公共交通企业合同管理制度办法范本.docx

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公共交通企业合同管理制度办法范本

************公共交通有限公司经济合同管理办法（试行）

第一章总则

第一条为依法订立并履行经营活动中的经济合同（以下简称“合同”），规范交易行为，防范经营风险，保障公司合法权益，根据相关法律法规，结合公司具体实际，特制定本管理办法。

第二条公司与平等民事主体的法人、自然人及其他组织签订的合同，为实现一定的经济目的，明确相互权利义务关系而订立的合同，适用本办法。

第三条合同管理的范围包括：

各部门合同管理职责、合同的前期准备、谈判、审核、签约、履行、变更、解除、终止、争议的处理、归档等环节和阶段。

第四条公司法务工作设在资产经营部，资产经营部负责合同的综合管理工作。

第二章各部门合同管理职责

第五条合同经办部门的职责：

1、收集并初步审查对方当事人的资信状况，了解对方当事人履约能力；

2、主持合同项目的招标、谈判工作；

3、草拟合同文本，完成送审、会签手续等程序；

4、执行合同，对合同的履行情况进行动态管理；

5、负责收集、整理合同档案材料并归档；

6、配合资产经营部处理因合同引发的相关诉讼或仲裁。

第六条计划财务部的职责：

1、必要时，审核经办部门送交的对方当事人的财务资信状况资料；

2、必要时，参与重大合同的前期准备和合同谈判，就相关财务问题提供意见；

3、审核准备签订的合同文本中涉及财务的事项；

4、督促、协助合同经办部门及时办理合同约定的款项收付；

5、配合合同经办部门办理合同变更、终止及争议处理等事项。

第七条资产经营部的职责：

1、审核经办部门送交的合同对方当事人的资信状况资料；

2、必要时，参与重大合同的前期准备、招标投标和合同谈判，就相关法律问题提供意见；

3、审查合同经办部门提交的合同文本等，并从法律角度提出意见；

4、与信息部门等共同建立和完善协同办公系统合同管理信息平台；

5、负责联系公司外聘法律顾问；

6、负责处理因合同引发的相关诉讼或仲裁。

第八条审计监察部门按职责对本办法的执行情况进行监督。

第九条本办法所指重大合同：

1、车辆及油品购销合同，含框架协议等；

2、融资合同，含借款合同、委托贷款合同、担保合同等；

3、资产重组类合同，含合资合作、资产（股权）转让或划转等；

4、资产（公司）委托管理合同；

5、信息智能化合同[100万元以上（含100万元）]：

含技术开发合同、购销合同、维护合同等；

6、其他认为是重大合同的，如标的在500万元以上的合同、或合同期限超过三年（不含三年）的经济合同、或代表整个集团对外签署的合同等；

第一十条公司的合同管理实行合同经办部门负责制。

即合同经办部门负责对外谈判签约、履行合同、解决争议等，部门负责人可以指定专人作为某一合同主管。

合同主管应对合同业务全过程涉及的信息资料的真实性、及时性、完整性、畅通性向部门领导负责。

公司领导或合同经办部门负责人认为重大合同有必要组成项目小组的，可以组成以合同主管为负责人、吸收法律和财务等人员参加的项目小组（必要时，要求其他部门人员参加），在公司领导或部门负责人领导下开展工作。

