单击“分支”。
⏹一个级别：
在您要选择的图表级别中单击一个形状，并单击“级别”。
⏹所有连接符：
选择该图表，然后单击“所有连线”。
更改版式
1.选择要更改的分支的顶端。
2.在“版式”按钮上，单击某个分支样式（如“左侧下垂”或“标准”）。
使用自动设计
在“组织结构图”工具栏上，单击“自动套用格式”按钮，并从库中选择一种样式。
要恢复默认样式，请在样式列表中单击“默认”。
手动设计
使用“选择”按钮选择形状组，然后使用“绘图”工具栏添加填充、线形、字形、阴影和类似的内容。
在关闭“自动版式”的情况下编辑图表
关闭“自动版式”
1.单击“组织结构图”工具栏上的“版式”菜单。
2.单击“自动版式”命令将其关闭。
⏹关闭“自动版式”后不会自动完成的工作：
将版式分支；插入形状时自动放置形状；添加或删除形状时自动重新设置版式。
请记住：
如果在移动形状后打开“自动版式”，将撤消您手动完成的移动操作。
⏹仍然会自动完成的工作：
使用“选择”按钮进行组合选择（但请注意，您手动添加的形状不会包括在所选范围中）；应用“样式库”中的样式；单击“插入形状”时将添加一个形状但不会设置其版式，您必须将其拖入相应的位置。
隐藏连接符
1.单击要隐藏的连接符。
2.用鼠标右键单击该连接符，然后在快捷菜单上单击“设置自选图形格式”。
3.在“颜色”框中，单击向下箭头，并单击“没有线条”。
绘制连接符
1.在“自选图形”菜单（“绘图”工具栏）上，指向“连接符”子菜单，并单击一个连接符。
2.指向第一个形状，单击某个热点；指向第二个形状；单击某个热点。
组合或对齐形状
组合形状或取消形状组：
⏹选择这些形状；然后，在“绘图”菜单（“绘图”工具栏）上，单击“组合”或“取消分组”。
对齐和分散形状：
⏹选择这些形状；然后，在“绘图”菜单上，指向“对齐或分散”，并单击所需的命令。
升级会员 