第一十一条公司相关人员对于合同管理工作中接触到的商业秘密和技术秘密负及其它各类保密信息有保密义务。

第三章合同的前期准备和谈判

第一十二条重大合同经办部门在谈判前,应做好充分前期准备，通过研究、分析，形成初步方案：

1、合同预期目标和要求，项目经济效益分析；

2、财务预算及市场情况，公司承担风险评估；

3、对方当事人的选择方式（如招标、比选等）；

4、对方当事人的资信调查，包括但不限于：

（1）当事人主体资格，公司法人营业执照、相关许可证书及专业资质证明；

（2）当事人的经营状况、以往业绩、信誉等证明其履约能力的材料；

（3）经办人（代理人）授权文件等。

5、合同谈判的总体策略、合同文本框架；

6、其他认为必要的事项。

第一十三条合同经办部门应在正式谈判之前与对方当事人就重大合同签订的意向和内容进行磋商。

根据需要，计划财务部和资产经营部可分别就财务和法律事项提供意见。

第一十四条合同经办部门或项目小组应在做好充分前期准备的基础上开展重大合同的谈判。

对外进行合同谈判时，我司的参加人员应不少于2人。

每一次重要谈判应编写《谈判工作纪要》，出席谈判人员确认。

《谈判工作纪要》应载明双方谈判主要进程、双方不同意见及其理由、下一步的工作计划等。

第一十五条经过谈判，达到预定目标的，合同经办部门可与对方当事人协商拟定合同草案。

合同附有其他附件的，也应一并完成附件的谈判，并应与主合同同时拟定。

第四章合同的审核

第一十六条合同主要条款达成一致后，合同经办部门认为已具备签约条件的，应提供下列材料报计划财务部、资产经营部审核，必要时公司领导有权要求其他相关部门参与审核：

1、合同文本及相关附件；

2、签约对方当事人资信状况证明等相关资料；

3、介绍该合同项目的概况、签约理由以及需要特别说明的事项；

4、合同审核部门要求的其他相关资料。

第一十七条凡经过招标程序后签订的合同，应先按公司关于招标相关规定办理，再提供相关招标文件、中标通知等对合同进行法律审核。

第一十八条计划财务部、资产经营部等审核部门应对报审合同内容按本部门管理职责提出明确具体的审核意见。

审核时间不超过3个工作日（重大或情况复杂的合同可适当延长）。

如审核部门认为合同背景不清或者资料不全，可能影响审核工作的，应当通知合同经办部门说明或补充。

合同审核部门在审核合同草案时，发现存在重大错误、遗漏或其他不妥之处时，应明确提出修改意见，需要退改时，应连同全部文件退还合同经办部门。

第一十九条合同经办部门应根据审核意见，进行修改。

对意见不一致的，相关部门协商后应取得一致意见。

第二十条公司鼓励支持各业务部门结合各自的专业工作及经常性发生的同类业务合同条款规范化，相关规范化条款与审核部门共同制作，报公司领导审定后实施。

第五章合同的签订

第二十一条合同由合同经办部门送财务、法律及相关部门审核通过后，应启动协同办公系统的“合同审批流程”，报上述部门会签后，再由公司领导审批。

如存在需要公司领导协调或提请公司领导注意的问题和建议，应在“合同审批流程”中注明，供领导决策。

第二十二条根据相关规定需要报董事会、股东等相关决策机构批准的，应批准后方可签订。

第二十三条合同文本经公司批准后，任何部门和个人不得擅自变更。

第二十四条合同经办部门应验证对方签约代表的身份与资格。

第二十五条完成全部流程后，协同办公系统自动形成合同编号。

行政办公室加盖公司印章，必要时，合同各页码之间加盖骑缝章。

合同经办部门要确保盖章文本与签发文本的一致性。

合同编号是履行合同审核会签流程的重要依据，合同编号由合同经办部门写在合同封面的右上角，便于统一查询和管理。

合同编号的规则：

**XXXX-XXXX-XXXX。

其中：

“**”代表公司标识，前四位数字为年份，当中四位是公司合同总序号，后四位的第一位是合同经办部门的代码，后三位是该部门的合同序号。

如：

**2010-0055-信007。

第二十六条法律、行政法规规定应当办理批准、登记、公证等手续或合同当事人认为需要公证、见证的合同，合同签订后应当办理批准、登记、公证、见证等手续。

第二十七条公司所执合同正本份数应不少于两份，其中一份由合同经办部门留存，并按有关规定及时归档，其余一份送交计划财务部作账务处理。

合同正本的影印件或电子文档上传至协同办公系统中，以供共享查询。

第二十八条协同办公系统实时完成合同报表的统计。

合同报表统计应包括合同编号、类别、名称、签约他方、标的、金额、合同期限、合同经办部门、签约时间、履行情况等。

第二十九条除公司书面授权外，禁止使用部门印章或以经办人签字形式代替公司印章对外签订、变更、解除合同。

第六章合同的履行与归档

第三十条合同签订生效后，合同经办部门应指定专人负责按约履行合同义务，各相关部门应积极配合，做好合同履行期限、验收、交付、资金、入帐、工程进度、时效等的动态管理工作，防止和避免公司发生违约，同时应当督促对方当事人按约履行合同义务。

第三十一条合同经办部门应严格履行验收手续，同时以书面形式保留验收资料。

第三十二条公司计划财务部应当根据合同条款审核执行结算业务。

凡未按合同条款履约的，计划财务部有权拒绝付款。

第三十三条在合同履行中，若发生下列重大事项的，合同经办部门应及时报公司主管领导，并告知计划财务部、资产经营部和其他相关部门，提出应对措施：

1、合同因一方或双方业务变化、履约能力变化而需要作重大变更；

2、对方当事人发生歇业、合并、分立、解散等重大事项；

3、对方当事人提出转让全部或部分合同权利或义务；

4、发生合同争议纠纷；

5、对方当事人违约或可能违约；

6、对方当事人对公司提起或将要提起诉讼或仲裁；

7、发生不可抗力事件；

8、发生其他与合同有关的重大事件。

第三十四条合同的变更、转让与终止程序按照合同的签订审批程序进行。

第三十五条合同经办部门应将合同及与该合同有关的所有资料归集到一起进行整理，按相关规定归档。

与同一合同有关的资料主要是指合同附件、补充合同、招投标文件、会议纪要、书面鉴证、往来文书、信函、验收证明、结算书、其他书面材料等合同相关文件。

第七章争议的解决

第三十六条合同发生争议纠纷时，合同经办部门应负责与对方当事人协商解决，并及时告知资产经营部。

第三十七条合同争议纠纷经协商仍无法得以解决，合同经办部门应会同资产经营部和其他相关部门分析、研究，提出处理方案，并报送公司领导或有决策权的机构进行决策。

第三十八条资产经营部负责处理进入司法程序（包括诉讼、仲裁）的合同法律纠纷，合同经办部门及其他部门应当积极配合并提供相关证据资料。

第八章全资、控股子公司的合同管理

第三十九条全资、控股子公司参照本办法，结合实际情况，制定与本公司相适应的合同管理制度，明确各部门合同管理职责、重大合同的类别、合同审批和签订流程、合同归档等重要内容，报集团资产经营部备案。

第四十条全资、控股子公司明确法务归口管理部门，指派专职或兼职合同管理人员负责公司的具体法律事务处理。

第四十一条全资、控股子公司的法务归口管理部门应当定期对合同进行统计，并每半年一次编制合同统计表上报集团资产经营部，集团资产经营部对子公司的合同订立情况进行检查。

第九章附则

第四十二条违反本办法规定，造成公司经济损失的，由公司根据事实对有关责任人员给予行政处分，并视情况根据法律规定要求相关责任人员承担相应的民事责任，构成犯罪的移送司法机关追究刑事责任。

第四十三条对于经营活动之外的其他合同按公司有关制度执行。

第四十四条本办法由公司资产经营部负责解释。

根据具体实施情况，必要时给予修订。

第四十五条本办法自颁布之日起施行。